工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化推進探討

摘 要：隨著信息技術(shù)和數(shù)字化手段的快速發(fā)展，為提高效率、降低成本以及改善服務(wù)質(zhì)量，各行業(yè)都在逐步向信息化邁進，在此背景下，工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理也逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化和信息化的方向，保險行業(yè)不斷發(fā)展，對于工傷保險的需求也在增加，高效管理工傷保險業(yè)務(wù)檔案，包括事故記錄、索賠信息和醫(yī)療資料等，對保險公司的業(yè)務(wù)發(fā)展至關(guān)重要。首先，介紹工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，隨后分析工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性和必然性。在此基礎(chǔ)上，提出一些具體措施，如深化工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化認知、促進工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理模式信息化轉(zhuǎn)變、工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化制度完善以及不斷提升工作人員綜合素質(zhì)等，為進一步優(yōu)化工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理水平、促進相關(guān)單位創(chuàng)新發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：工傷保險；檔案管理；信息化；問題；措施

工傷保險是一種社會保險制度，服務(wù)對象是因工作事故或職業(yè)病引起的勞動者，為其在身體受到損害或死亡的情況下提供醫(yī)療、康復(fù)和撫恤等保障，其核心理念是“預(yù)防為主，治療結(jié)合”，即通過加強安全生產(chǎn)管理、提高職業(yè)衛(wèi)生水平等措施，預(yù)防并減少工傷事故的發(fā)生，同時，對于受工傷的勞動者，提供必要的醫(yī)療和撫恤保障。目前，工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理存在著許多問題，如信息化程度低、檔案管理效率低等。信息化管理能夠提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，減少紙質(zhì)文件管理帶來的煩瑣和不便，數(shù)字化檔案能夠更容易地存儲、檢索和共享，有助于快速獲取所需信息，同時，政府對于保險行業(yè)的監(jiān)管日益加強，信息化管理不僅能提高工作效率，還能更好地響應(yīng)政府監(jiān)管和合規(guī)要求，確保業(yè)務(wù)的合法性和規(guī)范性，再加上用戶對于高效、便捷的服務(wù)需求不斷增長，信息化檔案管理可以滿足用戶對快速索取相關(guān)信息的需求，提升客戶服務(wù)的質(zhì)量和效率。因此，提高工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)水平，不僅是現(xiàn)代管理的必然趨勢，也是提高工作效率、保障數(shù)據(jù)安全、提高服務(wù)質(zhì)量、促進信息共享以及推動行業(yè)發(fā)展的重要途徑。

一、工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性和必然性

信息化建設(shè)可以提高工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索，確保工作人員更快速、方便地獲取并處理檔案信息，優(yōu)化業(yè)務(wù)辦理的效率，減少人為錯誤、文件遺失和錯放等問題，提高檔案管理的準(zhǔn)確性。然而，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害意外事件的破壞以及被非法獲取或篡改的概率較高。通過信息化建設(shè)，可以采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理等技術(shù)措施，加強檔案的安全保障，只有授權(quán)人員才能訪問和處理相應(yīng)的檔案信息，提高了工傷保險業(yè)務(wù)檔案的隱私和機密性。通過數(shù)字化檔案的建立，可以實現(xiàn)更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計，為業(yè)務(wù)決策提供科學(xué)依據(jù)的同時，提高業(yè)務(wù)協(xié)同和跨部門合作的便利性，促進工傷保險業(yè)務(wù)的協(xié)同開展和進一步優(yōu)化，借助信息化手段提升管理和服務(wù)水平，確保管理內(nèi)容和管理方式能夠跟上時代發(fā)展步伐。只有通過信息化建設(shè)，工傷保險業(yè)務(wù)檔案才能更好地適應(yīng)社會發(fā)展的需求，提供更高效、便捷的服務(wù)。

