新時(shí)期人事檔案的利用

高匯慧

[摘 要]人事檔案是一種專門類別的檔案，記載的內(nèi)容能夠反映一個(gè)人的經(jīng)歷和德能勤績(jī)廉等情況。人事檔案的利用是指采用一定的方式方法，提供檔案的內(nèi)容。合理地利用人事檔案不僅能為組織人事工作服務(wù)，還能為其他各項(xiàng)工作提供依據(jù)和支持。文章清晰闡明了人事檔案利用的意義，強(qiáng)調(diào)在符合利用條件的范圍內(nèi)，應(yīng)充分發(fā)揮人事檔案的作用；并探索和總結(jié)人事檔案利用的發(fā)展對(duì)策，以期促進(jìn)人事檔案利用工作的發(fā)展，使人事檔案的利用實(shí)現(xiàn)新的突破。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；利用；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）24-0058-03

人事檔案是專門檔案的一種[1]。人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、保密性、專業(yè)性和權(quán)威性[2]。人事檔案的利用是指以人事檔案記載的信息為依據(jù)，采用一定的方式方法，提供檔案的內(nèi)容，服務(wù)各項(xiàng)工作的活動(dòng)。人事檔案的利用是人事檔案工作的重要組成部分，人事檔案工作人員應(yīng)摒棄人事檔案工作“重保管，輕利用”的傳統(tǒng)觀念，充分開發(fā)利用檔案資源，發(fā)掘人事檔案的價(jià)值，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

人事檔案利用的內(nèi)容主要是為組織人事工作服務(wù)，可以為辦理案件、辦理公證、治喪、編史修志、統(tǒng)計(jì)等其他工作提供依據(jù)、素材和數(shù)據(jù)支持。

一、人事檔案利用的意義

第一，是人事檔案工作的最終目的。

整理保管人事檔案的最終目的就是利用人事檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)。整理保管人事檔案是人事檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是有效利用人事檔案的保障；利用人事檔案是人事檔案工作的高級(jí)階段，是整理保管人事檔案作用的體現(xiàn)。

在實(shí)踐中，人事檔案的利用工作正在朝規(guī)范、系統(tǒng)、有序、及時(shí)的方向發(fā)展，以滿足人事工作的需求[3]。充分利用人事檔案，最大程度地發(fā)揮其效用，實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，是人事檔案工作的最終目的。

第二，衡量人事檔案工作水平的指標(biāo)。

人事檔案利用的效果可以有效衡量人事檔案工作的水平。如果人事檔案內(nèi)容真實(shí)、材料齊全、排序正確、目錄規(guī)范、裝訂美觀，整體是一本高質(zhì)量的人事檔案，那么利用時(shí)必然會(huì)節(jié)省時(shí)間和精力，提高利用效率。反之，如果人事檔案的整體質(zhì)量不高，必然會(huì)影響其合理有效的利用。人事檔案的基礎(chǔ)工作與利用工作是相輔相成的，只有做好基礎(chǔ)工作，才有可能做好利用工作；利用工作做得好，基礎(chǔ)工作必然做得好。

第三，促進(jìn)人事檔案工作的發(fā)展。

人事檔案工作如果只是整理保管人事檔案，不能有效地利用，就會(huì)失去應(yīng)有的價(jià)值。相反，人事檔案只有通過合理的利用，才能充分發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。在利用人事檔案開展工作時(shí)，如果能發(fā)現(xiàn)人事檔案工作存在的問題，分析產(chǎn)生的原因，并結(jié)合實(shí)際提出解決問題的對(duì)策，必然會(huì)推動(dòng)人事檔案工作提質(zhì)增效[4]。

第四，扎實(shí)推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)。

國(guó)家的發(fā)展需要培養(yǎng)大批的人才，需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，人事檔案可以起到了解人才、培養(yǎng)人才和選拔人才的作用。人事檔案詳細(xì)記載了個(gè)人的學(xué)歷、品行、經(jīng)歷、專長(zhǎng)和業(yè)績(jī)等信息，可為組織人事部門客觀地了解人才提供根據(jù)，為合理地培養(yǎng)人才提供方向，為有效地選拔人才提供保障，使人才隊(duì)伍建設(shè)建立在合理、合規(guī)的基礎(chǔ)上，摒棄專斷主義，糾正不良風(fēng)氣，做到選賢舉能、因才施用、人盡其才。

