共享服務(wù)中心對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的支持研究

劉書云

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的繁榮發(fā)展，傳統(tǒng)的分散式財(cái)務(wù)管理模式在成本、效率、資源配置等方面存在著顯著的問題，尤其是隨著企業(yè)項(xiàng)目的增多和設(shè)計(jì)范圍逐漸擴(kuò)大，更加需要完善、科學(xué)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)體系對(duì)相關(guān)管理工作進(jìn)行加持。共享服務(wù)中心的產(chǎn)生是一種新的財(cái)務(wù)管理模式，通過統(tǒng)一的財(cái)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)管理，可以大大簡(jiǎn)化企業(yè)的財(cái)務(wù)流程并幫助企業(yè)做出更好的決策。本文通過對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行概述，分析了其積極作用和可能為企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)，并給出了相應(yīng)的對(duì)策，以供參考。

國(guó)家經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展推動(dòng)了城市化建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)于企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)范圍和規(guī)模也起到了很大的推動(dòng)作用。為了響應(yīng)國(guó)家對(duì)于高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展的號(hào)召，企業(yè)應(yīng)該充分利用數(shù)字技術(shù)和信息系統(tǒng)，為現(xiàn)有管理體系賦能。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心秉承現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展管理理念，將傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)集中化、規(guī)范化。然而作為一種新事物，企業(yè)如何在現(xiàn)有資源和能力背景下將共享服務(wù)中心的積極作用充分發(fā)揮，并降低其帶來的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，值得企業(yè)和相關(guān)管理人員深刻思考。

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心概述

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是指一個(gè)專門負(fù)責(zé)集中化處理企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，并提供相關(guān)服務(wù)的機(jī)構(gòu)。其主要以提高企業(yè)效益和降低成本為目標(biāo)。在該共享服務(wù)中心中，企業(yè)可以集中處理各種財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，包括資金管理、會(huì)計(jì)及報(bào)告、稅務(wù)管理、采購(gòu)付款和收款、合同管理等。通過統(tǒng)一的財(cái)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)管理，可以大大簡(jiǎn)化企業(yè)的財(cái)務(wù)流程，提高工作效率，降低錯(cuò)誤率，并且可以降低人力成本、軟件和硬件設(shè)施成本。該中心還可以為企業(yè)提供更高質(zhì)量的財(cái)務(wù)服務(wù)，包括財(cái)務(wù)分析、行業(yè)比較和預(yù)算規(guī)劃等。通過使用最新的技術(shù)和工具，該中心可以提供準(zhǔn)確、可靠和及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)做出更好的決策。

共享服務(wù)中心對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管控的影響

降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本 企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)中需要處理大量的財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，例如采購(gòu)付款、資金管理、會(huì)計(jì)報(bào)告、稅務(wù)管理等。如果每個(gè)部門都獨(dú)立處理這些業(yè)務(wù)，則會(huì)造成信息孤島，重復(fù)工作，增加出錯(cuò)的概率，而且每個(gè)部門還需要維護(hù)自己的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，這將導(dǎo)致企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本不斷增加。但如果采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，可以極大地優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部流程，從而降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。此外財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以集中采購(gòu)和協(xié)調(diào)供應(yīng)商付款，降低企業(yè)采購(gòu)成本。這是因?yàn)樨?cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以利用大量采購(gòu)數(shù)量來談判更低的價(jià)格，并通過優(yōu)化付款流程和時(shí)間來優(yōu)化現(xiàn)金流，從而大大降低企業(yè)的采購(gòu)成本，減少整體運(yùn)營(yíng)成本。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以共享財(cái)務(wù)軟件和硬件資源以更加集中地維護(hù)和更新軟件和硬件，從而減少企業(yè)內(nèi)部IT支出。

