集團企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)探索

■李耀輝 河南省文化旅游投資集團有限公司

一、引言

人力資源管理信息化涵蓋人力資源管理和信息化技術(shù)，將信息化技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理工作過程，為員工和管理者創(chuàng)造價值。從內(nèi)容方面，人力資源信息化包含實現(xiàn)信息化的人力資源管理各模塊，比如員工信息管理、勞動合同管理、薪酬管理、員工異動審批流程等。

集團企業(yè)人力資源管理信息化是通過信息化系統(tǒng)建設(shè)，將集團總部的人力資源管理與子公司的人力資源管理實現(xiàn)信息和流程互通，實現(xiàn)總部對集團人力資源的集中管理并為子公司提供高效精準(zhǔn)指導(dǎo)服務(wù)。

集團企業(yè)與單體企業(yè)人力資源管理定位不同而促使人力資源管理信息化建設(shè)方面存在較大區(qū)別。從集團企業(yè)角度，信息系統(tǒng)如何支撐人力資源集團管控，集團的人力資源建設(shè)如何定位，是集團企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)過程中需要重點解決的問題。這需要從企業(yè)人力資源管理所處的內(nèi)、外部環(huán)境和企業(yè)戰(zhàn)略定位以及組織管理模式出發(fā)，確定集團人力資源管控模式，以此為基礎(chǔ)進行人力資源管理信息化架構(gòu)設(shè)計。

二、集團企業(yè)人力資源管理信息化的作用

1.人力資源管理信息化對人力資源工作的作用

人力資源管理信息化建設(shè)，在導(dǎo)入信息化技術(shù)的同時要對現(xiàn)有人力資源流程和業(yè)務(wù)進行再梳理、再優(yōu)化，在管理效率提升的同時能夠提升人力資源工作標(biāo)準(zhǔn)化水平。信息化對集團人力資源管理的作用如下：

（1） 規(guī)范人力資源管理流程，促進人力資源轉(zhuǎn)型

信息化建設(shè)促進流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，打通人力資源管理各項流程，實現(xiàn)橫向一體化管理和各模塊間信息共享互聯(lián)，引導(dǎo)人力資源從傳統(tǒng)的人事工作向人力資源開發(fā)、人力資本應(yīng)用轉(zhuǎn)型，逐步實現(xiàn)對集團業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略支撐。

（2） 提升人力資源工作效率和質(zhì)量，強化決策支持

信息化手段的應(yīng)用，實現(xiàn)信息互通共享，可減少人為因素影響、重復(fù)性工作等，降低失誤率，提高信息的及時性和精準(zhǔn)性，為管理者決策提供及時、精準(zhǔn)的參考依據(jù)。

（3） 構(gòu)建員工全職業(yè)生命周期的數(shù)據(jù)化管理，提升人力資源開發(fā)水平

通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)員工基礎(chǔ)信息、業(yè)績管理、能力評估、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方面的數(shù)據(jù)整合，使得管理者對內(nèi)部員工有較為系統(tǒng)全面的掌握，對人才隊伍分析、現(xiàn)狀評估等有較為扎實的基礎(chǔ)，為人才管理、人才開發(fā)提供有效支撐。

（4） 實現(xiàn)員工和管理者全員參與，提升員工歸屬感

通過員工自助查詢、自助更新信息、線上個人業(yè)務(wù)辦理、在線培訓(xùn)等模塊，使員工參與到人力資源管理的相關(guān)環(huán)節(jié)，使員工持續(xù)關(guān)注和參與人力資源工作，能夠不斷為平臺和信息化系統(tǒng)建設(shè)提供建議，增強員工歸屬感，提高人力資源信息化的價值創(chuàng)造。

2.人力資源信息化建設(shè)對集團管理的作用

人力資源管理信息化建設(shè)在提高人力資源工作水平的同時，對集團整體管理提升具有明顯的促進作用。

（1） 增強集團管理工作的公正客觀性

在集團企業(yè)內(nèi)部實施人力資源管理信息化，將人力資源管理業(yè)務(wù)和流程標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，實現(xiàn)管理操作的留痕、可追溯和可視化，有利于提升人力資源服務(wù)質(zhì)量和各環(huán)節(jié)的互動交流。人力資源信息化使子公司、員工更清楚地了解人力資源管理理念和政策，使子公司能夠直接、及時地獲得集團總部在人力資源管理過程中的信息反饋、決策制定依據(jù)等方面的信息，增強集團管理工作的公正客觀性。

