劉忠斌 嚴 娜
標準化是指在經(jīng)濟、技術、科學和管理等社會實踐中,對重復性的事物和概念,通過制訂、發(fā)布和實施標準達到統(tǒng)一,以獲得最佳秩序和社會效益。在圖書館發(fā)展進程中,標準化工作對于提升其服務能力、發(fā)揮其最大效益具有十分重要的意義。近年來,圖書館學界關于圖書館標準化的研究也不少見。宏觀層面研究,邱均平等對公共圖書館標準規(guī)范的現(xiàn)狀、問題及展望[1],以及評價體系[2]進行了研究;李愛等按照《公共圖書館服務規(guī)范》,從五方面比較了國家、江西省、江蘇省、浙江省、重慶市和新疆自治區(qū)現(xiàn)行的公共圖書館服務標準的文本內(nèi)容[3];王秀香等指出圖書館標準規(guī)范的內(nèi)容體系包括建設標準、資源標準、服務標準、管理標準和技術標準五大類[4]。中觀層面研究,張文亮等調(diào)查分析了我國數(shù)字圖書館標準規(guī)范體系構建情況[5],并進一步探討了數(shù)字圖書館標準規(guī)范內(nèi)容體系構建[6]及運行機制研究[7];王秀香等構建了我國基層圖書館標準規(guī)范體系框架[8]。而參考咨詢領域微觀層面,韓志萍探討了數(shù)字化參考咨詢服務咨詢過程本身及服務管理方面的一些標準[9],張久珍等討論了國外主要的參考咨詢服務規(guī)范[10],李彩虹指出虛擬參考咨詢服務在技術標準、質(zhì)量評價標準與服務規(guī)范方面還需要進一步和國際標準接軌[11]。綜上所述,目前國內(nèi)對公共圖書館整體服務規(guī)范與標準、數(shù)字圖書館和基層圖書館服務規(guī)范與標準研究相對較多,而針對參考咨詢服務工作標準化的研究,以及側重于發(fā)展方向的定性研究和政策研究,以及就參考咨詢中虛擬參考咨詢這一技術問題的相關研究,還有待進一步完善。本研究專門針對公共圖書館參考咨詢工作進行標準化的體系構建和內(nèi)容設置,并結合參考咨詢標準體系建設的制訂、實施、培訓、推廣工作,對參考咨詢工作標準化未來所面臨的挑戰(zhàn)進行系統(tǒng)研究。
2015 年由廣東省立中山圖書館、南京圖書館、福建省圖書館等起草的《圖書館參考咨詢服務規(guī)范》作為一項行業(yè)標準開始實施,該標準內(nèi)容包括范圍、術語和定義、服務總則、服務管理、服務工作五個部分,是一項關于參考咨詢工作整體的標準。隨著參考咨詢工作的持續(xù)深入開展,其業(yè)務種類越來越多、專業(yè)性和技術性越來越強,從信息源選擇、檢索方式到咨詢結果呈現(xiàn)形式都彰顯出明顯的學科屬性和領域差別。參考咨詢工作亟需對其業(yè)務種類進行梳理、標準細化,進而形成指導性更強的標準體系。此外,與傳統(tǒng)的基于資源和服務的工作方式不同,目前參考咨詢工作重心已逐漸向鼓勵用戶參與和評價的方向轉移,因此,在參考咨詢工作標準化中體現(xiàn)出用戶參與的方法與流程,能夠為提高公共圖書館參考咨詢工作服務水平和社會認可度打下基礎[12]。
南京圖書館從2021 年11 月起,成立“公共圖書館咨詢服務標準化試點”領導小組及辦公室,通過一系列專家座談會、項目啟動會、工作會議、培訓會議、貫標會議等,經(jīng)過參考咨詢部三大業(yè)務班組——自科咨詢組、決策咨詢組、社科咨詢組各自梳理常規(guī)業(yè)務流程,根據(jù)江蘇省標準化研究院的專業(yè)指導要求,制定了整個參考咨詢服務各項工作的標準化文件,構建出彼此聯(lián)系、彼此支持、同中有異、異中有同的標準化體系,如圖1 所示。
圖1 南京圖書館信息咨詢服務標準體系
