新形勢下非學歷教育培訓檔案管理探析

摘 要：非學歷教育培訓是培育專業(yè)人才的一種教育方式，在此項培訓工作開展時，往往涉及較多的檔案管理內容。檔案管理作為非學歷教育培訓的一項重要工作內容，要求非學歷教育培訓機構必須明確此項工作的重要性，并且，能夠了解此項工作當前面臨的發(fā)展困境，在新形勢下探索非學歷教育培訓檔案管理工作的有效路徑，從而推動其有效開展。文章分析了非學歷教育培訓檔案管理開展的必要性及其面臨的發(fā)展困境，制定了非學歷教育培訓檔案管理的有效路徑，從而促進非學歷教育培訓檔案管理工作穩(wěn)定開展。

關鍵詞：新形勢；非學歷教育培訓；檔案管理

所謂“非學歷教育”是指在教育完成之后不予以發(fā)放文憑的一種教育培訓模式，目的在于對學員的專業(yè)理論、專業(yè)技能和綜合素質的全面提升。這種教育模式與學歷教育是相對存在的，也是學歷教育的一種關鍵補充。在當前新形勢背景下，非學歷教育培訓已然成為國家開展教育事業(yè)的重要一環(huán)，為了使非學歷教育得以順利開展，不僅要關注非學歷教育的舉辦，還要重視與非學歷教育培訓相關的工作。其中，檔案管理便是非學歷教育培訓相關工作的關鍵內容，做好檔案管理工作不僅體現檔案管理部門的重要責任，也是為非學歷教育培訓機構有效開展具體工作的重要依據，對培訓機構的發(fā)展以及各項決策的制定提供引導。但從當前非學歷教育培訓檔案管理開展的實況來看，其面臨著重重困境，如缺乏檔案管理意識、缺乏完善的制度和信息化水平不高等。因此，本文重點分析非學歷教育培訓檔案管理面臨的困境，探討其具體的發(fā)展路徑。

一、新形勢下非學歷教育培訓檔案管理開展的必要性

1.有利于推動非學歷教育培訓機構發(fā)展

非學歷教育培訓檔案管理的主要對象是在培訓開展過程中所有相關檔案資料，包含學生教育檔案、培訓機構辦學檔案等。這些檔案是對非學歷教育培訓機構發(fā)展歷程的見證，也包含了機構開展教學的創(chuàng)新方法和技術。隨著我國對非學歷教育培訓的不斷重視，此類機構在開展辦學過程中仍會不斷向前發(fā)展，借助檔案可以為培訓機構的發(fā)展提供數據信息資料支持。同時，也能夠將機構的文化建設信息、教育水平以及管理方式記錄歸檔，對機構今后文化發(fā)展、教學水平的提升以及管理方式的創(chuàng)新均可發(fā)揮重要的作用，從而有利于推動非學歷教育培訓機構的持續(xù)發(fā)展。

2.符合新形勢下非學歷教育培訓開展的需求

現階段，科學技術在不斷革新發(fā)展，新形勢下的非學歷教育培訓檔案管理工作也正不斷朝向數字化、信息化方向發(fā)展，這也是當前非學歷教育培訓事業(yè)不斷發(fā)展的要求，通過開展符合時代要求的檔案管理工作，不僅能夠實現檔案管理工作的與時俱進，還能夠為培訓機構以及教師團體提供更加優(yōu)質的服務，從而滿足非學歷教育培訓開展的實際需求，使培訓機構的教學水平得到持續(xù)提升。

3.可為非學歷教育培訓機構發(fā)展決策提供信息引導

新形勢下，非學歷教育培訓檔案管理獲得信息技術的支持，通過信息技術可以全面收集和整理所有關于非學歷教育培訓的檔案信息，這些教育檔案信息可以為培訓機構開展教育培訓決策、部署提供數據信息支持，尤其是培訓機構在面臨較大的發(fā)展機遇或者是在發(fā)展中的關鍵環(huán)節(jié)，均可以通過檔案精細化管理提供全面有效的信息資料，從而使非學歷教育培訓機構開展各項發(fā)展決策獲得信息引導，還可以為培訓機構開展政策調整提供有效依據。

二、新形勢下非學歷教育培訓檔案管理面臨的發(fā)展困境

從現階段非學歷教育培訓檔案管理實踐開展中可知，在此項工作開展中仍面臨較多的困境，集中體現在檔案管理意識、管理制度以及信息化管理水平等方面，導致此項工作在一定程度上受到制約，并造成非學歷教育培訓機構的發(fā)展以及教育工作的開展深受影響。

