審計(jì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與技術(shù)研究

在科技高速發(fā)展的當(dāng)下，諸多審計(jì)產(chǎn)生的檔案卷宗已經(jīng)不僅局限于紙張這一傳統(tǒng)概念的“檔案卷宗”。在日趨復(fù)雜的審計(jì)工作和海量數(shù)據(jù)面前，單憑人工進(jìn)行檔案處理分析歸類，只會(huì)做到事倍功半的效果。本研究通過對(duì)現(xiàn)有文獻(xiàn)的綜合分析，分析了國(guó)內(nèi)外審計(jì)檔案研究現(xiàn)狀和相關(guān)問題，尋求可以創(chuàng)新改進(jìn)的方向，初步規(guī)劃并設(shè)計(jì)了審計(jì)檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行了大致介紹。希望此次研究對(duì)審計(jì)檔案管理相關(guān)方面提供一定的指導(dǎo)和借鑒意義。

一、研究背景和目的

當(dāng)前審計(jì)機(jī)關(guān)儲(chǔ)存的檔案主要是機(jī)關(guān)公文檔案和審計(jì)項(xiàng)目檔案，因缺少專業(yè)的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)，檔案目錄和檔案資源無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)相對(duì)滯后，無法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)籌，制約了審計(jì)檔案的開發(fā)，嚴(yán)重影響審計(jì)工作提質(zhì)增效。

隨著信息化時(shí)代到來，審計(jì)檔案信息化建設(shè)對(duì)各審計(jì)機(jī)關(guān)的審計(jì)檔案管理工作提出了新要求。傳統(tǒng)審計(jì)檔案一般是以機(jī)關(guān)公文檔案和審計(jì)項(xiàng)目檔案為主，存量檔案主要是紙質(zhì)與音像作為載體。檔案目錄與檔案資源難以關(guān)聯(lián)，存在查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力、檔案物理毀損等問題，部分審計(jì)機(jī)關(guān)亦存在審計(jì)檔案權(quán)限混亂，檔案二次開發(fā)困難等情況，審計(jì)檔案的使用失調(diào)不但會(huì)導(dǎo)致敏感信息泄密，也會(huì)讓優(yōu)秀審計(jì)經(jīng)驗(yàn)難以傳承復(fù)用。審計(jì)檔案信息化改革過程中急需適應(yīng)信息化需求發(fā)展的業(yè)務(wù)平臺(tái)承接上述問題，本課題應(yīng)運(yùn)而生。

1.尋求信息技術(shù)創(chuàng)新

審計(jì)檔案與一般檔案的構(gòu)成部分不同，主要分為四部分：第一單元結(jié)論類文件材料；第二單元證明類文件材料；第三單元立項(xiàng)類文件材料；第四單元備查類文件材料。這導(dǎo)致管理人員需要額外學(xué)習(xí)；同時(shí)由于其特殊性和保密要求，專業(yè)人員較少，致使在數(shù)字化與信息化上的發(fā)展較為滯后，對(duì)檔案管理工作造成較大的影響。開發(fā)專門通用的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)也是勢(shì)在必行。

2.規(guī)劃專業(yè)人才培養(yǎng)

審計(jì)業(yè)務(wù)人員是檔案整理的第一責(zé)任人，但有時(shí)會(huì)存在延遲集中整理或敷衍整理檔案的情況；各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)在一定程度上存在重業(yè)務(wù)，輕檔案的情況，以至于對(duì)審計(jì)檔案管理規(guī)定理解產(chǎn)生分歧；基層審計(jì)人員對(duì)于法律法規(guī)的了解和熟悉程度有所差別，造成的理解不同，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理的混亂和無序。建立完善的培訓(xùn)體系，針對(duì)不同層次的審計(jì)人員進(jìn)行培訓(xùn)教育。幫助審計(jì)人員全面了解檔案管理的重要性和規(guī)范要求。

3.解決檔案查詢困難

審計(jì)檔案的查閱通常要經(jīng)過層層審批，才能到檔案管理部門，由專人按照“卷宗類別、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、案卷頁(yè)碼”的順序進(jìn)行，因此查詢速度慢，給利用和查閱帶來了諸多不便。在實(shí)際工作時(shí)常常由于紙質(zhì)檔案的局限性，管理工作人員無法快速的接觸到想要查詢的檔案。某些檔案由于保密原因，無法被帶出檔案室，在異地工作的審計(jì)人員需要專程過來查看，對(duì)工作效率影響較大。