南京圖書館信息咨詢服務標準體系由基礎與通用標準體系、運行保障標準體系、服務提供標準體系、服務質(zhì)量控制與評價改進標準體系四個標準子體系構成。其中,基礎與通用標準體系屬于第一層次,是其它三個子體系的基礎;運行保障標準體系、服務提供標準體系、服務質(zhì)量控制與評價改進標準體系屬于第二層次,互相之間起到支撐與促進作用?;A與通用標準子體系包括標準化導則、符號與標志標準、通用標準。運行保障標準子體系包括行政事務管理標準、人力資源管理標準、安全管理標準、信息管理標準、知識管理標準。服務提供標準子體系包括但不限于普通參考咨詢服務標準、專題咨詢服務標準、科技情報咨詢服務標準、立法決策咨詢服務標準等內(nèi)容。服務質(zhì)量與評價改進標準子體系包括信息咨詢服務質(zhì)量控制標準、服務評價與持續(xù)改進標準。
服務提供標準是其中的主體部分,涵蓋了目前為止南京圖書館參考咨詢部所涉及的所有類型咨詢服務,包括文獻傳遞服務規(guī)范、館際互借服務規(guī)范、論文查收和館藏文獻檢索服務規(guī)范、二三次文獻服務規(guī)范、專題委托合作研究服務規(guī)范、江蘇省公共圖書館智庫服務聯(lián)盟工作規(guī)范、委托點科技查新委托服務規(guī)范、知識產(chǎn)權咨詢與分析評議服務規(guī)范、“兩會”信息咨詢服務規(guī)范、“兩會”聯(lián)合參考服務規(guī)范、“兩會”信息服務產(chǎn)品編纂工作規(guī)范、《審議參閱》編纂工作規(guī)范、輿情信息報送服務規(guī)范、《信息薈萃》編纂工作規(guī)范、內(nèi)參編纂工作規(guī)范、公益普法宣傳云課堂活動規(guī)范十六項標準規(guī)范。這些標準規(guī)范又可以按日常工作職責劃分為自科咨詢組、立法決策咨詢組、社科咨詢組業(yè)務三部分。
(1)參考咨詢基礎服務標準與自科咨詢組特色服務標準。文獻傳遞服務規(guī)范、館際互借服務規(guī)范、論文查收和館藏文獻檢索服務規(guī)范、二三次文獻服務規(guī)范屬于傳統(tǒng)參考咨詢部基礎業(yè)務工作,由自科咨詢組負責日常工作和標準撰寫。對于以上基礎服務,在標準制定過程中,我們細致梳理了全部業(yè)務流程,加強了對信息源、服務質(zhì)量、評價與改進的規(guī)定,并將規(guī)整好的圖書館之間館際互借協(xié)議書、讀者提交的館際互借申請書、參考咨詢單等作為附錄加入每項標準化文件。此類基礎服務標準不僅能夠幫助參考咨詢崗位新人快速開展工作,還能有效提升基層圖書館的服務效能,讓各地群眾平等享受圖書館的公共文化服務。其中,二三次文獻服務規(guī)范是參考咨詢工作進階發(fā)展的重要橋梁和關鍵節(jié)點,對于專題服務、智庫服務、“兩會”服務、內(nèi)參編纂等工作具有基礎性作用,體現(xiàn)了參考咨詢工作中深層次服務的共性。我們加大了對二三次文獻服務的梳理和研究力度,結合多年積累的工作案例和已有研究文獻,對二三次文獻的信息源全面性、工作人員能力要求、服務程序,特別是其中整序編輯、形成文獻的內(nèi)容進行了細致的規(guī)范工作,使以圖書館二三次文獻服務為基礎的深層次服務的開展具備堅實的規(guī)范基礎。
近年來,自科咨詢組又進一步開展了科技查新工作,并在科技查新工作的基礎上發(fā)展出了知識產(chǎn)權咨詢與分析評議工作。自科咨詢組撰寫的委托點科技查新委托服務規(guī)范在現(xiàn)有的國家標準《科技查新委托規(guī)范》之外,制定了各市區(qū)縣館科技查新委托點將本地接收的科技查新服務委托給南京圖書館科技查新中心完成的標準化業(yè)務流程,規(guī)定了委托點申請、委托流程、委托要求、服務宣傳、服務質(zhì)量控制和服務反饋等具體內(nèi)容。對于其他地區(qū)以省館研究力量為依托,服務整個地區(qū)企事業(yè)單位科技創(chuàng)新具有較強的借鑒意義。