1.缺乏檔案管理意識

現階段，學歷教育檔案管理主要體現在高校管理中，此項工作的重要性逐漸被人們所認識。與之相比，人們對非學歷教育培訓檔案管理的重視度比較低，檔案管理人員缺乏檔案管理意識，在管理工作開展時采用的方法單一化和粗放化，檔案管理的各項工作目標不夠明確，未能意識到檔案管理工作對機構教育培訓管理職能產生的重要影響，沒有意識到檔案管理對培訓機構發(fā)展以及教育質量提升方面產生的直接作用。非學歷教育培訓檔案管理工作在流程和內容方面必須做到細致、嚴謹。但從當前非學歷教育培訓機構開展的教育培訓實踐來看，多數教職工并未高度重視檔案管理工作，認為此項工作只是對機構內部開展各項事務的記錄，與教育培訓工作相比并不重要，導致檔案管理意識嚴重缺乏。還有某些教職工認為檔案管理并非教育培訓管理的職能，認為檔案管理屬于獨立、低級的工作，只要將相關信息資料保存好便可完成工作任務，不具備技術性，這些教職工對檔案管理的錯誤認識，導致非學歷教育培訓檔案管理工作的開展面臨著困境。

2.缺乏完善的制度

檔案管理制度是開展檔案管理工作的基礎，若要做好檔案管理工作，必須先要完善檔案管理制度。當前，非學歷教育培訓機構檔案管理人員的意識比較薄弱，之所以出現這種情況主要是因為管理制度不完善所致，檔案管理人員在專業(yè)水平和素質方面存在參差不齊的現象，導致檔案管理能力和水平存在高低之分，但究其本質而言，主要是因非學歷教育培訓機構對于檔案管理缺乏足夠的重視，并未針對此項工作制定完善的管理制度，致使制度上的疏漏引發(fā)管理工作上的不足和漏洞問題。同時，缺乏必要的激勵機制也導致檔案管理工作過于消極，這對非學歷教育培訓檔案管理工作實踐創(chuàng)新發(fā)展產生了限制影響。在開展日常工作過程中，檔案管理人員時常會依照自身經驗和個人習慣完成檔案管理相關工作，在開展以老帶新工作時，并未將檔案管理方法予以完善，且傳承工作也表現較差，很多新入職員工需要通過開展檔案管理工作實踐，以長期摸索的方式積累經驗，導致新職工在適應工作環(huán)境和內容方面耗費了很多時間和精力，在檔案管理工作效果方面也不夠理想，工作進展更未能取得突破。因此，在此類機構開展檔案管理工作時，應采取必要的工作指導和培訓，以有效提升檔案管理人員的檔案管理能力和專業(yè)素質。此外，從當前檔案管理工作人員的結構來看，在非學歷教育培訓機構中從事檔案管理的工作人員大多為老教職工，這些教職工一般已經退居二線，在檔案管理思想方面比較守舊，不會利用一些新技術、新方法開展檔案管理工作，仍采用傳統(tǒng)的管理方法，導致信息技術在非學歷教育培訓檔案管理工作中應用推廣比較遲緩，并造成新的制度未能得以落實，說明此類機構在檔案管理監(jiān)管和培訓制度方面仍需要進一步完善。

3.檔案管理的信息化水平不高

在新形勢下，非學歷教育培訓檔案管理工作步入了信息化、數字化時代，因此，培訓機構應該重視教育培訓檔案管理在形式、方法和內容上的轉變，積極運用信息技術、互聯(lián)網技術等先進技術，實現教育檔案管理的智能化、信息化以及數字化。但從現階段培訓機構開展的教育檔案管理工作來看，因檔案管理人員缺乏管理意識，檔案管理制度存在不完善的問題，檔案管理人員的專業(yè)素質與能力水平存在明顯不足，檔案信息化管理能力也普遍偏低。并且，大部分老教職工在管理思想和方法方面偏于傳統(tǒng)，造成當前先進的信息技術、互聯(lián)網技術等未能在實際工作中推廣應用，導致檔案管理信息化水平不高。此外，因培訓機構缺乏對檔案管理工作的重視，在基礎設施建設以及資金投入方面存在不足，尤其是用于檔案管理的專業(yè)軟件配置、基礎設備設施等方面，是培訓機構開展教育檔案管理的短板，這些情況均會對檔案管理的信息化水平產生不利影響，從而導致非學歷教育培訓檔案管理工作的質效受到影響。

三、新形勢下制定非學歷教育培訓檔案管理的有效路徑

1.加強對教育檔案管理工作的重視

培訓機構若要提升檔案管理工作的效果，必須提升對此項工作的重視度，檔案管理實現信息化是當前教育檔案管理的主要發(fā)展方向，實現檔案信息化管理不僅能夠提升教育檔案管理的安全性，還可以提升檔案管理的兼容性和開闊性，可有效提升教育檔案管理的質效，促進教育培訓檔案管理工作順利開展。因此，針對檔案管理工作而言，必須先提升檔案管理人員的認知，明確檔案管理的重要性，還要堅持“效率優(yōu)先，安全方便”的原則，必須以快捷、高效的管理方式開展教育檔案管理工作，通過科學的方式分配檔案管理任務，充分利用培訓機構擁有的人力、財力以及物力等資源，使資源的利用效率得以提升，從而實現教育檔案管理信息化目標。此外，非學歷教育培訓機構在開展檔案管理工作時，還需要結合自身實況，將檔案管理工作向信息化、智能化和數字化方向發(fā)展，從而借助信息技術優(yōu)勢推動教育檔案管理工作不斷完善。