4.提高審計(jì)工作效率

審計(jì)檔案數(shù)字化信息化對(duì)提高審計(jì)工作效率有多層作用。首先，數(shù)字化檔案使得審計(jì)人員能夠輕松快速地訪問和檢索大量審計(jì)數(shù)據(jù)，節(jié)省了大量的時(shí)間和人力成本。其次，數(shù)字化檔案提供了更加準(zhǔn)確和完整的數(shù)據(jù)，有助于提高審計(jì)工作的準(zhǔn)確性和可靠性。數(shù)字化檔案還可以實(shí)現(xiàn)審計(jì)流程的自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高了審計(jì)工作的效率和一致性。

5.服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展

當(dāng)今社會(huì)，檔案不僅僅是單純的管理，而是需要有針對(duì)性地利用和服務(wù)。隨著審計(jì)工作的地位和作用越來越重要，社會(huì)對(duì)審計(jì)的期望值不斷在拉大。社會(huì)不僅需要審計(jì)工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮推動(dòng)作用，而且要求就審計(jì)事項(xiàng)向社會(huì)公開，做到這些，審計(jì)檔案起著關(guān)鍵作用。審計(jì)檔案正確歸檔有效歸檔不僅是記錄事件，更是為后續(xù)案件提供許多有理有據(jù)的參考案例和審計(jì)調(diào)查思路。

二、國(guó)內(nèi)檔案信息管理存在的問題與管理創(chuàng)新方向

審計(jì)檔案管理方式單一，不能滿足新形勢(shì)下審計(jì)工作的多樣化需求；缺少專業(yè)的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)，靠人工完成檔案目錄檢索和檔案實(shí)體查詢工作，工作效率低下。

對(duì)審計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，由于缺乏對(duì)于審計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，很多重要資料都在工作審計(jì)結(jié)束之后出現(xiàn)了丟失和遺漏的現(xiàn)象，這對(duì)于后期審計(jì)工作的檢查和監(jiān)督是極為不利的。

檔案管理模式落后，存量審計(jì)檔案多以紙質(zhì)的為主，保管環(huán)境不符合規(guī)范存在損壞風(fēng)險(xiǎn)，檔案數(shù)字化率低，造成使用時(shí)需要復(fù)制原件，存在損壞、遺失和泄密風(fēng)險(xiǎn)；增量檔案管理缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性，尤其是電子類文件，分散存放無法做到統(tǒng)一管理，后續(xù)使用時(shí)查找困難。

審計(jì)業(yè)務(wù)檔案存在突擊整理的情況，在完整性、規(guī)范性和關(guān)聯(lián)性等方面存在不利影響；對(duì)審計(jì)檔案的二次開發(fā)利用缺少有效方法，一些好的審計(jì)經(jīng)驗(yàn)、審計(jì)方法無法傳承，優(yōu)秀審計(jì)方案的指導(dǎo)、借鑒作用無法充分發(fā)揮。

因此，應(yīng)當(dāng)建立健全審計(jì)檔案管理制度與法規(guī)文件，不斷完善和鞏固審計(jì)機(jī)關(guān)單位的檔案管理制度和工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，確保審計(jì)的檔案管理工作嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行。推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，建設(shè)專業(yè)的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)，通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、存儲(chǔ)、檢索和共享，讓大數(shù)據(jù)賦能助力檔案管理，形成數(shù)字經(jīng)濟(jì)與數(shù)字政府建設(shè)驅(qū)動(dòng)的審計(jì)檔案管理，提高效率。

加強(qiáng)審計(jì)檔案人才建設(shè)，定期開展審計(jì)檔案知識(shí)培訓(xùn)工作，讓檔案工作人員了解審計(jì)檔案管理工作的基本原理，定期做好對(duì)審計(jì)檔案法律、法規(guī)知識(shí)的培訓(xùn)，推進(jìn)審計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化與專業(yè)化。完善審計(jì)檔案管理規(guī)則與流程，制定電子化審計(jì)檔案管理的操作指南與嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，確保審計(jì)檔案的規(guī)范化、完整性與真實(shí)性。

對(duì)審計(jì)檔案的二次開發(fā)利用，傳承優(yōu)秀的審計(jì)經(jīng)驗(yàn)、審計(jì)方法，優(yōu)秀審計(jì)方案的指導(dǎo)。加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理的監(jiān)督，明確審計(jì)檔案管理中的責(zé)任主體，定期對(duì)檔案整理效果進(jìn)行抽樣檢查。