第五，提高人事檔案工作的地位。

僅重視整理保管人事檔案，忽視利用人事檔案，是不能提高人事檔案工作的地位的。只有整理保管人事檔案與開發(fā)利用人事檔案并重，既保障人事檔案的真實(shí)性、可靠性、嚴(yán)謹(jǐn)性，又增強(qiáng)利用人事檔案的意識(shí)，拓展人事檔案的利用領(lǐng)域，加大人事檔案的利用力度，才可以提高人事檔案工作的價(jià)值[5]，提高人事檔案工作的地位。

二、人事檔案利用的具體形式

（一）查閱人事檔案

人事檔案的查閱是指在符合查閱條件的情況下，由具有查閱權(quán)限的人員在閱覽室內(nèi)查閱人事檔案原件的方式。組織人事部門或其他部門查閱人事檔案時(shí)，必須有手續(xù)齊全的介紹信或查閱檔案審批表，介紹信或?qū)徟硪獦?biāo)明查檔原因和內(nèi)容，由領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。本人不能查閱自己或者親屬的人事檔案。

查閱人事檔案的范圍主要有以下情形。

因干部任免、錄用或聘用、調(diào)動(dòng)、出境、參加黨派、政治審查、工資審批、職稱評(píng)審、辦理離退休、調(diào)取證據(jù)、辦理喪事、辦理公證等事由，需要了解個(gè)人的某方面情況，可以辦理查閱人事檔案手續(xù)。

因編史修志的工作，要求知悉某人的某段經(jīng)歷或某一時(shí)期的表現(xiàn)，本人因死亡等各種原因不能口述或以其他方式提供自己情況的，可以查閱其人事檔案。

因上述兩種情形以外的其他特別情形，要求查閱人事檔案的，需經(jīng)審批后才能查閱。

（二）查閱人事檔案的流程

由查檔單位填寫查閱檔案審批表或出具查檔介紹信，需要標(biāo)明查閱對(duì)象和查檔人的姓名、工作單位及職務(wù)、政治面貌以及查檔事由和內(nèi)容。查閱檔案的請(qǐng)求需要本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并簽字確認(rèn)。查檔審批表或介紹信需要加蓋單位公章。管檔單位接收查檔審批表或介紹信后，審核查檔事由和內(nèi)容是否符合查閱檔案的范圍和相關(guān)政策規(guī)定，手續(xù)是否齊全，決定是否同意查檔。如果同意查檔，由管檔單位調(diào)取人事檔案，查檔人員在閱覽室查閱，查閱時(shí)允許查檔人員摘抄部分檔案內(nèi)容。

（三）查閱人事檔案的相關(guān)政策規(guī)定

查閱人事檔案的地點(diǎn)只能是指定的閱覽室，不允許在閱覽室以外的地方查閱人事檔案。

查檔人必須遵守查檔規(guī)則，不能在檔案上涂改、圈劃，摘抄時(shí)應(yīng)使用鉛筆，不能擅自抽出材料，不能破壞檔案材料的排列順序，不能拍照。

如果需要復(fù)印部分檔案材料，應(yīng)經(jīng)管檔單位同意，并在復(fù)印件上加蓋公章，標(biāo)明出處和用途。

查檔事由不在查檔范圍內(nèi)的，不允許查檔。例如，因錄用、入黨等原因?qū)€(gè)人進(jìn)行政治審查，了解父母和親屬的表現(xiàn)情況，一般不查閱人事檔案，由其父母或者親屬單位的組織人事部門提供情況證明。

（四）借閱人事檔案

借閱人事檔案是指在允許借閱的情況下，履行一定的手續(xù)，將人事檔案借出，離開閱覽室使用的方式。人事檔案一般是不允許外借的。如果有必須借閱的事由，需要經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)歸還。

借閱人事檔案的相關(guān)政策規(guī)定有以下幾點(diǎn)。

借閱人事檔案必須嚴(yán)格履行手續(xù)，借檔單位填寫借閱檔案審批表或介紹信，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意并簽字。管檔單位經(jīng)過審核，確認(rèn)符合借閱人事檔案條件的，方可借閱。

