關于財務共享深化應用的思路探討

李穎

摘 要：財務共享建立初期，業(yè)務集中處理，將分散的企業(yè)、重復率高的業(yè)務進行了流程再造與標準化統(tǒng)一。隨著信息技術的發(fā)展，大數據對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展產生重大影響，財務共享作為數據中心需要不斷深化應用，促進智能化升級，為集團企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略提供有力的支持，以謀求集團提高企業(yè)管理水平，增強競爭力，實現(xiàn)價值創(chuàng)造。文章以H集團為例，探討大型企業(yè)集團財務共享應用深化的思路。

關鍵詞：財務共享；智能化；深化應用；建設思路

財務共享中心通過再造流程，統(tǒng)一標準化，將成員單位的財務工作剝離出來，業(yè)務集中到共享中心處理，為成員企業(yè)提供了基本的會計核算、報表制作、融資管理、資金管理、供應鏈管理、合同管理、預算管理、決算管理、咨詢建議服務等，財務共享系統(tǒng)對接業(yè)務系統(tǒng)，逐步成為企業(yè)的數據中心，較傳統(tǒng)模式下的財務運營管理得到了質的飛躍。但目前各系統(tǒng)模塊的使用存在大量人工參與環(huán)節(jié)，智能化仍然處于較低水平，運營成本高、效率低，且海量數據不能充分利用，其現(xiàn)有服務不能滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需求。加大科技創(chuàng)新力度，提升數字化能力，系統(tǒng)應用深化成為助力企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要部分。

以H投資集團為例，作為省內財務系統(tǒng)建設起步較早的企業(yè)，建設初期上線了總賬、報表、主數據、銀企、費用、出納、應收、應付、資產、合同等模塊共享業(yè)務，隨著業(yè)務拓展的多元化需求，二次開發(fā)上線了酒店、物業(yè)、熱力等業(yè)務系統(tǒng)對接、聯(lián)查電子回單功能、特色融資管理系統(tǒng)等，并打通了資金大屏與數據分析的通道，利用大屏展現(xiàn)了集團各業(yè)務模塊現(xiàn)狀。這些應用的上線大大提高了工作效率，實現(xiàn)了財務信息的集中管理和共享，企業(yè)可以更好地了解自己的財務狀況，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在風險，從而提高了財務管理的效率和質量，提升了風險管理水平。

伴隨著國家財務共享建設的推廣，H集團之前擁有的優(yōu)勢正在逐漸縮小，為了進一步提高企業(yè)管理效率、降低成本、增強風險防控能力、保持企業(yè)競爭力，應用深化升級尤為重要。根據現(xiàn)狀，文章將從以下幾方面進行應用深化的思路探討：一是運用OCR影像識別技術，將文本信息自動識別并轉化為計算機可編輯的文本格式，從而實現(xiàn)財務信息的數字化處理和共享；二是通過數據標準化、數據采集、數據接口等技術實現(xiàn)集團財務共享服務中心信息化平臺的數據集成；三是利用RPA“機器人流程自動化”技術，實現(xiàn)財務流程自動化，提升平臺的服務能力和質量；四是建立數據分析系統(tǒng)，將云計算、數據建模及數據挖掘等技術應用到集團的管理與決策支持中。

一、運用OCR技術實現(xiàn)財務信息的數字化處理和共享

隨著互聯(lián)網、數字化技術繁榮發(fā)展，網頁上和文件中的數字化圖像呈爆炸式增長，日常工作生活中，為了方便瀏覽、檢索、復制、提取字符等需求，需要運用光學字符識別（簡稱“OCR”）技術，對文本型數字圖像進行檢索分析、轉化識別、結果輸出，將紙質文檔內容轉化為電子文檔，實現(xiàn)業(yè)務自動化處理，提高效率及準確性[1]。