三、審計(jì)檔案管理系統(tǒng)

1.系統(tǒng)功能介紹

本系統(tǒng)充分結(jié)合新形勢(shì)下審計(jì)工作特點(diǎn)，高度響應(yīng)審計(jì)檔案管理需求，為各類型審計(jì)檔案提供科學(xué)化、精細(xì)化的全過程管理和增值服務(wù)?？筛鶕?jù)項(xiàng)目年度、項(xiàng)目編號(hào)、審計(jì)類型和業(yè)務(wù)領(lǐng)域等不同維度，對(duì)檔案目錄和檔案實(shí)體進(jìn)行分類檢索和智能檢索，并向授信用戶提供瀏覽、下載、打印等周邊功能。

通過對(duì)審計(jì)檔案“卷”“件”結(jié)合的管理方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄和電子檔案資源的統(tǒng)一管理，使用關(guān)鍵字段與檔案整體識(shí)別結(jié)合方式自動(dòng)梳理檔案資源類屬；借助檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)審計(jì)檔案登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、查詢借閱、備份恢復(fù)、鑒定銷毀等全周期、全過程管理。

支持用戶自行定制工作環(huán)節(jié)、路徑。當(dāng)流程變化時(shí)，系統(tǒng)管理員根據(jù)業(yè)務(wù)需要新增或修改流程，并為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置或調(diào)整不同業(yè)務(wù)角色，實(shí)現(xiàn)管理工作的個(gè)性化定制，進(jìn)一步增強(qiáng)可維護(hù)性和易用性。構(gòu)建統(tǒng)一的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類型檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免檔案資源的分散、遺漏、丟失，為檔案資源的開發(fā)和利用夯實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

本系統(tǒng)支持審計(jì)檔案在線預(yù)覽、下載、打印、借閱、審批等功能，滿足管理工作的多樣性需求；實(shí)現(xiàn)檔案查詢利用的精準(zhǔn)、高效，同時(shí)也支持角色、用戶、菜單和權(quán)限配置，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的科學(xué)有效管理，適應(yīng)多元化的使用場(chǎng)景。

本系統(tǒng)采用分層架構(gòu)設(shè)計(jì)，各模塊獨(dú)立完成相應(yīng)功能，部署成本低、易于維護(hù)更新和擴(kuò)展；后端開發(fā)采用JFinal開源框架，系統(tǒng)迭代開發(fā)簡(jiǎn)單高效。系統(tǒng)部署方式靈活，滿足部署政務(wù)云內(nèi)網(wǎng)的相關(guān)條件，具有良好的安全性和擴(kuò)展性。選擇分布式部署方式，能夠有效提高系統(tǒng)性能，全面提升系統(tǒng)的可靠性和可用性；支持高并發(fā)錄入和查詢，滿足各崗位同時(shí)作業(yè)需求?？蛇x擇單機(jī)部署方式，由專人負(fù)責(zé)檔案著錄與管理，確保信息安全。系統(tǒng)具有完善的權(quán)限管理、用戶管理和菜單管理，能保障數(shù)據(jù)的安全，系統(tǒng)操作通俗易懂，界面簡(jiǎn)潔友好，減少操作人員的學(xué)習(xí)壓力。

2.系統(tǒng)特點(diǎn)

審計(jì)檔案管理系統(tǒng)的部署和應(yīng)用，有利于提高審計(jì)質(zhì)量工作的管理效率，為今后檔案審閱、查找提供了快捷、高效的新模式。本系統(tǒng)提供了不同場(chǎng)景下審計(jì)檔案的全生命周期輔助管理及存檔能力，采用信息化的方式可以提高審計(jì)檔案存儲(chǔ)效能，切實(shí)保留了與審計(jì)工作相關(guān)的所有數(shù)據(jù)，而且可以對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)檢索，針對(duì)性提供審計(jì)數(shù)據(jù)信息，可有效提高審計(jì)工作信息化水平與信息管理能力。便捷查閱利用相關(guān)審計(jì)檔案，提升工作效率。系統(tǒng)設(shè)置以檔案分類、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、檔案題名以及責(zé)任單位責(zé)任人的多元化檢索方式。既契合檔案檢索的實(shí)際需求，也有效簡(jiǎn)化了不同案卷存檔要求下的后臺(tái)關(guān)鍵字段開發(fā)難度。

