審計(jì)視角下基于金蝶ERP采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制

朱敏威

采購業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中至關(guān)重要的一環(huán)。審計(jì)視角下，由于采購計(jì)劃的不當(dāng)安排，企業(yè)可能面臨庫存不足或過剩的問題，這種情況可能導(dǎo)致生產(chǎn)活動(dòng)的中斷或資源的無效利用。因供應(yīng)商選擇不當(dāng)及采購方式不合理或者招投標(biāo)及定價(jià)機(jī)制不科學(xué)而可能會(huì)引發(fā)購買劣質(zhì)或過高成本物資的風(fēng)險(xiǎn)，出現(xiàn)舞弊行為或遭受到欺詐；因采購驗(yàn)收不規(guī)范和付款審核不嚴(yán)而有可能造成物資和資金投入的損耗或浪費(fèi)，是企業(yè)采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。金蝶ERP可以作為企業(yè)應(yīng)對(duì)審計(jì)、完善企業(yè)內(nèi)部控制制度、降低風(fēng)險(xiǎn)的強(qiáng)力輔助工具。

對(duì)于絕大多數(shù)企業(yè)來說，尤其是制造業(yè)企業(yè)，采購操作在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中扮演著核心角色，涵蓋了獲取物資以及進(jìn)行相關(guān)付款等一系列活動(dòng)。企業(yè)為了滿足自身的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、研究等需求，購買外部的物資（如原材料、零部件、設(shè)備等）或接受勞務(wù)，并支付相應(yīng)款項(xiàng)。采購業(yè)務(wù)要與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商、談判，還需要進(jìn)行訂單管理、物流跟蹤、質(zhì)量控制等，以確保物資或服務(wù)能夠按時(shí)、保質(zhì)、保量地到達(dá)企業(yè)。進(jìn)行科學(xué)的采購管理，構(gòu)建健全的內(nèi)部控制體系以優(yōu)化采購流程。以下對(duì)審計(jì)視角下的采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及基于金蝶ERP采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制機(jī)制的構(gòu)建進(jìn)行探討。

一、審計(jì)視角下的采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)計(jì)師事務(wù)所和注冊(cè)會(huì)計(jì)師作為獨(dú)立的第三方機(jī)構(gòu)和專業(yè)的審計(jì)人員，需要以中立和公平的視角對(duì)公司的采購流程及其內(nèi)部管理進(jìn)行評(píng)估。從這一角度看，需特別注意的采購相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)包括：可能導(dǎo)致生產(chǎn)暫?；蛸Y源浪費(fèi)的情況；采購過程中存在購入劣質(zhì)或高價(jià)物資的可能性，以及面臨舞弊和欺詐的風(fēng)險(xiǎn)；涉及物資和資金流失的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

（一）采購計(jì)劃不當(dāng)，對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)的誤判

不當(dāng)?shù)牟少徲?jì)劃安排和對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)的誤判可能引起庫存不足或過剩，這種情況有可能造成企業(yè)生產(chǎn)的中斷或資源的無效利用。

合理制定采購計(jì)劃并準(zhǔn)確把握市場(chǎng)變化的趨勢(shì)，是確保企業(yè)生產(chǎn)順利進(jìn)行和資源高效利用的關(guān)鍵。當(dāng)采購計(jì)劃安排失誤或?qū)κ袌?chǎng)趨勢(shì)的預(yù)測(cè)出現(xiàn)偏差時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)庫存不足或過剩的情況，從而觸發(fā)一連串的問題。庫存不足可能會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)暫停，進(jìn)而影響企業(yè)按計(jì)劃完成產(chǎn)品交付，從而影響銷售和客戶滿意度；庫存積壓則會(huì)造成資源浪費(fèi)，使企業(yè)承受財(cái)務(wù)壓力和運(yùn)營(yíng)成本增加的困擾。

（二）錯(cuò)誤選擇供應(yīng)商，采購方法不當(dāng)

若選擇錯(cuò)誤的供應(yīng)商，采用不恰當(dāng)?shù)牟少彿椒?，進(jìn)行不合理的招標(biāo)或采用不合理的定價(jià)制度，或者審批程序不規(guī)范，企業(yè)可能會(huì)購買低質(zhì)高價(jià)的物資，甚至可能遭遇舞弊或欺詐行為。