現(xiàn)階段H集團電子影像的全景應用已貫穿企業(yè)財務共享的全部業(yè)務流程。在單據填制方面，目前操作方式為經辦人將單據信息填制完成后掃描相關附件，影像僅作為審批流轉時的查閱資料，未能從圖像中識別字符，進行文本比對校驗，其錄入方式需要投入大量人力、時間成本，錄入速度和正確率難以保障。運用OCR技術，通過掃描發(fā)票、回單、合同、制式文檔、自制附件等文本影像，將業(yè)務中的圖像數據轉換為文字信息填入單據，有效提高相關人員的工作效率及自動化水平，大幅縮短業(yè)務處理時間。運用該技術在財務管理中也可起到關鍵性的作用，將各類報表中的文字、表格、圖像轉化為電子版數據，通過自動分析識別，將結果進行校驗匯總，形成財務數據分析報告，為財務管理提供大量的輔助核算數據，利于后續(xù)為公司財務管控提供更好的建議和方案。

二、集成財務共享中心信息化平臺

財務共享信息化平臺的集成將獨立的業(yè)務系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)通過數據標準化、數據采集、數據接口等技術進行數據信息集成，促進業(yè)財一體化管理，以實現(xiàn)數據共享、業(yè)務協(xié)同等功能。H投資集團規(guī)模大，涉及多個行業(yè)和領域，業(yè)務范圍多樣化，各個板塊業(yè)務系統(tǒng)使用繁多，數據處理孤立分散，不便于多層次、多方面反映集團整體經營狀況。目前H集團通過數據接口，已將酒店、熱力、物業(yè)等行業(yè)收費系統(tǒng)集成到財務共享中心信息化平臺，但仍存在大量的業(yè)務系統(tǒng)未能和財務共享信息化平臺集成，例如：全電發(fā)票系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、燃料管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、天然氣運輸分銷系統(tǒng)、智慧水務管理系統(tǒng)、智慧風場系統(tǒng)、售樓管理系統(tǒng)、物業(yè)管理系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)等。當前大部分業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)數據轉化主要依靠人工錄入分析處理，數據處理量級別不夠，在數據過濾、篩選、匯總、分析等方面處于半智能化狀態(tài)。以全電發(fā)票為例，將全電發(fā)票系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)進行集成，通過全電發(fā)票系統(tǒng)提供的導入導出功能進行數據傳輸，以實現(xiàn)全電發(fā)票的自動化開具、管理、查詢、報銷等。以天然氣為例的零售行業(yè)業(yè)務，收款業(yè)務繁雜，確認收入業(yè)務月末集中，業(yè)務數據轉換成財務數據工作量大，人工傳送易出現(xiàn)誤差，且分析客戶欠款工作量大，不利于數據的橫縱向分析統(tǒng)計，天然氣運輸分銷系統(tǒng)與財務共享信息化平臺對接，將中游批發(fā)運輸、下游分銷等業(yè)務數據傳送到系統(tǒng)平臺，數據轉化速度加快，提高工作效率及正確率，且便于管理人員對數據進行管理和分析。

三、RPA技術的財務應用

隨著人工智能技術發(fā)展，信息化建設有了質的飛躍，迫于市場競爭力，企業(yè)渴望利用新的技術提升工作效率、降低運營成本、提高管理質量、防控潛在風險，機器人流程自動化（Robotic Process Automation，簡稱“ RPA”）得以迅速發(fā)展。RPA是一種模擬人在計算機的操作，可以利用提前編寫的腳本進行重復機械性操作，可代替人工不間斷工作，節(jié)約人力，提高工作效率，實現(xiàn)業(yè)務流程自動化的機器人軟件。隨著四大國際會計師事務所相繼推出財務機器人及流程自動化解決方案，標志著RPA開始應用于財務領域[2]。

