醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化管理的對(duì)策研究

摘 要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越重視管理的重要性，醫(yī)院辦公室管理是醫(yī)院管理中非常重要的內(nèi)容。醫(yī)院開展檔案規(guī)范化建設(shè)更有助于推動(dòng)醫(yī)院全面發(fā)展，也是助力醫(yī)院發(fā)展的動(dòng)力。正因?yàn)槿绱?，大部分醫(yī)院將關(guān)注的焦點(diǎn)轉(zhuǎn)移到辦公室檔案管理的優(yōu)化工作中，從提升管理人員的素質(zhì)出發(fā)，優(yōu)化辦公室檔案管理制度，提高辦公室管理效率。雖然有部分醫(yī)院辦公室管理有了很大的進(jìn)步，然而，在實(shí)際工作當(dāng)中依舊存在著各種問題還需完善。在管理過(guò)程中需要深入分析并提出解決策略，不斷優(yōu)化辦公室內(nèi)部管理制度。文章從多角度出發(fā)，闡述辦公室檔案管理的概念，探究辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)的意義和重要性，分析醫(yī)院辦公室檔案管理建設(shè)的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，希望能對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理工作的開展提供支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；辦公室檔案管理；規(guī)范化；對(duì)策研究

一、醫(yī)院開展辦公室檔案管理工作的概念

醫(yī)院檔案管理工作主要是將醫(yī)院在管理過(guò)程中所產(chǎn)生的各種文件，如電子文件以及紙質(zhì)文件保管。醫(yī)院檔案包含了多種資料，還有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展歷程的相關(guān)內(nèi)容，保存了大量的資料，給醫(yī)學(xué)研究提供了真憑實(shí)據(jù)。在相應(yīng)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn) ，醫(yī)院檔案還包括大量文件資料以及整個(gè)醫(yī)院發(fā)展歷史的資料，在醫(yī)院的日常工作活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案。為此，醫(yī)院在日常的管理過(guò)程中，需要對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容細(xì)化，優(yōu)化檔案管理的工作內(nèi)容，確保檔案工作有序開展。

二、醫(yī)院開展辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)

1.檔案管理設(shè)備升級(jí)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理形式越來(lái)越完善，醫(yī)院在辦公室檔案管理過(guò)程中不再僅限于傳統(tǒng)紙質(zhì)化，甚至開始引用攝像機(jī)的形式做好記錄。比如，醫(yī)院在召開會(huì)議時(shí)會(huì)采用速記法，有專業(yè)的錄速師來(lái)記錄會(huì)議的相應(yīng)內(nèi)容，并將所有的會(huì)議內(nèi)容整理成冊(cè)，更有助于后期保存。

2.檔案內(nèi)容呈現(xiàn)多樣化

醫(yī)院檔案管理涉及多方面，具體分為三種形式。首先，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容，醫(yī)院在日常管理過(guò)程中的紙質(zhì)資料，比如培訓(xùn)手冊(cè)、管理制度等文書。其次，醫(yī)患之間的檔案，此類檔案內(nèi)容涉及醫(yī)療糾紛事件，由于在對(duì)患者救治過(guò)程中，難免會(huì)跟醫(yī)院產(chǎn)生沖突，此時(shí)會(huì)產(chǎn)生更多的事件資料，醫(yī)院檔案部門必須保存這些資料，以便后續(xù)事件的處理。最后，醫(yī)院人員的人事檔案資料，涉及醫(yī)院內(nèi)部員工的入職、晉升和離職等相應(yīng)的資料管理。

3.檔案管理相對(duì)集中

醫(yī)院辦公室在對(duì)所有的檔案資料實(shí)行管理時(shí)相對(duì)集中，需要將醫(yī)院所有的檔案做好儲(chǔ)存工作，有助于醫(yī)院后期對(duì)檔案管理的開展，尤其是在檔案后續(xù)管理中能夠快速地找出。除此之外，只有將醫(yī)院檔案集中管理才能更好地保證檔案更加的完整并提升醫(yī)院檔案使用效果。

