X大學一體化背景下的教務管理流程再造研究

朱慧 田容雨 李楠 張茜

[摘 要]人才培養(yǎng)質(zhì)量是高等教育的基石，本科教學是大學的中心工作。教學工作的平穩(wěn)有序開展離不開現(xiàn)代化的教務管理，傳統(tǒng)的教務管理方式難以滿足新時代高等教育發(fā)展的訴求。在不同時期，學校對教學管理會有不同的需求，流程再造應當結(jié)合當前的信息化技術(shù)進行，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為教務管理流程優(yōu)化提供了可能。

[關(guān)鍵詞]一體化；教務管理；流程再造；信息化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）24-0076-03

★課題項目：山東大學（威海）校級教改項目“新時代高校教務管理流程再造研究”（Y2022086）

我國高等教育已經(jīng)邁入了普及化階段，各高校不斷創(chuàng)新教學改革模式，探索提高人才培養(yǎng)水平的新路徑。近年來，高校辦學規(guī)模逐步擴大，人才培養(yǎng)模式呈現(xiàn)多樣化，高校管理工作數(shù)量不斷增加，其難度也在不斷加大。以往學校管理中采用的集權(quán)組織結(jié)構(gòu)，難以滿足新時代高等教育發(fā)展的訴求。傳統(tǒng)的高校教學管理流程逐漸顯現(xiàn)出各種問題，普遍存在工作繁重、協(xié)調(diào)不暢、效率低下及資源浪費等問題。

教務管理是保障教學平穩(wěn)運行的一項系統(tǒng)性工作。面對當前教務管理中出現(xiàn)的問題，學校應深入剖析問題產(chǎn)生的原因，結(jié)合新時期人才培養(yǎng)的目標要求，從高校教學的頂層設計著眼，再造教務管理流程。2019年發(fā)布的《教育部關(guān)于加強新時代教育管理信息化工作的通知》提出，推動管理服務“減流程、減證明、減時間”，凡可通過共享獲取和核驗的數(shù)據(jù)，原則上不得要求用戶提供，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿；探索建立信用承諾、容缺受理制度，最大程度減少管理服務前置條件、精簡流程環(huán)節(jié)、縮短辦理時間。20世紀90年代以來，網(wǎng)絡通信不斷發(fā)展，數(shù)字教育資源不斷豐富，教育管理信息化已取得一定成效。進入21世紀，信息技術(shù)發(fā)展迅速，已滲透到人們的學習、生活等方方面面，高等教育面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。教務管理流程再造將基于當前資源整合的背景，以信息技術(shù)為依托。

一、流程再造的相關(guān)理論基礎

（一）流程再造理論思想概述

流程再造的概念最早由美國哈佛大學教授邁克爾·哈默（Michael Hammer）和 CSC 管理顧問公司創(chuàng)始人錢皮（James Champy）提出。隨著流程再造理論的不斷演進，其發(fā)展逐漸呈現(xiàn)出與其他領(lǐng)域理論相互融合發(fā)展的趨勢。David Hargreaves 基于流程優(yōu)化觀點構(gòu)造了新的校園模式[1]。Allen等人通過研究案例確定業(yè)務流程重組理論對高等教育機構(gòu)的適用性，認為高校的組織文化和結(jié)構(gòu)在一定程度上限制了業(yè)務流程重組理論的實施，采取漸進式的流程變革提高流程優(yōu)化的效率[2]。丁烈云認為從管理流程的角度探討高校管理水平的提高是一個重要的視角[3]。

（二）流程再造的基本原則

流程再造應圍繞結(jié)果進行組織，不是圍繞指標組織。學校應首先明確應達成的目標，然后再設計工作流程，不是逐個設計流程中的各個環(huán)節(jié)。流程再造應由那些能夠洞察流程問題的人進行。由于信息技術(shù)的網(wǎng)絡通訊和辦公軟件越來越普及，原有的協(xié)調(diào)流程執(zhí)行者可由計算機代替。流程再造應將平行的任務串聯(lián)起來，不是合并平行任務的結(jié)果，梳理單位所有崗位的職責，將所有平行職責連接起來，不是在各部門完成目標之后再協(xié)調(diào)。

