淺析數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用

時(shí)峰 王麗娜 張麗 魏建海

摘 要：病歷檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)非常重要的信息資源，記錄了患者的診斷、治療和病情等關(guān)鍵信息。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案存在著管理不便、易丟失、占用大量空間等問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院病歷檔案數(shù)字化掃描管理已成為現(xiàn)代醫(yī)院信息化建設(shè)的重要組成部分。數(shù)字化掃描管理可以將紙質(zhì)病歷檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，實(shí)現(xiàn)病歷的快速檢索、共享和保存，不僅提高了醫(yī)院的工作效率，也為患者提供了更好的醫(yī)療服務(wù)?；诖?，文章從多個(gè)維度淺析數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用，以此促進(jìn)醫(yī)院病歷檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化掃描；醫(yī)院病歷；檔案管理

病歷檔案數(shù)字化掃描是現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)的必要工作，提高了檔案存儲和管理效率、減少了空間占用以及提高了數(shù)據(jù)安全性、促進(jìn)了信息共享和協(xié)作。在數(shù)字化掃描的過程中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要選擇合適的掃描設(shè)備設(shè)施和軟件，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。數(shù)字化掃描后的病歷檔案對醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、信息共享和協(xié)作、病歷信息的安全性、存儲和管理成本等方面都有積極的影響和優(yōu)勢。因此，病歷檔案數(shù)字化掃描是醫(yī)療機(jī)構(gòu)提高信息化水平和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。

一、數(shù)字化掃描技術(shù)原理及其局限性

1.數(shù)字化掃描技術(shù)原理

數(shù)字化掃描技術(shù)對于現(xiàn)代社會發(fā)展具有重要的意義。隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)字化掃描技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域。數(shù)字化掃描技術(shù)可以將紙質(zhì)文檔、照片、圖畫等轉(zhuǎn)換為電子格式，方便存儲、管理和分發(fā)。數(shù)字化掃描技術(shù)是通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)文檔等物理介質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的過程。主要包括以下幾個(gè)步驟：（1）光學(xué)掃描：掃描設(shè)備通過激光或LED光源照射到紙質(zhì)文檔上，反射光線經(jīng)過透鏡系統(tǒng)聚焦到光敏傳感器上。光敏傳感器接收到光信號后，將其轉(zhuǎn)換為電信號。（2）信號轉(zhuǎn)換：電信號經(jīng)過模數(shù)轉(zhuǎn)換器（ADC）轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號。ADC將電信號分割為若干個(gè)離散的幅度值，形成數(shù)字化的數(shù)據(jù)。（3）數(shù)據(jù)處理：數(shù)字信號經(jīng)過處理器實(shí)現(xiàn)分析和處理?？梢匀コ肼暋⒃鰪?qiáng)圖像的對比度、調(diào)整圖像的亮度和色彩等。（4）數(shù)據(jù)存儲：處理后的數(shù)字信號可以存儲在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、U盤等存儲介質(zhì)上，也可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)狡渌O(shè)備或系統(tǒng)。

2.數(shù)字化掃描技術(shù)局限性

數(shù)字化掃描技術(shù)雖然具有許多優(yōu)勢，但也存在一些局限性：（1）成本較高：數(shù)字化掃描技術(shù)需要專門的掃描設(shè)備和軟件支持，成本較高。對于一些小型企業(yè)和個(gè)人來說，可能難以承擔(dān)。（2）影像質(zhì)量受限：數(shù)字化掃描技術(shù)的影像質(zhì)量受到掃描設(shè)備和原始文檔的限制。如果原始文檔質(zhì)量較差，掃描后的影像也會受到影響。同時(shí)，掃描設(shè)備的分辨率和調(diào)整參數(shù)也會對影像質(zhì)量產(chǎn)生影響。（3）版權(quán)和法律問題：數(shù)字化掃描技術(shù)可能涉及版權(quán)和法律問題。例如，掃描和復(fù)制受版權(quán)保護(hù)的文件可能涉及侵權(quán)問題。在應(yīng)用數(shù)字化掃描技術(shù)時(shí)，需要遵守相關(guān)的法律法規(guī)。（4）兼容性問題：不同的數(shù)字化掃描設(shè)備和軟件之間可能存在兼容性問題。不同廠家的掃描設(shè)備可能使用不同的格式和接口，導(dǎo)致文件的互通性受限。同時(shí)，不同的掃描軟件可能對文件的處理方式和功能有所差異。

