新聞檔案的特點(diǎn)與管理分析

蘇靜

[摘 要]經(jīng)濟(jì)社會(huì)的蓬勃發(fā)展，使我國(guó)新聞媒體行業(yè)獲得了極大的發(fā)展機(jī)遇，對(duì)新聞檔案工作的要求也不斷提高。新聞檔案反映了各個(gè)地區(qū)不同時(shí)期的科教、經(jīng)濟(jì)和文化水平，具有極高的歷史研究?jī)r(jià)值?；诖耍恼聫男侣剻n案的特點(diǎn)入手，分析新聞檔案管理優(yōu)化措施及注意事項(xiàng)，以期充分提高新聞檔案管理工作的時(shí)效性及高效性，為今后的新聞媒體行業(yè)指明發(fā)展方向。

[關(guān)鍵詞]新聞檔案；特點(diǎn)；管理

中圖分類號(hào)：G211 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）24-0034-03

新聞檔案是將新聞活動(dòng)期間產(chǎn)生的完整圖文、數(shù)據(jù)信息，經(jīng)過(guò)整合、分類、歸檔后得到的資源，可滿足后續(xù)的新聞?wù){(diào)閱、使用需要，可提高新聞報(bào)道的可信度及針對(duì)性，具有良好的資源利用價(jià)值。因此，在新時(shí)代發(fā)展背景下，如何根據(jù)新聞行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，不斷提高新聞業(yè)務(wù)質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)新聞檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)已成為各單位的工作重點(diǎn)。

一、新聞檔案的特點(diǎn)

（一）來(lái)源多樣

新聞檔案來(lái)源多樣，對(duì)于社會(huì)及國(guó)家發(fā)展具有重大意義的新聞需要從其最初來(lái)源進(jìn)行資料的整合歸檔，對(duì)于其他類型的新聞報(bào)告，考慮到新聞行業(yè)在一定程度上承擔(dān)著引導(dǎo)社會(huì)輿論的重要作用，與群眾的生活具有較為密切的聯(lián)系點(diǎn)。

（二）內(nèi)容多樣

新聞反映了群眾的日常社會(huì)生活，涉及經(jīng)濟(jì)、外交、科技、政治、軍事和文化等各領(lǐng)域的各類資料，主要包含黨和國(guó)家各類重大事件資料、會(huì)議記錄、批示紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告、講話稿，國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)、著名人物在新聞活動(dòng)中留下的手稿影音，新聞采樣素材、報(bào)道規(guī)劃方案、初級(jí)編輯小樣等資料性檔案，涉及范圍較廣，內(nèi)容較為多樣。

（三）記錄方式多樣

從保存方式來(lái)看，新聞檔案主要可分為紙質(zhì)檔案及電子檔案兩類文檔形式，如表1所示。

（四）價(jià)值作用多樣

從實(shí)際情況來(lái)看，新聞檔案具有文化功能、監(jiān)督功能、政治功能和娛樂(lè)功能等多種價(jià)值，承擔(dān)著宣傳黨和國(guó)家發(fā)展政策、反映普通百姓生活訴求的職能，是公眾探索世界、了解國(guó)際發(fā)展形勢(shì)的重要平臺(tái)。由于新聞具有極強(qiáng)的時(shí)效性特點(diǎn)，部分較為特殊的新聞報(bào)道及社會(huì)現(xiàn)象需要借鑒以往的新聞報(bào)道，因此新聞檔案本身具有極大的利用價(jià)值[1]。

二、新聞檔案管理的優(yōu)化措施

（一）增強(qiáng)管理意識(shí)