三、醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化管理的意義

如今，辦公室檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。一方面，能有效提升醫(yī)院的管理品質(zhì)和效率，提高醫(yī)院的管理水平，還原歷史的真實(shí)性；另一方面，辦公室檔案管理工作有助于提高醫(yī)院檔案管理的能力，對(duì)提升和促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展有著重要的影響。辦公室檔案管理的質(zhì)量在一定程度上決定單位領(lǐng)導(dǎo)是否了解本單位整體運(yùn)營(yíng)情況，并能夠及時(shí)調(diào)整運(yùn)營(yíng)策略。因此，應(yīng)積極推動(dòng)檔案規(guī)范化管理，不但能夠推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，還有助于提升醫(yī)院市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著積極的作用。

四、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

1.有助于提高醫(yī)院管理水平

醫(yī)院開展辦公室檔案管理，能夠?qū)︶t(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)以及人事等資料做好記錄和保存的工作。通過(guò)完善醫(yī)院辦公室檔案管理制度，對(duì)于提高辦公室管理效率有著非常重要的作用。醫(yī)院檔案管理涉及多個(gè)部門、多項(xiàng)管理內(nèi)容和多項(xiàng)工作事件的登記和存檔，工作人員需要提供相應(yīng)的依據(jù)。特別是涉及醫(yī)院就診患者的就醫(yī)記錄，必須做好相應(yīng)的登記。在醫(yī)院與其他單位展開交流以及合作時(shí)，還可以讓合作單位快速找到相應(yīng)的檔案資料，節(jié)約不必要的查詢搜索，提高合作單位的工作效率。因此，醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)，不僅能提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，強(qiáng)化醫(yī)院的管理水平，更有助于推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。

2.有利于豐富醫(yī)院檔案管理的方式

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，為人們各項(xiàng)工作開展提供了便利，特別是在醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程中，應(yīng)用信息技術(shù)整理和保存檔案資料，不僅能夠優(yōu)化辦公室檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容，還能夠完善檔案管理模式。信息技術(shù)的使用，能夠?yàn)闄n案管理工作的開展提供技術(shù)支持，規(guī)范醫(yī)院辦公室檔案管理的流程，更加詳細(xì)劃分檔案信息，對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)行分類，方便人們隨時(shí)查找檔案信息。同時(shí)，信息技術(shù)能夠強(qiáng)化各個(gè)部門之間的交流和互動(dòng)，提高辦公室檔案管理資源的使用效率。此外，信息技術(shù)的使用為檔案管理人員節(jié)約了大量的資料整理時(shí)間，減輕了工作人員的工作壓力，有助于提升工作效率。

3.提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

隨著人們將目光關(guān)注到醫(yī)院辦公室檔案管理中，人們?cè)絹?lái)越重視對(duì)以往資料的研究，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供支持。因此，在醫(yī)院辦公室檔案管理人員選擇上，應(yīng)盡量選擇品行端正的人，這是保證醫(yī)院檔案管理工作有序開展的重要前提，醫(yī)院會(huì)定期對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)管理，能夠優(yōu)化辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)提高檔案管理的工作效率有著積極的作用，也能在無(wú)形中提升管理人員的綜合素養(yǎng)。

五、醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)狀分析

醫(yī)院辦公室檔案管理最基礎(chǔ)的工作是將醫(yī)院以及患者就診的相關(guān)資料整理并匯總，能夠更好地記錄并保存醫(yī)院與患者的各類信息。目前，我國(guó)很多醫(yī)院檔案管理機(jī)制建設(shè)并不完善，甚至還會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。

1.缺少檔案管理專業(yè)的人才

在文獻(xiàn)研究中，可以發(fā)現(xiàn)我國(guó)醫(yī)院辦公室檔案管理中還存在著各種各樣的問題，而這些問題的存在，對(duì)管理工作的開展有很大的影響，主要原因是醫(yī)院缺乏相應(yīng)的管理人才，管理人員對(duì)規(guī)章制度和檔案管理的流程并不清晰，使檔案管理相關(guān)規(guī)章制度成為擺設(shè)。

