數(shù)字科技在中職學校檔案管理中的應用探究

摘 要：數(shù)字技術在職業(yè)學校檔案管理中的應用面臨著基礎設備設施落后、信息共享有限和專業(yè)人才短缺等挑戰(zhàn)。要解決這些問題，需要采取升級硬件、培養(yǎng)信息共享文化、有針對性地培訓和協(xié)作平臺培養(yǎng)專業(yè)人才等戰(zhàn)略性措施，并通過投資基礎設備設施、加強合作及賦予員工相關專業(yè)知識，職業(yè)學校可以為高效、創(chuàng)新的檔案管理鋪平道路，確保教育環(huán)境與技術進步保持一致。

關鍵詞：數(shù)字科技；中職學校；檔案管理

在職業(yè)教育領域，數(shù)字技術與學校檔案管理的整合徹底改變了行政管理流程。數(shù)字化平臺簡化了記錄保存，實現(xiàn)了學生數(shù)據(jù)的高效存儲、檢索和分析。這些進步使曾經以紙質為中心的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化，促進了對學生檔案的快速訪問，提高了準確性，并加強了利益相關者之間的溝通。數(shù)字化解決方案不僅優(yōu)化了行政工作流程，還使職業(yè)院校能夠迅速適應不斷變化的教育需求，營造一個更加靈活、反應更快的學習環(huán)境。

一、數(shù)字科技在中職學校檔案管理中的應用概述

數(shù)字技術深刻改變了職業(yè)學校的檔案管理，從紙質檔案數(shù)字化到實施強大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和專業(yè)軟件等一系列應用。通過數(shù)字化技術，學生檔案和行政文件的存儲、組織和訪問變得更加便捷。此外，數(shù)據(jù)分析和云平臺的整合進一步加強了對這些信息的管理和利用，促進了知情決策過程。此外，采用數(shù)字檔案不僅能確保高效保存和記錄，還能支持教育者、管理者和學生之間的協(xié)作，在職業(yè)院校內形成一個更加互聯(lián)和精簡的教育生態(tài)系統(tǒng)。數(shù)字科技在中職學校檔案管理中的應用是一個重要的發(fā)展方向。隨著信息技術的迅速發(fā)展，數(shù)字科技已成為改善和優(yōu)化檔案管理工作的重要工具。在中職學校檔案管理中，數(shù)字科技主要表現(xiàn)為數(shù)字化存儲、智能檢索、電子檔案系統(tǒng)的構建以及云存儲等方面。數(shù)字化存儲極大地提高了檔案資料的保存效率和安全性。傳統(tǒng)的紙質檔案容易受潮、損壞，而數(shù)字化檔案則可以長期保存，且易于復制和備份。通過掃描、錄入等方式，將紙質檔案轉換為電子格式，不僅節(jié)省了空間，還方便了檔案的管理和利用。智能檢索系統(tǒng)的應用使得檔案查詢更為快捷方便。在龐大的檔案數(shù)據(jù)庫中，利用關鍵詞搜索、分類瀏覽等功能，用戶可以迅速找到所需資料。這種智能化的檢索方式大大提高了工作效率，減少了人力資源的消耗。電子檔案系統(tǒng)的建立是數(shù)字科技在檔案管理中的重要應用。這一系統(tǒng)不僅包括檔案的數(shù)字化存儲和檢索，還包括檔案的整理、編目和歸檔等一系列工作流程。通過這樣的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案管理的標準化、規(guī)范化，提高管理的專業(yè)水平。云存儲技術的使用為檔案管理提供了新的解決方案。通過將檔案資料存儲在云端，不僅可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠程訪問和共享，還能提高數(shù)據(jù)的安全性。云存儲的靈活性和擴展性使得檔案管理更加高效和現(xiàn)代化。數(shù)字科技在中職學校檔案管理中的應用具有明顯的優(yōu)勢，它不僅提高了工作效率，還提升了檔案管理的質量。隨著技術的不斷進步，未來數(shù)字科技在檔案管理領域的應用將更加廣泛和深入。