提升企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制能力 共享服務(wù)中心可以標(biāo)準(zhǔn)化企業(yè)內(nèi)部各部門的業(yè)務(wù)流程，從而降低錯(cuò)誤和風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率。例如，共享服務(wù)中心可以建立統(tǒng)一的票據(jù)管理流程，規(guī)范化財(cái)務(wù)收支業(yè)務(wù)流程，避免因?yàn)椴块T操作不規(guī)范而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，運(yùn)用該系統(tǒng)可以集中管理企業(yè)內(nèi)部各部門的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和流程的標(biāo)準(zhǔn)化，從而更好地控制企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)可以在收支管理方面建立預(yù)算和核算制度，實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)的收支情況，從而更好地掌握企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。與此同時(shí)提高流程標(biāo)準(zhǔn)化和集中化管理，提高企業(yè)的效率，從而降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用共享服務(wù)中心可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)業(yè)務(wù)部門的核算和報(bào)表制度的自動(dòng)化處理，避免人為因素造成的誤差和風(fēng)險(xiǎn)。

有助于企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)內(nèi)部的一種中心化機(jī)構(gòu)，通過整合企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)資源和流程進(jìn)行統(tǒng)一管理，并向各部門提供財(cái)務(wù)服務(wù)和支持。當(dāng)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，可以通過優(yōu)化資源配置和標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高企業(yè)的效率，從而降低成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力。例如，企業(yè)共享服務(wù)中心可以建立統(tǒng)一的票據(jù)管理流程，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，避免了重復(fù)操作和人員誤差。還可以集中管理企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)流程，從而更好地掌握企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，做出準(zhǔn)確的決策。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以提高企業(yè)的財(cái)務(wù)透明度，向各部門提供財(cái)務(wù)信息和支持，幫助管理層更好地了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，做出準(zhǔn)確的決策。具體而言，共享服務(wù)中心可以建立財(cái)務(wù)報(bào)表制度，實(shí)時(shí)更新企業(yè)財(cái)務(wù)情況，方便管理層掌握企業(yè)整體狀況，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)的業(yè)務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，從而提升客戶滿意度，增強(qiáng)企業(yè)品牌形象。

企業(yè)運(yùn)用共享服務(wù)中心的現(xiàn)存風(fēng)險(xiǎn)

人員流動(dòng)性較強(qiáng) 首先，共享服務(wù)中心需要團(tuán)隊(duì)成員具備高水平的技能和專業(yè)知識(shí)，但是這類人才在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力較強(qiáng)，很可能會(huì)被其他企業(yè)挖走。如果共享服務(wù)中心中的人員經(jīng)常變動(dòng)，那么企業(yè)將不得不面對(duì)成本的增加和效率的下降。其次，共享服務(wù)中心的技術(shù)人員往往擁有關(guān)鍵的知識(shí)和信息，如果經(jīng)常流動(dòng)，很可能會(huì)給企業(yè)帶來重大的損失。例如，共享服務(wù)中心中的人員可能會(huì)泄露企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，或者不恰當(dāng)?shù)靥幚砥髽I(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)陷入法律風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)需要時(shí)刻保持對(duì)共享服務(wù)中心的管理，以確保人員的流動(dòng)不會(huì)對(duì)流程和質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面影響，因此對(duì)企業(yè)現(xiàn)有管理體系和管理流程提出了重大挑戰(zhàn)。

組織結(jié)構(gòu)變更頻繁 企業(yè)在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)，需要對(duì)其組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和規(guī)劃。然而，這種設(shè)計(jì)往往是根據(jù)當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求和組織狀況來制定的，而隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和組織的改變，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)也可能會(huì)發(fā)生變化。這種變化可能是積極的，也可能是消極的。頻繁的組織結(jié)構(gòu)變化可能會(huì)導(dǎo)致服務(wù)水平和質(zhì)量的波動(dòng)，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)的不穩(wěn)定性和不確定性，從而影響服務(wù)的質(zhì)量和效率。這種變化的頻繁發(fā)生還可能會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與企業(yè)其他部門的協(xié)調(diào)和溝通難度加大，與其他部門的協(xié)調(diào)和溝通不暢，從而影響整個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)和效率。

