汽車制造公司設(shè)備備件庫存管理改善方案的實施效果

■賈子健 華晨寶馬汽車有限公司

■張 闖 沈陽工業(yè)大學(xué)

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，汽車行業(yè)進入了高速發(fā)展的階段。我國具有十分龐大的汽車保有量，并且仍有較大的上升空間。作為一個高度自動化生產(chǎn)的行業(yè)，汽車制造企業(yè)均具備種類、數(shù)量非常龐大的自動化生產(chǎn)設(shè)備。近幾年，新能源汽車的快速發(fā)展以及智能化技術(shù)的普及使越來越多的新型生產(chǎn)設(shè)備被應(yīng)用到汽車行業(yè)，所以汽車行業(yè)面臨的挑戰(zhàn)也越來越大。在一個大型的生產(chǎn)企業(yè)中，為保障設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，管理設(shè)備備件的種類、數(shù)量是極其復(fù)雜的問題，各生產(chǎn)企業(yè)如何儲存?zhèn)浼浅ｊP(guān)鍵。

通過設(shè)備備件的管理，可以有效控制備件的采購價格，減少資金占用，可以有效提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。B 制造公司使用了各種各樣的生產(chǎn)設(shè)備，也囤積了較多的備件庫存，并每年都會對備件進行大量采購以備不時之需。如何在有限的資金范圍內(nèi)，高效率地采購到有效使用的備件，減少備件的資金占用情況，顯得十分重要。

通過模型找出問題并提出解決方案后，如何精準(zhǔn)預(yù)測結(jié)果是進一步發(fā)展和研究的方向，所以本文對B 汽車制造公司設(shè)備備件庫庫存管理改善方案進行預(yù)測，驗證B 汽車制造公司的設(shè)備備件管理改善方案的有效性，為其他類似企業(yè)的備件管理提供幫助。

一、設(shè)備備件庫存管理改善方案

1.備件基礎(chǔ)信息管理改善方案

（1） 建立備件信息交接系統(tǒng)

為提高B 汽車制造公司信息傳遞的準(zhǔn)確性和效率，需要建立一個線上交互系統(tǒng)?；诠ぷ髁髟?，員工在電腦上通過線上系統(tǒng)填寫有關(guān)的備件基礎(chǔ)信息，會按照定義好的流程自動往下傳遞，下一級員工將會收到相關(guān)資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計、打印等，同時備件庫存管理平臺和B 汽車制造公司的SAP系統(tǒng)做到系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步。大大提高了效率，實現(xiàn)了自動輔助化的管理，提升了企業(yè)的管理效率。

（2） 對備件基本屬性進行分類定義

B 汽車制造公司備件基本屬性的定義存在較為模糊的問題，對后續(xù)的采購計劃和庫存管理分析會造成不良影響，需要對備件有多維度的定義分類。分類時采用兩種方法：1）按照備件的材質(zhì)屬性定義，如：機械類備件、電器類備件等；2）按備件使用特性定義，如：極其重要的類型備件、一般類型的備件等。

2.備件庫房收貨管理改善方案

針對B 汽車制造公司的備件收貨環(huán)境存在的收貨效率低、實物歸位效率低的問題，可以通過：1）供貨商到貨登記和問題反饋改善；2）庫房備件實物核對收貨改善等措施來有效解決，以此達到提升收貨效率的目的，使整個備件采購環(huán)節(jié)更加高效。

二、改善方案實施的效果預(yù)測

1.改善方案實施的影響因素

（1） 人員因素

本文對B 汽車制造公司備件庫存管理中的基礎(chǔ)信息管理、訂貨管理、收貨管理提出了改進方案，這些方案涉及很多工作環(huán)節(jié)和人員，需要進行工作任務(wù)分解和相應(yīng)的人員安排。需要成立項目小組，在每個業(yè)務(wù)模塊里面，選取經(jīng)驗豐富的人員，作為小組成員。