2.重視檔案收集，忽視檔案管理

在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，有的醫(yī)院對(duì)患者的病歷資料展開收集和保存，只是為了應(yīng)付檢查而臨時(shí)整理成紙質(zhì)文件，忽視了檔案對(duì)患者以及醫(yī)院的重要性。所以，在實(shí)際管理過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該設(shè)置專門的病歷檔案室，配備相應(yīng)的檔案管理人員，對(duì)患者以及醫(yī)院相關(guān)資料分門別類地管理和保存，有助于后期對(duì)病患各項(xiàng)資料的查詢。總之，醫(yī)院不僅要重視檔案資料的收集和保存，還應(yīng)該對(duì)醫(yī)院檔案有專業(yè)的管理方式，后期管理工作也要監(jiān)管到位，不能掉以輕心。

3.醫(yī)院檔案管理制度不健全

醫(yī)院作為我國(guó)基礎(chǔ)性的建設(shè)單位，與民生問題息息相關(guān)，因此，醫(yī)院是一個(gè)特殊場(chǎng)所，醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中類型較多。目前，醫(yī)院檔案管理的形式各種各樣，保留時(shí)間也特別長(zhǎng)。然而，很多醫(yī)院在檔案管理方面并沒有細(xì)化，也缺乏管理辦法，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理機(jī)制不完善，影響醫(yī)院管理制度的落實(shí)。

4.對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

醫(yī)院辦公室檔案管理工作核心在于收集醫(yī)院所有的重要信息資料，因此，要從工作人員的思想認(rèn)知角度出發(fā)，提高其重視度。從當(dāng)前醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，醫(yī)院檔案管理工作依舊存在各種各樣的問題，有些工作人員不是檔案管理專業(yè)，沒有接受專業(yè)化培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知度不高，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室檔案管理工作依舊存在各種各樣的問題亟須解決。

六、醫(yī)院開展辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)的具體策略

1.增強(qiáng)辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平，最重要的是以檔案管理人才為基礎(chǔ)，從根本上提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，檔案管理隊(duì)伍應(yīng)以專業(yè)型人才和高素質(zhì)人才為基礎(chǔ)。還要特別重視和加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在開展相應(yīng)的培訓(xùn)之后，要有針對(duì)性地對(duì)管理人員實(shí)施考核，以此來(lái)強(qiáng)化管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備。與此同時(shí)，醫(yī)院也要重視管理人員對(duì)于法律法規(guī)的認(rèn)知，不斷強(qiáng)化管理人員的責(zé)任，通過(guò)思想教育的形式來(lái)提升檔案管理人員的思想高度，使其管理能力得以提升，并定期做好醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化。

2.加強(qiáng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理建設(shè)

醫(yī)院在開展辦公室檔案管理過(guò)程中，大多以紙質(zhì)化文件來(lái)保存。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理逐步引進(jìn)信息技術(shù)的管理方式，更加重視信息技術(shù)所帶來(lái)的便利。在醫(yī)院檔案管理工作中，通常會(huì)運(yùn)用到信息技術(shù)以及信息軟件，對(duì)資料加工和分析，在這個(gè)過(guò)程中很容易忽視紙質(zhì)材料的分類和保存。為了提高醫(yī)院辦公室檔案管理的專業(yè)化水平，需要從多個(gè)角度出發(fā)來(lái)強(qiáng)化紙質(zhì)材料的管理，如建立一套完善的管理機(jī)制，規(guī)范管理人員的工作內(nèi)容和范圍。在醫(yī)院開展辦公室檔案管理工作的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)涉及紙質(zhì)材料如何保存和分類。為此，醫(yī)院辦公室檔案管理人員需要結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院的實(shí)際情況，做好紙質(zhì)資料的收集整理和分類，適時(shí)對(duì)保存環(huán)境消毒和清潔，保證紙質(zhì)檔案資料不會(huì)受保存環(huán)境的影響。除此之外，需要對(duì)檔案管理室做好空氣和清潔工作，并防止由于光線問題影響紙質(zhì)材料的保存。