（三）流程再造的主要方法

六西格瑪管理法是一種質(zhì)量尺度和追求的目標，是一套科學的工具和管理方法，運用DMAIC（改善）或DFSS（設計）的過程進行流程的設計和改善。

SDCA循環(huán)法是一種標準化維持的方法，包括標準化、執(zhí)行、檢查及調(diào)整四個階段。通過不斷循環(huán)，現(xiàn)有的流程將更加穩(wěn)定和標準化。SDCA循環(huán)不僅可以用于質(zhì)量管理，也可以用于其他領(lǐng)域，如項目管理、生產(chǎn)管理等。它通過持續(xù)循環(huán)，不斷優(yōu)化和改進工作流程和方法，幫助企業(yè)提高工作效率和質(zhì)量。

ESIA分析法是一種循序漸進的流程優(yōu)化法，一般用于企業(yè)流程再造，用來優(yōu)化客戶在價值鏈上的分配。ESIA是由四個單詞的首個字母組成，E（Eliminate）是指消除非增值活動；S（Simplify）是指簡化必要活動；I（Integrate）是指整合活動；A（Automate）是指流程任務的自動化。這四個過程層層遞進，最終實現(xiàn)審批流程整體性和系統(tǒng)性優(yōu)化，從而提高審批效率。

二、X大學教務管理流程現(xiàn)狀

（一）X大學教務管理部門組織結(jié)構(gòu)

組織結(jié)構(gòu)是一個組織內(nèi)部各個部門之間的相互關(guān)系和職責分工，以及這些關(guān)系和分工形成的層次結(jié)構(gòu)。它反映了一個組織內(nèi)部各個部門之間協(xié)調(diào)合作和管理控制的方式。X大學在深入貫徹教育部關(guān)于教育教學工作精神的基礎上，全面落實立德樹人根本任務，確立人才培養(yǎng)核心地位和本科教學中心地位，校教務處遵循學校的辦學理念和宗旨，堅持“以學生成長為中心”，始終把提高本科教學質(zhì)量、履行教學服務職能作為首要任務。X大學將本科教務工作分解成多個板塊，由教務處等六個科室按照職責分管各項工作。校教務處對接各學院的教務管理部門，以校院兩級管理模式將教學任務落實到開課學院，各學院設立本科教學管理辦公室，由教學院長負責管理學院的整體教學事務，各院按照專業(yè)方向劃分教研室，由系主任負責教研室的教學計劃課程安排，由教學秘書對接教務處一個或幾個科室的業(yè)務，負責接收教務處下發(fā)的通知，并將通知轉(zhuǎn)發(fā)給教學院長、系主任、任課老師及學生。學院教務辦公室以確保教學活動平穩(wěn)有序開展為目標，積極響應學校的教學改革號召，協(xié)助本院老師達成教學目標，提高學院的本科人才培養(yǎng)質(zhì)量。

（二）X大學教學管理與服務平臺

教學管理與服務平臺是大學數(shù)字化校園的核心業(yè)務系統(tǒng)，集Client/Server和Browser/Web Server技術(shù)于一體，涵蓋教學管理的各個環(huán)節(jié)，可供學校教務處工作人員、學院教學秘書、任課教師及學生使用。X大學教學管理與服務平臺分為六個模塊，分別為基礎資源、培養(yǎng)方案、教務運行、成績管理、學籍管理和教學考評?；A資源模塊主要是公共資源管理及課程資源管理，課程資源管理包括新增課程的申請審核、課程查詢、指定教材。培養(yǎng)方案模塊主要是培養(yǎng)方案維護、教學執(zhí)行計劃管理。培養(yǎng)方案維護包括專業(yè)培養(yǎng)方案的錄入、審核、查詢，教學執(zhí)行計劃管理主要包括學期執(zhí)行計劃的內(nèi)容微調(diào)、任務查詢。教務運行模塊包括教學安排管理、課表編排管理、學生選課管理。教學安排管理主要是據(jù)教學執(zhí)行計劃生成開課任務書，然后由教學秘書錄入開課周次、任課老師、排課方式等。課表編排管理主要是根據(jù)開課任務書進行排課，課程包括全校公共課、各教學單位專業(yè)課。學生選課管理主要是學生登錄教務系統(tǒng)自主選課。成績管理模塊主要包括成績錄入、成績更正、學分認定等。學籍管理模塊主要包括大類分專業(yè)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、降級、復學等學籍異動。教學考評模塊主要是管理督導評課、學生評教、評價分析。