（2） 提升集團總部人力資源集團管控能力和整體效能

人力資源信息系統(tǒng)的建立和使用，通過集團人力資源整合工作，實現(xiàn)集團總部與下屬公司在統(tǒng)一的平臺上工作，通過信息集中管理提升資源利用率和信息統(tǒng)計分析能力。通過流程統(tǒng)一、信息共享和定期歸集，集團總部可以及時和準(zhǔn)確地獲悉人力資源動態(tài)，提高決策的科學(xué)性和合理性。整體上，信息共享、流程互通促使集團對下屬公司的人力資源管理行為能夠及時掌握，增強對下屬公司人力資源的管控力度，提高集團的整體效能。

（3） 推進統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化和個性靈活化的有機結(jié)合

集團制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、模板和流程，結(jié)合各下屬企業(yè)實際情況進行個性化設(shè)置實現(xiàn)人力資源流程在下屬企業(yè)的實際落地。在集團統(tǒng)一規(guī)范管理下，保障下屬企業(yè)自主靈活性，在促進下屬企業(yè)管理能力提升的同時不影響企業(yè)經(jīng)營自主性。

三、集團企業(yè)人力資源信息化管理現(xiàn)狀

集團企業(yè)信息化水平因所處行業(yè)、地區(qū)、經(jīng)營環(huán)境、經(jīng)濟效益等因素存在較大差異。行業(yè)競爭力強、技術(shù)要求高、經(jīng)濟發(fā)展水平高的地區(qū)且經(jīng)濟效益好的集團企業(yè)信息化建設(shè)情況一般較好。但從整體上看，我國大多數(shù)集團企業(yè)的信息化水平基本上處于將信息化應(yīng)用于單一功能或管理領(lǐng)域的初級階段，與系統(tǒng)全面的信息化管理差距較大。總體來說，集團企業(yè)在信息化建設(shè)方面主要存在以下問題：

1.人力資源信息化實施的基礎(chǔ)較為薄弱

集團企業(yè)人力資源信息化建設(shè)需要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度的支撐。信息化對數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)性的要求決定了信息化方案實施時需要極其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾聿僮骱筒蝗莩鲥e的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而，集團企業(yè)人力資源管理的流程不暢、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的工作規(guī)范、信息統(tǒng)計口徑不一、信息集成度差、人力資源基礎(chǔ)工作缺乏系統(tǒng)全面的梳理和規(guī)范等情況，對高度集中和標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源信息化系統(tǒng)的實施造成較大阻力。

2.集團企業(yè)信息化建設(shè)繁雜程度高，信息化頂層設(shè)計不足

集團企業(yè)信息化較為復(fù)雜，涉及大量跨組織、跨業(yè)務(wù)的流程整合，其實施需要從集團戰(zhàn)略和整體運營角度出發(fā)，進行較為全面的架構(gòu)設(shè)計，實現(xiàn)多系統(tǒng)之間的共享聯(lián)通，真正通過信息化建設(shè)，促進數(shù)據(jù)共享、信息互聯(lián)、高效運營、智慧分析。實際工作中，許多集團企業(yè)在信息化過程中對整體信息化架構(gòu)設(shè)計、大數(shù)據(jù)的重要性也缺乏足夠重視，忽略信息化建設(shè)前期的整體架構(gòu)體系規(guī)劃和思考，導(dǎo)致集團信息化工作浮于表面，落地效率低。

3.缺少懂管理和信息化技術(shù)的復(fù)合型人才

大部分集團企業(yè)信息化專業(yè)人才不足，缺少對人力資源管理能夠系統(tǒng)了解的信息化人才，導(dǎo)致人力資源管理人員和信息化人員在需求溝通、流程實現(xiàn)、架構(gòu)設(shè)計等方面交流時無法“同頻共振”，不能相互理解，導(dǎo)致人力資源信息化系統(tǒng)實施慢、成效差、使用率低等情況出現(xiàn)。

四、集團企業(yè)人力資源信息化關(guān)鍵點

集團企業(yè)人力資源管理價值實現(xiàn)的關(guān)鍵在于人力資源集團管控，人力資源信息化建設(shè)是實現(xiàn)人力資源集團管控的有效途徑和方法，主要通過關(guān)鍵過程和信息的控制和協(xié)同實現(xiàn)目標(biāo)。