管檔單位在借出人事檔案之前必須登記，登記人事檔案所屬人姓名及單位、借閱人姓名及單位、借閱時(shí)間等內(nèi)容。

借閱人事檔案是有期限的，一般不超過15天，逾期未歸還的，管檔單位應(yīng)負(fù)責(zé)催還。因需要延期歸還的，經(jīng)管檔單位同意后，可延期歸還，延長(zhǎng)的期限一般不超過7天。

借閱的人事檔案歸還后應(yīng)及時(shí)登記，登記歸還時(shí)間和歸還人姓名等內(nèi)容。

人事檔案在借閱期間，必須保障檔案安全，不能遺失檔案，不能涂改檔案內(nèi)容，不能抽出部分材料，不能讓無關(guān)人員接觸檔案，不能轉(zhuǎn)借檔案。

（五）出具檔案證明

檔案證明是人事檔案管檔單位根據(jù)個(gè)人申請(qǐng)或者組織需要，依據(jù)人事檔案記載的信息，出具的證明某一方面內(nèi)容的書面材料。

一般來說，人事檔案管檔單位是不對(duì)外出具檔案證明的，但是在特殊的情況下，可以開具檔案證明，例如因子女、親友政審或者司法、紀(jì)檢部門工作需要。

出具的檔案證明要以人事檔案記載的內(nèi)容為依據(jù)，實(shí)事求是，客觀準(zhǔn)確，必要時(shí)可以摘抄檔案內(nèi)容。檔案證明出具以后，應(yīng)核對(duì)無誤，加蓋單位公章。

（六）建立檔案副本

檔案副本是人事檔案的復(fù)制件，是管檔單位因工作需要，通過復(fù)制人事檔案原件的方式，再現(xiàn)正本主要的內(nèi)容，以備查詢和使用。因?yàn)楦北倔w現(xiàn)的是正本的主要內(nèi)容，在工作中正本檔案不方便借閱時(shí)，可以代替正本使用，主要應(yīng)用于查閱信息、審批工資、辦理離退休等工作。目前，建立檔案副本的主要方法是通過復(fù)印技術(shù)復(fù)制檔案正本。

（七）提供電子檔案

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)需求的增加，有條件的單位開始建設(shè)數(shù)字人事檔案室，利用網(wǎng)絡(luò)，通過授權(quán)，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢、下載電子檔案。因?yàn)槿耸聶n案的特殊性，部分內(nèi)容涉及個(gè)人隱私和國(guó)家秘密，是不宜對(duì)外公開的，需要通過加密技術(shù)，限制對(duì)外公開使用。下載使用電子檔案，必須履行嚴(yán)格的手續(xù)，進(jìn)行審批和登記。目前，受條件限制，數(shù)字人事檔案室的建設(shè)還處于初始階段，仍存在很多問題需要進(jìn)行探討、解決。

三、人事檔案利用的發(fā)展對(duì)策

（一）重視人事檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)建設(shè)

做好人事檔案的收集、整理和保管工作是合理利用人事檔案的前提。及時(shí)收集分散在各部門和個(gè)人手中的人事檔案材料，經(jīng)鑒別后歸檔，充實(shí)人事檔案的內(nèi)容，實(shí)時(shí)更新人事檔案記載的信息，可為組織人事工作提供更有效的服務(wù)。收集檔案材料時(shí)重點(diǎn)收集學(xué)歷材料、干部任免和考察材料、職稱材料、獎(jiǎng)懲材料等內(nèi)容，這些材料能夠反映一個(gè)人的專長(zhǎng)和技能、品德和人格、廉潔和自律、業(yè)績(jī)與成就等情況。做好收集工作以后，要做好整理工作，體現(xiàn)在人事檔案的尺寸統(tǒng)一、剪裁整齊、排序合理、外觀整潔等方面。人事檔案的妥善保管可以保護(hù)檔案不受損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提升人事檔案利用意識(shí)

