D公司內(nèi)部控制問題研究

［摘 要］隨著國家對規(guī)模以上小型企業(yè)扶持力度的加大，規(guī)模以上小型企業(yè)進入加速發(fā)展階段，但規(guī)模以上小型企業(yè)普遍存在發(fā)展時間較短、不知如何發(fā)展等問題。其中原因較多，內(nèi)部控制存在問題便是重要原因之一?；诖?，文章結(jié)合D公司展開案例研究，首先介紹D公司概況，然后分析D公司內(nèi)部控制存在的問題，最后提出D公司內(nèi)部控制問題的解決策略，以期為其他相關企業(yè)的內(nèi)部控制優(yōu)化提供參考。

［關鍵詞］內(nèi)部控制；小型企業(yè)；財務管理

1" " "D公司概況

1.1" "D公司簡介

D公司是一家小型制造業(yè)有限責任公司，成立于2002年，起初是作為大型國有農(nóng)機企業(yè)總廠的一個分支。在20世紀90年代的國有企業(yè)改革中，該分支通過全體員工的共同努力和接納一些國有企業(yè)優(yōu)秀員工得以繼續(xù)經(jīng)營下去，最終轉(zhuǎn)為D公司。該公司占地面積23 000 m2，建筑面積5 300 m2，擁有齊全的加工設備和先進的技術，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。D公司是

ISO 9000質(zhì)量體系認證的持有者，標志著其對產(chǎn)品質(zhì)量和管理體系的高度關注。公司的產(chǎn)品范圍包括輪式瀝青混凝土攤鋪機、多功能履帶攤鋪機、全液壓超級輪式攤鋪機、高地隙噴藥機、玉米收割臺、全液壓半喂入水稻收割機以及大豆收割臺等。D公司的產(chǎn)品不僅受到黑龍江省政府和農(nóng)墾系統(tǒng)的支持與推廣，還出口到俄羅斯和非洲國家。這些產(chǎn)品連續(xù)幾年被選為國家重點支持推廣的產(chǎn)品，入選國家補貼產(chǎn)品目錄，顯示出D公司在國內(nèi)外市場上的競爭力和市場份額的穩(wěn)步增長。

1.2" "D公司發(fā)展現(xiàn)狀

D公司是一家小型制造業(yè)企業(yè)，其經(jīng)營模式表現(xiàn)出專注于核心業(yè)務的特點，主要集中于生產(chǎn)經(jīng)營，避免了涉足其他領域，這種專注有助于公司集中資源提高生產(chǎn)效率和競爭力。此外，公司采用謹慎的經(jīng)營態(tài)度，主要使用資金支持日常生產(chǎn)經(jīng)營，幾乎沒有參與其他投資和資金運營活動，同時采用單一的方式，通過銀行貸款來滿足資金需求?；I資決策是由綜合業(yè)務部與管理層共同磋商，以確保貸款金額的合理性并使其與公司經(jīng)營狀況相匹配。綜合業(yè)務部在D公司扮演著重要的角色，由3名財務人員組成，負責日常的生產(chǎn)工作和財務工作。盡管這些財務人員最初是半路改行，缺乏專業(yè)財務知識，但他們經(jīng)過多年的經(jīng)驗積累，了解公司的運營情況，成功管理了公司的財務事務，而且沒有發(fā)生重大錯誤。

2" " "D公司內(nèi)部控制存在的問題

2.1" "信息傳遞不暢

D公司的信息傳遞不暢這一問題涉及采購決策、信息準確性、供應鏈管理和實時響應等多個方面。信息傳遞不暢的根本原因在于公司內(nèi)部流程不清晰、責任分工模糊及信息系統(tǒng)協(xié)調(diào)不足。具體而言，采購部門往往難以充分了解銷售部門的銷售預測，同時生產(chǎn)部門也面臨難以及時獲得采購部門原材料需求信息的困境。這種信息傳遞不暢導致信息流通不順暢，進而對決策者獲取全面數(shù)據(jù)并制定決策產(chǎn)生了負面影響。采購部門難以準確預測原材料需求來應對價格波動，或未能全面了解市場趨勢來優(yōu)化采購策略，從而導致采購決策不準確和額外成本增加。這一問題的具體表現(xiàn)是，當原材料價格發(fā)生波動時，采購部門難以及時獲得市場信息來指導采購決策的制定。這可能導致采購部門作出不正確的采購選擇，進而對公司的采購產(chǎn)生不利影響。

