關(guān)于文明城市創(chuàng)建檔案管理與利用的幾點(diǎn)思考

摘 要：文明城市建設(shè)檔案是城市精神文明建設(shè)的集中展現(xiàn)，反映了城市治理水平。本文從文明城市檔案建設(shè)要求出發(fā)，分析文明城市創(chuàng)城檔案管理過程中的不足，認(rèn)為要在檔案的收、管、用等環(huán)節(jié)上持續(xù)用力，更好地發(fā)揮檔案在文明城市治理過程中的獨(dú)特作用。

關(guān)鍵詞：文明城市；檔案管理；檔案利用

文明城市檔案資料申報(bào)工作是文明城市創(chuàng)建的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是重要組成部分，是參評城市工作水平的全面反映。做好文明城市檔案管理，直接關(guān)系創(chuàng)城工作成敗。要瞄準(zhǔn)文明城市檔案管理的短板弱項(xiàng)，加強(qiáng)收管用環(huán)節(jié)水平，提升創(chuàng)城檔案科學(xué)化規(guī)范化水平。

1 文明城市創(chuàng)建檔案的基本要求

1.1 格式要求嚴(yán)格

按照中央文明辦要求，文明城市檔案材料格式包括正式發(fā)文、說明報(bào)告、圖片資料、部門評價、數(shù)據(jù)表格。正式發(fā)文可將檔案整體制作成PDF格式，也可掃描正式發(fā)文的首頁和尾頁制作成圖片格式上報(bào)。說明報(bào)告按要求寫出情況說明，以WORD、WPS形式提交電子版即可。圖片資料包括現(xiàn)場照片、樣報(bào)圖片、電視截屏、網(wǎng)絡(luò)截圖（含手機(jī)截圖），必須且僅能統(tǒng)一制作成JPG或JPEG格式提交，圖片標(biāo)題格式為：注明信息.JPG，注明信息包括：時間、地點(diǎn)、主題等。部門評價是指省行業(yè)主管部門對本市相關(guān)測評指標(biāo)落實(shí)情況提出的評價意見。數(shù)據(jù)表格按照測評時提供的模板進(jìn)行填寫，掃描制作成圖片格式文件提交。要精準(zhǔn)吃透材料形式要求，力求做到精細(xì)完整。

1.2 收集涵蓋面廣

檔案材料的收集以測評體系為標(biāo)準(zhǔn)，需要保證檔案材料的真實(shí)性、權(quán)威性和系統(tǒng)性，以全面反映文明城市創(chuàng)建的全過程。權(quán)威性方面，要按照要求對不同層級的發(fā)文、交流材料進(jìn)行匯總收集，從中選擇最能反映創(chuàng)城工作實(shí)際的材料進(jìn)行申報(bào)；從真實(shí)性上來看，檔案材料要符合年度要求，不造假、不擺拍，能夠全面客觀地反映創(chuàng)城活動，是全部活動的真實(shí)記錄；從真實(shí)性上來看，檔案材料中的數(shù)據(jù)必須基于社會發(fā)展實(shí)際，并已經(jīng)上級審核或公開發(fā)布。

1.3 邏輯性要求高

檔案材料要做到翔實(shí)豐富、有針對性，能夠全面、準(zhǔn)確、深刻地反映測評要求，材料的前后內(nèi)容要保持一致性，保持彼此間的內(nèi)在連續(xù)性，特別是文件之間在時間、文號、數(shù)據(jù)等方面表述不發(fā)生邏輯性錯誤。測評體系中的每個內(nèi)容都是一個專題，資料以“件”為基本單位，“一件”資料一般由單份或若干份文件構(gòu)成。紙質(zhì)版資料建檔應(yīng)該根據(jù)每一條測評標(biāo)準(zhǔn)要求準(zhǔn)備原始材料，每份材料均須編號，以紙質(zhì)版檔案為例，就應(yīng)包括：①卷內(nèi)目錄、②卷內(nèi)文件（紙質(zhì)檔案用訂書釘左上角裝訂或用活頁夾固定，在右上角用鉛筆標(biāo)明編號）、③檔案袋（檔案材料以卷為單位用紙質(zhì)檔案袋裝袋提交，并在檔案袋正面中央分上下兩行標(biāo)注提交檔案案卷編號和提交單位名稱）。

