“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理新思路

摘 要：綜合檔案管理作為醫(yī)院整體服務(wù)體系中的重要環(huán)節(jié)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的驅(qū)動下，逐漸走向多元化、規(guī)范化發(fā)展。本文圍繞“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理新思路進(jìn)行深入分析，根據(jù)必要性及意義、面臨的問題與挑戰(zhàn)、未來優(yōu)化路徑入手，從制度體系建設(shè)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用等方面提出相應(yīng)的對策及建議，以期為醫(yī)院綜合檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；綜合檔案；新思路

醫(yī)院綜合檔案包括在醫(yī)院的各項(xiàng)工作活動中產(chǎn)生的文字、聲像、圖片等資料，記錄著醫(yī)院的發(fā)展歷程，為未來各項(xiàng)事務(wù)提供重要憑證與決策參考。受各類信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用的影響，在線管理系統(tǒng)平臺得到普及，對于業(yè)務(wù)規(guī)模大、數(shù)據(jù)基數(shù)多、隱含價值豐富的信息管理帶來極大便利，醫(yī)院綜合檔案管理也逐漸走向數(shù)字化、信息化、智慧化發(fā)展態(tài)勢。在此背景下，需要各類醫(yī)院緊跟發(fā)展潮流，明確前沿趨勢，制定完善依托“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)技術(shù)的信息化管理方案，減少人力物力財(cái)力等管理成本，有效提升醫(yī)院綜合檔案收集整理、開發(fā)利用效率及服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理必要性及優(yōu)勢

1.1 順應(yīng)檔案管理時代發(fā)展趨勢

在新醫(yī)療改革背景下，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院管理與現(xiàn)代化服務(wù)成為行業(yè)發(fā)展的重要目標(biāo)。目前，醫(yī)療系統(tǒng)每天都在產(chǎn)生海量結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，需要充分利用大數(shù)據(jù)、操作系統(tǒng)、云計(jì)算等新技術(shù)新手段，全面更新?lián)Q代管理模式，推動信息化建設(shè)，進(jìn)而達(dá)到快速處理數(shù)據(jù)信息、及時反饋關(guān)鍵要素的目的。與此同時，在檔案行業(yè)內(nèi)，2021年中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》重點(diǎn)指出，要進(jìn)一步加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，主動融入數(shù)字政府建設(shè)，大力推進(jìn)“增量電子化”，推進(jìn)檔案信息資源共享平臺建設(shè)。醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)可通過推進(jìn)新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，進(jìn)行檔案的全面收集整理與深度挖掘，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化管理，由此可見，檔案行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃也為醫(yī)院綜合檔案事業(yè)的發(fā)展指明了方向。

1.2 提升醫(yī)院綜合檔案管理水平

醫(yī)院的綜合檔案多種多樣，包含文書檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，都在醫(yī)院的管理過程中起到重要決定性作用，僅僅依托人工收集、手動查詢的傳統(tǒng)模式，無法對形式各異的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一分類、集中存放、精細(xì)化應(yīng)用，更無法達(dá)到新時代檔案管理效率性、可利用性的要求?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下的新興技術(shù)為檔案管理帶來了極大便利，通過基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，結(jié)合科學(xué)健全的管理制度體系，使工作人員對紛繁復(fù)雜的檔案內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化、合理化在線全面審核，在數(shù)據(jù)庫中完成綜合檔案資源的更新與完善、存儲與共享，在提高工作效率及質(zhì)量、優(yōu)化管理效果的同時，更是保證了檔案的真實(shí)性、細(xì)致性、準(zhǔn)確性，為后期實(shí)現(xiàn)檔案資源的多元交流共享打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[1]。

1.3 整體推動規(guī)范性可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院綜合檔案數(shù)據(jù)庫的不斷完善和對外利用平臺便捷性的不斷提升，提高了醫(yī)院的服務(wù)能力，使得醫(yī)院可以提升社會知名度與美譽(yù)度，帶動長期發(fā)展。同時醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員可在電子檔案信息資源利用過程中，進(jìn)行多元化應(yīng)用及共享，助力科研創(chuàng)新性成果的形成，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級提供源源不斷的動力。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