RPA財務機器人被視為虛擬勞動力，通過模擬人類判斷和操作，針對財務的業(yè)務內容和流程特點，以自動化代替人工采集數據、人工錄入數據、人工核對數據、人工操作業(yè)務等，完成易于標準化、業(yè)務量大、重復性高的基礎工作，以提高財務人員配置的有效性和正確性。目前H集團已打通財務軟件與久其預算、決算軟件的渠道，通過財務機器人，將財務報表數據進行數據檢索、整理、傳輸、記錄到久其預算、決算軟件中，其不間斷的工作，可代替長時間重復性的人工數據錄入工作，且能避免人為錄入過程中出現(xiàn)的誤差。H集團在現(xiàn)有的RPA應用基礎上，結合大數據、人工智能等技術，對RPA進行智能化升級，應用到憑證管理、應收賬款管理、銀行對賬、關賬流程、報表出具等場景。

（一）RPA在憑證管理中的應用

現(xiàn)階段審核崗審批完單據后，需要手工點擊單據生成憑證，應用RPA后通過預設流程，自動檢索單據是否符合憑證生成條件，滿足條件后立即觸發(fā)方案，自動生成憑證，并校驗輔助賬和現(xiàn)金流匹配的正確性，對科目赤字進行預警提示。企業(yè)內部交易中，支付方付款后，RPA自動在付款方賬套和收款方賬套分別生成相應的憑證。每月錄入固定模式的憑證，例如計提折舊攤銷、計提工會經費和職教費、結轉稅費、結轉成本損益等業(yè)務，RPA根據系統(tǒng)預設的方案模板自動生成憑證，不再需要人工提報單據。

（二）RPA在應收賬款管理中的應用

RPA可以代替人工處理環(huán)節(jié)，自動進行應收賬款對賬、應收賬款催收、應收賬款核銷。RPA從財務系統(tǒng)將應收數據與銀行存款流水進行自動對賬，同時過濾長時間未回款客戶信息，可設定自動發(fā)送郵件功能進行提醒催收。月末結賬前，將確認收入的“應收賬款”單據和收到回款的“預收賬款”單據在系統(tǒng)內按照預設方案自動進行往來核銷，避免同一客戶、同一業(yè)務雙方掛賬[3]。

（三）RPA在銀行對賬管理中的應用

財務共享中心上線運營后，業(yè)務財務逐漸弱化出納崗，銀行對賬工作設置在共享中心，審核崗人員面臨大量的銀行賬戶，對賬工作量繁重。在銀行對賬工作中， RPA確定需要對賬的賬戶類型和數據，通過設置的腳本設計自動化流程，包括登錄網銀、獲取賬戶信息、下載交易流水、銀行季度對賬回執(zhí)等操作，每天通過財務系統(tǒng)獲取銀行流水及銀行回單，按照日期、客戶、金額等信息精準快速地執(zhí)行銀行對賬工作，月末對賬結果保存到銀行余額調節(jié)表，自動重復所有的操作直至賬戶循環(huán)完畢。

（四）RPA在關賬管理中的應用

月末出具報表前，財務人員檢查賬務處理正確性，人工檢查速度慢且有些錯誤不易察覺。RPA通過設計的自動化流程，執(zhí)行各項關賬工作，例如通過銀企數據、稅務數據進行銀行、稅務的對比校驗；自動檢查子模塊對賬關賬情況；對關鍵科目、負數科目、有邏輯勾稽關系的科目進行核查預警[4]。

（五）RPA在報表管理中的應用

H集團300余家分子公司，每月需上報的報表模板較多，財務月末出表集中且繁重。集團梳理了各家出表現(xiàn)狀，將報表分成了兩類：一是結轉損益后出具報表，數據無需重分類，生成報表后即可審批上報；二是報表數據需要人工重分類后審批上報。利用RPA機器人，系統(tǒng)內設報表自動批量編報方案，結轉損益后報表直接上報的，設置“結轉損益”為觸發(fā)條件，編報組織結轉損益生成后，RPA自動執(zhí)行報表編報功能。報表需要數據重分類的，財務填制重分類 “關聯(lián)報表”，設置“關聯(lián)報表上報”為觸發(fā)條件， RPA將財務報表的模板信息、公司信息傳遞到后臺，并與關聯(lián)報表模板的后臺信息相匹配，業(yè)財將關聯(lián)報表編報后，RPA后臺調度該方案，觸發(fā)自動批量編報功能生成報表。