2 文明城市創(chuàng)建檔案管理和利用中存在的問題

2.1 從檔案內(nèi)容上看，應(yīng)景現(xiàn)象普遍存在

文明城市需要政府應(yīng)更多地把功夫花在服務(wù)民眾上，保障民生、增添公共福祉。但從近幾年中央文明辦通報(bào)的情況來看，有的地方為通過測評，存在隱瞞事實(shí)、PS圖片、數(shù)據(jù)造假等，使得創(chuàng)城檔案的真實(shí)性難以保障。比如，有的地方的照片檔案存在文字說明與照片內(nèi)容不符、擺拍現(xiàn)象嚴(yán)重、形式單一、主題不貼切等，無法反映精神文明建設(shè)的真實(shí)情況，不利于后期的查考利用。

2.2 從管理水平上看，檔案治理水平較低

從大部分城市的組織架構(gòu)來看，文明城市創(chuàng)建屬于階段性任務(wù)，未有常態(tài)化的機(jī)構(gòu)承擔(dān)職責(zé)，大多都是臨時組織專班負(fù)責(zé)組織和推進(jìn)，創(chuàng)城工作完成后結(jié)構(gòu)解散，電子檔案大多數(shù)都留存在個人手中，未能進(jìn)行及時歸檔整理。同時，大部分責(zé)任部門缺少文明城市檔案的收集和整理意識，對文明城市檔案不重視。每年進(jìn)行檔案資料申報(bào)的時候才進(jìn)行集中的整理，多是應(yīng)付上級檢查，未能形成長效機(jī)制。

2.3 從收集整理上看，歸檔范圍較窄

創(chuàng)城檔案向上級文明辦申報(bào)，對于測評城市而言，上報(bào)的材料是最能直觀反映本地創(chuàng)城工作成效的，能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。但是對非上報(bào)材料，大部分地方不重視，許多照片檔案未能列入年度的歸檔范圍和計(jì)劃。如創(chuàng)城牽頭部門就未能進(jìn)行集中地整理歸檔，使有許多具有史料價值的照片檔案流失。

2.4 從檔案開發(fā)上看，檔案育人功能發(fā)揮不夠

創(chuàng)城檔案是以人民為中心發(fā)展思想的生動展示，具有很強(qiáng)的思想性和教育性，為開展社會主義核心價值觀教育提供了豐富的檔案素材。開發(fā)利用創(chuàng)城檔案，以主題展覽、圖書出版、影視創(chuàng)作等形式展示出來，能夠以強(qiáng)烈的感染力和說服力直擊心靈，起到教育人引導(dǎo)人的作用。從實(shí)踐來看，部分城市思想上只是完成上級部署的任務(wù)，沒有把創(chuàng)城檔案上升到精神文明建設(shè)的層次上。有的地方舉辦了精神文明建設(shè)成果展，但是形式單一、覆蓋面不夠，無法形成有力度有深度的教育實(shí)效。同時，檔案開發(fā)人才缺乏，創(chuàng)城檔案大多數(shù)是單位檔案管理人員負(fù)責(zé)，從能力和水平上難以適應(yīng)時代要求。

3 加強(qiáng)創(chuàng)城檔案收集力度，留存好精神文明建設(shè)歷程

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是提升創(chuàng)城檔案育人功能的基礎(chǔ)。新形勢下，檔案育人方式、功能、載體都發(fā)生了顯著變化，需要大量豐富的檔案資源做后盾和基石。長期以來，創(chuàng)城檔案碎片化、零散性問題較為突出，無法形成系統(tǒng)地檔案數(shù)據(jù)鏈，難以最大化發(fā)揮創(chuàng)城檔案育人功能。因此，做好創(chuàng)城檔案的管理和利用必須首先加大檔案收集力度。