(2)社科咨詢組特色服務標準。社科咨詢組負責制定的規(guī)范包括專題委托合作研究服務規(guī)范和江蘇省公共圖書館智庫服務聯(lián)盟工作規(guī)范。其中,專題委托合作研究服務規(guī)范對業(yè)務要求進行了詳細規(guī)范,在傳統(tǒng)二三次文獻的基礎上明確指出,專題委托合作研究服務“可以幫助用戶進行判斷、解決問題”“為用戶帶來附加價值”,對于質(zhì)量控制、改進跟蹤、成果轉化也做了進一步規(guī)定。江蘇省公共圖書館智庫服務聯(lián)盟工作規(guī)范具體的服務內(nèi)容是《兩會參閱》編印,但不同于傳統(tǒng)圖書館內(nèi)部三次文獻工作,該規(guī)范面向加入智庫服務聯(lián)盟的所有圖書館而設定。南京圖書館根據(jù)省、市政協(xié)當年工作活動安排、重要會議要目發(fā)布選題,聯(lián)盟成員館響應并經(jīng)南京圖書館確認后開始進行撰寫,然后由南京圖書館社科咨詢組統(tǒng)一審核,最后進行匯編、印發(fā)、成果應用。該標準明確規(guī)定了上述工作流程中的各項要求,是南京圖書館整合省內(nèi)各地市館力量,共同完成具有重大社會意義的大型服務項目的有益嘗試。
(3)立法決策組特色服務標準。立法決策組負責的規(guī)范包括“兩會”信息咨詢服務規(guī)范、“兩會”聯(lián)合參考服務規(guī)范、“兩會”信息服務產(chǎn)品編纂工作規(guī)范、《審議參閱》編纂工作規(guī)范、輿情信息報送服務規(guī)范、《信息薈萃》編纂工作規(guī)范、內(nèi)參編纂工作規(guī)范、公益普法宣傳云課堂活動規(guī)范。立法決策組編撰的“兩會”服務包括本館針對“兩會”的現(xiàn)場服務和非現(xiàn)場服務,強調(diào)了會前、會中、會后的工作規(guī)范,以及聯(lián)合省內(nèi)其他圖書館通過網(wǎng)絡進行“兩會”服務,強調(diào)了聯(lián)合參考服務的組織架構,并在上述服務的基礎上囊括了兩會期間編撰《決策參考》和《江蘇省兩會專題日報》的工作規(guī)范,具有一定的現(xiàn)實工作指導性。《審議參閱》編纂工作、輿情信息報送服務、內(nèi)參編纂工作都屬于立法決策組,日常為省人大、省政協(xié)、省委宣傳部、文旅廳等提供專門服務。而公益普法宣傳云課堂活動規(guī)范則是邀請省人大常委會法工委及相關專工委和省有關部門負責同志、專家為讀者開展的普法服務,是一項溝通政府和民眾的創(chuàng)新性工作,體現(xiàn)了公共圖書館的橋梁和會客廳作用。
《信息咨詢服務標準化工作指南》規(guī)定了南京圖書館信息咨詢服務標準化工作的基本要求、組織架構、監(jiān)督檢查、標準化培訓、評價與持續(xù)改進和接口部門,是標準化工作的組織和制度保障。其中組織架構、符號與標志標準是該部分的重要代表性內(nèi)容。南京圖書館信息咨詢服務的組織架構包括機構構成與人員設置兩部分,機構包括標準化領導小組、標準化辦公室和標準化工作小組。標準化領導小組是標準化工作的最高領導和決策機構。標準化辦公室負責對標準化日常工作進行管理,為標準化工作的歸口管理部門。標準化工作小組具體負責南京圖書館信息咨詢服務標準化工作。
符號與標志標準如圖2 所示。其中,“NT”為“南圖”漢語拼音的首字母組合,表示南京圖書館參考咨詢部內(nèi)部標準在標準體系中的代號。標準類別號分四種:“JC”是“基礎”漢語拼音的首字母組合,表示基礎通用標準;“BZ”是“保障”漢語拼音的首字母組合,表示運行保障標準;“TG”是“提供”漢語拼音的首字母組合,表示服務提供標準;“ZL”是“質(zhì)量”漢語拼音的首字母組合,表示服務質(zhì)量控制與評價改進標準。標準分類號表示某一類別的標準中標準的分類,標準順序號與標準分類號相連,中間用“-”隔開;標準順序號從1 開始,在一類中按先后順序分類、編號。
