高職院校干部人事檔案管理對教師發(fā)展影響的研究

陳旭

摘?要：在信息化高速發(fā)展的今天，高職院校干部人事檔案工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。管理人員必須清楚地意識到干部人事檔案工作對教師職業(yè)生涯發(fā)展的重要意義，不僅要管理好檔案，更應應用好檔案資源。本文明確了干部人事檔案對教師職業(yè)生涯發(fā)展存在的意義，從當前高職院校干部人事檔案管理工作存在的問題入手，提出了檔案管理工作的對策和建議，并從不同角度分析干部人事檔案管理信息化對教師職業(yè)生涯的影響。

關鍵詞：干部人事檔案；教師發(fā)展；探究

中圖分類號：F24?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.02.042

高職院校干部人事檔案是學校人才信息管理的直接依據，更是學校師資隊伍建設的重要參考信息。干部人事檔案信息包含了個人經歷、教育背景、獎懲情況等重大的思想及個人行為軌跡的原始資料，可以反映一個教師的綜合情況。如何很好地利用和管理干部人事檔案資料，將決定著學校對人才資源的開發(fā)與利用的水平。因此，學校干部人事檔案管理水平的高低，會直接影響學校人事干部的改革和干部人事工作的開展，對干部選拔任用和管理監(jiān)督起到重要作用。干部人事檔案工作內容相對龐雜，但總體可歸為檔案材料的收集、鑒別、?整理、保管、轉遞與利用等環(huán)節(jié)。隨著“互聯網＋”大數據時代的到來，高職院校干部人事檔案管理工作仍存在著諸多問題，如何實現高職院校干部人事檔案的管理工作對教師職業(yè)生涯的發(fā)展變得尤為重要。

1?干部人事檔案管理對教師發(fā)展的意義

干部人事檔案管理工作是學校工作管理的重要組成部分。從分工上來說，人事檔案管理通常歸屬于學校人事部門內部管理工作，對學校的人力資源運用、人事管理、師資提升等方面有著十分重要的意義。在日常行政、教學工作中，干部人事檔案管理雖然不能帶來直接的收益，但對教師職業(yè)生涯規(guī)劃、職業(yè)成就感提升是毋庸置疑的。干部人事檔案管理工作的有效落實能讓學校管理層及上級管理層對所屬人員、單位的人力資源有一個較為全面的了解，在干部隊伍建設、師資隊伍提升等相關工作中能夠更加合理有效地對人力資源進行配置，從而提升崗位分配和人力資源管理的效益，對學校人事工作的改革創(chuàng)新、人才的培養(yǎng)有著舉足輕重的作用。

做好干部人事檔案管理工作，不僅僅是簡單地記錄學校教職工的基本信息，更重要的是對教職工的個人經歷、思想作風、工作業(yè)績等方面有基本的了解和判斷。學校應建立“以人為本”的管理理念，通過干部人事檔案管理工作在員工和管理層之間架起有效的溝通橋梁，能有效降低人力資源的流失，更能吸引人才的加入，為高等職業(yè)院校的未來發(fā)展打下堅實的基礎。

作為教師個人而言，干部人事檔案應用于教師職業(yè)生涯規(guī)劃也具有很大的意義。教師可以利用個人檔案信息規(guī)劃短期職業(yè)目標、進行定期自我反思、實現遠期成長目標，在此基礎上可以評估教師個人各項情況，更好地讓教師了解自己，科學規(guī)劃自己的職業(yè)生涯發(fā)展。在新教師職業(yè)培訓方面，干部人事檔案信息也可充分反映出新教師職業(yè)培訓的需求，為老師職業(yè)發(fā)展提供明確的方向，提出有效指導，讓教育與職場實現有效銜接。

2?干部人事檔案在學校教師發(fā)展中的作用

（1）提供基礎資料。為了充分發(fā)揮學校教師資源的最大價值，科學合理地分配各崗位，干部人事檔案是了解各教師基本信息的基礎。學校領導可以通過查閱干部人事檔案獲取教職工個人信息，快速直接地了解到本校教職工的基本情況，進行人員的調配，使教職工能在自己合適的崗位發(fā)揮最大的作用，實現價值最大化，為學校發(fā)展提供人才保障，這也是干部人事檔案在學校崗位配置中所發(fā)揮的基礎性作用。