選擇不適合的供應(yīng)商，可能會(huì)引發(fā)一系列問題。首先，制定的采購策略不當(dāng)，可能會(huì)導(dǎo)致采購的物資質(zhì)量不佳或者價(jià)格過高。其次，當(dāng)招標(biāo)流程或定價(jià)體系缺乏合理性，可能會(huì)給供應(yīng)商提供不公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，進(jìn)而影響到物資的質(zhì)量和價(jià)格。此外，授權(quán)流程未遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程，可能會(huì)給供應(yīng)商留下漏洞，讓他們有了欺詐的機(jī)會(huì)。因此，一旦在供應(yīng)商的挑選和采購方法選擇上存在問題時(shí)，這些因素都有可能導(dǎo)致購入的物資品質(zhì)不佳且價(jià)格過高，甚至可能面臨舞弊或欺詐的風(fēng)險(xiǎn)。這些問題不僅會(huì)影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還可能對(duì)企業(yè)的聲譽(yù)和信譽(yù)造成嚴(yán)重?fù)p害。

（三）采購驗(yàn)收流程不規(guī)范，付款審查不嚴(yán)格

當(dāng)采購驗(yàn)收流程不夠規(guī)范，付款審查不嚴(yán)格時(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致物資和資金的損耗，對(duì)企業(yè)信譽(yù)造成不利影響。

在企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，采購驗(yàn)收是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。如果這個(gè)環(huán)節(jié)不規(guī)范，缺乏嚴(yán)格的流程和標(biāo)準(zhǔn)，就可能導(dǎo)致一系列問題，可能導(dǎo)致企業(yè)采購的物資質(zhì)量不符合要求，并對(duì)公司的生產(chǎn)效率和產(chǎn)品品質(zhì)造成負(fù)面影響；可能導(dǎo)致實(shí)際采購數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量不一致，造成庫存管理混亂，甚至可能影響到企業(yè)的正常生產(chǎn)。

付款審核是企業(yè)財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要職責(zé)，其主要目的是確保企業(yè)資金的安全和合規(guī)性。如果付款審核不嚴(yán)格，就可能存在資金損失的風(fēng)險(xiǎn)，例如：在未經(jīng)授權(quán)人員許可獲取企業(yè)支付信息并嘗試欺詐支付的情況下，如果付款審核不嚴(yán)謹(jǐn)，不能有效進(jìn)行阻止，將可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失。此外，付款審核的不嚴(yán)謹(jǐn)還可能引發(fā)企業(yè)違反合同條款或相關(guān)法規(guī)，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)信用受損。

二、基于金蝶ERP的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

采購業(yè)務(wù)在企業(yè)運(yùn)營(yíng)的過程中地位至關(guān)重要，伴隨著生產(chǎn)中斷或資源浪費(fèi)和購買質(zhì)劣價(jià)高物資的風(fēng)險(xiǎn)，也面臨著舞弊或欺詐，以及物資和資金損失等多重風(fēng)險(xiǎn)。因此，公司在采購業(yè)務(wù)中建立健全內(nèi)部控制系統(tǒng)尤為重要。金蝶ERP的應(yīng)付模塊為企業(yè)完善內(nèi)部控制提供了極大的幫助。該模塊從采購訂單-收料-入庫-發(fā)票-應(yīng)付單-付款單-付款-賬務(wù)處理的業(yè)財(cái)流程對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制。

（一）需求和采購計(jì)劃的編制

制定采購計(jì)劃編制制度，以規(guī)范公司的采購行為，確保采購計(jì)劃的合理性與科學(xué)性。這一制度規(guī)定了采購計(jì)劃編制的詳細(xì)流程，明確了責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等要素，從而確保了采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。通過這一制度的實(shí)施，可以更加規(guī)范地管理公司的采購業(yè)務(wù)，避免不必要的浪費(fèi)和損失。公司依據(jù)具體發(fā)展目標(biāo)，考慮現(xiàn)有庫存和在途物資情況，科學(xué)地安排采購計(jì)劃。通過合理配置資源，可以防止采購過量或不足，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃得到有效執(zhí)行。采購計(jì)劃應(yīng)被整合進(jìn)年度經(jīng)營(yíng)預(yù)算管理中，并在獲得批準(zhǔn)后，作為公司的嚴(yán)格指令執(zhí)行。