每個功能模塊安排相應(yīng)的分項目負(fù)責(zé)人員，由分項目的負(fù)責(zé)人進行任務(wù)需求的收集和調(diào)研，將各個管理模塊進行詳盡的業(yè)務(wù)流程梳理，然后進行任務(wù)分解，設(shè)立不同的分項目，各個分項目任務(wù)逐個完成。

（2） 技術(shù)和數(shù)據(jù)因素

1）B 汽車制造公司備件庫存管理的改善方案中，涉及備件庫存管理平臺的設(shè)計與開發(fā)，需要大量的系統(tǒng)功能設(shè)計和開發(fā)，需要和SAP 系統(tǒng)進行大量的數(shù)據(jù)交互，各個模塊功能的實現(xiàn)，需要一個十分強大的IT 團隊予以支持。

2）關(guān)于采購數(shù)量優(yōu)化的環(huán)節(jié)，涉及很多關(guān)鍵的核心數(shù)據(jù)，這些核心的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確才能確保有效優(yōu)化采購數(shù)量，需要對這些核心數(shù)據(jù)進行全面的核對校驗。

交貨期數(shù)據(jù)：備件采購訂貨的交貨周期。

ABC 分類數(shù)據(jù)：用于定義備件庫存價值占比重要程度的參數(shù)。

VED 分類數(shù)據(jù)：用于定義備件對生產(chǎn)設(shè)備重要性的參數(shù)。

2.改善方案實施的計劃及監(jiān)控方法

（1） 改善方案實施步驟

由于改善方案涉及非常多的工作內(nèi)容，為確保改善方案的順利實施，需要做好實施步驟的計劃安排。

1）對B 汽車公司備件庫存管理改善方案的整體工作量進行分析，制訂整體的安排進度計劃，按照各個模塊內(nèi)容進行進一步分解，對每一個模塊設(shè)立單獨的分項目，實施進一步進度管理分析并加以控制。

2）根據(jù)各個分項目的內(nèi)容，安排項目小組成員，對各個分項目進行詳細(xì)的任務(wù)制訂，對業(yè)務(wù)工作流程進行詳細(xì)分析，制定目標(biāo)需求，對任務(wù)完成時間做好計劃，對每個關(guān)鍵指標(biāo)設(shè)立時間點并進行監(jiān)控。具體信息如表1所示。

3）各個分項目的負(fù)責(zé)人員，定期反饋項目達成的實際情況，包括已經(jīng)完成的工作量，完成的時間點，下一階段需要重點開展的工作。

4）對各個項目的進展情況進行分析，比對是否可以按照計劃的時間點，完成關(guān)鍵指標(biāo)的工作。

5）對于出現(xiàn)困難，無法按時完成的任務(wù)，進行困難點分析，向更高的管理層尋求資源支持，并更新項目時間計劃。

（2） 改善方案實施控制方法

為了使優(yōu)化改善項目可以順利按時完成，需要跟蹤和控制進度制，主要采取以下方式：

1）定期舉行項目會議

項目小組成員定期舉行會議，分析討論各個項目的情況，分析當(dāng)前工作的進展程度，已經(jīng)完成了哪些計劃工作，工作中遇到哪些問題，后續(xù)如何解決問題，討論哪些工作內(nèi)容還需要進一步的加強，項目小組成員要相互監(jiān)督和支持。

2）項目實施過程跟蹤

項目總負(fù)責(zé)人，定期和各個項目的負(fù)責(zé)人溝通項目進展情況，核對各個分項目的完成情況，對關(guān)鍵時間點的完成情況進行跟蹤核對，對無法按時完成的任務(wù)，尋求資源支持。

3）實施進程分享和匯報

定期向管理層匯報項目核心工作在關(guān)鍵時間點的進展情況，是否存在問題，有問題需要如何處理，是否需要管理層支持。在備件庫存管理部門的內(nèi)部例行會議上展示進展情況，全體人員對項目實施情況，提出建議。