（三）X大學教務管理流程現(xiàn)狀

X大學是文理兼招的綜合類高校，是國內(nèi)目前學科門類齊全的重點高校之一，現(xiàn)有全日制在校本科生約2.6萬人。J校區(qū)和V校區(qū)是X大學的兩個校區(qū)，J校區(qū)歷史悠久、底蘊深厚、人才濟濟，V校區(qū)起步較晚、專業(yè)不齊、師資不均。雖然V校區(qū)與J校區(qū)分屬兩地，但是本科人才培養(yǎng)目標相同，教師考核指標相同。面對兩個校區(qū)辦學條件的差距，如何做到不同校區(qū)的學生同質(zhì)培養(yǎng)，是一個非常值得探討的課題。V校區(qū)教學管理組織機構(gòu)由教務處和二級學院（系）構(gòu)成，同一層的機構(gòu)橫向劃分為多個平行部門，是一個互不統(tǒng)屬、分工合作的組織體系。學校教務管理工作以本科人才培養(yǎng)為主線，遵循高等教育教學規(guī)律，以教務處統(tǒng)籌調(diào)度為核心，以教學院部管理為基礎，以校教指委審議為保障，由學校所有部門互相協(xié)作共同完成。

三、教務管理業(yè)務流程再造方案

流程再造應收集整理所有的工作任務，按照部門內(nèi)部和部門間關(guān)系進行二級分類，內(nèi)部工作指定負責人、協(xié)助人，跨部門工作環(huán)節(jié)設定決策點，決策人由分管領(lǐng)導擔任，并將控制系統(tǒng)嵌入流程。

（一）流程再造目標

1.提高教務管理工作效率

在現(xiàn)代化教務管理中，信息傳遞是基本要求，所有信息處理都是信息在組織內(nèi)部的傳遞。當下教務管理工作中的信息傳輸鏈條太長，信息傳輸速度較慢，業(yè)務流程運行卡頓，導致整體工作效率降低。因此，需要通過流程再造提高教務管理工作的流暢性，提高信息傳輸?shù)乃俣群驼_率，使教務管理工作環(huán)環(huán)相扣，即使遇到突發(fā)情況也能迅速處理，從而提高教務管理的工作效率。

2.提高服務水平和師生滿意度

教務管理是學校管理體系的核心，其本質(zhì)是服務教師和學生，因此流程再造不僅是為了提高教務管理人員的工作速度和質(zhì)量，而且是為了提高師生的滿意度。學校通過教務管理流程再造，可減少師生等待時間，減少重復性勞動。

3.加快信息化建設

在數(shù)字賦能時代，推進學校信息化建設是迎接教學管理挑戰(zhàn)的應有之義。從教育信息化建設的角度出發(fā)，運用先進的網(wǎng)絡通信技術(shù)，實現(xiàn)教學的精細化管理，減少教學管理的前置條件，精簡流程環(huán)節(jié)，縮短辦理時間，推動教務管理朝智能化方向邁進。

（二）流程再造方法

基于教務管理流程再造的需求和目標，X大學流程再造選用ESIA分析法，其具體過程包括：取消不必要的流程或步驟，簡化必要的流程和步驟，整合相關(guān)的流程和步驟，自動化處理可以自動化的任務和流程。ESIA分析法可以提高審批效率和用戶滿意度。運用ESIA流程再造方法，將與學校教學管理相關(guān)的所有業(yè)務和信息存儲在一個統(tǒng)一的架構(gòu)中，清除教務管理流程中的非增值活動，簡化部門之間業(yè)務辦理的非必要環(huán)節(jié)。同時，將簡單的業(yè)務流程合并，分解復雜的業(yè)務流程，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過標準化和自動化流程提高效率。