二、數(shù)字科技在中職學校檔案管理中應用面臨的問題

1.技術更新緩慢

由于職業(yè)學校的基礎設備設施陳舊，技術更新往往面臨障礙。與現(xiàn)代數(shù)字技術缺乏兼容性的舊系統(tǒng)、硬件和軟件阻礙了高效檔案管理解決方案的整合。這些過時的系統(tǒng)不支持簡化數(shù)據(jù)存儲、檢索和分析所需的升級或功能，學校不愿意或沒有能力投資新的基礎設備設施，會阻礙實施更靈活、更有效的數(shù)字檔案系統(tǒng)。此外，缺乏用于技術升級的資金也進一步加劇了這一挑戰(zhàn)，限制了學校跟上快速發(fā)展的技術步伐的能力。與此同時，教職員工或管理人員對管理模式創(chuàng)新的抵觸情緒也會嚴重阻礙技術更新，對新數(shù)字工具的憂慮或不熟悉往往導致其不愿采用更新的檔案管理系統(tǒng)。此外，讓相關人員熟悉新技術的培訓計劃不足也進一步加劇了這一問題。缺乏使用更新系統(tǒng)的全面培訓會造成巨大的障礙，導致對檔案管理的技術利用不足或實施不當。由于缺乏接受技術變革的準備，導致在職業(yè)學校檔案管理中采用數(shù)字化解決方案的步伐緩慢。除此之外，預算限制是職業(yè)學校檔案管理技術更新的一大挑戰(zhàn)。用于技術改進的資金分配與其他各種教育需求相競爭，有限的預算導致對加強檔案管理系統(tǒng)所需新技術的投資不足或推遲。因此，學校會優(yōu)先考慮眼前的需求，而不是長期的技術進步，加上預算審批的周期性往往拉長了新技術的采購過程，導致數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的更新或升級速度緩慢，進一步阻礙了技術的及時更新。

2.缺乏信息共享

缺乏信息共享往往會導致職業(yè)學校內部數(shù)據(jù)訪問的孤島化。不同部門或個人會將數(shù)據(jù)存儲在孤立的系統(tǒng)或格式中，從而在需要時難以獲取全面的信息。這種缺乏整合的情況導致效率低下，由于多個利益相關者保存著不同的檔案，造成數(shù)據(jù)重復和不一致。因此，工作人員在獲取全面的學生檔案時遇到困難，阻礙了知情決策和合作努力。由于無法共享相關信息，導致集體解決問題和制定戰(zhàn)略規(guī)劃的潛力受到抑制。此外，還阻礙了各部門之間的實時溝通，妨礙了關鍵信息的及時交流，缺乏一個有凝聚力的信息共享框架，降低了數(shù)字檔案管理在促進職業(yè)學校人員之間順暢交流的有效性。缺乏有效的信息共享會導致檔案信息檢索效率低下。當數(shù)據(jù)分散在不同的系統(tǒng)中或沒有以標準化方式訪問時，檢索特定檔案就會變得費時費力。教育工作者或管理人員會花費過多時間搜索相關信息，影響工作效率，延誤決策進程。數(shù)據(jù)存儲格式的不一致或索引的不充分也會妨礙數(shù)字檔案系統(tǒng)搜索功能的有效性，低效的信息檢索不僅妨礙了日常運作，也影響了為學生提供服務和支持的及時性。

3.學校不重視

學校在檔案管理中不優(yōu)先考慮數(shù)字技術，相關資源分配有限，包括用于技術升級的預算撥款不足或提供的必要基礎設備設施和工具不足，限制了檔案管理工作中采用和實施強大的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設，資源不足也阻礙了開發(fā)和維護數(shù)字檔案解決方案所需的現(xiàn)代軟件、硬件的購置以及專業(yè)人才引進。學校在檔案管理中不重視應用數(shù)字技術，培訓和宣傳計劃的缺乏或不足，導致教師、行政人員等缺乏有效利用數(shù)字檔案系統(tǒng)的必要技能。此外，缺乏強調數(shù)字技術在檔案管理中的好處和意義的宣傳計劃，會使人們普遍低估數(shù)字技術對提高效率、數(shù)據(jù)安全和可訪問性的潛在影響。缺乏持續(xù)的培訓和宣傳活動，會使技術在檔案管理中的潛在效益長期得不到開發(fā)。學校不愿意或抵制技術變革，阻力往往源于根深蒂固的文化規(guī)范、行政惰性或對未知的恐懼。當教育機構因抵制變革而固守傳統(tǒng)的紙質檔案系統(tǒng)時，就會阻礙采用更高效、更現(xiàn)代的數(shù)字解決方案的進程。學校要克服在檔案管理中采用數(shù)字技術的惰性，就必須克服文化障礙，培養(yǎng)重視創(chuàng)新和技術進步的文化。

4.缺乏硬件設備設施

職業(yè)學校檔案管理工作缺乏足夠的硬件基礎設備設施，其往往使用過時或較落后的硬件，如過時的計算機、有限的存儲設備或無法兼容現(xiàn)代數(shù)字檔案系統(tǒng)的設備設施。硬件的短缺或陳舊無法匹配數(shù)字檔案管理系統(tǒng)所必需的應用軟件的安裝和有效運行，導致檔案管理工作面臨處理速度緩慢、系統(tǒng)經常崩潰或存儲受限等問題，嚴重阻礙了有效存儲、訪問和管理數(shù)字檔案的工作開展。職業(yè)學校檔案管理工作缺乏網(wǎng)絡硬件，包括路由器、交換機或電纜不足，導致連接不暢和網(wǎng)絡擁塞，阻礙了檔案數(shù)據(jù)無縫傳輸，影響了數(shù)字檔案的及時檢索或上傳。除此之外，一些職業(yè)學校缺乏足夠數(shù)量的設備設施，如電腦、平板電腦、打印機、掃描儀或其他移動設備，無法提供給教師、管理人員和學生訪問數(shù)字檔案，阻礙了在日常工作中利用數(shù)字檔案的效率和效果。

