城市園林建設(shè)中苗木采購(gòu)管理方法優(yōu)化研究

張 斌

（太原市公園服務(wù)中心， 山西 太原 030000）

1 加強(qiáng)苗木采購(gòu)管理工作的重要性

1.1 明確采購(gòu)管理目標(biāo)，提高苗木采購(gòu)人員工作效率

苗木采購(gòu)管理目標(biāo)包括保證原材料質(zhì)量、適時(shí)適量保證供應(yīng)、協(xié)調(diào)和管理供應(yīng)商及降低采購(gòu)費(fèi)用。加強(qiáng)采購(gòu)管理，梳理采購(gòu)流程，優(yōu)化采購(gòu)管理方案，明確采購(gòu)管理目標(biāo)，可促使采購(gòu)人員依據(jù)采購(gòu)需求，跟蹤工程項(xiàng)目的苗木種植情況，高效地開(kāi)展采購(gòu)工作。

1.2 提高企業(yè)市場(chǎng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力

規(guī)范管理苗木采購(gòu)管理流程，可有效提升園林綠化企業(yè)市場(chǎng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。例如，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，精簡(jiǎn)苗木采購(gòu)流程，提高采購(gòu)決策效率，同時(shí)吸引更多的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與其中，使供應(yīng)商資源更加豐富，提升園林企業(yè)的議價(jià)能力，降低采購(gòu)成本，提高市場(chǎng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力，促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

1.3 推動(dòng)園林綠化行業(yè)可持續(xù)發(fā)展

園林綠化企業(yè)和其他企業(yè)相比，采購(gòu)管理方式落后，限制了園林企業(yè)的快速發(fā)展。在傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式下，苗木采購(gòu)周期長(zhǎng)，成本高，信息流通不暢，苗木驗(yàn)收工作落實(shí)不到位。因此可推進(jìn)苗木采購(gòu)管理工作，實(shí)現(xiàn)園林綠化企業(yè)和苗木供應(yīng)商之間的共贏，為園林綠化行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供推動(dòng)力。

2 案例分析

山西省太原市某園林綠化企業(yè)于2001年成立，是生態(tài)修復(fù)、環(huán)境建設(shè)等領(lǐng)域的領(lǐng)軍企業(yè)，主營(yíng)業(yè)務(wù)包括生態(tài)旅游、生態(tài)環(huán)境、生態(tài)景觀以及生態(tài)環(huán)保等方面。依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向，該企業(yè)組織架構(gòu)劃分依次為股東會(huì)、董事會(huì)、集團(tuán)經(jīng)營(yíng)決策委員會(huì)以及市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)中心、設(shè)計(jì)院、預(yù)算成本中心、工程管理中心、采購(gòu)管理中心等12個(gè)職能部門。其中，采購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)企業(yè)所承接項(xiàng)目的苗木采購(gòu)工作。為了推進(jìn)園林綠化工程建設(shè)，該企業(yè)高度重視苗木采購(gòu)管理工作，總結(jié)采購(gòu)管理工作存在以下不足。

3 苗木采購(gòu)管理存在的不足

3.1 苗木采購(gòu)周期過(guò)長(zhǎng)

受綠化項(xiàng)目所在地區(qū)氣候特點(diǎn)等影響，該企業(yè)對(duì)苗木種植進(jìn)度要求較高。若苗木采購(gòu)不能及時(shí)到位，將對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的整體進(jìn)程產(chǎn)生影響，導(dǎo)致工程不能如期交付。園林項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)間要求在20～30d，采購(gòu)管理中心依據(jù)苗木需求確定苗木供應(yīng)商，并做好送苗驗(yàn)收。若需要通過(guò)招標(biāo)工作重新選取合作供應(yīng)商，則采購(gòu)時(shí)間可延長(zhǎng)至45d。但對(duì)于案例企業(yè)而言，苗木采購(gòu)最短期限和最長(zhǎng)期限分別為39d和117d。

3.2 苗木采購(gòu)招標(biāo)結(jié)果不理想

第一，招標(biāo)過(guò)程不透明。案例企業(yè)苗木采購(gòu)招標(biāo)工作流程如下：邀標(biāo)、招標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、選標(biāo)、定標(biāo)。苗木供應(yīng)商收到企業(yè)招標(biāo)公告后，會(huì)根據(jù)招標(biāo)文件要求進(jìn)行報(bào)價(jià)。如果在投標(biāo)報(bào)價(jià)階段存在泄露招標(biāo)信息、串標(biāo)等現(xiàn)象，影響招標(biāo)工作開(kāi)展，那么更換采購(gòu)方式或重新招標(biāo)將影響采購(gòu)工作進(jìn)程及采購(gòu)成本。第二，招標(biāo)信息傳播范圍小。與企業(yè)有過(guò)合作關(guān)系的供應(yīng)商通過(guò)聯(lián)系采購(gòu)人員了解苗木信息后參與采購(gòu)招標(biāo)中，其苗木資源、價(jià)格、數(shù)量等滿足園林綠化苗木需求。而新苗木供應(yīng)商在獲取招標(biāo)信息方面存在一定不便，導(dǎo)致苗木供應(yīng)商參與投標(biāo)報(bào)價(jià)存在高價(jià)中標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)，加大企業(yè)損失。