2.2" "流程不明確，監(jiān)督跟蹤機制不完善

D公司在采購流程和供應鏈管理方面的問題源于兩個主要因素：流程不明確和監(jiān)督跟蹤機制不完善。這些問題給公司的運營和決策帶來了很大的負面影響。首先，流程不明確和監(jiān)督不足意味著供應物品的及時交付無法得到有效保障，從而可能導致生產(chǎn)中斷、訂單延誤以及客戶滿意度下降。其次，監(jiān)督跟蹤機制不完善使得公司難以確保接收到的產(chǎn)品或原材料的質(zhì)量和可靠性。公司還存在對少數(shù)供應商過度依賴的問題，供應商多樣性不足，這會引發(fā)單一風險，如價格波動或交貨延誤［1］。此外，由于流程不明確和監(jiān)督跟蹤機制不完善，公司的庫存管理也存在問題，如過多占用資金或無法滿足市場需求，導致增加額外的成本。最為關鍵的是，監(jiān)督跟蹤機制不完善導致了供應鏈不透明，使公司難以準確追蹤產(chǎn)品位置和庫存狀態(tài)，從而逐漸失去了市場競爭優(yōu)勢。

2.3" "客戶關系管理不到位

D公司的客戶關系管理存在一系列問題，主要表現(xiàn)為未能全面了解客戶的需求、偏好和期望。這導致公司難以提供定制的產(chǎn)品或服務來滿足客戶的具體需求，可能使客戶感到不滿意，甚至流失。客戶滿意度下降不僅影響公司的短期銷售，還可能使公司錯失潛在的業(yè)務拓展機會，對公司的收入和市場份額造成長期損害。此外，缺乏密切的客戶接觸使得公司無法及時了解客戶的財務狀況，從而難以準確預測客戶支付問題。這可能導致拖欠賬款的問題增加，引發(fā)公司資金流動性問題。另外，未能與客戶建立緊密的聯(lián)系，也會導致公司難以評估客戶的信用風險，使得公司無法采取預防措施以減少不良賬款和債務追討的風險，從而對公司的財務健康造成威脅。與客戶接觸不足也會威脅公司產(chǎn)品和服務的競爭力。因為公司未能及時獲取客戶反饋和市場趨勢信息，難以適應市場需求的變化，最終失去市場競爭優(yōu)勢，影響公司的長期可持續(xù)發(fā)展［2］。

2.4" "財務人員能力不足

財務人員能力不足體現(xiàn)在多個方面，如缺乏深入的財務分析能力，因此很難全面理解財務報表中的數(shù)據(jù)、趨勢和關鍵性能指標。這一問題產(chǎn)生了多重負面影響：首先，財務人員難以及時發(fā)現(xiàn)潛在的財務問題或機會。這意味著公司可能錯失改善財務狀況的機會或未能防范潛在的風險，進而給公司未來發(fā)展帶來不利影響。其次，隨著技術的快速發(fā)展，數(shù)字化財務工具變得越來越重要，因為其可以提高財務管理的效率和準確性，然而，財務人員缺乏使用這些工具的經(jīng)驗，可能導致數(shù)據(jù)輸入錯誤、財務流程延誤，以及財務數(shù)據(jù)的錯誤增加。這會影響公司決策制定和財務報告的質(zhì)量。目前，D公司仍然依賴傳統(tǒng)的手工記賬方式，這意味著財務數(shù)據(jù)的錄入、分類和匯總都是手動完成的，容易產(chǎn)生人為錯誤，如數(shù)據(jù)輸入錯誤、遺漏或錯位等。這不僅降低了數(shù)據(jù)的準確性，還增加了合規(guī)風險。手工記賬方式通常需要大量時間和人力資源來處理財務數(shù)據(jù)，這會降低數(shù)據(jù)處理效率，還可能導致財務流程延誤和低效。D公司需要考慮采用自動化財務系統(tǒng)，以減少這些問題和風險。

