■肖江瑋 張 智 林 琦 貴州省煙草公司銅仁市公司
■向 雄 深圳市康達信煙草技術(shù)開發(fā)有限公司
縣級煙草企業(yè)是煙草企業(yè)中最小的組織、最接地氣的單元,其管理的規(guī)范與否、科學(xué)與否對提升煙草企業(yè)管理的效率和質(zhì)量至關(guān)重要。標(biāo)準(zhǔn)化作為提升企業(yè)核心競爭力的重要抓手和主要載體,能有效解決業(yè)務(wù)運行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、規(guī)范管理有待加強等影響高質(zhì)量發(fā)展的瓶頸問題。上級主管部門耗時半年專門制定下發(fā)了《貴州煙草商業(yè)縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系》,目的是促進全省各縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與上級的發(fā)展目標(biāo)、組織權(quán)責(zé)、業(yè)務(wù)運行、管理體系深度融合,形成基層單位在機構(gòu)設(shè)置、職能配置、定編定員、工作邊界、工作流程、數(shù)據(jù)傳遞、規(guī)章制度、文化理念、考核評價方面的“九統(tǒng)一”,在基層全面形成靠制度管人、按流程分責(zé)、照標(biāo)準(zhǔn)辦事的管理格局。在《貴州煙草商業(yè)縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系》下發(fā)以后,本文就《標(biāo)準(zhǔn)》如何與縣級煙草專賣局現(xiàn)行的管理體系融合整合,并全面在縣級局(分公司)貫徹執(zhí)行問題進行了不斷思考和路徑探索。
目前煙草行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主要是按照《YCT 479—2013煙草商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)成與要求》和《YCT 503—2014 煙草商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)指南》兩個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要素進行地市級煙草商業(yè)企業(yè)層面的體系架構(gòu)設(shè)置,再按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的相關(guān)參考文件進行文件的編寫,縣級局(分公司)會依據(jù)上級發(fā)布的對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化文件體系內(nèi)容編寫本縣局的管理手冊,地市級煙草商業(yè)企業(yè)定期組織人員對其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和運行情況進行監(jiān)督和檢查,整體上基本已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)過程的全覆蓋,但仍存在關(guān)系梳理不清、有機融合不夠、標(biāo)準(zhǔn)適用不高、文件執(zhí)行不準(zhǔn)等問題,具體如下。
基層單位企業(yè)管理部門或標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)聯(lián)絡(luò)員對標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性和關(guān)鍵性宣傳貫徹力度不夠,部分單位的負責(zé)人對標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)重視程度不夠,有的部門認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè)是主管部門的事情,把標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)看作“負擔(dān)”,未能發(fā)揮部門標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)的主動性。全市范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化理念宣傳貫徹頻次太低、參與人員太少,部門的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)聯(lián)絡(luò)員也未能結(jié)合本部門實際,針對性地開展部門標(biāo)準(zhǔn)化理念宣傳貫徹工作,干部對標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的理念、方針和方法等了解程度不深,員工對于標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)重要性認(rèn)識不足。
通過現(xiàn)場走訪發(fā)現(xiàn),當(dāng)前企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)組織機構(gòu)僵化,現(xiàn)有的組織機構(gòu)沒有隨著人員的變動和崗位的配置而進行調(diào)整和優(yōu)化,存在人員與崗位不匹配、工作任務(wù)不明確等狀況。體系建設(shè)決策機制較為薄弱,質(zhì)量管理體系內(nèi)部調(diào)控機制不強,在質(zhì)量管理體系實施監(jiān)督和考核等方面沒能狠抓落實;標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)動力機制不足,沒有配套的激勵機制和競爭機制,員工對標(biāo)準(zhǔn)化的行為自覺意識還需加強。
標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件學(xué)習(xí)、流程培訓(xùn)等安排過少,培訓(xùn)宣傳的力度不足,縣局部分員工對于標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運行的認(rèn)識意識有待加強。沒有針對性地開展企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)氛圍營造活動、沒有依托當(dāng)前傳播媒體對標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè)過程進行宣傳報道,全員的主動參與意愿不高,干部標(biāo)準(zhǔn)化管理意識有待加強。有些部門(單位)的標(biāo)準(zhǔn)化聯(lián)絡(luò)員沒有主動承擔(dān)部門的標(biāo)準(zhǔn)編制和審核工作,導(dǎo)致具體制定和貫徹標(biāo)準(zhǔn)的人員對于具體的工作要求掌握不清楚,干部和員工實質(zhì)性參與到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)活動中占比不高。