二、工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化推進現(xiàn)狀

工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)在一些地區(qū)取得了良好成果，我國許多地方政府和保險機構(gòu)已經(jīng)著手積極推動工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化工作的落實，并取得了成功。比如上海市人社局聯(lián)合保險機構(gòu)和信息技術(shù)企業(yè)，建設(shè)“上海市工傷保險綜合管理平臺”，實現(xiàn)工傷保險檔案管理數(shù)字化和自動化。該平臺通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將工傷保險檔案以電子形式存儲，并提供快速、便捷的檔案查詢和管理功能。企業(yè)和個人可以通過在線申報和查詢系統(tǒng)提交工傷保險申報材料，查詢工傷保險待遇和理賠進度，實現(xiàn)工傷保險業(yè)務(wù)的電子化和透明化；江蘇省人社廳與保險機構(gòu)合作，建設(shè)“江蘇省工傷保險信息管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)了工傷保險檔案的數(shù)字化和集中管理，通過該系統(tǒng)，保險機構(gòu)可以在線錄入、存儲和管理工傷保險檔案信息，并提供快速查詢、統(tǒng)計分析和報表生成等功能。該系統(tǒng)還與其他相關(guān)部門的信息系統(tǒng)有效對接，實現(xiàn)工傷保險信息的共享，提高工傷保險業(yè)務(wù)的效率和準(zhǔn)確性。由此可見，在信息化管理下，工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理進展神速，通過建設(shè)統(tǒng)一的信息平臺、引入先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)工傷保險檔案的電子化存儲和管理，能夠提高工傷保險業(yè)務(wù)的效率和準(zhǔn)確性，并利用在線申報和查詢系統(tǒng)，提供多元化服務(wù)渠道，方便企業(yè)和個人獲取信息。然而，工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化推進仍然面臨一些挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)安全和隱私保護、技術(shù)平臺的互通互聯(lián)等，為此，需要政府、保險機構(gòu)和信息技術(shù)企業(yè)加強合作，制定相關(guān)的政策和標(biāo)準(zhǔn)，加強數(shù)據(jù)安全和隱私保護的技術(shù)手段，建立統(tǒng)一的信息共享平臺，推動工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化的協(xié)同推進。

三、工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.信息在傳遞過程中的完整性和真實性問題

技術(shù)因素是導(dǎo)致信息在傳遞過程中存在完整性和真實性問題的重要原因，在信息傳遞過程中，由于網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)錯誤以及惡意攻擊等原因，經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞和篡改等情況。人為因素是造成信息在傳遞過程中完整性和真實性問題的原因，包括工作人員的錯誤操作、疏忽大意或不當(dāng)行為等，如工作人員在錄入或傳輸傷殘軍帖信息時出現(xiàn)錯誤，將傷殘軍帖與生活護理費、一次性傷殘補助金等內(nèi)容混淆，或者故意刪除傷殘軍帖六個等級中的某些部分、篡改傷殘津貼的報銷標(biāo)準(zhǔn)信息等。此外，管理和監(jiān)督不足也是引發(fā)工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)問題的重要因素，如果缺乏有效的管理和監(jiān)督機制，工作人員沒有足夠的約束和指導(dǎo)，信息傳遞過程中的完整性和真實性便會存在問題，導(dǎo)致工作人員不遵守規(guī)定的流程和操作規(guī)范，缺乏適當(dāng)?shù)募夹g(shù)和安全措施，就會影響信息在傳遞過程中的完整性和真實性，如果系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)沒有足夠的安全性保障措施，容易受到未經(jīng)授權(quán)的訪問，存在數(shù)據(jù)被泄露或被篡改等風(fēng)險，導(dǎo)致信息的丟失、篡改和冒用，降低檔案信息的安全性。

