合格評(píng)估后PDCA循環(huán)在二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理改革中的應(yīng)用研究

呂燕 張媛

摘?要：教學(xué)檔案資料記錄著學(xué)院、學(xué)科發(fā)展的歷史，具有舉足輕重的作用，也為學(xué)院的各類(lèi)本科評(píng)估、專(zhuān)業(yè)認(rèn)證等工作提供了重要的數(shù)據(jù)支撐。本文以四川旅游學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院為個(gè)案，探討二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理優(yōu)化改革方式，運(yùn)用PDCA循環(huán)理論，構(gòu)建學(xué)院PDCA教學(xué)檔案雙循環(huán)管理模型，改革傳統(tǒng)管理模式，使學(xué)院教學(xué)檔案管理工作不斷優(yōu)化，良性向前發(fā)展，為未來(lái)的審核評(píng)估打好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；PCDA循環(huán)；檔案管理

Abstract：Teaching?archives?record?the?history?of?the?development?of?colleges?and?disciplines，which?plays?an?important?role，and?also?provides?important?data?support?for?all?kinds?of?undergraduate?evaluation?and?professional?certification?of?colleges.Taking?the?School?of?Foreign?Languages?of?Sichuan?Tourism?University?as?an?example，this?paper?discusses?the?optimization?and?reform?of?teaching?archives?management?in?secondary?colleges，constructs?the?PDCA?double?cycle?management?model?of?teaching?archives?by?using?the?PDCA?cycle?theory，reforms?the?traditional?management?mode，optimizes?the?teaching?archives?management?of?the?college，develops?benignly，and?lays?a?good?foundation?for?future?audit?and?evaluation.

Keywords：Teaching?Archives；PCDA?Cycle；Archives?Management

本科教學(xué)評(píng)估是檢驗(yàn)學(xué)校全面發(fā)展的重要手段，而教學(xué)作為高校工作的重點(diǎn)，也就成為評(píng)估時(shí)的重中之重。在專(zhuān)家進(jìn)校開(kāi)展評(píng)估之時(shí)，除了進(jìn)行各類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)考察工作以外，還會(huì)調(diào)閱大量的教學(xué)檔案，每一個(gè)評(píng)估指標(biāo)點(diǎn)也需要大量的檔案材料作為支撐，所以教學(xué)檔案與教學(xué)評(píng)估有著密切的聯(lián)系。通過(guò)本科教學(xué)合格評(píng)估工作后，新建本科院校的教學(xué)檔案管理水平有了質(zhì)的提高，但根據(jù)教育部規(guī)定，通過(guò)合格評(píng)估的本科院校，五年后須經(jīng)過(guò)審核評(píng)估的檢驗(yàn)，因此給學(xué)校工作帶來(lái)新的要求、新的挑戰(zhàn)［1］，同時(shí)也為二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理帶來(lái)了新的要求。本文以四川旅游學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院為例，以學(xué)?！耙栽u(píng)促建”的要求為指導(dǎo)思想，探討運(yùn)用PDCA循環(huán)理論，對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理進(jìn)行改革，優(yōu)化教學(xué)檔案管理路徑，促進(jìn)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)范化管理。

1?學(xué)院教學(xué)檔案的作用

教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)以及科研實(shí)踐活動(dòng)中直接形成且具有非常重要的保存和研究?jī)r(jià)值的各類(lèi)文本、圖表、照片、影像等各種載體形式的憑證材料［2］。教學(xué)檔案涵蓋了二級(jí)學(xué)院一線教學(xué)至教學(xué)管理工作的全部?jī)?nèi)容，也是對(duì)教學(xué)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程信息的詳細(xì)記錄，資料類(lèi)型涉及面廣、數(shù)量眾多，包括學(xué)校及學(xué)院的各項(xiàng)教學(xué)規(guī)章制度、管理辦法；人才培養(yǎng)方案及相關(guān)資料，有國(guó)標(biāo)、指南、調(diào)研報(bào)告、學(xué)校學(xué)院發(fā)展定位要求等；教學(xué)資料，有教學(xué)大綱、教案、授課計(jì)劃等；實(shí)踐教學(xué)材料，有教學(xué)安排、實(shí)訓(xùn)記錄和實(shí)習(xí)報(bào)告等；有教學(xué)督導(dǎo)、教學(xué)總結(jié)質(zhì)量分析等；試卷資料，有期末試卷、成績(jī)分析、支撐材料等；畢業(yè)論文資料，有選題、指導(dǎo)過(guò)程記錄、查重報(bào)告及論文終稿等；學(xué)科專(zhuān)業(yè)建設(shè)資料，有調(diào)查報(bào)告、建設(shè)過(guò)程、情況總結(jié)等；教研科研資料，有申報(bào)材料、研究成果等；學(xué)籍檔案資料以及實(shí)驗(yàn)室管理資料等方面的檔案。這些教學(xué)檔案資料記錄著學(xué)院、學(xué)科發(fā)展的歷史，具有舉足輕重的作用，也為學(xué)院的各類(lèi)本科評(píng)估、專(zhuān)業(yè)認(rèn)證等工作提供了重要的數(shù)據(jù)支撐。教學(xué)檔案也具有重要的回看價(jià)值，通過(guò)查閱歷史檔案資料，吸取優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)從資料中發(fā)現(xiàn)不足，加以改進(jìn)，從而不斷提升各項(xiàng)教學(xué)工作能力。學(xué)院通過(guò)對(duì)歷史資料的對(duì)比，能更清晰學(xué)院發(fā)展現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，進(jìn)一步改進(jìn)管理方法，促進(jìn)學(xué)院不斷向前良性地發(fā)展。