2.1 綜合檔案管理模式較為粗放

一是對綜合檔案管理工作的重視程度不夠，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代各種新興科學(xué)技術(shù)的興起，整個社會進(jìn)入信息時代，但是由于受到傳統(tǒng)管理思想潛移默化的影響，導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者大多只關(guān)注于醫(yī)院自身經(jīng)營或者相關(guān)科研業(yè)務(wù)的拓展，而忽視了綜合檔案精細(xì)化管理，沒有認(rèn)識到信息化技術(shù)應(yīng)用的重要性，使得整體工作開展推動力度不強(qiáng)[2]。二是管理機(jī)制落后，部分醫(yī)院在綜合檔案管理過程中，沒有出臺相應(yīng)詳細(xì)的管理制度，在制度建設(shè)、機(jī)制建設(shè)等方面缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，甚至在信息化管理制度方面存在空白，使得相關(guān)管理工作無章可循，出現(xiàn)制度與工作實(shí)際開展不匹配的問題。三是內(nèi)部各層級、各部門之間協(xié)調(diào)性較差，大多醫(yī)院缺少綜合檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，往往只是由辦公室代辦檔案工作，使得在檔案文件收集管理上不夠一致，精細(xì)化管理難以貫穿醫(yī)院內(nèi)部各個機(jī)構(gòu)，整體工作氛圍較差，隨意性較強(qiáng)，在一定程度上會對管理工作的開展形成阻礙。

2.2 檔案管理團(tuán)隊(duì)能力較為低下

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理過程中，離不開專業(yè)性過強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力過硬、綜合水平夠高的干部隊(duì)伍，尤其在競爭激烈的衛(wèi)生健康系統(tǒng)內(nèi)，管好用好檔案更是大勢所趨，但是目前醫(yī)院的檔案管理團(tuán)隊(duì)仍然處于較為基礎(chǔ)的階段。一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對綜合檔案管理重視程度不夠，沒有結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”新時期醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化、規(guī)范化管理實(shí)際，制定切實(shí)可行的檔案管理人員繼續(xù)教育、培訓(xùn)計(jì)劃與專業(yè)技能提升方案，使得干部隊(duì)伍視野不夠開闊，創(chuàng)新性意識不夠，無法跟上時代發(fā)展步伐，難以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案資源高效管理開發(fā)利用的目的。二是干部隊(duì)伍專業(yè)基礎(chǔ)薄弱，管理人員大多年齡較大、信息化專業(yè)水平較低、實(shí)操技能有限，無法在短時間內(nèi)將新興技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際工作中，甚至大多管理者由其他業(yè)務(wù)科室職工人員兼職，還未進(jìn)行崗前培訓(xùn)便直接上崗，在綜合檔案管理過程中難以圍繞科學(xué)化、規(guī)范化、合理化標(biāo)準(zhǔn)開展相關(guān)工作。

2.3 現(xiàn)代新興科技應(yīng)用較為滯后

在新時代檔案管理模式下，醫(yī)院只有不斷深入應(yīng)用現(xiàn)代信息化綜合檔案管理技術(shù)，才能在競爭激烈的衛(wèi)生健康體系內(nèi)獲得主動權(quán)，在傳統(tǒng)綜合檔案管理模式下，由于人力有限，無法進(jìn)行大批量統(tǒng)一管理，使得綜合檔案資源實(shí)際管理應(yīng)用效果也甚微。一是領(lǐng)導(dǎo)層缺乏信息化管理意識，部分仍停留在櫥子柜子盒子的管理層面，使得相當(dāng)數(shù)量醫(yī)院綜合檔案仍采用傳統(tǒng)模式，不僅工作量大、復(fù)雜度高，而且極易在管理過程中出現(xiàn)文件丟失、資料損壞、數(shù)據(jù)泄密等不可逆損失。二是由于資金問題與平臺研發(fā)問題，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用不夠深入，基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施配套不健全，應(yīng)用系統(tǒng)平臺功能開發(fā)有缺陷，與軟件外包公司應(yīng)用廠商對接較少，整體缺乏檔案信息平臺自主研發(fā)技術(shù)，容易出現(xiàn)不匹配、不協(xié)調(diào)問題。信息化建設(shè)僅處于起步階段，在一定程度上限制了綜合檔案規(guī)范化管理進(jìn)程。三是檔案管理安全機(jī)制缺失，檔案數(shù)據(jù)使用較為隨意，尚未明確安全性保障手段，加之紙質(zhì)檔案同樣面臨較大安全風(fēng)險，整體上綜合檔案安全管理機(jī)制仍需進(jìn)一步強(qiáng)化。