3.技術(shù)路線

隨著科技的發(fā)展和審計(jì)業(yè)務(wù)的不斷拓展，審計(jì)檔案管理面臨著越來越高的技術(shù)需求。審計(jì)檔案管理的技術(shù)需求與應(yīng)用體現(xiàn)在對(duì)高效、便捷、安全的檔案管理方式的追求。例如，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)進(jìn)行審計(jì)檔案的整理、分析和挖掘，從而為審計(jì)工作提供更有針對(duì)性的參考依據(jù)。此外，審計(jì)檔案管理也需要與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行深度融合，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的自動(dòng)收集、整理和歸檔，提高審計(jì)工作效率。

審計(jì)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建與實(shí)施是實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理技術(shù)需求的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在構(gòu)建審計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的模塊化、可擴(kuò)展性、易維護(hù)性等因素，確保系統(tǒng)能夠適應(yīng)審計(jì)工作的不斷變化。同時(shí)，實(shí)施審計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要對(duì)審計(jì)人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保他們能夠熟練地運(yùn)用系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)檔案管理。

在審計(jì)檔案管理過程中，信息化技術(shù)起著舉足輕重的作用。信息化技術(shù)可以幫助審計(jì)人員快速檢索和分析審計(jì)檔案，揭示潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和問題。此外，信息化技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的遠(yuǎn)程協(xié)作與共享，提高審計(jì)團(tuán)隊(duì)的合作效率。為了確保審計(jì)檔案管理的信息安全，還需采取一系列措施，如設(shè)置權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、日志審計(jì)等，防范信息泄露和數(shù)據(jù)篡改的風(fēng)險(xiǎn)。切實(shí)轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)觀念，重視發(fā)展和掌握信息化檔案技術(shù)，不失時(shí)機(jī)地利用信息新技術(shù)武裝自己，使信息技術(shù)成為審計(jì)業(yè)務(wù)工作中的一把利劍，為審計(jì)事業(yè)所用。

四、未來審計(jì)檔案改進(jìn)和創(chuàng)新方向

改進(jìn)和創(chuàng)新審計(jì)檔案管理的需求與動(dòng)力主要源于以下幾個(gè)方面。一是信息化發(fā)展的推動(dòng)，為審計(jì)檔案管理提供了新的技術(shù)支持。二是審計(jì)工作需求的不斷提高，要求檔案管理更加高效、便捷、安全。三是國(guó)家政策對(duì)檔案管理的重視，為審計(jì)檔案管理的改進(jìn)和創(chuàng)新提供了政策支持。

為滿足審計(jì)檔案管理改進(jìn)和創(chuàng)新的需求，推進(jìn)審計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的電子化、數(shù)字化。優(yōu)化審計(jì)檔案的存儲(chǔ)和保管條件，提高檔案的保存質(zhì)量和安全性。建立完善的審計(jì)檔案查閱制度，提高檔案的利用效率。加強(qiáng)審計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，明確檔案管理人員職責(zé)，使其得知從事審計(jì)檔案工作時(shí)，應(yīng)該承擔(dān)什么樣的責(zé)任，“具體做什么”“為什么要做”和“要怎么做”。提高審計(jì)檔案管理的效率和質(zhì)量，為審計(jì)工作提供有力支持，促進(jìn)審計(jì)檔案資源的共享和利用，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有益參考。

在實(shí)施審計(jì)檔案管理改進(jìn)和創(chuàng)新的過程中，一是充分發(fā)揮政府主導(dǎo)作用，加強(qiáng)政策支持和資金投入。二是加強(qiáng)部門間的溝通與合作，形成工作合力。三是注重審計(jì)檔案管理改進(jìn)和創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，不斷完善措施。

審計(jì)檔案是審計(jì)機(jī)關(guān)在審計(jì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分。審計(jì)檔案質(zhì)量的高低不僅體現(xiàn)出審計(jì)機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作水平，而且也反映出審計(jì)質(zhì)量的優(yōu)劣。展望未來，審計(jì)檔案管理將朝著信息化、智能化、一體化的方向發(fā)展。審計(jì)檔案管理改進(jìn)和創(chuàng)新的具體措施將不斷豐富和完善，以適應(yīng)新時(shí)代審計(jì)工作的需求。在此過程中，審計(jì)檔案管理人員應(yīng)樹立創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)，為我國(guó)審計(jì)檔案管理的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（作者單位：南京審計(jì)大學(xué)）