3.1 加大創(chuàng)城活動檔案接收

要將創(chuàng)城活動檔案接收工作納入創(chuàng)城檔案資源體系建設(shè)重點(diǎn)，創(chuàng)城辦或指揮部大力實(shí)施一線工作法、項(xiàng)目工作法，制定工作方案，創(chuàng)城活動完結(jié)后立即歸檔，確保檔案資源應(yīng)收盡收。一是對責(zé)任單位創(chuàng)城活動進(jìn)行摸底，明確各單位創(chuàng)城活動的數(shù)量，掌握各單位應(yīng)移交檔案數(shù)量、門類等情況。二是對部分創(chuàng)城單位檔案整理移交情況進(jìn)行實(shí)地抽查。摸清實(shí)情，了解移交工作存在問題，共同研究解決方法和途徑，對不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，提供整改指導(dǎo)服務(wù)。三是制定接收計(jì)劃。在與各創(chuàng)城位充分協(xié)商的基礎(chǔ)上，明確各創(chuàng)城單位檔案移交接收時間，采取掛圖“作戰(zhàn)”的方式，將創(chuàng)城單位檔案接收工作進(jìn)行分工，責(zé)任到人。在開展檔案接收過程中，采取預(yù)檢工作模式，正式接收前主動到單位對擬移交檔案進(jìn)行預(yù)檢，確保移交檔案質(zhì)量和接收工作效率。

3.2 培育特色檔案資源

逐步延伸檔案征集觸角，建立特色的創(chuàng)城照片、音視頻、報(bào)紙檔案采集機(jī)制，創(chuàng)城辦要與重點(diǎn)責(zé)任單位，比如教育、文化、建設(shè)、宣傳、組織等部門建立常態(tài)化機(jī)制，對與創(chuàng)城工作相關(guān)的活動檔案及時采集，建立專題活動檔案。比如，有的地方打造特色愛國主義教育基地，常年舉辦愛國主義教育主題實(shí)踐活動、研學(xué)活動、培訓(xùn)活動、公益活動等，從活動計(jì)劃、人員組織、活動主題方面都有詳細(xì)檔案資料，成為精神文明建設(shè)的亮點(diǎn)。對于地方創(chuàng)城牽頭部門來說，在創(chuàng)建過程中必然要打造特色和加分項(xiàng)，在此過程中將特色做法檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化，能夠取得事半功倍效果。

3.3 加強(qiáng)特殊載體檔案接收進(jìn)館

文明城市創(chuàng)建是一個系統(tǒng)工程，只有全員發(fā)動、全民參與、全力以赴，才能打贏這場創(chuàng)建硬仗。在群眾性精神文明建設(shè)中，有大量的實(shí)物檔案，比如條幅標(biāo)語、宣傳冊、千人簽名錄等，這些能夠進(jìn)一步擴(kuò)大創(chuàng)城檔案門類，豐富創(chuàng)城檔案數(shù)量，更好地記錄精神文明建設(shè)的全過程。一是常態(tài)化開展特殊載體檔案接收。實(shí)施特殊載體檔案接收清單制度，明確特殊載體檔案接收范圍，推進(jìn)紙質(zhì)檔案與特種載體檔案同步移交、同步接收。二是建立特種載體檔案征集機(jī)制，面向社會各行各業(yè)廣泛征集記述和反映創(chuàng)城活動各個方面的照片、音像、實(shí)物等檔案。三是與活動開展團(tuán)體開展廣泛合作，以收藏其中珍貴物件，重要的實(shí)物進(jìn)行拍照、攝像存檔，并建立專門的檔案卷宗。