圖2 南京圖書館參考咨詢工作標準化體系中的符號與標志標準
公共圖書館參考咨詢工作標準化的體系構建離不開日常運行保障工作,對此進行標準化管理,能夠有效促進標準化工作的深入開展和創(chuàng)新性發(fā)展。南京圖書館參考咨詢部為日常運行保障工作設置的標準有:印章管理與使用規(guī)范、月度工作報告規(guī)范、崗位設置管理規(guī)范、臨時及外聘人員管理規(guī)范、培訓規(guī)范、考核規(guī)范、用電及消防安全管理規(guī)范、常態(tài)化疫情管理規(guī)范、信息安全管理規(guī)范、自建數(shù)據(jù)庫管理維護規(guī)范、信息平臺管理維護規(guī)范、成果管理規(guī)范標準、知識產(chǎn)品應用評價規(guī)范。其中,信息安全管理規(guī)范對于參考咨詢工作意義重大,其內(nèi)容包括“建立健全網(wǎng)絡輿情處置工作預案,加強輿情監(jiān)管和研判,發(fā)現(xiàn)問題及時處置及時報告,針對重要時間節(jié)點,提前做好預案,建立敏感節(jié)點值班制度”。
標準體系運行應檢查體系覆蓋面,對遺漏內(nèi)容進行擴充。標準的實施過程中還應定期進行實施情況的監(jiān)督檢查,并做好相應記錄,該項工作由標準化辦公室統(tǒng)一組織,至少每季度開展一次,并設置規(guī)范化的《監(jiān)督檢查計劃表》《監(jiān)督檢查不符合記錄表》《監(jiān)督檢查結果綜述表》供日常使用。同時,評價工作也由標準化辦公室負責,評價人員應經(jīng)過標準化培訓。評價應包括符合性評價(即根據(jù)標準的各項規(guī)定,對實施的各環(huán)節(jié)是否達到要求進行評價)和實施效果評價(即根據(jù)體系中的各項指標,確定標準實施效果達到的程度,給出相應結論性意見)。在評價的基礎上,根據(jù)現(xiàn)實情況定期修改、充實標準內(nèi)容,并對改進的有效性進行持續(xù)跟蹤評價,形成持續(xù)改進的工作記錄。
以上四個標準子體系共同構成了一個互相保障、互相促進的南京圖書館參考咨詢工作標準化組織系統(tǒng)。服務提供標準是其中的主體部分,涵蓋了當前南京圖書館參考咨詢部所涉及的所有類型咨詢服務。這部分服務工作的高質(zhì)量完成有賴于基礎與通用標準提供基本格式和符號方面的規(guī)范、組織架構方面的規(guī)定,有賴于運行保障標準提供日常工作的有序開展和有力支撐,有賴于服務質(zhì)量控制與評價改進標準提供與時俱進的活力。服務提供標準在實踐中的不斷完善,又會促進其他三方面子系統(tǒng)的進一步完善。
未來,參考咨詢工作標準化還將在實踐工作中面臨各種各樣的挑戰(zhàn),我們將已經(jīng)預見可能發(fā)生的挑戰(zhàn)總結為以下三方面:標準培訓推廣必須與案例分析相結合的挑戰(zhàn)、參考咨詢工作應對以ChatGPT 為代表的人工智能競爭的挑戰(zhàn)、參考咨詢工作受制于人力物力上的有限性的挑戰(zhàn)。
為使參考咨詢工作標準規(guī)范在本館得到有效實施,并在省內(nèi)各地市館中得到有效推廣,南京圖書館參考咨詢部組織了多次貫標培訓和集中考核。標準以其抽象性和技術性,能夠清晰展現(xiàn)各項工作的基本流程和行為邏輯,但對于從未具體從事該項工作的新人和外單位外部門來說,則缺乏形象性和可操作性。如果我們沒有利用有代表性的具體案例來進行工作細節(jié)的補充,沒有大量基于多年工作經(jīng)驗的隱性知識的傳遞,參考咨詢崗新人和外單位外部門同事可能將覺得難以快速上手和熟練掌握這些參考咨詢標準化工作,特別是其中與特定知識背景緊密相連、對業(yè)務水平要求較高的深層次服務工作。