3.3 未能有效把控苗木驗(yàn)收質(zhì)量

在苗木采購(gòu)環(huán)節(jié)保證苗木質(zhì)量是關(guān)鍵內(nèi)容。若苗木采購(gòu)質(zhì)量不合格，則影響園林綠化效果，綠化工程不能順利交付，對(duì)企業(yè)產(chǎn)生一定經(jīng)濟(jì)損失。當(dāng)前該園林企業(yè)在各地開(kāi)展的綠化項(xiàng)目較多，苗木需求量與日俱增，苗木質(zhì)量成為采購(gòu)管理中的重要問(wèn)題。

第一，苗木批次和訂單內(nèi)容不一致，接到采購(gòu)人員的要貨通知后，苗木供應(yīng)商安排送貨，此時(shí)會(huì)發(fā)生將A項(xiàng)目地的苗木發(fā)往B項(xiàng)目地的現(xiàn)象，導(dǎo)致苗木批次和訂單內(nèi)容不一致，從而對(duì)整體綠化施工項(xiàng)目產(chǎn)生影響，增加了供應(yīng)商運(yùn)輸成本，降低了后期合作的積極性。第二，將采購(gòu)苗木以次充好。苗木交易市場(chǎng)不規(guī)范，違約交易成本低，在接受苗木后發(fā)現(xiàn)以次充好的現(xiàn)象。例如：偏冠嚴(yán)重，實(shí)際苗木和樣品差距大，因起苗不當(dāng)而導(dǎo)致根部受損或根部土球松散，甚至存在使用假土球的現(xiàn)象，對(duì)栽植成活率產(chǎn)生影響。第三，未統(tǒng)一苗木驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。由于案例企業(yè)園林綠化項(xiàng)目多，采購(gòu)人員往往將苗木調(diào)往不同項(xiàng)目地，而各地區(qū)對(duì)苗木驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的理解存在差異，在驗(yàn)收環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，從而導(dǎo)致苗木供貨商在分批次送苗后出現(xiàn)驗(yàn)收意見(jiàn)不一致的現(xiàn)象，降低了彼此間合作意愿。

4 推進(jìn)苗木采購(gòu)管理工作開(kāi)展路徑

4.1 優(yōu)化苗木采購(gòu)流程

為強(qiáng)化苗木采購(gòu)管理效果，實(shí)現(xiàn)苗木采購(gòu)目標(biāo)，案例企業(yè)分析苗木采購(gòu)流程存在的問(wèn)題，優(yōu)化采購(gòu)流程。第一，優(yōu)化苗木采購(gòu)流程，依據(jù)不同設(shè)計(jì)類型，對(duì)流程進(jìn)行差異化設(shè)計(jì)，使采購(gòu)流程更具靈活性，減少苗木需求確認(rèn)中價(jià)值不高的流程活動(dòng)，精簡(jiǎn)審批環(huán)節(jié)，縮短需求確認(rèn)周期。第二，實(shí)現(xiàn)苗木采購(gòu)線上招標(biāo)。借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，將苗木采購(gòu)招標(biāo)工作線上化，增強(qiáng)招標(biāo)透明度，簡(jiǎn)化紙質(zhì)文件流程，提升招標(biāo)評(píng)審效率。第三，規(guī)范苗木訂單驗(yàn)收流程，加強(qiáng)采購(gòu)部門和項(xiàng)目部門的協(xié)調(diào)合作，減少無(wú)效溝通，避免浪費(fèi)時(shí)間和資源。第四，優(yōu)化對(duì)供應(yīng)商的考核流程，調(diào)整對(duì)原有供應(yīng)商考核流程的角色分工，利用信息化技術(shù)收集供應(yīng)商考核信息，保證考核信息的真實(shí)性和完整性。

4.2 根據(jù)不同需求，實(shí)施差異化采購(gòu)流程

由于案例企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模日益擴(kuò)大，所承接的園林工程項(xiàng)目數(shù)量越來(lái)越多，苗木采購(gòu)量增加明顯，所以在苗木采購(gòu)管理中將采購(gòu)類型劃分為全國(guó)集采、區(qū)域集采、項(xiàng)目采購(gòu)和緊急采購(gòu)四類，針對(duì)苗木采購(gòu)需求，對(duì)現(xiàn)有苗木需求確認(rèn)流程進(jìn)行差異化管理。

