數(shù)字化技術(shù)在規(guī)劃 和自然資源檔案管理中的適用性評(píng)析

摘 要：數(shù)字化時(shí)代背景下，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都開(kāi)始數(shù)字化轉(zhuǎn)型，規(guī)劃和自然資源檔案管理開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)是必然的趨勢(shì)。通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化手段，在保證規(guī)劃和自然資源檔案完整性、準(zhǔn)確性的同時(shí)，可以確保規(guī)劃和自然資源得到合理、有效的開(kāi)發(fā)利用?；诖?，文章分析了規(guī)劃和自然資源檔案的特征、數(shù)字化應(yīng)用的意義以及數(shù)字化應(yīng)用與規(guī)劃和自然資源檔案管理之間存在的適用性問(wèn)題，并結(jié)合問(wèn)題提出了幾點(diǎn)優(yōu)化策略，以期提升數(shù)字化應(yīng)用的適用性，更好地發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高自然資源檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；規(guī)劃和自然資源檔案；管理；適用性

數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展，給規(guī)劃和自然資源檔案管理提供了有力的技術(shù)支持，使檔案管理人員的工作效率有了較大的提高，減輕了檔案管理人員的工作壓力。但是，目前在數(shù)字化技術(shù)實(shí)際應(yīng)用中，還存在一些問(wèn)題，降低了規(guī)劃和自然資源檔案數(shù)字化管理的適用性。因此，為促進(jìn)數(shù)字化在規(guī)劃和自然資源檔案管理中的有效運(yùn)用，本文針對(duì)規(guī)劃和自然資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題，提出了具體的解決方法。

一、規(guī)劃和自然資源檔案管理特征及數(shù)字化管理的意義

1.規(guī)劃和自然資源檔案管理的特征

規(guī)劃和自然資源檔案是自然資源管理部門(mén)在相關(guān)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中產(chǎn)生的各種載體形式的檔案資料，具有重要的價(jià)值。采取專(zhuān)業(yè)的方式和手段管理這些有價(jià)值的檔案資料，不僅能有效提高檔案利用率，還能為自然資源的合理開(kāi)發(fā)利用提供參考依據(jù)。規(guī)劃和自然資源檔案管理具有明顯的特征，主要包括保密性、豐富性和長(zhǎng)期性。

（1）保密性

規(guī)劃和自然資源檔案涉及的內(nèi)容較多，且內(nèi)容涵蓋范圍較大，其中有部分檔案資料與國(guó)家安全、國(guó)家利益密切相關(guān)，因此，規(guī)劃和自然資源檔案管理工作人員要做好有關(guān)檔案資料的保密性工作，這是檔案管理人員的重要職責(zé)之一。此外，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在規(guī)劃和自然檔案管理工作中的應(yīng)用，雖然有效降低了檔案管理的難度，促進(jìn)了檔案信息的共享，但也在一定程度上加劇了規(guī)劃和自然資源檔案信息管理的風(fēng)險(xiǎn)性與復(fù)雜性，一旦出現(xiàn)檔案信息被泄露，很可能會(huì)造成不可估量的損失。

（2）豐富性

《國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案》提出組建自然資源部，其主要職責(zé)為：監(jiān)管資源自然開(kāi)發(fā)利用和保護(hù)，建立空間規(guī)劃體系并監(jiān)督實(shí)施，履行全民所有各類(lèi)自然資源資產(chǎn)所有者職責(zé)等，拓寬了規(guī)劃與自然資源檔案管理的范圍。同時(shí)，對(duì)規(guī)劃和自然資源檔案的類(lèi)型開(kāi)展具體分類(lèi)，包括文書(shū)類(lèi)、實(shí)物類(lèi)、科技類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)等諸多檔案類(lèi)型，進(jìn)一步擴(kuò)大了規(guī)劃和自然資源檔案管理的范圍。

（3）長(zhǎng)期性

由于規(guī)劃和自然資源檔案涉及的內(nèi)容較多，管理范圍廣泛，因此，做好檔案管理工作并不是一蹴而就的，需要投入較多的人力、物力和財(cái)力資源。因此，規(guī)劃和自然資源檔案管理具有突出的長(zhǎng)期性特征。當(dāng)然，規(guī)劃和自然資源檔案形成后也會(huì)有長(zhǎng)期的使用價(jià)值和效用，對(duì)檔案管理人員而言，可充分利用其展開(kāi)自然資源實(shí)際狀況的分析研究。

2.檔案管理中數(shù)字化應(yīng)用的意義

在規(guī)劃和自然資源檔案管理工作中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用具有重要意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）提高檔案資源利用率