生產(chǎn)部根據(jù)年度經(jīng)營(yíng)預(yù)算和公司現(xiàn)有庫存結(jié)構(gòu)、數(shù)量、資金周轉(zhuǎn)能力等，對(duì)主要物資擬定全年（或階段性）采購及供應(yīng)計(jì)劃，精確而迅速地制定需求計(jì)劃。在制定需求計(jì)劃的過程中，需要遵循公平公正的原則，不得明示或暗示地指派特定的供應(yīng)商。這一規(guī)定確保了采購計(jì)劃的公正性和透明度，避免產(chǎn)生不正當(dāng)?shù)睦骊P(guān)系。采購部門通過細(xì)致的管理，確保庫存維持在最佳狀態(tài)，避免過多的積壓和浪費(fèi)。進(jìn)口配套件、國內(nèi)緊缺配套件等因供貨周期長(zhǎng)，通常按年編制計(jì)劃，物資每半年訂購一次，每?jī)稍逻M(jìn)行一次補(bǔ)充或調(diào)整。對(duì)于具有獨(dú)家代理權(quán)、專有技術(shù)或?qū)＠奶厥猱a(chǎn)品，必須提供相關(guān)的獨(dú)家或?qū)＠C明文件，這些文件在經(jīng)過專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)的深入討論之后，應(yīng)提交至相應(yīng)的授權(quán)審批機(jī)構(gòu)或個(gè)人進(jìn)行正式的審核批準(zhǔn)，以確保特殊產(chǎn)品的采購符合相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，保證該采購行為的合法性和合規(guī)性。

（二）請(qǐng)購和采購

建立健全的采購申請(qǐng)制度，根據(jù)需要采購物資或所需勞務(wù)的種類，指定負(fù)責(zé)管理的部門，并授權(quán)它們進(jìn)行請(qǐng)購操作，同時(shí)明確規(guī)定相關(guān)部門或個(gè)人的職責(zé)和權(quán)限以及請(qǐng)購流程的具體細(xì)節(jié)。

生產(chǎn)部、質(zhì)量部、運(yùn)營(yíng)部或研發(fā)部等部門依據(jù)采購需求，結(jié)合實(shí)際庫存量、安全庫存量原材料采購周期等數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中編制采購申請(qǐng)單。

采購申請(qǐng)單中寫明采購物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期等信息，由部門負(fù)責(zé)人審批。在處理預(yù)算內(nèi)的采購項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵循預(yù)算安排并按計(jì)劃進(jìn)行請(qǐng)購，同時(shí)依據(jù)市場(chǎng)狀況提出恰當(dāng)?shù)牟少徤暾?qǐng)。這些部門需根據(jù)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)及時(shí)提出合理的采購要求，同時(shí)密切關(guān)注預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目的實(shí)施情況。對(duì)于超出預(yù)算或非預(yù)算內(nèi)的采購項(xiàng)目，首先應(yīng)執(zhí)行預(yù)算調(diào)整流程，經(jīng)授權(quán)部門或個(gè)人審批之后，方可辦理請(qǐng)購手續(xù)。

在審查采購申請(qǐng)過程中，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)特別檢查申請(qǐng)的準(zhǔn)確性和完整性，確保其符合生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)需求和采購計(jì)劃，以及是否處于預(yù)算之內(nèi)，對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)都進(jìn)行嚴(yán)格審查，以確保采購申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于不遵循規(guī)定的采購請(qǐng)求，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指示請(qǐng)購部門修改其請(qǐng)求內(nèi)容或直接駁回申請(qǐng)。