通過現(xiàn)場走訪調(diào)研發(fā)現(xiàn),部分基層縣級局(分公司)未能及時地落實省局、市局的標(biāo)準(zhǔn)文件要求對當(dāng)前的企業(yè)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)文件進行更新和優(yōu)化。比如,YH 縣局目前仍然在使用廢止的體系文件作為內(nèi)部執(zhí)行管理手冊的參考;SL 縣局無相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化文件;JK 縣局標(biāo)準(zhǔn)化文件直接套用市局標(biāo)準(zhǔn),無煙葉生產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn),煙葉站無相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),未對市局標(biāo)準(zhǔn)進行轉(zhuǎn)化細化,標(biāo)準(zhǔn)適用性不強;仍然存在大量的方案、通知沒有轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化文件;修訂存在只修改文件編號的現(xiàn)象,對落后的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進行修訂不及時;企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)沒有定期開展復(fù)審,對不能滿足企業(yè)發(fā)展需要和技術(shù)進步要求的標(biāo)準(zhǔn)沒有及時識別修訂或者廢止,導(dǎo)致實操性較差,形同虛設(shè)。
在現(xiàn)場走訪過程中發(fā)現(xiàn),標(biāo)準(zhǔn)文件更新比較滯后,沒有定期對文件進行評審,沒有及時隨著企業(yè)發(fā)展環(huán)境的變化、業(yè)務(wù)的變更、上級的新要求、客戶需求或新工具新方法的應(yīng)用等方面做出調(diào)整,沒有將成熟的管理成果納入體系進行固化。每年的內(nèi)審和標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督檢查通常是以各單位(部門)自我評價、標(biāo)準(zhǔn)化管理部門線上抽查的形式開展,存在虛造運行記錄、有令不行等違反標(biāo)準(zhǔn)的情況,不能及時查核并糾正。縣級局(分公司)質(zhì)量體系內(nèi)審簡單,未開展管理評審工作,存在制度執(zhí)行“兩張皮”的現(xiàn)象。
T 市級煙草商業(yè)企業(yè)積極貫徹上級主管部門標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的系列要求,立足縣級局煙草商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)現(xiàn)狀,構(gòu)建形成了“325”縣級局標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施路徑,即圍繞“落點抓具體、條款抓落實、標(biāo)準(zhǔn)抓落地”三個核心要求,從《標(biāo)準(zhǔn)化管理體系》中的標(biāo)準(zhǔn)和條款兩個層級與本單位進行融合與整合,再按照“識別、融合、運行、監(jiān)督檢查、評價與改進”五個步驟,推動《貴州煙草商業(yè)縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系》全面落地應(yīng)用。
識別分為對標(biāo)準(zhǔn)和條款識別兩個層級,其中標(biāo)準(zhǔn)識別主要是由各縣級局(分公司)結(jié)合本身實際,對省局(公司)下發(fā)的強制性、推薦性和指導(dǎo)性三種不同類型的標(biāo)準(zhǔn)的適應(yīng)性進行識別。對識別出的強制性標(biāo)準(zhǔn),縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)辦公室直接將其編入《執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)清單》。對識別出的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn),縣級局(分公司)可結(jié)合自身實際情況進行判定,若現(xiàn)階段資源配置或執(zhí)行條件滿足要求的,列入《執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)清單》;若現(xiàn)階段資源配置或執(zhí)行條件未滿足要求的,制訂《指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)達標(biāo)計劃》并組織實施,資源配置或執(zhí)行條件滿足后,列入《執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)清單》。對識別出的推薦性標(biāo)準(zhǔn),縣級局(分公司)可結(jié)合自身實際列入《執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)清單》,具有推廣意義的,制訂《推薦性標(biāo)準(zhǔn)示范計劃》并組織實施,示范計劃規(guī)定的時間結(jié)束后,由歸口管理部門總結(jié)示范經(jīng)驗,并根據(jù)示范效果,確定是否擴大推廣范圍,若滿足全市推廣條件的,列入《執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)清單》。
條款識別則是依據(jù)條款內(nèi)容把條款分成兩類,其中對規(guī)定工作事項具體要求且實施途徑明確的條款,稱為操作類條款;對規(guī)定工作事項具體要求但未明確實現(xiàn)途徑的條款,稱為狀態(tài)類條款。針對識別出的操作類條款,若條款要求實施的途徑僅涉及單部門或單一崗位的,直接編入《崗位工作標(biāo)準(zhǔn)》;對實施途徑中涉及多部門,具備時間長、跨度大、需多部門協(xié)同推進的操作類條款,縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)辦公室應(yīng)組織歸口管理部門編制《推進機制清單》,制訂推進機制(包括方案、活動、檢查、考核等),將推進機制中的相關(guān)措施編入《崗位工作標(biāo)準(zhǔn)》。對識別出的狀態(tài)類條款,由各縣級局(分公司)歸口管理部門制/修訂管理標(biāo)準(zhǔn)后,編入《崗位工作標(biāo)準(zhǔn)》;在煙葉工作站需細化措施的,由煙站制/修訂管理措施后,編入《崗位工作標(biāo)準(zhǔn)》。