二、數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的技術(shù)分類及應(yīng)用方法

1.數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的技術(shù)分類

（1）光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)：OCR技術(shù)可以將掃描的圖像文件轉(zhuǎn)化為可編輯的文本文件，提高了病歷信息的利用率和可讀性。（2）圖像處理技術(shù)：圖像處理技術(shù)可以對掃描的圖像展開去噪、增強(qiáng)和壓縮等處理，提高了圖像的質(zhì)量和存儲效率。（3）數(shù)據(jù)加密技術(shù)：為了保護(hù)病歷信息的安全性，醫(yī)院可以采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對病歷文件展開加密和解密，防止非法獲取和篡改。（4）數(shù)據(jù)存儲技術(shù)：醫(yī)院可以選擇合適的數(shù)據(jù)存儲方式，如數(shù)據(jù)庫、云存儲等，以確保病歷信息的安全性和可靠性。

2.數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用方法

（1）掃描設(shè)備的選擇。掃描設(shè)備是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化掃描的核心工具，常見的掃描設(shè)備包括掃描儀和文檔攝影機(jī)。掃描儀通常采用CCD或CMOS傳感器，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案高分辨率轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像。文檔攝影機(jī)則通過拍攝方式獲取檔案圖像，適用于一些難以放入掃描儀中的特殊檔案。而醫(yī)院病歷數(shù)字化掃描需要使用掃描設(shè)備將紙質(zhì)病歷轉(zhuǎn)化為電子文檔。常見的掃描設(shè)備包括掃描儀、多功能一體機(jī)等。在選擇掃描設(shè)備時(shí)，需要考慮掃描速度、分辨率、雙面掃描功能等因素，以滿足醫(yī)院病歷數(shù)字化掃描的需求。

（2）掃描軟件的選擇。掃描軟件是將掃描設(shè)備獲取的圖像轉(zhuǎn)化為電子文檔的關(guān)鍵工具。常見的掃描軟件包括OCR（光學(xué)字符識別）軟件和PDF（便攜式文檔格式）軟件等。OCR軟件可以將掃描圖像中的文字轉(zhuǎn)化為可編輯的文本，方便后續(xù)的信息檢索和處理；PDF軟件可以將掃描圖像轉(zhuǎn)化為高度可壓縮的電子文檔，方便存儲和傳輸。

（3）數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建立。數(shù)字化掃描后的病歷需要統(tǒng)一的分類、索引和管理。為此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)可以包括病歷管理軟件、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備等。通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以對電子病歷分類、索引和檢索，提高信息管理的效率和精確度。

三、數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

1.提高醫(yī)院病歷檔案管理效率

傳統(tǒng)的病歷檔案管理方式是將紙質(zhì)病歷文件存放在柜子中，這種方式存在很多問題，如存儲空間有限、查找速度慢、易丟失等。而數(shù)字化掃描技術(shù)可以將紙質(zhì)病歷文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的文件，通過存儲在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，解決了傳統(tǒng)方式的種種問題。醫(yī)院可以通過掃描設(shè)備掃描紙質(zhì)病歷文件，并將掃描得到的數(shù)字圖像存儲在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。通過這種方式，醫(yī)院可以將大量的紙質(zhì)病歷文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案管理方式需要大量的人力和時(shí)間，而數(shù)字化掃描技術(shù)可以大大提高病歷檔案管理的效率。通過數(shù)字化掃描技術(shù)，醫(yī)院可以將紙質(zhì)病歷文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，提高了存儲空間的利用率，減少了查找病歷文件的時(shí)間。此外，通過建立索引系統(tǒng)，用戶可以快速找到所需的病歷數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高了病歷檔案管理的效率。

2.減少人工操作

數(shù)字化掃描技術(shù)可以減少人工操作，降低了錯(cuò)誤發(fā)生的概率。在傳統(tǒng)的病歷檔案管理中，人為操作的錯(cuò)誤是難以避免的，可能導(dǎo)致病歷數(shù)據(jù)的丟失或錯(cuò)誤。而通過數(shù)字化掃描技術(shù)，可以將人工操作的環(huán)節(jié)減少到最低，減少錯(cuò)誤發(fā)生的概率，提高病歷數(shù)據(jù)的可靠性。

3.提高病歷數(shù)據(jù)的安全性和可靠性

數(shù)字化掃描技術(shù)可以提高病歷數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。一方面，數(shù)字化掃描技術(shù)可以加密和備份病歷數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性；另一方面，數(shù)字化掃描技術(shù)可以減少人為操作的錯(cuò)誤，提高了病歷數(shù)據(jù)的可靠性。例如，在紙質(zhì)病歷文件管理中，由于人為操作的失誤，可能會導(dǎo)致病歷數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或丟失。而通過數(shù)字化掃描技術(shù)，可以避免這些問題的發(fā)生，提高了病歷數(shù)據(jù)的可靠性。