2008 年上海圖書館出版的《你問我答 知識導航——上海圖書館參考咨詢案例集錦》,對于參考咨詢工作中的基礎性問題、事實性問題、超范圍問題、學科類問題進行了典型案例的內(nèi)容展示,對參考咨詢工作經(jīng)驗的推廣起到很好的推動作用。我們可以以此為基礎,對公共圖書館參考咨詢各工作標準以對應附件的形式加以具體的案例說明,如以某期《兩會參閱》的編制為例,從南京圖書館如何接收省、市政協(xié)咨詢,如何確定選題,如何向各聯(lián)盟館分配任務,聯(lián)盟成員館如何響應要求,南京圖書館如何確認聯(lián)盟成員工作任務,如何提出具體要求,最后如何統(tǒng)一由南京圖書館社科咨詢組審核,并最終形成深層次咨詢服務產(chǎn)品的全過程進行展示。
參考咨詢工作具有一定的時效性,咨詢問題中的很大一部分總是根據(jù)時代熱點而變遷,這就要求我們不斷總結和發(fā)布新案例,甚至根據(jù)實際要求改進標準本身。為了保證參考咨詢標準化工作始終與時俱進,更好地服務經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展,我們可以借鑒中國國家圖書館協(xié)會開展閱讀推廣案例征集展示活動的工作方式,對提交優(yōu)秀案例的作者頒發(fā)獎證,將基于優(yōu)秀案例分析的論文采用合集的形式成書出版,提高聯(lián)盟館員貢獻標準工作相關業(yè)務案例及案例分析的積極性。參考咨詢服務標準工作有了具體案例分析的支持,培訓和推廣起來就會更加順利,貫標工作也更加能落到實處,更能促進各地區(qū)參考咨詢服務公共性、普惠性、公共性發(fā)展。
2023 年以來,以ChatGPT 為代表的人工智能技術通過網(wǎng)絡廣泛普及,人們可以通過直接提問的方式,快速獲得經(jīng)過加工的、較為完善的咨詢結果。其回答的準確性、全面性、啟發(fā)性等,在給人們一般性調(diào)查研究工作帶來極大便利的同時,也給圖書館參考咨詢工作帶來了強有力的競爭壓力。過去,參考咨詢工作面對的是海量網(wǎng)絡信息以及普通搜索引擎帶來的挑戰(zhàn),我們可以通過收費數(shù)據(jù)庫的權威信息檢索結果和人工分析總結的知識結果來進行有效應對,那么ChatGPT 基于大量有效數(shù)據(jù)集訓練的,模仿人類分析、總結智能的算法配合超強算力帶來的精準、有效的咨詢結果勢必取代一些較低層次的參考咨詢服務,而對參考咨詢館員提供深層次服務的能力提出了更高要求。所以,未來參考咨詢工作標準化還要進一步針對深層次服務的應用場景和服務對象進行標準細化。一方面,我們要充分發(fā)揮圖書館專業(yè)優(yōu)勢,通過專業(yè)檢索,利用好館藏資源,商業(yè)數(shù)據(jù)庫資源,并保留好檢索路徑,以完善、清晰的目錄和索引作為附件配合咨詢結果呈現(xiàn)給咨詢用戶,作為進一步研究的參考和線索。另一方面,我們要發(fā)揮真正“人”的交往優(yōu)勢,在與資訊用戶溝通的全過程中,重視需求分析、結果評價、反饋優(yōu)化等工作,幫助和引導客戶找準真正需求,進行大量的隱性知識交流,適時調(diào)整研究方向,達到層層遞進的研究效果。同時,我們還要擁抱新技術,熟練使用ChatGPT,學會與人工智能交互的辦法,主導對ChatGPT 的提問過程,讓它能夠從各個角度、不斷加深的層次和研究細節(jié)上給出更多的咨詢結果,作為我們進一步研究的基礎和起點。上述新時代人工智能環(huán)境下公共圖書館參考咨詢工作的深層次服務標準還有待我們在大量實踐的基礎上進行提煉和總結。