（三）流程再造實施方案

1.設計教務管理組織結(jié)構(gòu)

為了實現(xiàn)一體化發(fā)展，學校需要優(yōu)化頂層設計，組織結(jié)構(gòu)實行扁平化，教學管理的重心從原來的教務處下移到二級學院，以學院強促學校興。教務處主要負責統(tǒng)籌管理和督導評價，日常事務性教學管理工作放權(quán)給二級學院，推動管理服務減流程、減證明、減時間。教務處需要與各教學單位協(xié)調(diào)和溝通，既有校區(qū)內(nèi)部職能部門的協(xié)作，也有跨校區(qū)職能部門的協(xié)作，因此需要強化協(xié)調(diào)能力，建立有效的溝通機制與合作模式，制定科學合理的工作流程，確保各項工作之間的協(xié)調(diào)和銜接，促進校區(qū)之間和校區(qū)內(nèi)部的協(xié)作與配合。

2.提升教務管理人員的素質(zhì)

學院教學秘書人員數(shù)量較少，事務性教學管理工作放權(quán)給二級學院以后，其在編人數(shù)與部門工作量不匹配。設立相應數(shù)量的教務管理人員編制，然后根據(jù)編制數(shù)量進行崗位聘任。建立績效考核體系，將學校整體目標與個人工作表現(xiàn)相結(jié)合，以業(yè)績考核指標衡量員工工作水平。教務工作涉及教學的方方面面，工作事項繁雜且壓力大，下班時間及節(jié)假日加班是常態(tài)。人是教務管理流程的執(zhí)行者，如果人的素質(zhì)沒有達標，流程再造過程就會困難重重。教務管理人員的道德修養(yǎng)、人文素養(yǎng)、科技素養(yǎng)以及語言表達能力、應用信息技術(shù)能力、組織協(xié)調(diào)能力等決定了教務管理的成效。

因此，學校應完善內(nèi)源機制，積極舉辦專題培訓會、教學管理研討會、觀摩交流會等，提高教務管理人員的學習能力和業(yè)務水平。

3.教學管理核心業(yè)務流程優(yōu)化

流程再造是一個持續(xù)發(fā)展、不斷優(yōu)化的過程。在不同時期，學校對教學管理會有不同的要求，流程再造應結(jié)合當前信息化技術(shù)，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為教務管理流程優(yōu)化提供了可能。隨著學校一體化發(fā)展進程的加快，共建共享資源需要平臺支撐，學校將J校區(qū)與V校區(qū)的教務管理服務平臺并軌，J校區(qū)的教務管理服務平臺從1.0升級為2.0，V校區(qū)直接更換2.0版本教務管理服務平臺，實現(xiàn)了校區(qū)間教務管理數(shù)據(jù)的共享。

教務管理服務平臺的并軌為教務管理流程優(yōu)化奠定了基礎。學校在幾年前就提出了一體化發(fā)展，但是J校區(qū)與V校區(qū)的教務管理服務平臺不同，教務管理的一體化進展緩慢。J校區(qū)教務管理重心下移二級學院，取消了非必要環(huán)節(jié)的審批手續(xù)。由于校區(qū)間的教務管理服務平臺不通，V校區(qū)無法減少審批環(huán)節(jié)，校區(qū)間的課程無法共享，平臺內(nèi)的數(shù)據(jù)無法共享。J校區(qū)與V校區(qū)的教務管理服務平臺打通以后，學校的教學資源可以共享了，專業(yè)學科可以共建了，教務管理流程更加順暢了。教務管理流程再造，推動了校區(qū)的一體化發(fā)展。

參考文獻：

[1]Hargreaves D. The Mosaic Of Learning： Schools And Teachers For The New Century. London[J].Demos，1994.

[2]Allen D K， Fifield N. Re-engineering change in higher education[J].Information Research，1999.

[3]丁烈云.基于流程再造的高校管理改革探析[J].中國高等教育，2007（22）：20-22.