3" " "D公司內(nèi)部控制問題的解決策略

3.1" "整合信息化平臺，加強信息傳遞

為解決信息傳遞不暢的問題，D公司首先應全面審視內(nèi)部信息傳遞流程，重新設計并優(yōu)化這些流程，確保流程明晰、高效，并明確每個環(huán)節(jié)的責任和時間要求。明確責任分工，為每個信息傳遞步驟指定負責人，確保信息傳遞的人員及其職責清晰可查。其次，整合信息管理系統(tǒng)，將不同部門的信息系統(tǒng)整合到一個平臺上，確保數(shù)據(jù)流通無阻。同時，為全體員工提供培訓，使員工了解信息傳遞的重要性和最佳實踐方式，以確保信息能夠準確、及時傳遞。這些手段將有助于提高信息傳遞效率，減少信息傳遞不暢帶來的問題，從而提升公司的整體績效水平［3］。再次，D公司可以考慮引入?yún)f(xié)作工具，以幫助不同部門更好地共享和傳遞信息。這些工具可以提供實時通信和協(xié)作的平臺，加強部門之間的協(xié)同作業(yè)，促進信息及時傳遞和共享。從次，D公司還可以定期開展跨部門會議和信息共享會議，以促進部門間的溝通和交流，從而更好地了解各部門的需求和問題。最后，公司應鼓勵文化上的變革，將信息共享和傳遞視為全員的責任和優(yōu)先事項。管理層應樹立榜樣，強調(diào)信息的重要性，并將其納入公司的價值觀和績效考核中。這將有助于建立一種信息優(yōu)先的文化，使信息傳遞不僅成為一項任務，更成為一種習慣［4］。通過這些綜合對策，D公司可以有效解決信息傳遞不暢的問題，提高內(nèi)部協(xié)作效率，優(yōu)化決策制定流程，最終提升整體績效水平。

3.2" "優(yōu)化采購流程，加強供應鏈管理

首先，D公司需要重新設計和優(yōu)化采購流程，確保從采購需求的識別到供應商評估、合同管理和產(chǎn)品交付監(jiān)控等各個環(huán)節(jié)都清晰。建立有效的監(jiān)督和反饋機制，進行定期審查和性能評估，以確保對流程執(zhí)行的有效跟蹤。其次，公司應增加供應商，減少對特定供應商的依賴，以降低風險。通過與多個供應商建立緊密的聯(lián)系，公司可以更好地應對價格波動和供應問題，提高供應鏈的韌性。同時，加強對供應物品的質(zhì)量控制，建立質(zhì)量標準和檢驗流程，以確保所采購的物品符合公司的要求。再次，D公司可以引入供應鏈管理工具和技術，以提高供應鏈的可視性和透明度。這包括使用物流追蹤系統(tǒng)、庫存管理軟件和供應鏈分析工具，使公司更好地了解庫存水平、訂單狀態(tài)和產(chǎn)品位置，從而更靈活地應對市場需求的變化。最后，D公司應通過內(nèi)部培訓和招聘具備采購與供應鏈管理專業(yè)知識的員工，提高團隊的整體能力。同時，建立績效評估和改進機制，以定期審查和優(yōu)化采購與供應鏈管理的流程，以此適應市場需求的變化。