5.缺乏專業(yè)人才

目前，職業(yè)學校在實施檔案管理數(shù)字技術方面的專業(yè)知識不足。教育機構缺乏具備數(shù)字檔案系統(tǒng)、軟件應用或數(shù)據(jù)庫管理專業(yè)技能和知識的人員。由于缺乏精通選擇、實施和維護數(shù)字檔案解決方案的人員，導致在設置和配置階段面臨挑戰(zhàn)。專業(yè)知識的匱乏阻礙了數(shù)字檔案系統(tǒng)的整合，也限制了學校充分利用先進技術實現(xiàn)高效檔案管理的能力。與此同時，職業(yè)學校數(shù)字檔案系統(tǒng)的技術支持和故障排除能力有限。職業(yè)學?？赡苋狈ń鉀Q系統(tǒng)問題、提供用戶支持以及排除數(shù)字檔案平臺技術故障的專職技術人員，這一缺陷造成在解決系統(tǒng)故障、軟件錯誤或用戶詢問方面的延誤，影響了數(shù)字檔案系統(tǒng)的使用效率和效果。由于缺乏能夠及時提供技術支持的專業(yè)人員，因此，影響了檔案管理數(shù)字技術的應用。此外，檔案管理工作落后也凸顯了職業(yè)學校專業(yè)人才的不足。職業(yè)學校往往不能提供全面的培訓計劃，使員工掌握利用數(shù)字檔案系統(tǒng)的必要技能，缺乏持續(xù)的技能發(fā)展機會、研討會或認證計劃，限制了員工適應不斷發(fā)展的技術和利用數(shù)字檔案平臺先進功能的能力。缺乏持續(xù)培訓造成了技能差距，阻礙了學校優(yōu)化數(shù)字技術以實現(xiàn)高效檔案管理的能力。

三、數(shù)字技術在中職學校檔案管理中的應用對策

1.及時更新技術

定期升級可確保學校的技術基礎設施與當前的行業(yè)標準保持一致，促進先進檔案管理方案順利整合。與此同時，中職學?？梢灾朴喨娴呐嘤栍媱?。這些計劃應針對所有利益相關者，包括管理人員、教師和輔助人員，確保每個人都精通利用最新數(shù)字工具實施檔案管理。培訓計劃不僅要涵蓋技術方面，還要強調更新系統(tǒng)的好處和實際應用。通過開展持續(xù)教育和培訓班可以最大限度地減少檔案管理人員對變革的抵觸情緒，提高工作人員有效利用技術的熟練程度。除此之外，合理的預算分配在確保及時更新檔案管理技術方面發(fā)揮著關鍵作用。學校必須為技術更新劃撥專項資金，將其視為長期規(guī)劃的組成部分。制定合理的預算，既要滿足當前的業(yè)務需求，又要兼顧未來的技術升級，這一點至關重要。同時，與技術提供商建立伙伴關系，可以最大限度地發(fā)揮所分配資金的作用。通過在預算中優(yōu)先考慮技術更新，職業(yè)學?？梢愿喜粩喟l(fā)展的技術步伐，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。

2.加強信息共享

一般而言，職業(yè)學?？梢越⒅醒霐?shù)據(jù)儲存庫。該數(shù)據(jù)庫應整合各種系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，將學生檔案、行政管理信息等整合到統(tǒng)一的平臺上。通過集中檔案數(shù)據(jù)，職業(yè)學?？梢匀媪私鈱W生信息，使教師和管理者能夠高效獲取全面、最新的信息記錄。與此同時，職業(yè)學?？梢圆渴饏f(xié)作平臺和通信工具，以提供共享工作空間、論壇和實時信息等功能，鼓勵合作和交流見解。此外，將這些平臺與中央存儲庫整合在一起，還能為簡化溝通和知識共享營造一個具有凝聚力的環(huán)境。職業(yè)學?？梢詫嵤n案管理標準化和人員全面培訓計劃，為數(shù)據(jù)錄入、存儲和檢索制定明確的指導原則，確保各部門開展檔案管理的一致性。培訓計劃不僅應關注數(shù)字檔案系統(tǒng)的技術方面，還應強調有效共享信息的重要性。員工了解信息共享和正確使用協(xié)作工具的益處，促進他們轉變觀念，優(yōu)先考慮在職業(yè)學校環(huán)境中實行透明、高效的數(shù)據(jù)交換。