工作流程變更風(fēng)險(xiǎn)較大 共享信息系統(tǒng)會(huì)對(duì)原有的工作流程和業(yè)務(wù)模式產(chǎn)生一定的影響，尤其是在初期的使用過程中，可能會(huì)引發(fā)一系列的變更。一方面，共享信息系統(tǒng)會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的信息流動(dòng)模式、信息處理方式及其他相關(guān)工作流程產(chǎn)生影響。由于共享信息系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)和信息集中管理，因此需要對(duì)原有的信息處理方式進(jìn)行調(diào)整，從而適應(yīng)新的信息系統(tǒng)的特點(diǎn)。這樣一來，企業(yè)的信息處理效率會(huì)得到提高，但同時(shí)也會(huì)對(duì)原有的工作流程產(chǎn)生影響，可能需要重新劃定各部門的職責(zé)和工作流程。另一方面，共享信息系統(tǒng)的運(yùn)用還會(huì)對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)安全和保護(hù)帶來挑戰(zhàn)。共享信息系統(tǒng)能夠方便地共享信息，但同時(shí)也可能會(huì)面臨數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)安全等風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)需要加強(qiáng)信息安全管理，確保信息的安全，密切關(guān)注相關(guān)變更，并及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，以確保企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)阻力較大 企業(yè)內(nèi)部不可避免地存在著一定的慣性。許多員工已經(jīng)習(xí)慣了老的工作方式，新模式往往需要重新學(xué)習(xí)和適應(yīng)，需要消耗時(shí)間和精力。而且企業(yè)文化和管理模式也對(duì)改變產(chǎn)生抵制，甚至是反感。此外，共享服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)的建設(shè)需要大量投入，包括人力、物力、財(cái)力等方面的資源，這對(duì)于有些公司來說難以負(fù)擔(dān)。同時(shí)，企業(yè)要考慮到新系統(tǒng)的維護(hù)與更新，需要不斷地投資和支持，才能將共享服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)成為企業(yè)發(fā)展的重要支撐系統(tǒng)。

針對(duì)性風(fēng)險(xiǎn)管控措施

優(yōu)化人員配置，加大人才支持力度 企業(yè)運(yùn)用共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)管理工作需要大量的財(cái)會(huì)人員來支持，因此，企業(yè)需要加大對(duì)財(cái)務(wù)人員的引進(jìn)力度，招攬更多具有特殊技能的專業(yè)人才，以提高財(cái)務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量。與此同時(shí)，不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平和技能，以適應(yīng)不斷變化的市場(chǎng)需求和業(yè)務(wù)模式，進(jìn)一步提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)可以考慮引入專業(yè)的財(cái)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)或咨詢公司，以支持企業(yè)在財(cái)務(wù)管理方面的工作。這些團(tuán)隊(duì)擁有專業(yè)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，可以協(xié)助企業(yè)優(yōu)化財(cái)務(wù)流程，提高財(cái)務(wù)管理的效率和質(zhì)量。

加強(qiáng)部門溝通協(xié)作，發(fā)揮共享服務(wù)中心協(xié)同作用 企業(yè)可以制定溝通機(jī)制和流程，明確溝通的渠道和對(duì)象，并規(guī)定溝通的內(nèi)容和方式，以加強(qiáng)各部門之間的溝通和協(xié)作。在企業(yè)文化方面可以建立協(xié)作文化，鼓勵(lì)員工之間互相合作，分享信息和資源，以實(shí)現(xiàn)協(xié)同作用，提升工作效率和質(zhì)量。借助共享服務(wù)中心的統(tǒng)籌效應(yīng)和賦能屬性，將財(cái)務(wù)管理相關(guān)的工作集中管理，提高數(shù)據(jù)和信息的共享度，減少信息孤島現(xiàn)象，并提供更高效的服務(wù)支持。與之相適應(yīng)的，企業(yè)可以建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，將不同部門的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行整合，提供財(cái)務(wù)管理工作需要的數(shù)據(jù)支持，減少數(shù)據(jù)冗余和重復(fù)工作，提高數(shù)據(jù)利用率。通過以上措施，企業(yè)可以加強(qiáng)部門溝通協(xié)作，發(fā)揮共享服務(wù)中心協(xié)同作用，提高財(cái)務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展提供有力支持。