2?學(xué)院教學(xué)檔案管理改革的必要性

2.1?通過(guò)管理改革，改善目前存在的問(wèn)題

通過(guò)本科合格評(píng)估及評(píng)估后的總結(jié)，發(fā)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理存在著較多問(wèn)題。一是管理方式傳統(tǒng)、陳舊，按部就班的工作，缺乏創(chuàng)新性；二是沒(méi)有管理具體管理的系統(tǒng)性，各類(lèi)教學(xué)檔案管理凌亂，按管理者自己的想法進(jìn)行簡(jiǎn)單處理；三是缺乏各類(lèi)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，如何收集、如何存放、如何保密都沒(méi)有明確的要求。通過(guò)教學(xué)檔案管理改革，建立合理的管理體系，改善上述存在的問(wèn)題，提高學(xué)院教學(xué)檔案管理質(zhì)量。

2.2?優(yōu)化管理隊(duì)伍，提高教學(xué)檔案質(zhì)量

目前學(xué)院教學(xué)檔案管理都是屬于教學(xué)管理的一部分，所以管理人員多數(shù)由教學(xué)秘書(shū)或教務(wù)科長(zhǎng)承擔(dān)，屬于一支不太專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍，存在如下常見(jiàn)的問(wèn)題：缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，缺少對(duì)系統(tǒng)檔案管理的思考；學(xué)?；?qū)W院缺乏對(duì)管理人員的綜合檔案管理培訓(xùn)，管理人員的綜合檔案管理素養(yǎng)偏低，無(wú)法滿(mǎn)足教學(xué)檔案高層次的管理要求。因此，通過(guò)管理改革，提升教學(xué)檔案管理人員的能力，優(yōu)化管理隊(duì)伍，提高檔案的利用率，更好地服務(wù)師生。

2.3?規(guī)范檔案制度，為審核評(píng)估打好基礎(chǔ)

教學(xué)檔案包含了教學(xué)所涉及的所有環(huán)節(jié)，具有分布廣、種類(lèi)多、全方位的特點(diǎn)，但也具有循環(huán)性、動(dòng)態(tài)性的特色，這就需要完善的管理制度來(lái)規(guī)范教學(xué)檔案管理。改革教學(xué)檔案管理，建立完善的學(xué)院教學(xué)檔案管理制度，根據(jù)制度的要求和規(guī)定實(shí)施管理計(jì)劃，按計(jì)劃開(kāi)展檔案收集、審查和歸檔的工作，最后通過(guò)反饋總結(jié)獲得思考，不斷改進(jìn)，規(guī)范教學(xué)檔案的存放。最后做好紙質(zhì)檔案和電子的檔案的分類(lèi)管理，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，為之后的審核評(píng)估最好準(zhǔn)備、打好基礎(chǔ)。

3?學(xué)院PDCA教學(xué)檔案管理雙循環(huán)模式構(gòu)建

學(xué)院PDCA教學(xué)檔案管理雙循環(huán)體系，是指應(yīng)用PDCA理論建立以學(xué)院教學(xué)檔案管理大循環(huán)為主，各類(lèi)檔案管理各自小循環(huán)為輔的雙循環(huán)管理模式。通過(guò)PDCA雙循環(huán)的方式，讓學(xué)院的教學(xué)檔案管理形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理形式，不僅便于查找、更好地服務(wù)師生，還能讓學(xué)院的教學(xué)檔案工作有序開(kāi)展，保證了檔案的質(zhì)量。