（2）提供決策依據。在干部人事檔案中記載了學校教職工的基本信息，內容真實可靠。在檔案十大類材料中涉及到：個人信息、學習進修、工作情況、獎懲，其中包括個人愛好、特長等信息。在人事檔案中也充分反應了教職工在不同階段的思想狀態(tài)和工作表現。學校人事部門在人事決策時，可利用檔案資料進行分析，為人事決策提供支撐依據，有效縮短考核時間，對人才選拔提供有效參考。

3?目前高職院校人事檔案管理的現狀與問題

（1）?檔案資料收集不全，歸檔滯后。由于高職院校的干部人事檔案管理工作量越來越龐大，而一般歸宿于組織人事部門分管。因大多數學校沒有完整的管理組織，學校早期沒有意識到干部人事檔案的重要意義，同時存在著管理檔案的工作人員人手不足的現象，造成部分早期檔案丟失、遺漏，使干部人事檔案的價值和使用性下降。學校也會出現頻繁更換檔案管理人員的現象，新手管理者可能會在交接過程中不認真細致，造成檔案的遺失，導致學校教師的個人檔案出現“死檔”。另外，學校領導的不夠重視，部分檔案管理人員對工作不上心，思想不夠重視，沒有意識到檔案材料存在重要性，工作也就不夠認真負責，在日常管理中也會出現遺漏檔案材料。

學校人事信息每天都有新的變動和更新，學校干部人事檔案信息不及時收集歸檔，就會造成檔案零散閑置甚至遺失的現象。檔案材料越完善，對干部人事檔案的質量和利用率也就越高，對教師的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃也更具有指導性意義，更有利于學校人才的開發(fā)與利用。

（2）?缺乏專業(yè)人員，管理水平有限。干部人事檔案是一項政治、專業(yè)性強的工作，管理人員需要有較強的專業(yè)理論知識和樂于奉獻的精神投入到檔案管理工作中。大數據時代的到來，管理人員要不斷更新專業(yè)技能，提升業(yè)務水平。隨著學校干部人事檔案專項審核工作的全覆蓋，由于工作任務艱巨且審核量大，學校一般會臨時抽調部分教職工從事審核和管理工作，這些教職工沒有經過專業(yè)系統(tǒng)的培訓，對檔案業(yè)務知識、立卷整理技巧相對不熟悉，在材料審核、整理的過程中難免會出錯。同時，高職院校大多數干部人事檔案管理人員身兼數職，沒有把檔案管理工作作為中心工作，沒有足夠的時間投入，影響整體檔案質量。

（3）管理手段落后，工作效率低。按照目前大部分學校來看，學校干部人事檔案電子目錄全覆蓋基本實現，使檔案資料具備了一定的計算機檢索功能，但在檔案數據庫建設、電子文件歸檔管理工作上仍有大量的基礎工作要做，這使我們的管理信息化水平相對比較滯后。多數學校仍采用傳統(tǒng)的手工管理檔案模式，因此做好檔案資料收集、鑒別、整理、歸檔需要花費大量的人力，更沒有精力去創(chuàng)新干部人事檔案管理工作，使檔案信息無法快速共享和使用。目前，部分高校在積極探究干部人事檔案管理信息化建設，但由于檔案工作的特殊性，保密性較強，不能隨意在網絡流通，也成為檔案管理信息化建設擱置的另一方面原因。

（4）缺乏監(jiān)督機制，開發(fā)利用率低。在干部人事檔案審核工作中，需要相關部門合作有力，但仍有少數部門和教職工對人事檔案的重要意義認識不足，不能積極地配合材料的征集工作。同時，缺乏監(jiān)督機制，存在被動性，只有在上級部門臨檢時，學校相關檔案管理工作人員才會“臨時抱佛腳”地“重視”此項工作。在日常工作中，檔案管理工作枯燥、出成績慢，管理人員就會出現懈怠情緒，工作不積極，缺乏主動性。不斷更新的檔案資料就會出現擱置一旁，不能按時整理，檔案目錄不能及時更新的現象。