目前，我國(guó)規(guī)劃和自然資源檔案資料的利用率較低，一定程度上造成了資源浪費(fèi)。要想改變這樣的情況，需要采取更為有效的管理方式，確保規(guī)劃和自然資源檔案得到合理、充分的利用。通過(guò)規(guī)劃和自然資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)，可更加直觀(guān)地展現(xiàn)規(guī)劃和自然資源檔案利用的現(xiàn)狀，可以?xún)?yōu)先整理、分析未利用的資源，達(dá)到合理利用資源的效果。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，檔案資源的有效利用，可以更好地發(fā)揮自然資源檔案管理部門(mén)的宏觀(guān)調(diào)控作用，更好地提高自然資源開(kāi)發(fā)和保護(hù)工作的規(guī)范性。

（2）強(qiáng)化對(duì)檔案資源的保護(hù)

規(guī)劃和自然資源檔案管理的對(duì)象為紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案的保存期限是有限的，且容易受到外界一些不可控因素的影響，不利于保存。通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)分析、處理和儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)，可以使檔案數(shù)據(jù)信息具有共享性的特征。同時(shí)，通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)，人們可以更加方便地查詢(xún)檔案數(shù)據(jù)，且不會(huì)對(duì)規(guī)劃和自然資源檔案數(shù)據(jù)造成任何損害，有效保護(hù)了檔案數(shù)據(jù)的完整性。

（3）有效解決紙質(zhì)檔案占據(jù)空間大的問(wèn)題

我國(guó)具有比較豐富的自然資源，若采用傳統(tǒng)的手段開(kāi)展規(guī)劃和自然資源檔案管理，需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間和較多的資源。通過(guò)數(shù)字化管理平臺(tái)，可以在有效整合自然資源檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，大量?jī)?chǔ)存檔案，可以有效節(jié)省自然資源檔案存儲(chǔ)的空間，解決紙質(zhì)檔案占據(jù)空間較大的問(wèn)題。

二、在規(guī)劃和自然資源檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)存在的問(wèn)題

1.缺少資金支持

隨著機(jī)構(gòu)改革不斷深入，進(jìn)一步擴(kuò)大了自然資源規(guī)劃的范圍，也加大了檔案管理的難度。面對(duì)這樣的情況，需要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速收集、整理、存儲(chǔ)、分析等。但從實(shí)際情況來(lái)看，由于缺少充足的資金投入，使得整體數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢，弱化了數(shù)字化技術(shù)在規(guī)劃和自然資源檔案管理中的實(shí)際作用。另外，因?yàn)槿狈ψ銐虻馁Y金支持而出現(xiàn)不能及時(shí)更新硬件設(shè)備設(shè)施，影響了數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的效果，不利于提高檔案管理的水平。

2.管理制度不完善

任何工作的開(kāi)展，都需要制度的支持。從實(shí)際情況來(lái)看，關(guān)于規(guī)劃和自然資源檔案管理的制度并不完善，對(duì)于檔案的保管、歸檔、利用等方面缺少明確的規(guī)定，在缺少統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)的情況下，很容易導(dǎo)致檔案管理工作陷入混亂的狀態(tài)，不利于保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。檔案制度要求不明確、不規(guī)范，阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

3.專(zhuān)業(yè)人才匱乏

數(shù)字化技術(shù)在規(guī)劃和自然資源管理中的應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，其不僅要具備扎實(shí)的檔案管理技能，還要熟練掌握數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。但從實(shí)際情況來(lái)看，自然資源檔案管理部門(mén)缺乏高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才，現(xiàn)有的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)單一，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用不熟練，難以滿(mǎn)足檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展的要求。同時(shí)，還存在檔案管理人員工作積極性不高的問(wèn)題，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，阻礙了規(guī)劃和自然資源檔案管理工作質(zhì)量的提高。

4.面臨較大的安全風(fēng)險(xiǎn)性

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，面臨著檔案信息安全這一突出問(wèn)題。比如由于忽視網(wǎng)絡(luò)安全方面的建設(shè)，使得檔案信息處于不安全狀態(tài)，容易遭受破壞，難以保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。同時(shí)，在實(shí)際的檔案信息共享過(guò)程中也面臨著較大的威脅，可能會(huì)遭受外部攻擊，導(dǎo)致重要的數(shù)據(jù)信息被篡改，難以恢復(fù)至原本的狀態(tài)，這對(duì)規(guī)劃和自然資源檔案管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生了不利的影響。

5.檔案利用率較低

從實(shí)際情況來(lái)看，由于受到各方面因素的影響，檔案利用率較低。首先，在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，并未結(jié)合工作人員高效獲取數(shù)據(jù)資源的需求，構(gòu)建完善的共享平臺(tái)，影響了檔案資源的共享和利用。其次，未構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，檔案管理效率較低，影響了檔案資源的使用。最后，檔案管理人員不重視數(shù)字化建設(shè)，影響了數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，從而導(dǎo)致檔案資源利用效率不高。