4.方便病歷檔案信息的共享與交流

數(shù)字化掃描技術(shù)方便了病歷數(shù)據(jù)的共享與交流。通過將病歷數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，醫(yī)院可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對病歷數(shù)據(jù)的共享。數(shù)字化掃描技術(shù)還可以方便醫(yī)院與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)交流。數(shù)字化掃描技術(shù)不僅可以將紙質(zhì)病歷文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的文件，還可以索引和檢索病歷數(shù)據(jù)。醫(yī)院可以通過對病歷數(shù)據(jù)展開標(biāo)注和分類，建立索引系統(tǒng)，方便用戶檢索病歷數(shù)據(jù)。例如，可以根據(jù)患者的姓名、就診日期、病歷號等信息建立索引，用戶可以通過輸入相應(yīng)的檢索條件，快速找到所需的病歷數(shù)據(jù)。此外，數(shù)字化掃描技術(shù)可以方便病歷數(shù)據(jù)的共享和交流，如不同科室的醫(yī)生可以通過網(wǎng)絡(luò)共享病歷數(shù)據(jù)，提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和效率；當(dāng)患者需要轉(zhuǎn)院時(shí)，原醫(yī)院可以通過將病歷數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)給目標(biāo)醫(yī)院，方便目標(biāo)醫(yī)院對患者的診斷和治療。

四、數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用流程

醫(yī)院病歷檔案的數(shù)字化掃描是一項(xiàng)復(fù)雜而重要的工作。首先，在開展數(shù)字化掃描時(shí)，需要做好前期準(zhǔn)備，包括準(zhǔn)備好掃描設(shè)備和制定掃描標(biāo)準(zhǔn)；其次，在掃描過程中，需要按照一定的操作步驟，保證掃描的質(zhì)量；再次，在掃描完成后，需要開展質(zhì)量控制和文件管理，確保病歷的準(zhǔn)確性和完整性；最后，可以拓展后續(xù)的應(yīng)用范圍，提高病歷檔案的利用價(jià)值。通過數(shù)字化掃描，可以提高醫(yī)院病歷檔案的管理效率，減少紙質(zhì)病歷的存儲空間，實(shí)現(xiàn)病歷的電子化管理和共享。

1.前期準(zhǔn)備

在病歷檔案數(shù)字化掃描之前，需要一些前期準(zhǔn)備工作。首先，需要準(zhǔn)備好掃描設(shè)備，包括掃描儀、電腦和相關(guān)軟件。其次，需要制定數(shù)字化掃描的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括掃描分辨率、文件格式、命名規(guī)則等。還需要對紙質(zhì)病歷展開分類整理，確保每份病歷都能夠被掃描并存儲到相應(yīng)的電子文件夾中。

2.掃描流程

掃描流程是指將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔的過程。一般而言，掃描流程包括檔案準(zhǔn)備、掃描設(shè)置、掃描操作和圖像處理等步驟。在檔案準(zhǔn)備階段，需要整理和分類紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和正確性。在掃描設(shè)置階段，需要根據(jù)檔案的特點(diǎn)和要求選擇合適的掃描模式。在掃描操作階段，通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像。在圖像處理階段，通過去噪、增強(qiáng)、分割等技術(shù)處理圖像，提高圖像質(zhì)量和可讀性。在數(shù)字化掃描病歷檔案時(shí)，需要按照一定的步驟操作，先將待掃描的病歷放置在掃描儀的進(jìn)紙口，調(diào)整好病歷的位置和方向。然后，打開掃描軟件，設(shè)置好掃描參數(shù)，包括分辨率、顏色模式、文件格式等。接下來，點(diǎn)擊掃描按鈕，開始掃描病歷。在掃描過程中，需要保持手穩(wěn)，確保病歷的清晰度和完整性。掃描完成后，將電子文件保存到指定的文件夾中，按照病歷的相關(guān)信息命名。

3.質(zhì)量控制

質(zhì)量控制是保證數(shù)字化掃描結(jié)果準(zhǔn)確和可靠的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。主要包括掃描圖像質(zhì)量評估、識別準(zhǔn)確性驗(yàn)證和數(shù)據(jù)完整性檢查等方面。掃描圖像質(zhì)量評估主要通過圖像清晰度、對比度、色彩等指標(biāo)展開評估，確保數(shù)字化掃描結(jié)果與紙質(zhì)檔案保持一致。識別準(zhǔn)確性驗(yàn)證主要通過人工和自動識別校驗(yàn)，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)換的文本準(zhǔn)確無誤。數(shù)據(jù)完整性檢查主要通過比對紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)據(jù)一致性，確保數(shù)字化檔案的完整性和正確性。因此，在數(shù)字化掃描病歷檔案時(shí)，需要控制質(zhì)量，確保掃描的病歷質(zhì)量達(dá)到要求。首先，需要檢查掃描的病歷是否清晰可讀，是否存在缺頁或錯(cuò)頁的情況。其次，需要檢查掃描的文件是否完整無誤，是否存在重復(fù)或缺失的情況。如果發(fā)現(xiàn)問題，需要及時(shí)修正和調(diào)整，確保數(shù)字化掃描的準(zhǔn)確性和完整性。