1.管理流程的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化

人力資源管理信息化建設(shè)是集團人力資源管理流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的過程，其基礎(chǔ)是管理模式和業(yè)務(wù)流程的合理化、清晰化和信息化。信息化手段可以打破傳統(tǒng)的組織壁壘和地域限制等，實現(xiàn)部門內(nèi)部、部門間、企業(yè)內(nèi)外部工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，使程序變得規(guī)范清晰，從而使集團人力資源管理過程達到有效統(tǒng)一。

2.管理過程和結(jié)果的可追溯化和可視化

人力資源管理信息化要求管理的各個環(huán)節(jié)都通過信息化平臺實現(xiàn)，這使得管理流程、步驟在系統(tǒng)中留下記錄，具有可追溯性。人力資源信息化系統(tǒng)通過在各崗位、各部門、不同信息化系統(tǒng)中建立信息連接，達到實時共享，確保各類數(shù)據(jù)信息的及時性、精準(zhǔn)性、全面性、一致性，實現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的可追溯性管理，便于對管理各個環(huán)節(jié)進行檢驗與分析。

3.管理標(biāo)準(zhǔn)和管理過程的協(xié)同一致

集團企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)中，集團范圍內(nèi)不同的人力資源管理體系需要在集團的統(tǒng)籌下，實現(xiàn)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，進而完成信息化。

人力資源管理流程化和標(biāo)準(zhǔn)化是信息化的前提和基礎(chǔ)。集團企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)涉及母公司與子公司人力資源管理體系的對接，而要實現(xiàn)多個子公司與同一集團企業(yè)人力資源體系的對接還需要眾多子公司人力資源體系間具有一定程度的兼容性。為實現(xiàn)集團范圍人力資源管理體系的信息化，企業(yè)需在母子公司人力資源管理體系和眾多子公司人力資源體系間協(xié)同人力資源管理流程，盡可能將差異降到最小。

人力資源管理信息化在具體實施過程中不僅涉及復(fù)雜的人力資源管理流程信息化，還涉及跨部門邊界、跨組織邊界的人力資源管理體系整合。為更好地落實信息化戰(zhàn)略，實現(xiàn)人力資源管理信息化目標(biāo)，企業(yè)需在實施過程中的各個環(huán)節(jié)做好協(xié)同，包括集團與子公司在實施過程中的組織準(zhǔn)備，階段化任務(wù)分解和實現(xiàn)，信息化系統(tǒng)調(diào)適，系統(tǒng)使用培訓(xùn)等。信息化實施是集團人力資源管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在實施的不同階段，集團總部與子公司扮演不同角色，承擔(dān)不同任務(wù)，只有充分協(xié)同才能共同完成人力資源系統(tǒng)的信息化。

4.人力資源管理信息和流程信息的集約化管理

集團企業(yè)人力資源管理信息化的實現(xiàn)可提高管理效率，減少失誤，優(yōu)化業(yè)務(wù)處理時間，能夠從信息管理中分析和發(fā)現(xiàn)問題，創(chuàng)造人力資源管理工作的價值，主要包括：根據(jù)人力資源業(yè)務(wù)執(zhí)行效果優(yōu)化管理流程，提升管理成效；提高人力資源服務(wù)響應(yīng)速度，提升主動作為意識；為集團戰(zhàn)略決策提供及時、精準(zhǔn)和有效的信息支持和統(tǒng)計分析；通過數(shù)據(jù)積累預(yù)測集團內(nèi)外部人力資源變化趨勢，從而提高人力資源配置效率。人力資源信息化價值的挖掘，需要集團對人力資源數(shù)據(jù)信息、流程處理信息等進行集約化管理，實時共享和互動，以做出快速反應(yīng)。若無法實現(xiàn)信息的集約化管理，集團人力資源管理將處于較低的協(xié)同水平，集團人力資源數(shù)據(jù)價值的挖掘和應(yīng)用也將浮于表面，人力資源信息化真正的價值將無法全面體現(xiàn)。

五、集團企業(yè)人力資源信息化實施的路徑和方法

集團企業(yè)管理復(fù)雜，人力資源管理信息化建設(shè)需要全面系統(tǒng)規(guī)劃，統(tǒng)籌實施，總體建議如下。

1.全局性整體規(guī)劃，結(jié)合現(xiàn)狀分階段有序?qū)嵤?/h3>

信息化建設(shè)不是平地起高樓，很難實現(xiàn)快速實施并達到效果，而是一個長期的過程，需要進行全面深入分析，對集團戰(zhàn)略、軟硬件基礎(chǔ)、管理制度基礎(chǔ)、管理理念、管理模式、從業(yè)人員素質(zhì)等方面進行研究，結(jié)合集團人力資源管理體系進行系統(tǒng)規(guī)劃，形成具有可持續(xù)性、兼容性的信息化架構(gòu)規(guī)劃和設(shè)計。