另一方面，管好用好檔案資料，對學校師資隊伍高質量發(fā)展起著重要的作用。目前，學校對干部人事檔案資料的開發(fā)和利用意識淡薄，局限于檔案資料的存檔、保存等，缺乏對檔案資料的開發(fā)和利用機制。學校的人事檔案絕大部分只用于團員、黨員時間查閱；待遇和工資調整等，真正在人才開發(fā)、培養(yǎng)、規(guī)劃路徑等方面起到的作用較少。

4?教師發(fā)展視角下高職院校干部人事檔案管理對策

干部人事檔案管理工作是一項復雜與細致為一體的系統(tǒng)工程，做好干部人事檔案管理工作，必須堅持標準，嚴格程序，規(guī)范操作，把好檔案管理工作每一環(huán)節(jié)的質量關，確保工作成效。

（1）明確責任，強化管理意識。干部人事檔案真實反應教師的成長經歷，是做好干部工作選拔與任用的重要基礎和依據。要加大對檔案工作的宣傳，宣傳收集工作的意義，使每部門、每位干部都清楚移交檔案材料是法律規(guī)定的應盡義務。學校干部人事檔案不僅是黨的執(zhí)政資源，更是教師隊伍建設的基礎材料。

作為學校領導班子，要高度重視干部人事檔案的管理工作，建立人事檔案領導責任小組，定期對學校人事檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，發(fā)現問題及時解決。督查措施要到位，將檔案材料的收集、匯總、上報下放到各部門，并作為年終考核的評判依據，對不及時、不準確收集、上報的部門和個人進行通報批評并責成補正。各部門積極配合形成合力，為順利完成檔案收集整理工作創(chuàng)造條件。

作為檔案管理人員，要提高政治站位、明確責任意識、強化責任擔當，加強政治教育與專業(yè)知識學習，充分認識檔案的存在價值，不僅要保存好、管理好檔案資料，更應將專業(yè)知識應用于實踐檔案管理工作中，對檔案材料的收集做到各個環(huán)節(jié)嚴格把關審核，不留死角，對可能存在的不屬實材料進行實地走訪取證，嚴格阻止虛假材料進檔，確保材料不丟失、不出錯，實現檔案資料真實、全面、準確。

（2）建立機制，提高業(yè)務水平。為進一步加強干部人事檔案的規(guī)范化管理水平，對照相關文件政策要求，結合各校實際情況，建立合理規(guī)范的各項制度，例如：干部人事檔案轉遞移交、材料補充、查閱審簽等多項工作制度。建立監(jiān)督機制，接受監(jiān)督，規(guī)范程序；完善問責機制，明確制度，約束主體責任；健全審核機制，實現常態(tài)化全覆蓋審核工作。做好“五有”和“四無”工作：有制度、有記錄、有回執(zhí)、有簿冊、有專人，無鼠害、無火源、無水患、無隱患。按照檔案管理條例的相關要求，結合各環(huán)節(jié)工作特點，規(guī)范檔案管理工作程序化，加強檔案管理工作精細化，提高檔案管理工作規(guī)范化。在接收到新的檔案材料時，堅持先驗證再進檔，仔細鑒別，重點審核“三齡兩歷一身份”信息，防止虛假偽造材料混入檔案；對于檔案中個人基本信息記載有爭議的，將資料前后對比，并實地取證，提出認定意見，重新歸入檔案，確保檔案資料前后統(tǒng)一性。