苗木采購(gòu)需要確認(rèn)流程，將流程時(shí)長(zhǎng)由10～15d縮短為3～5d。實(shí)施差異化管理應(yīng)做好以下工作：對(duì)苗木需求是否變更進(jìn)行檢查，確保項(xiàng)目施工主計(jì)劃。填寫(xiě)苗木采購(gòu)需求內(nèi)容時(shí)，要與企業(yè)苗木信息庫(kù)中的苗木信息相符合。對(duì)于信息庫(kù)中沒(méi)有的苗木品種，則需按照規(guī)范明確苗木名稱、品種和規(guī)格。根據(jù)苗木采購(gòu)需求，采購(gòu)人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)，并對(duì)苗木采購(gòu)需求準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。苗木采購(gòu)需求直接送至采購(gòu)管理部門，減少信息傳遞時(shí)間，保證項(xiàng)目采購(gòu)需求能夠得到滿足。依據(jù)企業(yè)授權(quán)管理規(guī)定，在綠化項(xiàng)目性質(zhì)、苗木采購(gòu)金額、苗木運(yùn)輸?shù)确矫鎸?duì)采購(gòu)需求進(jìn)行分級(jí)審批，同時(shí)確保嚴(yán)格按照流程審批，加強(qiáng)緊急類或計(jì)劃外采購(gòu)需求的管理。

4.3 線上開(kāi)展苗木采購(gòu)招標(biāo)工作

為提高苗木采購(gòu)效率，減少招投標(biāo)階段文件資料整理、標(biāo)書(shū)寄投等非增值活動(dòng)，在采購(gòu)管理中將原有的線下招標(biāo)流程轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上采購(gòu)招標(biāo)，使整個(gè)采購(gòu)招標(biāo)環(huán)節(jié)更加透明，具有更強(qiáng)的可追溯性。線上開(kāi)展苗木采購(gòu)招標(biāo)工作應(yīng)注意如下幾點(diǎn)：第一，通過(guò)線上渠道發(fā)布招標(biāo)信息。采購(gòu)人員核對(duì)招標(biāo)文件中苗木品種信息后，線上發(fā)布苗木采購(gòu)招標(biāo)文件，為供應(yīng)商準(zhǔn)確報(bào)價(jià)提供便利，同時(shí)邀請(qǐng)既往合作供應(yīng)商線上參與投標(biāo)。第二，加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)管理。依據(jù)招標(biāo)文件要求設(shè)置供應(yīng)商門檻，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行篩查，符合投標(biāo)條件的按要求繳納投標(biāo)保證金。第三，線上投標(biāo)。要求具備相應(yīng)資質(zhì)的苗木供應(yīng)商截標(biāo)前線上投標(biāo)，在整個(gè)環(huán)節(jié)中通過(guò)權(quán)限申請(qǐng)，相關(guān)人員只能看到苗木供應(yīng)商名稱和數(shù)量。第四，線上開(kāi)標(biāo)。在開(kāi)標(biāo)前會(huì)加密保護(hù)苗木供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，保證招標(biāo)工作公平、公正和公開(kāi)，同時(shí)線上系統(tǒng)也會(huì)為參與招標(biāo)人員開(kāi)設(shè)相應(yīng)權(quán)限。開(kāi)標(biāo)后，所有招標(biāo)評(píng)審人員登錄系統(tǒng)后方可查看供應(yīng)商的投標(biāo)報(bào)價(jià)信息，有效規(guī)避了采購(gòu)招標(biāo)存在串標(biāo)、漏標(biāo)等問(wèn)題。第五，線上評(píng)標(biāo)。由企業(yè)各部門骨干人員構(gòu)成招標(biāo)評(píng)審小組，對(duì)苗木供應(yīng)商的投標(biāo)信息綜合評(píng)審。第六，現(xiàn)場(chǎng)號(hào)苗。組織項(xiàng)目部、預(yù)算管理部、采購(gòu)管理中心對(duì)候選供應(yīng)商的苗圃現(xiàn)場(chǎng)號(hào)苗，確定苗木是否符合建設(shè)需求，對(duì)樣本標(biāo)記，便于后續(xù)驗(yàn)收參考。第七，報(bào)批評(píng)審結(jié)果。線上評(píng)審后通過(guò)登陸招標(biāo)線上平臺(tái)即可查詢?cè)u(píng)審結(jié)果，簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)。第八，線上公布中標(biāo)結(jié)果并線上簽訂合同，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公示，同時(shí)采購(gòu)管理部門與中標(biāo)供應(yīng)商洽談合同事宜，線上簽訂采購(gòu)供應(yīng)合同。