3.改善方案實施的保障措施

（1） 組織保障

企業(yè)管理層對備件的資金占有情況高度重視，對改善項目的開展十分支持。改善項目涉及很多部門，各個部門之間的高效協(xié)調(diào)十分重要。

通過成立專門的企業(yè)級別項目支持小組，溝通協(xié)調(diào)備件庫存管理部門、車間維修部門、IT 技術(shù)部門，確保各個部門之間的溝通順暢。

在B 汽車備件庫存管理部門設(shè)立項目負(fù)責(zé)人，作為改善方案的總負(fù)責(zé)人，為各個分項目單獨設(shè)立分負(fù)責(zé)人，設(shè)立項目實施的具體總協(xié)調(diào)人，簽署項目實施計劃和目標(biāo)達成的任務(wù)書。

在各個車間的維修部門內(nèi)，安排備件庫存管理改善方案實施的接口人員，負(fù)責(zé)維修部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和溝通。

對于IT 部門，企業(yè)成立專門的IT 支持團隊，安排IT 部門的專門接口人員，作為IT 部門和備件庫存管理部門的總接口，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通IT 部門和備件庫存管理部門的功能需求梳理。

（2） 資源保障

針對改善方案中的基礎(chǔ)信息管理、需求數(shù)據(jù)分析、訂貨管理、訂單跟蹤管理和收貨管理，需要進行系統(tǒng)平臺開發(fā)。經(jīng)過初步項目評估，預(yù)計先期可以獲得300 萬元的資金支持，用于系統(tǒng)的開發(fā)，可以確保改善項目的順利進行。

對于系統(tǒng)平臺的開發(fā)，企業(yè)組織了專門的IT 技術(shù)顧問，協(xié)助分析和梳理業(yè)務(wù)流程涉及的技術(shù)問題，并配置多組IT 軟件開發(fā)團隊，對平臺進行功能和界面的開發(fā)，確保技術(shù)支持到位。

（3） 人員保障

對于項目需要的各個業(yè)務(wù)模塊，選取經(jīng)驗豐富的人員，可以確保對業(yè)務(wù)流程做到全面準(zhǔn)確地分析，使平臺的功能做到內(nèi)容全面，并對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，在年度績效考核時進行加分獎勵。

此外，對B 汽車公司備件庫存管理中涉及的各種人員，如備件物料計劃人員、備件實物收貨人員、維修部門人員等，進行培訓(xùn)，加強備件精益化管理的思路，提高人員對新流程和新操作的認(rèn)識，確保后續(xù)項目實施的效果可以持續(xù)。

在備件的物料計劃人員下訂單的時候，要求分析領(lǐng)用情況和庫存情況，嚴(yán)格要求對于領(lǐng)用量低庫存量大的備件不得進行采購，需要進行最大最小庫存值的分析，決定是否可以進行庫存轉(zhuǎn)移。

備件物料采購組的負(fù)責(zé)人，在審批訂單的時候，會抽查物料計劃人員訂單的備件領(lǐng)用和庫存情況，對于不合理的采購訂單，不進行審批，退回給物料計劃人員進行處理。

在實施改善方案后，在年度考核的時候，增加采購訂單的庫存周轉(zhuǎn)情況考核項，對于造成大量呆滯庫存的備件物料計劃人員，相應(yīng)地在績效考核中，做出減分處理。

4.改善方案實施的效果預(yù)測

（1） 資金占用和庫存值減少

通過分析領(lǐng)用、交貨時間等情況，預(yù)計會對B 汽車公司管理的10 萬種備件中的5 萬種備件進行最低庫存（min）、最大庫存（max）的合理調(diào)整，預(yù)計每年會節(jié)約1 千萬元（5%）的非必要采購金額。通過對庫存轉(zhuǎn)移的跟蹤分析，預(yù)計每年可以降低庫存值1 千萬元，同時節(jié)約采購金額。