以往的新聞檔案主要以影音圖像、文字檔案等方式存儲(chǔ)，實(shí)際管理難度較小。但是隨著科技化、現(xiàn)代化社會(huì)的不斷發(fā)展，新聞檔案的存儲(chǔ)方式日益復(fù)雜，包含不同格式的電子化、數(shù)字化資料。因此，作為新時(shí)代的新聞檔案管理人員，需及時(shí)轉(zhuǎn)變?cè)瓉?lái)的工作理念，改變?cè)瓉?lái)的工作方法，不僅需要做好數(shù)字檔案和實(shí)體檔案的收集、整合、分類與歸納工作，要滿足新聞檔案的開發(fā)利用要求。新聞檔案作為記錄真實(shí)事件的載體，在一定程度上可支持科研決策，推動(dòng)行業(yè)發(fā)展。由此，新聞單位也應(yīng)充分意識(shí)到新聞檔案管理工作的重要價(jià)值，主動(dòng)將其納入日常工作規(guī)劃，結(jié)合實(shí)際工作要求制訂科學(xué)、可行、完善的新聞檔案管理工作方案，精準(zhǔn)劃分不同部門及崗位工作職責(zé)及范圍，確?，F(xiàn)代管理設(shè)備及專業(yè)管理人員快速到位，全方位提高新聞檔案管理工作的質(zhì)量及效率。在實(shí)際工作中，也可成立相應(yīng)的新聞檔案專項(xiàng)工作小組，結(jié)合新聞?lì)I(lǐng)域的實(shí)際發(fā)展需要，及時(shí)調(diào)整短期工作計(jì)劃及中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，從人力、物力、財(cái)力等多個(gè)角度為新聞檔案管理工作的創(chuàng)新升級(jí)提供支持，并嚴(yán)格遵守上級(jí)部門提出的各項(xiàng)工作要求，及時(shí)借鑒其他單位的成功工作經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)取長(zhǎng)補(bǔ)短完善現(xiàn)有新聞檔案管理機(jī)制。各新聞工作者需明確職責(zé)，時(shí)刻把握新聞檔案領(lǐng)域的變化規(guī)律及發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)更新思想觀念，完善理論架構(gòu)，提高新聞檔案管理工作的規(guī)范化、精細(xì)化、數(shù)據(jù)化程度，全方位保障新聞檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新管理方法

受全新的時(shí)代發(fā)展環(huán)境的影響，各新聞工作者在開展新聞檔案管理工作期間，需要在資料收集環(huán)節(jié)，盡量平衡好實(shí)體檔案及數(shù)字檔案的數(shù)量比例，嚴(yán)禁出現(xiàn)無(wú)人管理等問(wèn)題，避免優(yōu)質(zhì)新聞檔案被淹沒(méi)在各類無(wú)效信息中，降低其利用率。在利用新聞檔案時(shí)，需要做到巨細(xì)無(wú)遺，同時(shí)盡量提高信息檢索速度，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。因此，相關(guān)新聞檔案管理部門可積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，如圖1所示。有效解決實(shí)體檔案受潮、蟲蛀等問(wèn)題，同時(shí)降低檔案保存成本，減少資料存儲(chǔ)空間，并結(jié)合各類軟件，有效篩選、過(guò)濾無(wú)用信息，提升新聞檔案管理工作的全面性、條理性、精細(xì)性，保證實(shí)際工作質(zhì)效。如新聞檔案管理部門可開通公眾微信號(hào)，利用手機(jī)預(yù)約的方式提示管理人員提前調(diào)出用戶所需信息，提高資料查詢的便捷性。另外，可利用云數(shù)據(jù)等技術(shù)，創(chuàng)建網(wǎng)上新聞檔案管理資料庫(kù)，降低了資料備份難度，節(jié)約了計(jì)算機(jī)空間，極大地保障了新聞檔案的安全[2]。