對標(biāo)準(zhǔn)整合了以后,按照“進層級、進崗位、進計劃、進流程、進考核”五進的工作要求,推進縣級局標(biāo)準(zhǔn)化管理體系與實際業(yè)務(wù)的融合,確保標(biāo)準(zhǔn)的落地執(zhí)行。基層縣級局(分公司)企業(yè)管理部門編制覆蓋縣、站兩個層級的標(biāo)準(zhǔn)體系表,協(xié)助各職能部門將識別執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)要求事項編入崗位工作標(biāo)準(zhǔn),制訂融入各項業(yè)務(wù)工作計劃,并且要對照標(biāo)準(zhǔn)要求,梳理現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程,將標(biāo)準(zhǔn)要求貫穿于各業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié),將標(biāo)準(zhǔn)列明工作事項編入考核細則。融合完成了以后,縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化歸口管理部門需要分層級對基層的人員進行《貴州煙草商業(yè)縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系》的培訓(xùn),介紹標(biāo)準(zhǔn)和條款的識別、標(biāo)準(zhǔn)與崗位工作標(biāo)準(zhǔn)的融合情況,確??h級局(分公司)干部員工知曉各自崗位的實施流程和具體要求。
首先由基層標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)辦公室擬定標(biāo)準(zhǔn)化實施計劃,標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組制訂相應(yīng)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實施計劃,填寫《縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系標(biāo)準(zhǔn)實施要點》,明確企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實施的主體、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實施的負責(zé)人、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實施的步驟和方法、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實施后應(yīng)保持的痕跡記錄、痕跡記錄保存職能部門與業(yè)務(wù)部門等。其次由企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實施主體職能部門與業(yè)務(wù)部門負責(zé)人負責(zé)組織相應(yīng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的實施,培訓(xùn)合格的人員執(zhí)行相應(yīng)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),在實施過程中發(fā)現(xiàn)有任何改進意見時,應(yīng)形成書面意見反饋到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)辦公室,按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求保持運行記錄。再次是在標(biāo)準(zhǔn)運行1 個月后,標(biāo)準(zhǔn)歸口管理職能部門對標(biāo)準(zhǔn)的實施情況進行自查,確保標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行到位。最后是當(dāng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實施主體職能部門與業(yè)務(wù)部門、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)辦公室、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實施過程中發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不到位或需要改進時,應(yīng)開展糾偏行動,采取糾正和預(yù)防措施。
首先是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)辦公室成立檢查組,編制《監(jiān)督檢查實施計劃》,明確監(jiān)督檢查的目的、范圍和依據(jù)、監(jiān)督檢查組成員、監(jiān)督檢查日期和日程安排、檢查對象及檢查重點等,并提前一周與被檢查單位進行對接。其次是檢查組到達現(xiàn)場后,檢查組長根據(jù)被檢查部門/和(或)崗位的規(guī)模決定是否召開首次會議,向被檢查部門/和(或)崗位介紹檢查組成員、說明本次檢查的目的、范圍、依據(jù)、任務(wù)分工、日程安排和檢查方式;說明本次檢查的抽樣方式,并告知其風(fēng)險等。再次是對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實施情況進行具體檢查,包括標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、各部門內(nèi)技術(shù)、管理和工作標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行情況、各部門行為是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化法律法規(guī)和強制性標(biāo)準(zhǔn)的要求、上次檢查發(fā)現(xiàn)問題的糾偏效果驗證等。最后是現(xiàn)場檢查完成后,檢查組組長以末次會議形式進行工作總結(jié),重申本次檢查的目的、范圍和依據(jù),向被檢查部門提出現(xiàn)場檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及其嚴(yán)重性,被檢查部門負責(zé)人須確認(rèn)這些問題并對問題整改提出具體方案。會后,由檢查組組長形成《監(jiān)督檢查報告》,反饋給被檢查部門、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)辦公室和標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組。監(jiān)督檢查完成后,檢查員針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,開具《不符合項報告》,提出糾偏行動要求,被檢查部門和/(或)崗位應(yīng)配合完成糾偏行動全過程。