三、數(shù)字化技術(shù)在規(guī)劃和自然資源檔案管理中適用性的策略

1.加大資金投入

要想有效推進(jìn)規(guī)劃和自然資源事業(yè)的發(fā)展，必須做好檔案管理的工作，這需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，重視數(shù)字化技術(shù)在規(guī)劃和自然資源檔案管理中的應(yīng)用，加大資金方面的投入，推進(jìn)規(guī)劃和自然資源檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。需要注意的是，有必要通過(guò)增加預(yù)算的方式管理檔案數(shù)字化建設(shè)資金，并不斷優(yōu)化支出結(jié)構(gòu)，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的資金保障，推進(jìn)規(guī)劃和自然資源檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。此外，規(guī)劃和自然資源管理部門(mén)也應(yīng)在強(qiáng)化資金預(yù)算管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，完善檔案服務(wù)形式，切實(shí)提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，從而為規(guī)劃和自然資源管理等工作的開(kāi)展提供有力的保障。

2.完善檔案管理制度

自然資源檔案管理部門(mén)應(yīng)不斷完善檔案管理制度，有效約束工作人員的行為，提高檔案管理工作的規(guī)范性。在制度完善過(guò)程中，應(yīng)圍繞“數(shù)字資源建設(shè)為核心，安全管理為保障”的管理思路，結(jié)合檔案法及其他有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，完善檔案管理的收集、歸檔、保管、保密等制度，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案制度的建設(shè)。當(dāng)然，也要加大制度的執(zhí)行力度，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱和復(fù)印制度，在檔案借閱、查閱、復(fù)印時(shí)，一律要求出示個(gè)人有效證件等相關(guān)證明材料，并履行登記手續(xù)，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化、制度化。只有將制度落實(shí)到實(shí)際工作中，才能發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，由此，才有可能有針對(duì)性地完善和提升管理制度內(nèi)容的科學(xué)性、合理性。另外，在制度完善過(guò)程中，也應(yīng)圍繞數(shù)字化管理的需要，不斷增強(qiáng)工作人員檔案數(shù)據(jù)獲取的能力，促進(jìn)檔案資源的共享。通過(guò)上述措施，使檔案工作從原本“收攤子”管理向“開(kāi)放式”利用轉(zhuǎn)變，從“封閉式”管理向“開(kāi)門(mén)式”服務(wù)轉(zhuǎn)變，真正將“死檔案”變成“活信息”。

3.積極引進(jìn)高素質(zhì)、復(fù)合型人才

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才的支持。首先，明確檔案管理職責(zé)。規(guī)劃和自然資源檔案具有豐富性、綜合性、保密性、共享性等諸多特征，在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展方面有著重要的作用。自然資源檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)明確檔案管理分工，通過(guò)成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)職檔案員及其檔案管理職責(zé)。將檔案收集、整理、規(guī)定、管理等各個(gè)工作環(huán)節(jié)的責(zé)任細(xì)分，并配置專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)開(kāi)展檔案的收集、整理、歸檔、查閱等工作，并配備獨(dú)立的檔案庫(kù)房，完善計(jì)算機(jī)、空調(diào)、機(jī)房供電、消防、安防、監(jiān)控等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。其次，要積極引進(jìn)檔案管理方面的復(fù)合型人才，保證數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中能夠有效應(yīng)用。引進(jìn)的人才應(yīng)具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)技能和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，能夠及時(shí)針對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題采取有效的解決措施。再次，加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)教育，重點(diǎn)開(kāi)展計(jì)算機(jī)操作能力的培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)做好基礎(chǔ)性工作，提高其素質(zhì)，增強(qiáng)工作能力。最后，重視檔案管理人員的培訓(xùn)考核，將檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用納入人員考核體系之中，考核檔案人員培訓(xùn)的效果，只有通過(guò)考核的人員才能上崗工作，并給予其相應(yīng)的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。

4.加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)

為提升檔案信息的安全性，應(yīng)當(dāng)在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，重視網(wǎng)絡(luò)安全。首先，應(yīng)安裝防病毒軟件，避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭受黑客、病毒的攻擊，影響檔案數(shù)據(jù)信息的完整性和安全性。其次，要重視培養(yǎng)檔案人員的安全意識(shí)，制定有效的安全管理制度，采取有效的措施保障檔案信息的安全。最后，做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，根據(jù)檔案重要程度分類(lèi)保管各類(lèi)檔案，并設(shè)置對(duì)應(yīng)的保護(hù)措施及系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)的權(quán)限，增強(qiáng)檔案系統(tǒng)的防護(hù)能力，有效保障檔案數(shù)據(jù)的安全。