2.4 綜合檔案開發(fā)利用較為單一

醫(yī)院機(jī)構(gòu)作為衛(wèi)生公共服務(wù)的重要組成部分，對于綜合檔案管理的最終目的便是對內(nèi)部、對社會的開放共享，進(jìn)而提升衛(wèi)生健康工作質(zhì)量。但是目前醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)較為封閉，共享積極度不高，檔案資源還沒有“活起來”。一是管理者仍然停留在檔案的收集、管理、查詢階段，對于對外部業(yè)務(wù)的支撐力不足。二是開發(fā)利用手段單一，大多仍采用出版書籍、舉辦展覽等方式，多媒體新聞媒介等途徑應(yīng)用不夠，沒有充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的優(yōu)勢，宣傳效果和社會影響力大打折扣。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理未來優(yōu)化路徑

在醫(yī)院未來運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，充分應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”時代新興技術(shù)，并在制度建設(shè)、人才建設(shè)、信息化建設(shè)、服務(wù)建設(shè)不斷優(yōu)化，解決歷史遺留的矛盾與關(guān)鍵問題，不斷尋找突破口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)精細(xì)化、管理信息化、服務(wù)規(guī)范化的目標(biāo)，進(jìn)而為未來綜合檔案資源開發(fā)利用共享創(chuàng)造條件，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療水平快速提升。

3.1 建立健全綜合檔案管理“新體系”

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院綜合檔案管理必須要同步制定科學(xué)合理的制度體系。

3.1.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。提高綜合檔案管理意識，成立綜合檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，以院長為組長、各業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各業(yè)務(wù)科室科長及檔案管理科為組員，全面負(fù)責(zé)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決檔案工作重要事項(xiàng)，切實(shí)把檔案工作擺在重要位置。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究謀劃醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化管理、信息化管理等工作發(fā)展規(guī)劃，部署安排重點(diǎn)任務(wù)，協(xié)調(diào)解決突出困難和問題，整體上形成一把手負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)主要負(fù)責(zé)的銜接順暢，責(zé)任落實(shí)到位的工作機(jī)制。

3.1.2完善制度。根據(jù)新修訂的《中華人民共和國檔案法》以及《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合自身綜合檔案管理工作實(shí)際情況[3]，制定《綜合檔案管理制度》《涉密數(shù)據(jù)保管條例》《檔案信息化管理方案》《數(shù)據(jù)共建共享注意事項(xiàng)》等各種規(guī)章制度，在制度內(nèi)容上要貼合未來發(fā)展路徑，滿足規(guī)范性、科學(xué)性、合理性、可用性，并對制度的實(shí)施引起高度重視。

3.1.3優(yōu)化管理。細(xì)化工作流程，加強(qiáng)動態(tài)化管理，對于文件的收集、整理、分類、歸檔、保存、利用、共享等階段要做到有序、合理、規(guī)范、高效，工作過程中嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)化、目標(biāo)化以及流程化等要求，保證各個環(huán)節(jié)之間有效銜接，為后期實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理打好基礎(chǔ)。

3.2 持續(xù)打造綜合檔案管理“新團(tuán)隊(duì)”

一支綜合素質(zhì)夠強(qiáng)、專業(yè)水平夠硬的復(fù)合型人才隊(duì)伍，對于醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理起到?jīng)Q定性作用。醫(yī)院需要多措并舉，不斷加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)。

3.2.1精選人才。領(lǐng)導(dǎo)者要緊跟時代潮流，拓展選人用人思路，結(jié)合社會多種招聘模式，提升人才待遇，面向更加廣泛的圈子選拔專業(yè)檔案信息化管理人才，不斷提升人員引進(jìn)質(zhì)量，切實(shí)解決過去業(yè)務(wù)復(fù)雜與人員編制不足的矛盾，真正實(shí)現(xiàn)“專業(yè)的人干專業(yè)的事”，建設(shè)良性的人才發(fā)展梯隊(duì)，為醫(yī)院綜合檔案管理注入源源動力。