（三）保障檔案安全

為保證新聞檔案管理工作安全，相關(guān)部門應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)制度建設(shè)，提高技術(shù)水平。第一，需明確新聞檔案管理工作人員的職責(zé)，無(wú)論是實(shí)體檔案還是數(shù)字檔案管理工作，均應(yīng)落實(shí)崗位責(zé)任制，明確各人員的工作權(quán)限，確保新聞檔案管理工作開展的全面性。第二，相關(guān)管理人員需熟練掌握先進(jìn)的新聞檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，明確各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行職責(zé)，規(guī)范日常言行舉止，全面提升個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)。第三，建立完善的安全保障機(jī)制，加強(qiáng)各部門間的聯(lián)系，及時(shí)了解新聞檔案管理工作現(xiàn)狀，避免檔案分類、保管等環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤。第四，為保證新聞檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化，相關(guān)新聞檔案管理部門需建立完善、合理的監(jiān)管機(jī)制，督促全體工作人員依據(jù)現(xiàn)有規(guī)章制度依次落實(shí)資料收集、整合和歸檔作業(yè)，盡量避免出現(xiàn)監(jiān)督缺位等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決新聞檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題。新聞檔案管理部門還應(yīng)成立專業(yè)的工作小組，全面監(jiān)管新聞檔案管理制度的落實(shí)狀況，在監(jiān)督作業(yè)期間，及時(shí)獲取音頻、圖像等一手資源，處理內(nèi)容不實(shí)、低俗的各類新聞素材，確保在全新的時(shí)代發(fā)展背景下推動(dòng)新聞檔案管理工作逐漸朝著規(guī)范、專業(yè)的方向發(fā)展[3]。

（四）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

為提高新聞傳播效率，新聞檔案管理部門也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?cè)瓉?lái)的服務(wù)理念，引導(dǎo)全體工作人員樹立良好的服務(wù)意識(shí)，對(duì)在崗職工做好培訓(xùn)教育，引導(dǎo)其在強(qiáng)化能力素養(yǎng)的同時(shí)及時(shí)反思自己在工作中的不足，有針對(duì)性地調(diào)整現(xiàn)有工作態(tài)度及方法，確保新聞檔案管理工作的質(zhì)效。同時(shí)，新聞檔案管理人員需要深挖新聞檔案潛在的價(jià)值，積極利用5G、大數(shù)據(jù)等技術(shù)提高服務(wù)水平。各工作部門也需積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，樹立智能化、智慧化新聞檔案服務(wù)管理工作理念，確保各新聞素材均可得到有效利用，時(shí)刻以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為目標(biāo)，端正服務(wù)態(tài)度，提高用戶滿意度。

（五）重視人才建設(shè)

為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，新聞檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)組建高素質(zhì)、綜合型、專業(yè)化的人才隊(duì)伍，全力推動(dòng)新聞檔案管理的健康發(fā)展。首先，應(yīng)綜合當(dāng)前的新聞檔案管理工作內(nèi)容及目標(biāo)，合理調(diào)整新聞檔案管理人員數(shù)量，并嚴(yán)格依據(jù)現(xiàn)有政策機(jī)制做好新聞檔案資料的分類、整合和存儲(chǔ)工作，簡(jiǎn)化檢索、取用流程。其次，針對(duì)部分思想落后的新聞檔案管理人員，要構(gòu)建合理的技能培訓(xùn)體系，結(jié)合內(nèi)部學(xué)習(xí)、外部進(jìn)修的方式，將新聞檔案管理理論、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)等作為重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容，全面提高在職新聞檔案管理人員的素養(yǎng)?？啥ㄆ谘?qǐng)專家學(xué)者來(lái)企開展主題教育培訓(xùn)講座，及時(shí)向廣大職工傳授全新的新聞檔案管理知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)；也可要求各職工分批次開展外出調(diào)研活動(dòng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的新聞檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善本單位的新聞檔案管理體系。再次，做好紀(jì)律管理。與其他類型的檔案資料相比，新聞檔案具有一定的特殊性，相關(guān)新聞檔案管理人員需要在取用過(guò)程中嚴(yán)格遵循現(xiàn)有規(guī)定，防止出現(xiàn)資料泄露、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，并培養(yǎng)良好的責(zé)任意識(shí)及大局意識(shí)，確保新聞檔案管理資料的完整性。最后，落實(shí)管理考核。對(duì)于部分態(tài)度不端正、能力不達(dá)標(biāo)的新聞檔案管理人員，相關(guān)管理部門應(yīng)建立健全工作考核機(jī)制，充分凸顯其引導(dǎo)、激勵(lì)優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)起全體新聞檔案管理人員的工作積極性。在實(shí)際工作中，可依據(jù)現(xiàn)有新聞檔案管理要求科學(xué)調(diào)整考核指標(biāo)，客觀公正地反映其實(shí)際工作質(zhì)效，并從物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神鼓勵(lì)兩個(gè)方面入手，提高優(yōu)秀工作人員的福利待遇，并對(duì)不合格、不合規(guī)的新聞檔案管理行為加以適當(dāng)懲處，全面增強(qiáng)新聞檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)[4]。