5.提高檔案資源使用效率

首先，構(gòu)建“一張圖”的檔案數(shù)字化管理與服務(wù)機(jī)制，通過(guò)規(guī)范配置數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。在這一基礎(chǔ)上，完成涉及國(guó)土“三類(lèi)”檔案數(shù)字化管理信息整理，通過(guò)對(duì)檔案開(kāi)展整理、編目及全文數(shù)字化，提高檢全率和檢準(zhǔn)率，減少群眾查閱檔案等待的時(shí)間。針對(duì)無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的檔案，根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，裝訂、入盒，做到分類(lèi)歸檔。檔案在城市建設(shè)、精準(zhǔn)脫貧、法院訴訟、房產(chǎn)交易等領(lǐng)域和活動(dòng)中均有重要的參考依據(jù)，應(yīng)充分發(fā)揮規(guī)劃和自然資源檔案的作用，更好地服務(wù)于各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的開(kāi)展，服務(wù)人民群眾。其次，要加快構(gòu)建信息資料共享平臺(tái)，使相關(guān)人員能實(shí)時(shí)獲取所需的檔案資源，促進(jìn)檔案資源的共享，有效提高規(guī)劃和自然資源檔案利用率。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，不斷完善共享平臺(tái)的功能，尤其是平臺(tái)的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)功能。同時(shí)，明確專(zhuān)門(mén)管理人員負(fù)責(zé)收集上傳數(shù)據(jù)，實(shí)行數(shù)字檔案資源等及時(shí)整理、更新，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)化展現(xiàn)，每年也要投入一定的經(jīng)費(fèi)，逐步完成存量檔案數(shù)字信息采集，全面優(yōu)化檔案管理功能。最后，還需要不斷提高信息化建設(shè)水平，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，對(duì)文書(shū)、建設(shè)用地、不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)、聲像類(lèi)等檔案細(xì)分類(lèi)別，在此基礎(chǔ)上數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化各類(lèi)檔案，形成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。還要做好硬件和軟件系統(tǒng)的購(gòu)置工作，構(gòu)建統(tǒng)一完善的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)，為促進(jìn)規(guī)劃和自然資源檔案高效、便捷利用，圍繞檔案的服務(wù)作用探尋更多利用途徑。例如，可通過(guò)建立民生檔案協(xié)查模式，群眾可申請(qǐng)查詢(xún)相關(guān)檔案，實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)跑”代替“群眾跑”，從而有效提高規(guī)劃和自然資源檔案的使用效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在機(jī)構(gòu)改革背景下，要深刻認(rèn)識(shí)到規(guī)劃和自然資源檔案管理工作的重要性，應(yīng)加大檔案管理方面的政策支持力度，并摸清數(shù)字化技術(shù)在規(guī)劃和自然資源檔案管理中應(yīng)用的問(wèn)題，針對(duì)其中存在的問(wèn)題，通過(guò)采取加大數(shù)字化建設(shè)資金投入、完善檔案管理制度、積極引進(jìn)高素質(zhì)技能人才、強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)及提高檔案使用效率等措施，不斷優(yōu)化和完善檔案管理工作的條件和手段，推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作服務(wù)重點(diǎn)上更準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量上更高、服務(wù)方式上更優(yōu)，為全面深化資源管理體制改革奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]錢(qián)玉珊.資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理策略研究[J].機(jī)電兵船檔案，2022（05）：85-88.

[2]陳瑞萍.自然資源檔案管理工作實(shí)踐路徑分析[J].黑龍江檔案，2022（01）：198-200.

[3]李妍花.自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)策略探究[J].城建檔案，2021（06）：32-33.

[4]李沛沛.信息資源共享視角下自然資源檔案數(shù)字化管理分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（12）：33-34.

[5]孫繼光.信息化時(shí)代下加強(qiáng)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑探索[J].城建檔案，2020（02）：13-14.

[6]徐海榮.淺析自然資源數(shù)字檔案安全保密管理[J].科學(xué)與信息化，2021（08）：171，174

[7]唐 偉.浙江測(cè)繪地理信息檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的探索與實(shí)踐[J].浙江國(guó)土資源，2023（04）：38-41

（作者單位：重慶市巴南區(qū)規(guī)劃和自然資源局）

作者簡(jiǎn)介：代麗華（1983—），女，漢族，重慶人，本科，副研究館員，研究方向：檔案文獻(xiàn)資料編撰以及檔案信息化建設(shè)。