（三）供應(yīng)商的選擇

設(shè)立細(xì)致的供應(yīng)商評(píng)價(jià)和入圍機(jī)制。通過審核供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽(yù)，比如通過對(duì)供應(yīng)商考察，確定符合條件的供應(yīng)商名錄。對(duì)于增加新的供應(yīng)商、擴(kuò)展現(xiàn)有供應(yīng)商提供的服務(wù)或更改供應(yīng)物資目錄，采購部門應(yīng)根據(jù)需求提出申請(qǐng)，經(jīng)過規(guī)定的審批環(huán)節(jié)和程序批準(zhǔn)之后，納入供應(yīng)商清單和管理信息系統(tǒng)。采購部門按照公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)錄取的原則，有效預(yù)防欺詐風(fēng)險(xiǎn)，確認(rèn)供應(yīng)商，并與其簽署質(zhì)量保障協(xié)議。在確定的供應(yīng)商、采購模式和采購價(jià)格的基礎(chǔ)上，制定采購合同，對(duì)合同的條款進(jìn)行詳細(xì)的說明。根據(jù)授權(quán)，確定雙方的權(quán)利義務(wù)及違約責(zé)任。對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)的物資的質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間，以及他們的信用、運(yùn)營(yíng)情況等，進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和評(píng)估。

在最終評(píng)估結(jié)果的基礎(chǔ)上，制定出一份供應(yīng)商的淘汰與替換清單，建立合格供應(yīng)商目錄，經(jīng)過核準(zhǔn)之后，合理地挑選并調(diào)整供應(yīng)商，并將相關(guān)的信息錄入到供應(yīng)商的管理系統(tǒng)中。在金蝶ERP中，可以借助供應(yīng)商列表快速地新增和維護(hù)對(duì)應(yīng)供應(yīng)商的各種基本信息，如財(cái)務(wù)信息、組織信息等。

（四）采購價(jià)格定價(jià)

設(shè)立有效的采購價(jià)格體系，運(yùn)用多樣化的策略如議價(jià)采購、投標(biāo)程序、比較定價(jià)等，合理設(shè)定購買成本。針對(duì)那些標(biāo)準(zhǔn)化水平較高、需求規(guī)劃明確、價(jià)格比較穩(wěn)定的物資，通過公開且具有競(jìng)爭(zhēng)性的方式，如投標(biāo)和集體協(xié)商，來簽訂統(tǒng)一合同。構(gòu)建一個(gè)采購數(shù)據(jù)系統(tǒng)，持續(xù)進(jìn)行關(guān)鍵物資的市場(chǎng)供應(yīng)和需求情況以及價(jià)格動(dòng)態(tài)的行情分析，確保這些信息的有效應(yīng)用。在金蝶ERP中，可以通過采購價(jià)目表來維護(hù)物料的采購價(jià)格，并對(duì)采購訂單進(jìn)行控制。當(dāng)采購訂單的采購物料單價(jià)超過或低于價(jià)目表單價(jià)上限或下限時(shí)，生成不了采購訂單，需要經(jīng)過有權(quán)限的人員審批后才能繼續(xù)進(jìn)行后續(xù)的步驟。

（五）采購框架協(xié)議和采購合同

在簽定統(tǒng)一合同之前，對(duì)潛在供應(yīng)商的企業(yè)資質(zhì)和信譽(yù)度進(jìn)行徹底的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)。采用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制來執(zhí)行統(tǒng)一合同，確保供應(yīng)商擁有足夠的合同履行能力。購銷協(xié)議的簽訂應(yīng)通過恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)和必要的審核流程，保證合同條件的準(zhǔn)確性、明確性和完整性，確認(rèn)對(duì)方擁有簽署資格和履約能力。協(xié)議中對(duì)于重要物資驗(yàn)收量與協(xié)議規(guī)定量之間的允許差異作出一致性規(guī)定。