公共圖書館參考咨詢工作的服務對象既有普通讀者,也有政府機關、兩會代表、企事業(yè)單位、社會團體組織等等,我們要考慮到參考咨詢工作在人員編制、時間精力、成本費用上面存在的客觀限制,明確參考咨詢服務的邊界,確定一般性服務和深層次服務在資源上的分配比例,特別是在保障完成常規(guī)業(yè)務的前提下限定每年可以接受的專題委托服務的數(shù)量。首先,參考咨詢工作更多的是搜集資料,形成索引和摘要,根據(jù)資料全面精煉地反應針對咨詢問題的已有研究成果,供用戶選擇和決策,但本身不能越俎代庖,做帶傾向性和結論性的判斷。而專題咨詢服務需要耗費大量的時間精力,勢必侵占其他工作的時間,所以事實上一個單位的參考咨詢部門一定時期內(nèi)可以完成的高質(zhì)量專題研究項目一定是有限的。而咨詢結果的專業(yè)性是圖書館的口碑,也是業(yè)務工作長期有序開展的重要保障。同時為了能夠給參考咨詢工作的長遠發(fā)展預留空間,我們要做好讀者信息素養(yǎng)培養(yǎng)工作,借助圖書館平臺,采取線下培訓與線上直播、短視頻剪輯回放相結合的方式,幫助讀者自助完成一些利用圖書館資源獲取文獻、信息的能力。這些工作也應該進入標準增加、修訂的工作范圍之內(nèi)。
參考咨詢工作是一項與時俱進的工作,要構建不斷發(fā)展完善、可生長的標準規(guī)范體系。在未來,要結合新涌現(xiàn)的有代表性案例、新的辦公生產(chǎn)軟硬件工具、新的人力物力配備情況進行增減修訂,要根據(jù)新業(yè)務種類的發(fā)展情況來建立新的標準,例如科技查新延伸出知識產(chǎn)權評議、兩會服務延伸出審議參閱服務,都需要增設新的標準項目,合理增添到標準體系中去。
此外,參考咨詢工作標準化還應當融入到公共圖書館服務標準化的整體規(guī)劃中去。參考咨詢工作標準中既有屬于服務與管理標準的部分,也有屬于工作人員標準的部分。采編和典藏部門會包括更多關于館藏建設標準的內(nèi)容,信息技術部門和資源開發(fā)部門會包括更多技術標準方面的內(nèi)容,而物業(yè)管理部門和后勤保障部門則包括了更多建筑與設備標準的部分。隨著時代的發(fā)展,新的技術、新的設備層出不窮,傳統(tǒng)的讀者服務部門也在不斷開創(chuàng)新的閱讀推廣方式,不斷加強與社會各種組織之間的業(yè)務合作,也在不斷使用新的設備和工具,所以各部門的工作標準也在不斷變化和進步的過程中。目前,國內(nèi)關于公共圖書館服務標準化工作整體的框架分析較多,但是深入到每個業(yè)務部門細化的服務標準較少。公共圖書館工作者可以以參考咨詢工作標準化為起點,探索其他各個部門工作標準化的方式方法,充實公共圖書館服務標準化框架內(nèi)的具體內(nèi)容和服務細節(jié),讓公共圖書館的服務更具有實踐性、專業(yè)性和可持續(xù)發(fā)展性。
綜上所述,新時代高質(zhì)量發(fā)展的要求使得標準化在各行各業(yè)都成為一項當務之急和重中之重,公共圖書館在當今社會也發(fā)揮著諸如“情報集散地”“創(chuàng)新工場”“城市會客廳”等重要作用,所以在公共圖書館服務標準化的整體框架中推進各業(yè)務板塊、各部門工作的標準化進程,對于加強公共圖書館的專業(yè)性與高效性都具有重要的戰(zhàn)略價值。南京圖書館以參考咨詢部多年工作實踐為基礎積極構建公共圖書館參考咨詢工作標準化體系,積極推進標準的培訓與貫徹,積極探索應對未來挑戰(zhàn)的方法,為其他業(yè)務板塊開展標準化工作打下了一定的基礎。各板塊業(yè)務標準化建立與完善起來,才能充實整個公共圖書館服務標準化體系的內(nèi)容。這是一項龐大而艱巨的工作,對于整個圖書館事業(yè)的發(fā)展都影響深遠。