四、建立數據分析系統(tǒng)

數字化變革時代，財務共享作為天然的數據中心，積累了龐大混雜的數據，然而目前數據處理信息化水平較低，不能充分利用數據、挖掘數據價值。共享系統(tǒng)探索嘗試建立數據分析系統(tǒng)，集中整合數據資源，對采集的數據進行清洗、去重、轉換等操作，通過計算機各種算法和方法建立數據分析模型，并將分析結果以可視化的方式展現(xiàn)出來，進行描述性分析，為企業(yè)提供決策支持。

（一）建立差旅費數據分析系統(tǒng)

在海量數據中自動檢索并歸納集團員工差旅費信息，了解員工的出差情況，包括出差地點、出差時間、出差頻率、交通工具、交通路線、居住地點、費用金額等信息。通過對接的差旅平臺，經辦人在填置出差申請時，根據差旅費數據分析模型輸出的結果自動過濾超標的酒店、交通方式，推薦適宜的酒店、交通工具、交通路線，選擇后可一鍵訂票，節(jié)約員工訂票時間，并根據出差天數自動計算出差補助，減少費用報銷管控的主觀判斷依據，提高工作效率，降低費用成本。

（二）建立固定資產管理數據分析系統(tǒng)

固定資產管理數據分析系統(tǒng)利用人工智能、物聯(lián)網等技術，將固定資產整個生命周期活動相關的數據進行分析監(jiān)控。模型根據公司實際需求情況和國家相應政策，通過財務分析計算企業(yè)的籌資能力、凈現(xiàn)值、投資回收期等指標，并結合產業(yè)政策等因素提出合理的固定資產需求計劃。結合云端數據，獲取市場情況及綜合類比，分析供應商的質量保障、產品價格、信用度、物流情況、售后服務等因素，選擇固定資產購置方式并確定供應商。固定資產計劃采購時，系統(tǒng)自動獲取預算信息，對預算內和預算外進行區(qū)分，預算外的采購計劃將自動流轉至集團相關部門進行備案審批。通過儲存電子的影像數據，識別并生成付款單進行審批付款流程，自動生成固定資產卡片，每月自動提取折舊[5]。

（三）建立經營指標數據分析系統(tǒng)

建立經營指標數據分析系統(tǒng)，需要明確目標和方向，收集獲取企業(yè)內外部相關數據，制定數據處理分析方案，通過數據清洗、匯總、分類、對比等方式，自動計算分析業(yè)務、財務相關數據，對業(yè)務質量提出衡量標準，并形成圖表、報表、文字等方式將結果進行展示，促進管理者了解企業(yè)情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，有效地規(guī)避風險，把握市場機會，提升企業(yè)競爭力。

結語

財務共享系統(tǒng)深化應用范圍廣泛，完成智慧財務體系任重而道遠。大力推動財務共享平臺后續(xù)建設并深化應用是企業(yè)數字化發(fā)展轉型的重要方向，可進一步實現(xiàn)企業(yè)降本增效，降低運營風險，提升競爭力，促進企業(yè)高質量持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]肖堅.基于學習的OCR字符識別[J].計算機時代，2018（07）：48-51.

[2]田高良，陳虎，郭奕等.基于RPA技術的財務機器人應用研究[J]. 財會月刊，2019（18）：10-14.

[3]程平，紀薇.基于RPA的財務共享中心應收管理優(yōu)化研究[J].會計之友，2018（15）：153-157.

[4]程平，陳珊.大數據時代基于云會計的財務共享中心資產管理[J].會計之友，2017（02）：130-133.

[5]程平，劉紅菊.基于RPA的財務共享服務中心賬表核對流程優(yōu)化[J].會計之友，2018（21）：145-149.