2.原始資料檔案的保管問題

在工傷保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中，存在原始檔案丟失或損壞的情況，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案時，如果沒有嚴格遵守操作規(guī)范和技術(shù)要求，可能會導(dǎo)致原始檔案的丟失或損壞，如在掃描或轉(zhuǎn)錄過程中發(fā)生錯誤操作，導(dǎo)致原始資料無法恢復(fù)或被破壞。在信息化建設(shè)過程中，缺乏明確的政策和規(guī)定，未能妥善保管和管理原始檔案資料，導(dǎo)致檔案的混亂、丟失和濫用，從而影響工傷保險業(yè)務(wù)的正常運行和保障。工作人員在處理和保管原始資料檔案時，如果缺乏足夠的專業(yè)知識和責(zé)任心，可能會出現(xiàn)不當(dāng)處理、錯誤操作和疏忽大意的情況，如原始資料被放置在不安全的環(huán)境中，容易遭到損壞或丟失。

3.工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)問題

在工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中，技術(shù)和管理要求都在不斷優(yōu)化、提升，但是，檔案管理人員缺乏相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機會不足。缺乏持續(xù)的專業(yè)培訓(xùn)和提升機制，導(dǎo)致檔案管理人員難以掌握技術(shù)和管理的發(fā)展趨勢，影響管理人員在信息化建設(shè)中的表現(xiàn)和素質(zhì)提升。檔案管理人員的意識和態(tài)度對自身素質(zhì)提升起到了關(guān)鍵作用，如果缺乏對檔案管理重要性的認識和理解，或者對工作缺乏責(zé)任心和積極性，工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理人員便無法充分發(fā)揮工作效能，對檔案管理工作持漠視、敷衍和不重視的態(tài)度，影響工傷保險檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果。

四、工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化推進途徑

1.深化工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化認知

工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息在參保人執(zhí)行工傷保險時扮演著重要的角色，雖然并未記錄參保人的所有信息，但它是參保人參與工傷保險的主要憑證，為了突出工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范性，國家制定了嚴格的標(biāo)準(zhǔn)，要求工作人員按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，嚴格執(zhí)行檔案管理各項內(nèi)容，包括參保人信息的收集、記錄、整理和存儲以及工傷保險報銷辦理條件，為后續(xù)的工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理做出重要貢獻。比如西安某單位在為員工報銷工傷保險時，相關(guān)工作人員應(yīng)明確掌握工傷保險待遇費用零星報銷辦理條件，了解相關(guān)報銷事項應(yīng)依據(jù)新修訂《工傷保險條例》（國務(wù)院令第586號）、《陜西省實施工傷保險條例辦法》（陜西省人民政府令第97號）以及《西安市工傷保險實施辦法》（西安市人民政府令第23號）的要求嚴格執(zhí)行，報銷對象為在該市參加工傷保險、發(fā)生工傷的職工和已納入基金統(tǒng)籌管理的老工傷人員，辦理條件需滿足工傷職工認定工傷前、駐外和急診發(fā)生的醫(yī)療費用以及符合政策規(guī)定的其他工傷待遇項目。并且，工傷職工正常參保，所在單位足額繳費。傳統(tǒng)的工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理主要依賴紙質(zhì)記錄，為了確保參保人信息的準(zhǔn)確性，工作人員需要詳盡、仔細記錄參保人的信息，但這樣的方式不僅增加了工作人員的工作量，而且加大了后期保管的難度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，參保人的信息變得可數(shù)據(jù)化，工作人員可以利用計算機和信息技術(shù)，收集、整理、核對和保存參保人的信息，使工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理更加信息化和便捷化。相關(guān)工作人員應(yīng)該加深對工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化的認知，不斷運用信息技術(shù)處理工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，提高檔案管理的效率，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，更好地處理工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息，為參保人提供更便捷的服務(wù)。