2.持續(xù)完善教育檔案管理制度

若要提升非學歷教育培訓機構檔案管理的質量，必須完善檔案管理相關制度，并且，非學歷教育培訓機構開展檔案信息化管理也需要制度層面的支持，因此，必須持續(xù)完善教育檔案管理制度，將此項工作作為重點內容。隨著科學技術的持續(xù)發(fā)展，在完善教育檔案管理制度時，將教育檔案管理信息化內容融入制度內容，形成與當前新形勢相符的全新教育檔案管理制度。在全新的制度內容中，需要將實現教育檔案管理信息化作為目標，并從檔案信息化管理方式、信息化收集手段、信息化所需技術、設備設施以及配備信息管理人員等方面作出規(guī)定和要求。在制度落實方面，要求檔案管理人員必須嚴格按照制度規(guī)定，通過多樣化信息采集方式開展檔案信息采集工作，通過互聯(lián)網技術高效傳輸教育檔案信息，確保教育檔案信息的收集和傳輸效率、規(guī)范化得以全面提升。培訓機構開展各類培訓業(yè)務時需要具備規(guī)范化培訓流程，制訂培訓計劃，保證培訓對象、培訓內容和培訓流程的相關信息資料均達到相關要求，還要將管理人員的簽名和資料等信息掃描上傳，以便于后期管理和歸檔。基礎設備設施方面，必須加強設備設施投入，教育檔案管理相較于學生檔案以及其他類型的檔案管理更加復雜、特殊，應做到規(guī)范管理設備設施使用，既要提升軟硬件的使用水平，又要確保教育檔案信息管理的安全性。通過完善教育檔案管理工作制度，使教育檔案管理能夠依規(guī)依章辦事，推動教育檔案管理實現信息化，促進非學歷教育培訓機構快速發(fā)展。

3.持續(xù)提升檔案管理信息化水平

由于教育檔案管理工作具有較強的復雜性和特殊性，通過實現教育檔案管理信息化，可以有效解決檔案管理工作中出現的復雜問題，并且，能夠提升教育檔案管理的信息化水平，順應時代新趨勢，對非學歷教育培訓機構的發(fā)展意義重大。因此，在提升檔案管理意識以及完善制度的基礎上，開展教育檔案管理信息化建設，以此提升檔案管理信息化水平。首先，在檔案采集和整理歸類方面，可以借助大數據技術全面采集檔案信息。對培訓信息、培訓內容和過程、個人資料以及影像資料等檔案信息，必須做好分類整理工作，并建立各類別的數據庫標簽，開展分類歸檔，存儲數據庫。紙質檔案可以采取掃描、輸入等方法將其轉化為電子檔案，并將轉化后的電子檔案上傳，從而便于管理。在分類歸檔時，可以結合培訓機構的實際需要分類歸檔。例如，對檔案內容有要求的培訓機構，可以按照檔案的內容分類歸檔，如分為學生檔案、教學檔案和管理檔案等。也可以按照檔案的形式分類歸檔，如影像資料、文字資料和照片資料等。分類歸檔時要建立統(tǒng)一標準，便于目錄庫的建設，進而方便日后檢索使用；其次，應構建目錄庫。借助互聯(lián)網技術、信息技術等手段完成教育檔案歸類后的統(tǒng)一目錄庫，按照類別編碼所有的檔案，并按照檔案記錄的具體內容設立二級編碼，從而支持檔案的快速查詢；最后，做好檔案數據的備份和讀取。由于教育檔案管理信息化主要是借助互聯(lián)網技術、大數據技術和云計算技術等開展工作，相關的軟硬件和設備設施均需要電力資源予以支撐，若突然出現斷電，而檔案信息并未保存，將會出現數據丟失，或因管理人員操作失誤，電腦系統(tǒng)運行出錯，又或是黑客入侵等均容易造成檔案信息丟失、文件損壞等問題。因此，檔案管理人員必須重視教育檔案的備份工作，可以備份至云空間，確保教育檔案的安全。

四、結論

綜上所述，在信息技術廣泛應用的新形勢下，非學歷教育培訓檔案管理工作面臨著變革，在變革過程中必須向規(guī)范化、信息化方向發(fā)展，相關機構和單位必須不斷提升教育檔案管理的信息化水平，強化教育檔案管理意識，完善教育檔案管理制度，化解當前教育檔案管理面臨的重重困境，更好地服務非學歷教育培訓工作。

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（作者單位：菏澤市教育事業(yè)發(fā)展中心）

作者簡介：魏亞南（1990—），女，漢族，山東單縣人，碩士研究生，檔案館員，研究方向：教育檔案、檔案管理。