三、新聞檔案管理的注意事項(xiàng)

第一，合理編研分類。應(yīng)做好新聞檔案的子項(xiàng)分類作業(yè)，如將新聞報(bào)道作為一級(jí)分類，則其可細(xì)分為綜合報(bào)道、典型報(bào)道、批評(píng)報(bào)道、述評(píng)報(bào)道等二級(jí)類目。以述評(píng)報(bào)道為例，還可細(xì)分為人物述評(píng)報(bào)道、形勢(shì)述評(píng)報(bào)道、事件述評(píng)報(bào)道等三級(jí)類目。做好子項(xiàng)分類作業(yè)，可保證檔案編研作業(yè)的有序推進(jìn)。如在開展人物典型報(bào)道活動(dòng)期間，可提煉人物事跡匯編、成長(zhǎng)大事記編研等，得到較為明確的報(bào)告提綱；在開展事件述評(píng)報(bào)道期間，可利用同質(zhì)性歸檔的方式，將收集到的事件相關(guān)人言論按照中立、正、反的角度匯編，最終得到較為客觀、公正、合理的評(píng)價(jià)。這極大地降低了新聞檔案管理難度，還原了較為真實(shí)的新聞歷史事件。另外，新聞檔案管理部門可依據(jù)新聞發(fā)生的時(shí)間、事由進(jìn)行子項(xiàng)劃分，有效提高編研工作效率。第二，落實(shí)電子歸檔及全面掛接。數(shù)字化建設(shè)是全新時(shí)代背景下新聞檔案編研工作的開展方向，將現(xiàn)有檔案存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)化為電子形式，可有效提高資源的利用效率，縮短新聞檔案編研工作時(shí)間。在開展數(shù)字化建設(shè)期間，相關(guān)工作人員也需要做好有效受控版本檔案的掛接工作，提高新聞檔案資源利用率。另外，要建立電子照片數(shù)據(jù)庫(kù)，利用文字解說(shuō)的方式有效編研聲像新聞檔案，突出其工作成果。第三，樹立歸檔意識(shí)。樹立良好的新聞檔案歸檔意識(shí)，有利于長(zhǎng)久保存各類新聞檔案資料。當(dāng)前新聞采集途徑不斷擴(kuò)增，使得大量新聞工作者的策劃、采編作業(yè)量大幅提高，在此情況下極易出現(xiàn)資料遺漏、拖延歸檔等問(wèn)題。因此，相關(guān)工作人員需樹立良好的新聞檔案歸檔意識(shí)，及時(shí)完成新聞歸檔作業(yè)，確保歸檔作業(yè)全程受控[5]。

四、結(jié)語(yǔ)

受到經(jīng)濟(jì)及社會(huì)等多種因素的影響，我國(guó)媒體行業(yè)開始逐漸進(jìn)入全新的發(fā)展階段，如果一味地沿用以往的新聞檔案工作模式，將會(huì)影響管理質(zhì)效的提升。因此，相關(guān)新聞從業(yè)人員需明確當(dāng)前的行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，通過(guò)增強(qiáng)管理意識(shí)、創(chuàng)新管理方法、保障檔案安全、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念、重視人才建設(shè)等方式，有效升級(jí)現(xiàn)有的新聞檔案管理工作體系，在推動(dòng)新聞?lì)I(lǐng)域進(jìn)步的同時(shí)，為開展科研決策、落實(shí)輿論引導(dǎo)等業(yè)務(wù)提供有力支持，全方位提高新聞檔案管理工作水準(zhǔn)，使其逐漸朝著智能化、專業(yè)化、電子化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

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