2.工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理模式信息化轉(zhuǎn)變

目前，我國工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理主要依賴紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)并存的方式，大部分工作人員已經(jīng)認識到信息化對于工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理的重要性，并開始逐步采用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，進一步提高工作效率。為了全面推動工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展進程，相關(guān)部門和工作人員應(yīng)該積極推動檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，管理人員可以運用計算機和轉(zhuǎn)錄設(shè)備，拍攝檔案信息照片或視頻，將檔案信息數(shù)字化錄入，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，并在傳輸檔案信息時，靈活運用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，如相關(guān)單位應(yīng)該構(gòu)建以“公共云”為基礎(chǔ)的工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化應(yīng)用模式，受理工傷認定程序。用人單位應(yīng)在事故發(fā)生之后30天內(nèi)，受傷職工或者其直系親屬、工會組織應(yīng)在事故發(fā)生之后1年內(nèi)，在“公共云”平臺提出工傷認定申請，在經(jīng)過提交材料，受理審查之后，由平臺向管理人員發(fā)出受理通知，經(jīng)過管理人員的調(diào)查核實后，做出認定，并將最終結(jié)果上傳到平臺，告知受傷職工或者其單位和家屬，不僅可以提升檔案信息傳輸?shù)男?，還能避免紙質(zhì)檔案信息在傳輸過程中出現(xiàn)破損的情況，保證工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息的完整性。通過這些措施，可以逐步實現(xiàn)工傷保險業(yè)務(wù)檔案的信息化管理，提升工作效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，為工傷保險業(yè)務(wù)的審批與落實提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

3.完善工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化制度

工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)，離不開制度支持，通過對基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的不斷完善，積極構(gòu)建信息化平臺，提高檔案資料準(zhǔn)確性、真實性和完整性，強化各項規(guī)范的可行性，從而促進工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化的全面發(fā)展。相關(guān)部門應(yīng)該制定相應(yīng)的規(guī)章制度，充分滿足工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化的需求，在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，相關(guān)單位以及管理人員需要將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，完善相關(guān)制度，規(guī)范員工的思想和工作態(tài)度，確保員工能夠準(zhǔn)確錄入檔案資料，提高資料的準(zhǔn)確性。隨著工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的推進，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐步被替代，而信息化模式離不開數(shù)據(jù)的錄入與傳輸，為確保檔案信息的真實性和完整性，相關(guān)部門應(yīng)嚴密監(jiān)督檔案的錄入和傳輸過程，并制定相關(guān)的規(guī)章制度，約束工作人員的行為，使其按照制度要求，錄入和傳輸工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息，完善檔案信息。目前，檔案部門使用內(nèi)部局域網(wǎng)，錄入與傳輸工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息，這種網(wǎng)絡(luò)模式能夠保證檔案信息具有較高的安全性。

4.不斷提升工作人員綜合素質(zhì)

在日常工作中，工作人員可以運用信息技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)錄入與管理，推動工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理的信息化進程。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，工作人員應(yīng)該不斷鍛煉自身的業(yè)務(wù)能力，總結(jié)和分析日常工作，發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。通過持續(xù)學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)，提升自身的業(yè)務(wù)水平和技能，逐步強化工作能力。檔案工作人員還要不斷提升自身的道德素養(yǎng)，遵守工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化制度的要求，約束自己的思想和行為，認真對待每項工作，確保工作按照規(guī)定程序有效落實，使工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)更加制度化和規(guī)范化，提高檔案管理工作效率。檔案工作人員還應(yīng)該培養(yǎng)計算機操作能力和信息技術(shù)運用能力，正確使用計算機和信息技術(shù)，開展檔案信息的錄入、整理、傳輸和調(diào)取工作，為工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)提供支持。

五、結(jié)束語

信息化建設(shè)為工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理帶來諸多優(yōu)勢，包括提高效率、增強安全性、促進創(chuàng)新和適應(yīng)時代發(fā)展等。在未來的發(fā)展中，各方應(yīng)緊密團結(jié)，共同努力，推進工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，為構(gòu)建更加公平、高效的社會保障體系做出積極貢獻！

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（作者單位：嘉祥縣人力資源和社會保障局社會保險事業(yè)中心）

作者簡介：杜曼麗（1975—），女，漢族，山東嘉祥人，本科，副高級職稱，研究方向：檔案管理。