4.文件管理

在數(shù)字化掃描病歷檔案后，需要開展文件管理，便于病歷的查閱和使用。首先，需要分類整理掃描的文件，按照患者編號或就診日期等歸類。

其次，需要建立相應(yīng)的電子檔案系統(tǒng)，將掃描的文件存儲到指定的文件夾中。同時(shí)，需要設(shè)置權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員才能夠訪問和修改文件。另外，為了保護(hù)病歷的安全性，還可以數(shù)據(jù)備份和加密操作，防止文件的丟失和泄密。

5.后續(xù)應(yīng)用

在數(shù)字化掃描病歷檔案后，可以進(jìn)一步拓展后續(xù)應(yīng)用，提高病歷的利用價(jià)值。首先，可以集成掃描的病歷與醫(yī)院的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)病歷的電子化管理和共享。其次，可以利用數(shù)據(jù)挖掘和統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)，分析和挖掘大量的電子病歷數(shù)據(jù)，為臨床研究和決策提供支持。另外，可以利用人工智能和自然語言處理技術(shù)，自動化處理和解讀病歷，提高醫(yī)療服務(wù)的效率和質(zhì)量。

五、數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用趨勢

醫(yī)院病歷檔案的數(shù)字化掃描管理模式是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案轉(zhuǎn)化為電子形式的過程。這種數(shù)字化的管理方式可以有效提高醫(yī)院的信息管理效率，便于醫(yī)務(wù)人員對病歷檔案的查閱和整理。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用將會得到進(jìn)一步的改進(jìn)。一是自動化。數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用過程將更加自動化，包括自動進(jìn)紙、自動分揀、自動識別等，提高了掃描效率和準(zhǔn)確率；二是智能化。數(shù)字化掃描在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用將具備更高的智能化功能，包括文字識別的自動校正、智能排序和分類等，提高了工作效率；三是多模態(tài)信息融合。將數(shù)字化掃描技術(shù)與其他醫(yī)療信息系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)多模態(tài)醫(yī)院病歷檔案管理信息的融合和交互，為醫(yī)務(wù)人員提供更全面、準(zhǔn)確的信息支持；四是云端存儲。數(shù)字化病歷檔案將更多地存儲在云端，實(shí)現(xiàn)跨地域、跨醫(yī)院的共享和訪問，提高協(xié)同工作能力；五是數(shù)據(jù)分析與挖掘?；跀?shù)字化病歷檔案的大數(shù)據(jù)分析和挖掘?qū)⒊蔀獒t(yī)學(xué)研究的重要手段，有助于改善臨床決策和醫(yī)療質(zhì)量。

六、結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院病歷檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)記錄患者病情和治療過程的重要依據(jù)，對于醫(yī)院的臨床診療、醫(yī)學(xué)研究以及法律事務(wù)具有重要意義。醫(yī)院病歷數(shù)字化掃描管理是現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)的必要工作，其相關(guān)技術(shù)能夠提高信息存儲和管理效率、減少空間占用、提高數(shù)據(jù)安全性、促進(jìn)信息共享和協(xié)作?；诖耍卺t(yī)院病歷檔案數(shù)字化掃描的過程中，醫(yī)院不僅需要選擇合適的掃描設(shè)備和軟件，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，更應(yīng)當(dāng)從多種應(yīng)用維度對其展開綜合性探究，使其在各環(huán)節(jié)中充分發(fā)揮更大的技術(shù)作用與價(jià)值。

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（作者單位：1.3.4.濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院；

2.濰坊市濰城區(qū)北門大街小學(xué)）

基金項(xiàng)目：2023年度山東省醫(yī)務(wù)職工科技創(chuàng)新計(jì)劃項(xiàng)目（單獨(dú)立項(xiàng)）“一種病歷檔案掃描存檔裝置的發(fā)明”（項(xiàng)目編號：SDYWZGKCJH2023098）成果。

作者簡介：時(shí)峰（1974—），男，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理研究；王麗娜（1977—），女，漢族，山東濰坊人，本科，中級教師，研究方向：中小學(xué)語文教育教學(xué)研究；張麗（1974—），女，漢族，山東威海人，本科，主管藥師，研究方向：中醫(yī)藥臨床及中醫(yī)藥衛(wèi)生政策、管理研究；魏海建（1975—），男，漢族，山東臨朐人，本科，副研究員，研究方向：衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)管理、醫(yī)院政策研究、衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)分析研究。