4 加強(qiáng)創(chuàng)城檔案管理力度，提升創(chuàng)城檔案規(guī)范化水平

4.1 加強(qiáng)創(chuàng)城檔案數(shù)字化管理

4.1.1要開發(fā)高效率創(chuàng)城檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案在線移交管理。把電子檔案歸檔與創(chuàng)城活動建立剛性聯(lián)系，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，將電子檔案移交嵌入創(chuàng)城進(jìn)程之中，建立對檔案移交的系統(tǒng)性約束。

4.1.2建立符合創(chuàng)城標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分類系統(tǒng)。創(chuàng)城體系繁雜，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、生態(tài)建設(shè)各方面，使得檔案門類多、管理分散、業(yè)務(wù)職能部門之間需要建立高效的共享協(xié)作方式平臺，注重創(chuàng)城檔案信息的整合，優(yōu)化特色檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)信息資源共享[1]。

4.1.3做好特色檔案資源的收集。在日常工作中，文字、圖片資料在儲存、傳遞信息上具有一定的局限性，音頻視頻等聲像資料發(fā)揮了補(bǔ)充和替代作用。和圖片資料相比，聲像資料可以更加全面直觀地展示活動內(nèi)容，更好地還原創(chuàng)建活動現(xiàn)場。在數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)中，要將聲像檔案作為特殊模塊加以設(shè)置，支持視頻提取與存儲、格式轉(zhuǎn)換、視頻壓縮、視頻編輯、音頻提取等操作。

4.1.4建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度。為從根本上保障系統(tǒng)的安全，創(chuàng)城檔案系統(tǒng)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并實(shí)行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級別確認(rèn)[2]，每個單位只能編輯和上傳本單位創(chuàng)城檔案，按不同的級別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，確保檔案資料的原始性和真實(shí)性。

4.2 打造創(chuàng)城檔案專題數(shù)據(jù)庫

檔案專題數(shù)據(jù)庫是以檔案信息為主要數(shù)據(jù)來源的專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)理論，檔案專題數(shù)據(jù)庫是針對用戶對檔案信息的需求特點(diǎn)，按照一定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對某一學(xué)科或某一專題有利用價值的檔案信息進(jìn)行收集、分析、存儲、評價、處理，以滿足用戶個性化需求的檔案信息資源庫[3]。建立創(chuàng)城檔案專題數(shù)據(jù)庫能夠有效地檢索、利用檔案資源，發(fā)揮檔案在精神文明建設(shè)中的重要作用。一是明確建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，包括目錄結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、分類規(guī)范等。二是責(zé)任部門數(shù)據(jù)上報(bào)。創(chuàng)城責(zé)任主體要將本單位的數(shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)要求上傳，形成專題檔案數(shù)據(jù)。三是數(shù)據(jù)整合。對同類數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地組織和匯總，按照檔案類別自動歸檔，形成專題數(shù)據(jù)目錄和內(nèi)容。四是檢索利用。相關(guān)部門可在數(shù)據(jù)庫中快速檢索所需信息，并可開展更加深入的專題編研。

5 加大創(chuàng)城檔案開發(fā)力度，發(fā)揮精神文明檔案育人功能

“創(chuàng)城”與“育人”相輔相成。“創(chuàng)城”的目的是實(shí)現(xiàn)“育人”，實(shí)現(xiàn)人的全面發(fā)展，而“育人”則可以進(jìn)一步推動“創(chuàng)城”。檔案是創(chuàng)城過程的集中再現(xiàn)，是這一歷史進(jìn)程的真實(shí)記錄。做好創(chuàng)城檔案開發(fā)利用，能夠弘揚(yáng)社會主義核心價值觀，發(fā)揮檔案獨(dú)特育人價值。

5.1 堅(jiān)持多維度開發(fā)利用

創(chuàng)城檔案內(nèi)涵豐富，蘊(yùn)含著黨委、政府踐行以人民為中心發(fā)展思想的生動實(shí)踐，創(chuàng)城檔案開發(fā)可采用圖書出版、展覽展示、融入學(xué)校教育等多種形式開展。