（六）驗(yàn)收入庫

遵循《倉庫管理制度》，并嚴(yán)格執(zhí)行入庫檢驗(yàn)手續(xù)，經(jīng)檢驗(yàn)不合格（或數(shù)量、型號(hào)、規(guī)格不相符）的物資不得入庫；對(duì)個(gè)別檢驗(yàn)指標(biāo)不合要求，但不影響產(chǎn)品質(zhì)量的，需讓步接收的，必須走“不合格品處置”相關(guān)程序，嚴(yán)把入庫質(zhì)量關(guān)。當(dāng)采購物資驗(yàn)收不合格時(shí)，由質(zhì)檢部直接在檢驗(yàn)報(bào)告上寫出處置結(jié)論，采購經(jīng)辦人員在退換貨處理的同時(shí)，通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，供應(yīng)商需要給出產(chǎn)品不合格的原因分析、改進(jìn)措施以及糾正預(yù)防的辦法等書面報(bào)告。當(dāng)出現(xiàn)較嚴(yán)重質(zhì)量問題時(shí)，由質(zhì)檢部組織相關(guān)部門編寫質(zhì)量異常評(píng)審單，填寫處理意見并簽字。對(duì)不合格品的處理意見可為三種：拒收，由采購部處理退貨；換貨，由供應(yīng)商重新提供一批生產(chǎn)物資；挑貨，由倉庫或供應(yīng)商挑出合格商品進(jìn)行接收。對(duì)于需進(jìn)行索賠的，由質(zhì)檢部填寫索賠通知單，寫明不合格物料名稱、批號(hào)、供貨單位、不合格原因以及索賠明細(xì)等信息，由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)處理。對(duì)于檢驗(yàn)合格的物資，倉儲(chǔ)人員應(yīng)填寫入庫單據(jù)，蓋上物資接收章，登記物資賬目，并及時(shí)將入庫單據(jù)輸入金蝶ERP系統(tǒng)。

（七）付款

采購付款分批結(jié)、月結(jié)或按合同（協(xié)議）約定付款三類，原則上由經(jīng)辦人填寫付款通知單，并附采購合同（協(xié)議）、送貨清單、入庫驗(yàn)收單和稅務(wù)發(fā)票等憑據(jù)。付款通知單由經(jīng)辦人發(fā)起申請(qǐng)，經(jīng)部門經(jīng)理審批、分管副總審批、財(cái)務(wù)審核和董事長(zhǎng)（或總經(jīng)理）審批后，出納根據(jù)付款通知單付款。單筆付款金額超過5萬元的，必須由董事長(zhǎng)（或總經(jīng)理）審批付款。開票前，需與供應(yīng)商對(duì)賬，賬目一致，才可開票。付款審批權(quán)限清晰、明確，在款項(xiàng)支付之前，確保已完成必要的審核流程，經(jīng)辦人員和審批人員在辦理付款過程中，只有在采購預(yù)算、購銷合同及相關(guān)單據(jù)和審批流程經(jīng)過嚴(yán)格核查且無誤后，才能辦理付款事宜。支付過程中，應(yīng)嚴(yán)格檢驗(yàn)采購發(fā)票及其他票據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性和有效性，以決定是否支付該筆采購款項(xiàng)。若企業(yè)在采購過程的控制和追蹤中發(fā)現(xiàn)任何異常情況，應(yīng)拒絕向供應(yīng)商付款，并采取措施避免資金損失和信譽(yù)受損。財(cái)務(wù)部按合同規(guī)定的付款方式進(jìn)行支付，并謹(jǐn)防因支付方式的不當(dāng)而產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)。

采購部定期與供應(yīng)商核對(duì)往來款項(xiàng)，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，定期追蹤核查，發(fā)現(xiàn)疑問及時(shí)采取措施。財(cái)務(wù)部及時(shí)維護(hù)好采購流程中的所有記錄，保證財(cái)務(wù)記賬、采購文檔及倉庫記錄之間的一致性。公司指定專人通過函證等方式，定期向供應(yīng)商發(fā)送對(duì)賬請(qǐng)求，以核實(shí)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等財(cái)務(wù)往來，對(duì)于供應(yīng)商提出的任何異議，需要及時(shí)調(diào)查原委，并在獲得授權(quán)管理部門或人員的同意之后，進(jìn)行必要的調(diào)整。

三、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制關(guān)鍵控制點(diǎn)的思考

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制關(guān)鍵控制點(diǎn)為：是否已明確請(qǐng)購，對(duì)于審查、采購、接收、支付和采購后的評(píng)估等各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和審批權(quán)力的確定，建立價(jià)格監(jiān)控體系；采購業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中，避免多頭采購或分散采購，降低采購成本；采購業(yè)務(wù)人員是否定期進(jìn)行崗位輪換；重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，是否組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，同時(shí)進(jìn)行集體決策和審批。

（作者單位：浙江力聚熱能裝備股份有限公司）