集團總部對人力資源信息化進行全面系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計后，結(jié)合下屬企業(yè)較多、人力資源管理基礎(chǔ)參差不齊等實際情況，統(tǒng)一制訂實施計劃、集中管理，按照先易后難、先基礎(chǔ)后提升的原則分階段實施，在部分重要復(fù)雜功能方面采取“先試點、再總結(jié)、穩(wěn)推進”的方式，降低實施風(fēng)險，穩(wěn)定有序推進系統(tǒng)實施。

2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，重視基礎(chǔ)管理工作

人力資源管理信息化建設(shè)是規(guī)范流程管理的有效工具，但只有信息化系統(tǒng)，沒有固定的管理流程、明確的管理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑、全面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)等，信息化建設(shè)就是無源之水，經(jīng)不起實踐檢驗。因此在全面進行人力資源管理信息化建設(shè)之前，要進行全面的人力資源流程梳理和工作標(biāo)準(zhǔn)制定，為各項專業(yè)模塊開發(fā)和設(shè)計提供基礎(chǔ)業(yè)務(wù)支持。

明確的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，是人力資源管理信息化建設(shè)的首要輸入端，這些決定著信息輸入質(zhì)量，是信息化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵。建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、流程標(biāo)準(zhǔn)、組織和人員信息標(biāo)準(zhǔn)，明確要求下屬公司整理原始數(shù)據(jù)并統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)要求，通過集團總部統(tǒng)一的規(guī)范和要求保障信息質(zhì)量，為信息化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。

3.一致性設(shè)計基礎(chǔ)上保持靈活性，提高兼容性

在集團企業(yè)內(nèi)部，各下屬公司之間的運行模式、管理方法會存在一定的差異性，在進行人力資源信息化建設(shè)時，系統(tǒng)的整體架構(gòu)設(shè)計在滿足集團總部對各下屬企業(yè)的人力資源管控和人力資源基礎(chǔ)業(yè)務(wù)操作的同時，需要具備一定的靈活性和兼容性，保障下屬企業(yè)一定的自主性。在信息化項目實施過程中，首要滿足的是各企業(yè)一致性和通用性需求，并不斷推動人力資源流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，在系統(tǒng)穩(wěn)定可靠的基礎(chǔ)上，考慮系統(tǒng)擴展性和兼容性，為人力資源工作提供專業(yè)化和特色化的支持，比如員工信息維護的靈活化、組織設(shè)置的便捷化、績效管理模式的多元化、薪酬元素的多樣化、數(shù)據(jù)分析的精準(zhǔn)化等。通過人力資源管理扎實規(guī)范基礎(chǔ)、可擴展和成長的信息化工具，推動集團人力資源管控創(chuàng)造價值，促進企業(yè)成長。

4.培養(yǎng)“管理+信息化”復(fù)合型人才，保證信息化系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化

企業(yè)信息化建設(shè)速度發(fā)展較快，集團企業(yè)需要建立穩(wěn)定的信息化隊伍，這是人力資源管理信息化建設(shè)能夠成功的基礎(chǔ)。企業(yè)的信息化人才是要深諳業(yè)務(wù)管理、工作流程，熟悉企業(yè)相關(guān)的人力資源、技術(shù)、經(jīng)營管理，同時又具有信息化專業(yè)基礎(chǔ)的復(fù)合型人才。具有復(fù)合型人才是企業(yè)信息化建設(shè)能夠落地、能夠卓有成效、能夠持續(xù)運行、能夠不斷迭代升級的重要保障。

5.建立完善的機制，為信息化建設(shè)提供制度和組織保障

集團企業(yè)的下屬公司眾多，業(yè)務(wù)跨度大，地域分布廣，在集團推行人力資源管理信息化建設(shè)時面臨著多方面的挑戰(zhàn)，集團企業(yè)需建立完善的工作機制以保障信息化建設(shè)工作的有效開展。制度保障方面，需制定完善的信息化管理制度，涵蓋項目實施前、實施中、實施后等信息化建設(shè)的全流程，促使工作有效落地。組織保障方面，需明確信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、主要工作機構(gòu)、集團總部及各單位的信息化建設(shè)部門等，明確組織運行模式、組織機構(gòu)匯報關(guān)系及職責(zé)權(quán)力分派，從制度和組織上為信息化人力資源管理建設(shè)提供保障。