3.3" "建立客戶評估體系，加強客戶關系管理

針對客戶關系管理問題，D公司可以從以下角度采取措施。首先，公司應著手建立一個有效的客戶關系管理（Customer Relationship Management，CRM）系統(tǒng)，以確保更頻繁和有針對性地與客戶接觸。這一系統(tǒng)將有助于跟蹤客戶的需求、偏好，從而更好地滿足其期望，為其提供個性化的產(chǎn)品和服務。其次，D公司可以與客戶建立更緊密的合作關系，積極了解客戶的需求，定制服務以滿足其具體需求。通過主動傾聽客戶的反饋和了解其痛點，公司可以更好地提供滿足客戶期望的解決方案，提高客戶滿意度，增加客戶忠誠度，同時挽留現(xiàn)有客戶并吸引新客戶。再次，建立客戶信用評估體系，使公司更好地應對和減少不良賬款風險。通過對客戶的信用狀況進行定期評估，公司可以預測和減少拖欠賬款的現(xiàn)象，維護資金流動性，降低經(jīng)濟風險［5］。最后，D公司可以定期進行客戶滿意度調(diào)查，以獲取客戶的反饋和建議，改進產(chǎn)品和服務。這些調(diào)查將提供寶貴的信息，幫助公司了解客戶的需求和不滿，有針對性地改進業(yè)務，提高客戶的滿意度。通過這些綜合的對策，D公司可以改善與客戶的關系，提高客戶滿意度，并實現(xiàn)更好的業(yè)務績效。

3.4" "引入數(shù)字化財務工具，加強財務人員培訓

首先，引入數(shù)字化工具是關鍵。財務人員可以采用現(xiàn)代財務管理和報告工具，提高財務管理的效率和準確性。引入數(shù)字化工具將有助于降低手工輸入數(shù)據(jù)的錯誤率，提高數(shù)據(jù)的準確性，同時提高財務流程的效率，如賬目核對、發(fā)票處理和資金支付等。數(shù)字化工具還可以為財務人員提供強大的數(shù)據(jù)分析功能，有助于財務人員更好地理解財務數(shù)據(jù)和趨勢，為管理者制定決策提供更準確的數(shù)據(jù)。其次，D公司應著重培養(yǎng)和建設財務團隊，提供培訓和發(fā)展機會，以提升財務人員的數(shù)據(jù)分析能力和數(shù)字化工具應用技能。財務人員應具備深入分析數(shù)據(jù)和生成財務報告的能力，這將有助于公司作出明智的戰(zhàn)略決策，如投資決策、成本削減計劃或戰(zhàn)略規(guī)劃［6-7］。

4" " "結(jié)束語

針對D公司內(nèi)部控制存在的問題，D公司亟須解決公司面臨的信息傳遞不暢問題、采購和供應鏈管理問題、客戶關系管理問題，以及財務人員能力不足問題，從而提高公司的整體績效水平和競爭力。通過重新設計內(nèi)部流程、明確責任、整合信息管理系統(tǒng)和組織員工培訓，信息傳遞問題可以迎刃而解。解決采購和供應鏈管理問題需要優(yōu)化采購流程、增加供應商、引入供應鏈管理工具和提高員工管理能力。解決客戶關系管理問題需要建立有效的CRM系統(tǒng)、與客戶建立合作關系、建立客戶信用評估體系和開展客戶滿意度調(diào)查。解決財務人員能力不足問題則需要引入數(shù)字化工具、培養(yǎng)和建設財務團隊。這些措施將有助于提高D公司的內(nèi)部控制水平，降低潛在的風險，提升競爭力，實現(xiàn)長期可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻

［1］茅媛婫.新時期中小企業(yè)財務風險管理研究［J］.商業(yè)觀察，2023（25）：89-92，96.

［2］李兵.中小企業(yè)財務內(nèi)部控制制度存在的問題與對策研究［J］.中國集體經(jīng)濟，2023（25）：135-138.

［3］殷紅，楊小雅.中小企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制研究［J］.中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2023（8）：137-139.

［4］吳勝鋒.經(jīng)濟新常態(tài)下中小企業(yè)內(nèi)部控制問題及對策［J］.中國中小企業(yè)，2023（7）：144-146.

［5］吳慧慧.中小企業(yè)的風險管理和內(nèi)部控制探究［J］.中國中小企業(yè)，2023（6）：81-83.

［6］舒暢.風險視角下的中小企業(yè)內(nèi)部控制問題研究［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2022（33）：86-89.

［7］張秋杰.中小企業(yè)財務管理存在的問題及其對策探析［J］.老字號品牌營銷，2023（16）：140-142.

［收稿日期］2023-10-28

［作者簡介］王璐（1988— ），女，吉林長春人，博士，講師，主要研究方向：內(nèi)部控制與風險管理（通信作者）。