5.1.1編研出版。作為傳統(tǒng)的檔案開發(fā)利用形式，圖書出版在教育大眾、引領(lǐng)社會風(fēng)尚方面依然具有重要作用，能夠讓群眾在潛移默化中凈化思想。三明市出版《三明市精神文明創(chuàng)建典型示范項(xiàng)目》，展示三明市文明創(chuàng)建精神風(fēng)貌、階段性成果，總結(jié)先進(jìn)做法，提供經(jīng)驗(yàn)交流，進(jìn)一步提高群眾對創(chuàng)建全國文明城市工作的知曉率、支持率和滿意率。

5.1.2主題展覽。展覽能夠以檔案圖片的形式，展現(xiàn)創(chuàng)城工作的生動畫面，反映精神文明建設(shè)的重要成果。三明市建成“風(fēng)展紅旗 如畫三明”三明市精神文明建設(shè)展館，并推出VR視角的精神文明建設(shè)成果網(wǎng)上展廳，營造了積極營造崇德向善，見賢思齊、德行天下的濃厚社會氛圍。

5.1.3開辦專欄。通過打造專題數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)城檔案類型更加明晰，為開辦多類型專欄提供了基礎(chǔ)。如根據(jù)生態(tài)文明建設(shè)的活動檔案，舉辦“綠水青山就是金山銀山”主題活動展。再如“明溪在線”微信公眾號開設(shè)“共建共享文明城·系列成就宣傳展”專欄，持續(xù)對轄區(qū)社區(qū)進(jìn)行文明創(chuàng)建成果風(fēng)采展示。從人民群眾的角度看社區(qū)變化、觀百姓生活、察民生實(shí)事，用檔案和圖片反映出人民群眾幸福指數(shù)的提升。

5.2 融入百姓生活

5.2.1打造新時代文明實(shí)踐活動新模式。創(chuàng)城檔案豐富的素材是進(jìn)行社會主義核心價值觀教育的重要載體，要積極選取人民群眾喜愛、內(nèi)涵豐富、教育效果好的檔案資源融入新時代文明實(shí)踐站所和圖書館、博物館、科技館等公共文化場所，組織開展文化閱讀、志愿服務(wù)等活動，在豐富基層群眾精神文化生活的同時，發(fā)揮檔案教育人、引導(dǎo)人的作用。

5.2.2融入學(xué)校教育。學(xué)校是精神文明建設(shè)的重要陣地，深入推進(jìn)創(chuàng)城檔案進(jìn)校園，有利于進(jìn)一步培育和踐行社會主義核心價值觀[4]。創(chuàng)城單位可與學(xué)校聯(lián)合開發(fā)校本課程，將創(chuàng)城檔案融入學(xué)校教育和愛國主義教育全過程，讓學(xué)生近距離感受精神文明建設(shè)帶來的新變化。同時，創(chuàng)城檔案作為鮮活的事例，通過舉辦晚會、演講比賽、話劇等形式展示出來，使創(chuàng)城效果更為真實(shí)，讓學(xué)生在檔案氛圍中受到“潤物細(xì)無聲”的教育。

參考文獻(xiàn)

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[2]胡聲漢.企業(yè)檔案信息化管理的措施[J].陜西檔案，2010（10）：25.

[3]黃霄羽，裴佳勇.疫情專題數(shù)字檔案館建設(shè)策略探討[J].檔案與建設(shè)，2020（08）：20.

[4]李姝.銀川：擦亮“文明校園”名片 繪就教育發(fā)展新篇章[N].銀川日報(bào)，2023（07）：23.

作者簡介：張憲（1973— ），大學(xué)學(xué)歷，福建省三明市明溪縣精神文明建設(shè)理論研究室館員，從事文明創(chuàng)建檔案管理工作。