學(xué)院大循環(huán)體系是根據(jù)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行分析、整理，建立統(tǒng)籌管理的PDCA循環(huán)模型（見(jiàn)圖1），圍繞教學(xué)運(yùn)行和教學(xué)管理的內(nèi)容，將教學(xué)檔案劃分八大類(lèi)型，包括規(guī)章制度、人才培養(yǎng)、學(xué)科專(zhuān)業(yè)建設(shè)、教學(xué)運(yùn)行、師資建設(shè)、教研科研、學(xué)生管理以及實(shí)驗(yàn)室管理。根據(jù)八個(gè)大類(lèi)再進(jìn)行細(xì)分，擬訂細(xì)分的教學(xué)檔案管理計(jì)劃P和預(yù)期目標(biāo)，制作整體管理臺(tái)賬。根據(jù)計(jì)劃的要求，通過(guò)四個(gè)方面開(kāi)展執(zhí)行、實(shí)施工作D。一是根據(jù)各類(lèi)檔案的歸檔要求，修訂、完善學(xué)院文件歸檔細(xì)則、學(xué)院檔案管理制度、保密細(xì)則等，進(jìn)一步健全學(xué)院教學(xué)檔案管理制度。二是按計(jì)劃要求，分時(shí)、分步、分人進(jìn)行教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔。三是建立教學(xué)檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新、維護(hù)檢索系統(tǒng)的內(nèi)容，對(duì)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管制，既便于管理檔案，又能提高檔案的利用率。四是對(duì)入庫(kù)教學(xué)檔案進(jìn)行整理、標(biāo)識(shí)，確保檔案室清潔、便于查找。通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案的檢查C，能確保各類(lèi)的教學(xué)檔案歸檔的正確性、完整性，也能檢查是否符合檔案管理計(jì)劃的要求。首先是根據(jù)各類(lèi)檔案的小循環(huán)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的處理、整改，確保檔案在收取和整理過(guò)程的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。其次是開(kāi)展定期檢查，按照教學(xué)運(yùn)行的期初、期中、期末三個(gè)階段進(jìn)行檢查，檢查各階段檔案規(guī)定的歸檔情況、檢索系統(tǒng)的更新情況以及檔案的規(guī)整情況。再次是學(xué)期末進(jìn)行的全面性檢查，嚴(yán)格對(duì)賬管理計(jì)劃臺(tái)賬，檢查整學(xué)期教學(xué)管理工作的開(kāi)展情況，查漏補(bǔ)缺，以便下次教學(xué)管理計(jì)劃的擬訂更加詳細(xì)、更加具體。最后是分管教學(xué)副院長(zhǎng)對(duì)各環(huán)節(jié)、各階段的督察。根據(jù)檢測(cè)的情況，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)和總結(jié)A，才能更好、無(wú)誤地開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作。首先，學(xué)院根據(jù)檢查的結(jié)果進(jìn)行分析、總結(jié)，不斷完善學(xué)院檔案管理制度和規(guī)范。其次，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行深度調(diào)研，積極尋找解決的辦法，盡快糾正錯(cuò)誤，并總結(jié)本次的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，做好記錄，避免再次出錯(cuò)。最后，將暫時(shí)難以解決的問(wèn)題納入下一個(gè)循環(huán)進(jìn)行解決，開(kāi)始新一輪的PDCA循環(huán)，通過(guò)再一次的計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、改進(jìn)，進(jìn)一步完善教學(xué)管理體系，通過(guò)這樣循環(huán)往復(fù)、階梯上升，不斷完善提升學(xué)院教學(xué)管理水平［3］。