首先標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主管部門應(yīng)在遵循企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化法律法規(guī)、上級主管部門的標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)要求上,從企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化宣貫培訓(xùn)實施、標(biāo)準(zhǔn)化制修訂實施、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行監(jiān)督檢查、不符合(不合格)情況及改進等維度,編制形成操作性強的《縣級局標(biāo)準(zhǔn)化管理體系評價表》。其次在全市范圍內(nèi)組建標(biāo)準(zhǔn)化評價內(nèi)部檢查團隊,形成現(xiàn)場評價的操作方案,開展現(xiàn)場評價的相關(guān)操作培訓(xùn)。再次是組織評價人員按《縣級局(分公司)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系評價表》中要求,通過查驗現(xiàn)場、座談、查閱資料等形式,對基層單位的標(biāo)準(zhǔn)化運行情況進行實地評價。最后匯總形成《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系評價報告》發(fā)放到相關(guān)部門,并跟蹤評價過程中發(fā)現(xiàn)的不符合項采取糾偏行動,確保改進效果符合預(yù)期。
基層標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作貫穿于基層各個業(yè)務(wù)活動,涉及所有部門,關(guān)系到部門之間的相互配合和權(quán)責(zé)的再明確,是提升基層管理水平的基礎(chǔ)性工程,各歸口部門負責(zé)人及縣局(分公司)領(lǐng)導(dǎo)班子要高度重視縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作,要堅持市縣聯(lián)動、部門配合、全員參與,形成管理合力,成立以企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)為負責(zé)人的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組,各部門、科室負責(zé)人、縣級局(分公司)分管領(lǐng)導(dǎo)為成員的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和推進工作辦公室,為標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè)提供堅強組織保障。
要從全市系統(tǒng)一盤棋的角度開展基層標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作,積極營造標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是破解難題、應(yīng)對挑戰(zhàn)、化解矛盾的“金鑰匙”,需要編制形成全市系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的《文件制修訂管理辦法》《標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)管理辦法》等制度性文件,明確標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的策劃、組織、流程、改進實施與評價等過程要求,建立責(zé)任明確、分工協(xié)調(diào)、上下聯(lián)動、層層落實的長效機制,完善市級、縣級、站(所)三級部門不同節(jié)點要求,確保標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)活動常態(tài)化、有序有效開展。同時,將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)目標(biāo)任務(wù)與績效考評掛鉤,按照“聚焦問題、突出重點、分類指導(dǎo)、量化考核、結(jié)果導(dǎo)向”的原則,進一步完善公司標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)考核機制,提升基層縣級局標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的水平。
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化提升事關(guān)全局、事關(guān)企業(yè)發(fā)展、事關(guān)員工的成長,這不是單獨哪一個部門的事,這是大家共同的責(zé)任,需要大家齊心協(xié)力、全員參與、共同推進。要在全市范圍內(nèi)抽取資深業(yè)務(wù)人員和骨干組建企業(yè)基層標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)管理團隊,按照《標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施方案》的內(nèi)容和計劃開展工作,領(lǐng)導(dǎo)干部和各級員工要充分參與本次標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作,不定期開展標(biāo)準(zhǔn)化管理體系理念和方法工具方面的技能提升活動,讓廣大干部員工不僅接受、認(rèn)同縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系,而且主動執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。要加強對全體員工的標(biāo)準(zhǔn)化知識培訓(xùn)和學(xué)習(xí),讓廣大干部員工對標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作由無意識變?yōu)橛幸庾R,由不自覺變?yōu)樽杂X,轉(zhuǎn)化為具體行動。
本文對基層縣級局標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的背景意義與基層縣級局標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)現(xiàn)狀問題進行簡單梳理,站在企業(yè)自身高質(zhì)量發(fā)展的角度,探索構(gòu)建形成了“325”縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)推進模式,深入開展基層縣級局(分公司)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),有效解決了基層縣級局(分公司)在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中目標(biāo)不具體、專業(yè)人員短缺、推行速度慢、成效不明顯等問題。同時,通過定期對標(biāo)準(zhǔn)化運行情況進行監(jiān)督和檢查,識別其中存在的問題和難點,并將此難點和問題作為改進課題的問題來源予以有效的解決,為增強企業(yè)生存力、競爭力、發(fā)展力,推動企業(yè)全面實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供了案例參考。