3.制定完善的醫(yī)院檔案管理機(jī)制

隨著醫(yī)院各項(xiàng)管理制度不斷完善，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)越來(lái)越重視辦公室檔案管理工作，這對(duì)醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展有著積極的作用。因此，醫(yī)院在檔案管理規(guī)范化建設(shè)的過(guò)程中，需要建立一套完善的管理機(jī)制，以此來(lái)強(qiáng)化醫(yī)院檔案的管理力度。在制定規(guī)章制度時(shí)，最重要的是對(duì)檔案實(shí)行分類和歸檔，通過(guò)細(xì)分管理機(jī)制為今后辦公室檔案管理人員開展管理工作提供更多的指導(dǎo)性意見。為了更好地規(guī)范醫(yī)院辦公室檔案管理工作，還需要建立完善的考核機(jī)制，細(xì)分辦公室檔案管理人員的工作內(nèi)容，提供更加全面的人員管理制度。以某醫(yī)院為例，為了真正保證醫(yī)院管理制度得以落實(shí)，醫(yī)院辦公室和各個(gè)科室共同制定規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度。在此基礎(chǔ)上，還要定期做好醫(yī)院管理規(guī)范化建設(shè)、明確檔案管理的歸檔要求，由此提高醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的水平。

4.運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理理念

在醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程中，通過(guò)引入先進(jìn)的管理理念，推動(dòng)醫(yī)院管理工作得以落實(shí)，這也是提升醫(yī)院檔案管理的重要基礎(chǔ)，更有助于醫(yī)院辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化開展。當(dāng)前，醫(yī)院辦公室紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠減少醫(yī)院紙質(zhì)材料管理的空間，還可以優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，發(fā)揮醫(yī)院檔案室的管理作用，能夠提高檔案資料的利用效率。為了充分運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)，醫(yī)院必須為檔案管理工作提供相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)以及掃描設(shè)備等，有助于保證醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。除此之外 ，醫(yī)院辦公室在對(duì)電子類檔案開展整理和分類過(guò)程中很容易出現(xiàn)信息被泄露的問題。所以，要重視信息安全措施，如安裝防毒軟件，也可以用認(rèn)證形式或者防火墻，從根源上保護(hù)資料不被泄露。在醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中，要做好檔案信息化的安全管理，維護(hù)好醫(yī)務(wù)人員以及患者的個(gè)人隱私，有助于推動(dòng)醫(yī)院的全面發(fā)展。

5.運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段

首先，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，需要依靠信息化設(shè)備設(shè)施開展管理。為了從根本上做好醫(yī)院辦公室檔案管理，需要加強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案管理制度建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，引進(jìn)先進(jìn)的辦公室檔案管理設(shè)備設(shè)施；其次，需要加強(qiáng)檔案管理信息化水平。特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的趨勢(shì)下，醫(yī)院辦公室檔案管理需要更多的支持，需要不斷普及各項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用，積極采用現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)。

七、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)醫(yī)療體系的不斷發(fā)展和完善，各大醫(yī)院越來(lái)越重視檔案管理工作。建立一套完善的管理機(jī)制，是調(diào)動(dòng)醫(yī)院檔案管理人員積極性的重要措施。除此之外，醫(yī)院要及時(shí)對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，這是強(qiáng)化管理人員專業(yè)能力的重要途徑。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)的運(yùn)用為檔案管理提供更多可能性，隨之而來(lái)的信息被泄露的問題也成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)，醫(yī)院要堅(jiān)持安全管理的原則，完善醫(yī)院的檔案管理制度，優(yōu)化管理形式，以推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作有序開展。

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（作者單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：潘宜興（1988—）男，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。