1）資金占用減少

B 汽車公司每年有大量的備件進行采購，本文選取部分?jǐn)?shù)據(jù)進行重點分析和研究。以B 汽車公司的1 個整車廠為例計算，2 年的常規(guī)備件采購金額約1.4 億元?？偣膊少徲唵螚l目約為5000 條，其中采購頻次為1 次的2000 多條，頻次為2 次的1000 多條，2 次以上的1000多條。其余工廠情況類似。

經(jīng)過對采購頻次為1 次的2000 多條訂單進行詳細(xì)的分析，有300 多條訂單按照新的最小庫存min 計算，可以不觸發(fā)采購需求，預(yù)計可以減少200 萬元訂單的采購。有約1000 條，按照新的最大庫存max 計算，可以節(jié)約500 萬元，這些節(jié)約的訂單金額可以用于其他備件的采購，使資金更好地被使用。

按照該工廠的計算評估情況估算，僅采購頻次為1次的訂單，每年所有工廠預(yù)計可以節(jié)約1000 萬元的資金。

2）庫存值減少

通過優(yōu)化采購流程，當(dāng)備件需求產(chǎn)生的時候，備件物料計劃人員先不進行采購，先分析其他工廠的庫存情況，按照新的最大最小庫存值和庫存轉(zhuǎn)移的原則，和車間維修人員一起評估后，進行庫存轉(zhuǎn)移。在對4 個月的試運行跟蹤分析，一個季度節(jié)約了200 萬元，隨著系統(tǒng)平臺的開發(fā)，庫存轉(zhuǎn)移可以實現(xiàn)自動化分析，庫存轉(zhuǎn)移將進一步完善，預(yù)計每年能減少1000 萬元的當(dāng)前工廠庫存值，同時節(jié)約采購資金。

（2） 人員數(shù)量降低

目前每個B 汽車公司備件庫存管理人員，平均每個人員管理10000 種備件，目前現(xiàn)有的3 個工廠，每個備件物料計劃員平均每天新增加30 條至50 條的新采購需求，需求待處理數(shù)量有時候會有300 條至400 條。分析備件的風(fēng)險情況，需要查看各個工廠的庫存情況，需要從SAP 查看領(lǐng)用情況，每天需要和供應(yīng)商、預(yù)算管理人員進行大量的郵件、電話溝通，跟蹤訂單的貨期。改善方案實施后，提高采購流程的工作效率，風(fēng)險、領(lǐng)用、歷史采購、庫存等情況，由平臺自動推出數(shù)據(jù)，每人預(yù)計每天可以節(jié)約2 ～3 個小時。訂單的貨期跟蹤通過平臺實現(xiàn)，預(yù)計每天可以節(jié)約1 個小時，預(yù)計每人可以管理13000 種備件，管理能力提高30%。同時，可以節(jié)省出2 至3 名人員，負(fù)責(zé)其他工作。

預(yù)算控制工作，通過平臺的自動化運行，不再手動更新表單，從SAP下載訂單數(shù)據(jù)，通過領(lǐng)用進行車間預(yù)算分配、表單整理、訂單更新、貨期更新、同步SAP 已經(jīng)收貨的數(shù)據(jù)等工作（每天需要使用5～6 個小時），可以不用再手動操作。預(yù)計可以節(jié)約1 名預(yù)算人員，安排到其他工作，留有1 名人員負(fù)責(zé)監(jiān)控預(yù)算。

實施收貨改進方案，庫房收貨人員，每天不再需要更新收貨表單，系統(tǒng)平臺提供自動化送貨單和零件信息，減少手動表單，方便查找實物，可以幫助節(jié)約登記和核對實物的時間。

三、結(jié)語

根據(jù)B 汽車制造公司設(shè)備備件庫存管理改善方案提出合理化建議，對要實施的改善方案，從工作計劃、人員安排、資金與資源配置方面展開研究，確保改善方案可以順利實施，同時對實施效果進行了評估預(yù)測。根據(jù)預(yù)測結(jié)果，證實了該方案的有效性和可行性，為B 汽車制造公司設(shè)備備件管理提供指導(dǎo)建議。