圖1?學(xué)院大循環(huán)PDCA模型

教學(xué)檔案小循環(huán)體系是根據(jù)各類(lèi)教學(xué)檔案的特點(diǎn)、質(zhì)量要求、歸檔情況，建立精細(xì)管理的PDCA循環(huán)模型（見(jiàn)圖2）。A計(jì)劃：根據(jù)教學(xué)檔案的歸檔要求制訂規(guī)定計(jì)劃、具體要求和完成時(shí)間。D實(shí)施：按計(jì)劃要求提交材料、審核、歸檔。C檢查：對(duì)歸檔檔案進(jìn)行全面檢查，包括檔案質(zhì)量、存放情況、檢索情況等。A總結(jié)：針對(duì)該檔案的流程進(jìn)行全面總結(jié)，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行記錄和改進(jìn)，提煉出新意見(jiàn)和改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，完善細(xì)則，同時(shí)把存在的困難納入新一輪的PDCA循環(huán)中。以學(xué)院試卷檔案歸檔為例，說(shuō)明小循環(huán)體系的運(yùn)用。在計(jì)劃階段，學(xué)院根據(jù)學(xué)校教學(xué)試卷規(guī)定制度文件，擬訂學(xué)院試卷歸檔的計(jì)劃，包括試卷袋的填寫(xiě)、裝袋材料及支撐材料的內(nèi)容及要求、擬訂過(guò)程時(shí)間及最終的歸檔時(shí)間。實(shí)施階段，首先是試卷檔案的收取工作，第一步由任課教師按要求完成試卷檔案資料的整理和裝袋，之后進(jìn)行資料的自查，確保無(wú)誤后，提交教研室。第二步是教研室根據(jù)歸檔要求，對(duì)試卷資料進(jìn)行仔細(xì)檢查，如有問(wèn)題返回給任課教師進(jìn)行整改，再提交檢查。無(wú)誤后收取試卷資料，待教研室收齊全部試卷資料后，提交學(xué)院。第三步學(xué)院整理全部試卷資料，組織學(xué)院檢查組進(jìn)行復(fù)查。如果有問(wèn)題，反饋到任課教師處，進(jìn)行再次整改，再查，再提交，確保所有試卷材料無(wú)誤后，完成試卷檔案的收取。之后按教研室、年級(jí)、班級(jí)、課程類(lèi)型對(duì)試卷檔案進(jìn)行歸檔入庫(kù)。首先，制作試卷檔案目錄，錄入檢索系統(tǒng)中；其次，將試卷檔案存入檔案室中，做好檔案標(biāo)識(shí)。在檢查階段中，通過(guò)教學(xué)副院長(zhǎng)及教務(wù)科長(zhǎng)對(duì)檔案室的歸檔情況及檢索系統(tǒng)做檢查，確保所有材料已按要求存放規(guī)整、檢索系統(tǒng)的信息錄入無(wú)誤，同時(shí)通過(guò)執(zhí)行中的檢查確保試卷檔案的內(nèi)容無(wú)誤。最后是總結(jié)，通過(guò)執(zhí)行和檢查，總結(jié)出本次試卷資料歸檔中的常見(jiàn)問(wèn)題，同時(shí)完善、修訂學(xué)院的試卷歸檔執(zhí)行細(xì)則，促使試卷檔案管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。

圖2?教學(xué)檔案小循環(huán)PDCA模型

4?學(xué)院PDCA教學(xué)檔案管理改革成效

經(jīng)過(guò)近年來(lái)PDCA雙循環(huán)教學(xué)檔案管理改革的實(shí)施，學(xué)院的教學(xué)檔案管理質(zhì)量有了明顯提升。首先，建立了部分教學(xué)檔案歸檔流程，使學(xué)院的教學(xué)檔案管理日趨規(guī)范。其次，通過(guò)有計(jì)劃、能實(shí)施、常檢查、持續(xù)改進(jìn)的循環(huán)管理方式，使學(xué)院教學(xué)檔案管理更加科學(xué)。再次，通過(guò)大小循環(huán)層層遞進(jìn)的管理，讓檔案的收集的準(zhǔn)確性更高，檔案質(zhì)量得到了保障。最后，通過(guò)建立管理臺(tái)賬、檢索目錄，理清了教學(xué)檔案的類(lèi)型，也為師生調(diào)閱檔案資料提供了方便。

5?學(xué)院教學(xué)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展對(duì)策

檔案是記錄歷史的重要資料，需要全院教師共同重視，認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的價(jià)值和重要性。學(xué)院制定適合院情、符合學(xué)校要求的教學(xué)檔案管理制度，規(guī)范教學(xué)檔案管理細(xì)節(jié)，明確管理人員責(zé)任。加大對(duì)教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升管理人員的能力，提高教學(xué)檔案管理的水平。加大教學(xué)檔案信息化建設(shè)，完善檢索系統(tǒng)，提高檔案資料查詢(xún)效率。規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案利用率，為學(xué)院的師生、教學(xué)及教學(xué)管理提供更快、更便捷的服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案是教學(xué)過(guò)程的真實(shí)記錄，是專(zhuān)業(yè)認(rèn)證和專(zhuān)業(yè)檢查的重要憑證，對(duì)日常教學(xué)管理、教學(xué)改革和學(xué)校決策都具有重要的參考和借鑒作用［4］。學(xué)院PDCA教學(xué)檔案管理雙循環(huán)管理，讓學(xué)院教學(xué)檔案管理工作更加有條理，更有效提高了教學(xué)檔案的質(zhì)量。通過(guò)教學(xué)檔案管理改革，使學(xué)院教學(xué)檔案管理工作不斷優(yōu)化，良性向前發(fā)展，為未來(lái)的審核評(píng)估打好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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基金項(xiàng)目：四川旅游學(xué)院校級(jí)教改項(xiàng)目——新建本科院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理規(guī)范化研究

作者簡(jiǎn)介：呂燕（1982—?），女，碩士，講師，四川旅游學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院教學(xué)與科研科科長(zhǎng)，主要從事旅游地學(xué)及教學(xué)管理研究；張媛（1977—?），女，碩士，副教授，四川旅游學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院副院長(zhǎng)，主要從事英語(yǔ)翻譯、教學(xué)及教學(xué)管理研究。