3.2.2強(qiáng)化培訓(xùn)。要自覺開展在職檔案管理人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)工作，可邀請當(dāng)?shù)貦n案主管部門業(yè)務(wù)骨干開展理論技能學(xué)習(xí)研討會，帶領(lǐng)醫(yī)院全體檔案管理人員增強(qiáng)檔案意識、開闊檔案思路、熟悉業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化技術(shù)手段，助力其牢固樹立綜合檔案精細(xì)化管理意識，進(jìn)而有效提高干部職工檔案基礎(chǔ)知識水平和做好檔案管理工作的責(zé)任感、使命感和榮譽(yù)感。

3.2.3獎罰激勵。制定合理的獎懲制度，對績效考核流程進(jìn)行優(yōu)化，幫助其樹立正確的價值觀，進(jìn)一步提升檔案管理者的認(rèn)同感與歸屬感，激發(fā)工作的積極性與創(chuàng)造性，從而為檔案工作高質(zhì)量發(fā)展提供扎實(shí)的人才保障和隊(duì)伍保障。

3.3 不斷優(yōu)化綜合檔案管理“新模式”

3.3.1強(qiáng)化融合。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識到綜合檔案信息化管理對于未來實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要意義及必要性，要定期劃撥專項(xiàng)信息化經(jīng)費(fèi)來維持系統(tǒng)平臺的建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)，同時要根據(jù)自身需求，結(jié)合 （下接68頁）

（上接65頁）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算、人工智能、操作系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)，將其與本單位檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)相融合，使其能夠?qū)崿F(xiàn)對綜合檔案的科學(xué)分類、大容量存儲、高速檢索、主動推送、共建共享、互聯(lián)互通，使其真正意義上減少人力物力的浪費(fèi)[4]。

3.3.2完善系統(tǒng)。醫(yī)院在系統(tǒng)平臺建設(shè)初期，要申請專項(xiàng)資金用來開展安全防護(hù)工作，在硬件上要及時配置漏洞掃描、安全網(wǎng)關(guān)、安全審計(jì)、防火墻等硬件設(shè)備，在軟件及技術(shù)上要合理運(yùn)用殺毒軟件、權(quán)限管理、數(shù)字簽章、身份核驗(yàn)、信息加密、數(shù)據(jù)水印等技術(shù)，提高綜合檔案管理系統(tǒng)平臺的安全水平和對源文件的保護(hù)，避免因?yàn)槌霈F(xiàn)病毒、黑客等原因造成電子文件丟失、重要數(shù)據(jù)泄露，全方位保護(hù)檔案的信息價值，保證綜合檔案電子文件的真實(shí)性、可靠性。例如可在檔案數(shù)字化過程中，對生成的電子文件采用CAS技術(shù)與CDP技術(shù)，防止文件被隨意篡改[5]。

3.3.3注重開發(fā)。全面開拓綜合檔案開發(fā)“新渠道”，全面開發(fā)檔案潛在價值，不斷創(chuàng)新思維、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，增強(qiáng)開發(fā)利用方式的吸引力，可利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，對醫(yī)院衛(wèi)生健康檔案進(jìn)行視覺重建，讓社會廣大群眾真正領(lǐng)略檔案魅力，也可通過抖音、微信公眾平臺、電視臺等途徑，進(jìn)一步拓寬檔案宣傳方式，提高醫(yī)院檔案文化軟實(shí)力。與此同時，可通過系統(tǒng)平臺互聯(lián)互通、共建共享功能優(yōu)勢，加強(qiáng)各部門與檔案部門的溝通交流，通過綜合檔案資源為各項(xiàng)科研工作提供素材，進(jìn)而提升科研成果數(shù)量，為新時代醫(yī)院各項(xiàng)工作更新升級賦能。

結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的提升與經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，醫(yī)院借助“互聯(lián)網(wǎng)+”時代紅利，不斷增強(qiáng)精細(xì)化管理意識，在源頭上保障檔案管理工作效果，可在最大限度上提高醫(yī)院檔案資源利用率，保障醫(yī)院在未來實(shí)現(xiàn)更加長遠(yuǎn)穩(wěn)定的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：付曉燕（1970— ），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市臨沭縣人民醫(yī)院館員，研究方向：綜合檔案數(shù)字化和檔案利用。