3.加強學校的重視程度

中職院?？梢约訌婎A算分配和資源規(guī)劃。學校需要優(yōu)先為技術升級提供資金，確保專門為數(shù)字檔案系統(tǒng)分配充足的資源。通過指定一部分預算用于技術更新，該款項不僅應包括硬件和軟件的購置，還應包括數(shù)字檔案管理專業(yè)人員的聘用或培訓，從而為技術進步奠定堅實的基礎。中職院?？梢詫嵤┤娴呐嘤柡托麄骰顒?。學校應制訂科學的培訓計劃，讓教職員工了解數(shù)字檔案系統(tǒng)的好處、功能和正確使用方法，使其熟練掌握相關技術，充分體現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)廣泛的優(yōu)勢，如簡化工作流程、加強數(shù)據(jù)安全和提高可訪問性。同時，積極開展數(shù)字技術對檔案管理積極影響的宣傳活動，可以在職業(yè)學校中培養(yǎng)重視和積極應用先進技術的氛圍。學校領導、行政人員和部門負責人在倡導技術進步方面起著至關重要的作用，他們要積極促進將數(shù)字解決方案納入檔案管理實踐。通過闡明數(shù)字檔案系統(tǒng)的好處、設定明確的目標并以身作則，領導層可以推動重視創(chuàng)新和技術進步的轉變，創(chuàng)造一個鼓勵實驗、學習和適應新技術的工作環(huán)境。

4.改善硬件設備設施

硬件基礎設備設施的升級和擴展是提高職業(yè)學校檔案管理效率的基礎，職業(yè)院校需要投資現(xiàn)代化的硬件設備設施，如計算機、服務器、存儲設備和網(wǎng)絡設備。將過時的系統(tǒng)升級為處理能力更強、存儲容量更大、連接性更好的系統(tǒng)，可以大大提高數(shù)字檔案系統(tǒng)的性能和可靠性。擴大硬件基礎設施可以確保職業(yè)學校擁有先進的工具，以支持高效檔案管理所必需的軟件應用程序。與此同時，職業(yè)院校要積極利用信息技術、數(shù)字技術，改善網(wǎng)絡基礎設備設施和連通性至關重要，這就需要升級網(wǎng)絡硬件，提高帶寬容量，并實施強大的連接方案，如升級路由器、交換機和布線，減輕網(wǎng)絡擁塞，使數(shù)據(jù)傳輸更加順暢，對訪問和管理數(shù)字檔案至關重要。并且，提高網(wǎng)絡的可靠性和速度可確保順暢訪問存檔數(shù)據(jù)，使教師和管理人員能夠高效檢索信息。

5.培育專業(yè)人才

職業(yè)院校可以為檔案工作人員實施量身定制的培訓計劃，應涵蓋一系列技能培訓，包括與檔案系統(tǒng)相關的數(shù)據(jù)庫管理、軟件使用、數(shù)據(jù)分析和網(wǎng)絡安全維護。通過定制培訓課程，滿足職業(yè)學校教職員工和管理人員的具體需求，使其獲得必要的專業(yè)知識，有效地利用數(shù)字檔案系統(tǒng)。培訓班可以側重相關軟件和工具的應用經驗分享，以提高熟練應用檔案管理數(shù)字化技術。職業(yè)院?？梢詾楣ぷ魅藛T提供專業(yè)發(fā)展和認證計劃，鼓勵員工追求與檔案管理技術相關的認證或參與專業(yè)發(fā)展計劃。通過激勵和支持員工獲得相關認證，職業(yè)學?？纱_保擁有一批具備行業(yè)認可資格的專業(yè)人才，以有效開展數(shù)字檔案管理。同時，職業(yè)院?？梢詣?chuàng)建培養(yǎng)協(xié)作和知識共享平臺，創(chuàng)建論壇、在線社區(qū)或協(xié)作空間，讓專業(yè)人員可以交流見解和經驗，從而加強持續(xù)學習。

四、結語

在職業(yè)學校檔案管理中采用數(shù)字技術有望帶來變革性的發(fā)展。通過培養(yǎng)專業(yè)人才、及時更新技術、加強信息共享、改善硬件設備設施，充分利用數(shù)字技術優(yōu)化工作流程、提高數(shù)據(jù)的可訪問性，為師生提供一個更加靈活、反應更快的教育環(huán)境。

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（作者單位：福建省泉州華僑職業(yè)中專學校）

作者簡介：林小娟（1993—）女，漢族，福建泉州人，本科，助理館員，研究方向：檔案及其相關領域。