為了提高人事檔案的利用率和利用效益，首先，要做好政策解讀和宣傳工作，提升全民的人事檔案利用意識(shí)，創(chuàng)造合理利用人事檔案的社會(huì)環(huán)境。其次，要用發(fā)展的觀點(diǎn)看待干部，不能因干部曾經(jīng)的小污點(diǎn)而放棄使用，在考察干部時(shí)，要綜合看待檔案里材料的記載，抓主干，理枝葉，發(fā)掘真正能夠建設(shè)社會(huì)主義、為社會(huì)主義事業(yè)做貢獻(xiàn)的人才。再次，在利用人事檔案時(shí)，要做到科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、求真務(wù)實(shí)，樹立正確的選人用人導(dǎo)向，以德為先，任人唯賢，量才而用。最后，要打破公民與人事檔案的樊籬，在符合政策規(guī)定的條件下，允許利用自己的檔案解決個(gè)人問題。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變利用方式

人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)改變了人事檔案的利用方式，提高了人事檔案的利用效率。人事檔案工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)觀念、轉(zhuǎn)作風(fēng)、提能力，加強(qiáng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，探索新的管理模式，以順應(yīng)信息化發(fā)展的大勢(shì)。隨著人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)程的加快，紙質(zhì)人事檔案的利用率降低，間接保護(hù)了紙質(zhì)人事檔案，延長(zhǎng)了其使用壽命。在將人事檔案信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要端正態(tài)度，保證信息真實(shí)準(zhǔn)確完整，確保數(shù)據(jù)的可靠性，提高數(shù)據(jù)的利用質(zhì)量。

（四）提高人事檔案審核水平，為利用人事檔案提供可靠依據(jù)

把好人事檔案的審核關(guān)，保證人事檔案的可靠性，以便為利用人事檔案提供科學(xué)依據(jù)。根據(jù)實(shí)際的工作需要，人事檔案審核的力度日益加大，審核檔案的結(jié)果與負(fù)責(zé)審核的工作人員的審核水平密切相關(guān)。人事檔案工作人員需要不斷學(xué)習(xí)審核技巧，熟悉審核政策，這樣才能把握審核方向，確定主要問題，及時(shí)開展調(diào)查，依據(jù)調(diào)查結(jié)果，準(zhǔn)確定性問題，審慎下定結(jié)論，選拔優(yōu)秀人才。人事檔案工作人員為提高審核水平，一要不斷學(xué)習(xí)，將自學(xué)和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)相結(jié)合，向書本學(xué)習(xí)，向工作經(jīng)驗(yàn)豐富者請(qǐng)教；二要在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，融會(huì)貫通，形成自己的審核風(fēng)格。

（五）由被動(dòng)利用向主動(dòng)利用轉(zhuǎn)變

人事檔案工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，由被動(dòng)利用人事檔案向主動(dòng)利用人事檔案轉(zhuǎn)變。首先，要樹立主動(dòng)利用檔案的意識(shí)。人事檔案工作人員要有事業(yè)心和責(zé)任感，把人事檔案工作作為一項(xiàng)重要事業(yè)對(duì)待，主動(dòng)收集、整理、保管、利用檔案。其次，要在行動(dòng)上主動(dòng)利用檔案。人事檔案工作人員要有超前工作的意識(shí)，不是有了工作任務(wù)才利用檔案，而是應(yīng)對(duì)工作任務(wù)有超前的預(yù)見，把利用工作做在前面，掌握主動(dòng)權(quán)。最后，要不斷改進(jìn)工作方法。改進(jìn)傳統(tǒng)的工作方法，將先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)融入實(shí)際工作。在工作中用對(duì)方法，才能少走彎路，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，為主動(dòng)利用人事檔案創(chuàng)造條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳寶康，馮子直.檔案學(xué)詞典[M].上海：上海辭書出版社，1997.

[2]鄧紹興.人事檔案學(xué)[M].北京：中國(guó)青年出版社，1990.

[3]呂序翰.創(chuàng)新檔案管理工作舉措提升人事檔案建設(shè)水平[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（23）：31-33.

[4]魏紅.新時(shí)期做好人事檔案管理工作探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（16）：61-63.

[5]劉后毅.淺談新時(shí)期如何開展人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（06）：161-163.