關(guān)注工作流程重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)流程再造 關(guān)于工作流程重點(diǎn)的把握上，企業(yè)應(yīng)該逐一分析工作流程，找出問題環(huán)節(jié)，通過工作流程圖等方式清晰地了解流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，找出影響效率和質(zhì)量的問題點(diǎn)。進(jìn)一步地，相關(guān)部門和負(fù)責(zé)人員需要制定清晰的流程目標(biāo)，例如縮短流程周期、提高效率、減少錯(cuò)誤等，然后依據(jù)目標(biāo)制定再造方案。企業(yè)可以將流程中一些重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化的工作交由共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)，如采購(gòu)管理、財(cái)務(wù)報(bào)表制作等，以減輕分支機(jī)構(gòu)的工作負(fù)擔(dān)。最重要的一點(diǎn)，共享服務(wù)中心需要實(shí)現(xiàn)信息化管理，建立相關(guān)的信息化平臺(tái)，包括財(cái)務(wù)管理軟件、采購(gòu)管理軟件、數(shù)據(jù)分析軟件等，以支持流程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過以上措施，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)工作流程重點(diǎn)的關(guān)注和再造，進(jìn)而促進(jìn)共享服務(wù)中心對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的更好支持，提高效率、降低成本、提高服務(wù)水平。

健全信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，做好新舊內(nèi)容對(duì)接 企業(yè)要健全信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，首先需要確定平臺(tái)的需求和目標(biāo)，明確其所承載的內(nèi)容和職責(zé)，然后設(shè)計(jì)出相應(yīng)的架構(gòu)和功能模塊，建立數(shù)據(jù)交換和協(xié)同辦公機(jī)制，確保信息流通和安全性。在新舊內(nèi)容對(duì)接方面，組織應(yīng)該制定清晰的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移計(jì)劃，明確數(shù)據(jù)來源、格式和內(nèi)容，確定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的時(shí)間、方式和目標(biāo)。對(duì)老數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔整理，把重要的數(shù)據(jù)優(yōu)先轉(zhuǎn)移，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)對(duì)于重復(fù)性的老數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和去重，避免重復(fù)占用存儲(chǔ)空間。對(duì)新數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，建立良好的數(shù)據(jù)分類和命名規(guī)范，方便數(shù)據(jù)的管理和檢索。在系統(tǒng)平臺(tái)上建立數(shù)據(jù)集成和對(duì)接的機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸和同步更新。采用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式和接口，確保數(shù)據(jù)的可讀性和互通性。與此同時(shí)，制定完善的培訓(xùn)計(jì)劃，讓員工熟悉新系統(tǒng)的操作和功能，提高其信息化應(yīng)用水平。同時(shí)定期進(jìn)行技術(shù)更新和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。

綜合上述分析闡述，隨著現(xiàn)代數(shù)字和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，共享服務(wù)中心對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的支持和優(yōu)化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。這一過程在很大程度上提高了企業(yè)的管理水平和財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率，有助于優(yōu)化現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)和降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)組織整體戰(zhàn)略目標(biāo)提供方向。企業(yè)應(yīng)該充分發(fā)揮該途徑的積極作用，在最大程度上降低企業(yè)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)中心為企業(yè)財(cái)務(wù)管理甚至是其他管理活動(dòng)賦能的目標(biāo)。

（作者單位：徐州市交通控股集團(tuán)有限公司）