目前高職院校呈規(guī)?；l(fā)展，教職工人數越來越多，檔案工作越來越繁雜，對檔案管理人員的要求也就越來越高，充分了解國家方針政策、檔案管理相關法規(guī)、檔案專業(yè)理論知識刻不容緩。高職院校組織人事部門要加強檔案管理人員隊伍建設，加強相關政策、條例的培訓，培養(yǎng)他們良好思想政治素質、優(yōu)秀道德品質，做到“有紀律、講原則、守底線”的工作原則。同時，考慮到檔案工作具有精細性和保密性等特點，學校更應注重檔案管理工作隊伍的穩(wěn)定性，構建吸納優(yōu)秀人才機制，關注檔案工作人員的工作環(huán)境與成長需要，增強榮譽感與使命感，調動積極性，減少人員頻繁流動。作為檔案管理人員要將理論與實際工作相結合，提高自身素質和政治覺悟，不斷拓展、更新工作管理的廣度和深度，建設好基本業(yè)務，利用好檔案資源，創(chuàng)新服務手段，為適應新時代高校教育事業(yè)和教師職業(yè)發(fā)展對高校人事檔案的新要求。

（3）轉變思想，推進數字化建設。隨著大數據及互聯網技術發(fā)展，干部人事檔案材料從橫向和縱向不斷豐富，內涵也要進一步擴大。高職院校干部人事檔案不僅僅只局限于記錄基本資料，更應轉變思想，拓展檔案的利用價值。在檔案中增加一些專業(yè)特長培訓、獎懲情況、政治生活實績等材料，通過這些材料的分析比對，可提供給學?；蚪處焸€人準確、完備的信息參考，為學校干部選拔、人才配置、監(jiān)督審查提供信息支撐，為學校師資隊伍建設提供保障。

將傳統(tǒng)紙質資料轉變?yōu)閿底只d體，將原始材料發(fā)展為可視化數據，是新時代干部人事檔案工作的創(chuàng)新舉措。如何在保管好實體檔案的基礎上發(fā)展數字化檔案工作，是目前學校提高檔案資料利用率的關鍵。在建設數字化檔案系統(tǒng)中，需要將個人信息數據錄入計算機，建立個人檔案平臺，以姓名、工號、職務、身份證號碼等作為信息庫檢索字段，以目錄作為索引鏈接，方便快速查找個人信息。同時，利用數據挖掘技術，通過歸納、統(tǒng)計，第一時間了解師資發(fā)展趨勢，構建教師檔案袋。在保密范圍內，通過數字化呈現形式為學校提供優(yōu)質的個人檔案資料信息服務，實現教職工檔案資料有效共享。在教師發(fā)展路徑的研究過程中，不僅要依托于檔案資料的基本數據，更應建設個性化干部人事檔案系統(tǒng)，根據干部人事檔案個人工作經歷、獲獎情況、培訓歷程，結合教職工自我了解和職業(yè)發(fā)展路徑，可研發(fā)建設適合教職工職業(yè)生涯規(guī)劃的探索工具，通過“大數據+人工智能”技術，采用線上評量方式，呈現每位教職工的個性發(fā)展傾向和學習能力，給學校教職工提供短、中、長期不同的發(fā)展路徑，讓他們對自己的職業(yè)生涯規(guī)劃、發(fā)展方向及相關崗位工作提升策略提供明確的方向，以協助教職工進行職業(yè)生涯的決策及規(guī)劃。

5?結語

人才是第一競爭力，師資隊伍的發(fā)展帶動學校的發(fā)展。大數據時代對干部人事檔案管理工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)，必須適應新形勢的變化，與時俱進，明確工作責任，完善管理機制，轉變思想，實現檔案資料開放利用價值。干部人事檔案不僅是個人信息的存儲載體，更應發(fā)揮它對學校人力資源開放、教師發(fā)展路徑引領的作用。通過干部人事檔案及大數據分析技術，探究教師職業(yè)發(fā)展與崗位的相關關系將成為今后檔案管理工作的重點?？茖W合理地運用干部人事檔案資料，提高信息化手段，幫助老師進行職業(yè)生涯規(guī)劃。結合教師發(fā)展需求和崗位特點，實現人崗匹配；根據教師各方面需要與培訓之間的關系，制定個性化培訓方案，進而實現其使用價值，為學校更好的在選人用人、師資隊伍建設、服務社會等方面做出應有的貢獻。

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