高校檔案管理信息化體系建設(shè)應(yīng)用探究

摘要：在高校智慧校園建設(shè)的總體要求下，以問題為導(dǎo)向構(gòu)建檔案信息化管理體系是推進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展和創(chuàng)新服務(wù)舉措的突破口。文章從高校檔案管理信息化基本概念、建設(shè)內(nèi)容等基礎(chǔ)理論入手，結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)出通過更新檔案管理理念、增強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、豐富和優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新服務(wù)模式等管理手段來提高檔案服務(wù)效能，推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：高校檔案；數(shù)字檔案建設(shè)；檔案管理信息化

中圖分類號(hào)：G271" 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0引言

自2021年1月1日起施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用”。國(guó)家檔案局制定《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，提出“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。推進(jìn)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)”，以及在《教育現(xiàn)代化2035》國(guó)家戰(zhàn)略的要求下，地方高校應(yīng)將教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等業(yè)務(wù)流程與校園環(huán)境相結(jié)合建設(shè)數(shù)字化校園。在上述背景下，檔案管理信息化是當(dāng)下及今后一段時(shí)期內(nèi)高校檔案工作的重點(diǎn)任務(wù)和發(fā)展方向。

1高校檔案信息化建設(shè)的背景及發(fā)展趨勢(shì)

信息時(shí)代的大背景下，以數(shù)字形態(tài)存在的檔案信息成為主要的檔案管理對(duì)象，檔案管理的工作內(nèi)容也必然向著管理信息化建設(shè)的方向發(fā)展。隨著數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校的深入應(yīng)用，教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等工作產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)資料和科研、教學(xué)成果等檔案內(nèi)容更加豐富、保存難度更大、使用頻率更高。檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用是推動(dòng)高校建設(shè)發(fā)展的必備要素，借助信息化手段提高檔案管理的精準(zhǔn)度，確保檔案信息管理的嚴(yán)謹(jǐn)有序，不斷提高檔案管理的科學(xué)性，發(fā)揮檔案最佳價(jià)值，為高校教育現(xiàn)代化建設(shè)提供了有力的支撐。

高校檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)智慧校園建設(shè)的發(fā)展需要，在“智慧校園”的框架下，發(fā)揮檔案管理工作作為“工作閉環(huán)中的節(jié)點(diǎn)”既是某個(gè)部門某個(gè)項(xiàng)目的工作成果，也是檢驗(yàn)和總結(jié)工作、發(fā)揮決策作用的起點(diǎn)。檔案信息化管理“在技術(shù)基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的支撐下，使得高校教學(xué)、教研、管理、生活、就業(yè)等有機(jī)融合在一起”［1］，有效提高了高校的教學(xué)質(zhì)量和工作效率。

2高校信息化管理存在的問題和瓶頸

2.1檔案部門職能在高校管理工作中的定位是影響高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要因素

長(zhǎng)期以來，高校檔案部門定位為學(xué)校的教輔機(jī)構(gòu)，一方面體現(xiàn)了檔案對(duì)教學(xué)管理等方面的積極作用，另一方面也局限了檔案管理工作在學(xué)校整體管理體系中發(fā)揮作用。實(shí)際工作中，檔案部門的主要工作內(nèi)容是檔案的“收、管、存、用”4個(gè)方面，對(duì)事前參與、事中監(jiān)督、事后檢查等直接影響檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)缺乏必要的積極性和具體舉措。

2.2理順和完善體制機(jī)制，有利于高校檔案工作有效開展

中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定“高等學(xué)校檔案工作是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作，是檢查和評(píng)估學(xué)校管理水平的重要指標(biāo)。高等學(xué)校檔案部門具有檔案行政管理和檔案業(yè)務(wù)管理與服務(wù)雙重職能?！?，明確了高校檔案工作與高校整體教育教學(xué)工作的關(guān)系。2021年1月1日起正式施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》明確提出“堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”。在國(guó)家政策指引下，高校應(yīng)將“高等學(xué)校檔案工作由高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)，修訂為高等學(xué)校黨委書記掛帥，校長(zhǎng)負(fù)責(zé)的制度，有助于將黨管檔案工作的體制優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，有利于“高等學(xué)校應(yīng)把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理，保證檔案機(jī)構(gòu)、人員編制、檔案用房、設(shè)施和經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，保證檔案安全，維護(hù)國(guó)家秘密”進(jìn)一步落實(shí)。

2.3轉(zhuǎn)變檔案管理理念是推動(dòng)信息化發(fā)展的關(guān)鍵

在高校中普遍存在檔案專職人員年齡偏大、知識(shí)結(jié)構(gòu)相對(duì)陳舊的問題，對(duì)傳統(tǒng)的管理模式駕輕就熟，面臨“智慧校園”背景下數(shù)據(jù)共享時(shí)代的到來，也會(huì)因?yàn)榱Σ粡男亩a(chǎn)生“視而不見，故步自封”的現(xiàn)象，在思想觀念上對(duì)推行數(shù)字化工作缺乏必要的熱情和動(dòng)力；同時(shí)也存在“有很多工作人員在檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)方面有一定的保守性，對(duì)新事物、新技術(shù)、新概念的接受度有限”“將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到實(shí)體檔案問題的解決中，缺乏數(shù)字化管理意識(shí)及能力”的現(xiàn)象，從而影響了檔案信息化的管理效果和任務(wù)目標(biāo)，提升檔案工作者的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能是當(dāng)務(wù)之急。

2.4人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心力量

“檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化”“信息化為中華民族帶來了千載難逢的機(jī)遇”“我們必須敏銳抓住信息化發(fā)展的歷史機(jī)遇”，習(xí)近平總書記對(duì)做好新時(shí)代檔案工作提出明確要求，信息化是檔案工作現(xiàn)代化的必然選擇。然而，高校檔案管理單位中年齡偏大、非檔案專業(yè)的專職人員普遍存在，而熟悉計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)通信等知識(shí)的復(fù)合型人才是推動(dòng)新時(shí)期檔案工作的核心力量。

2.5經(jīng)費(fèi)是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)保障

筆者借鑒多年高校檔案工作經(jīng)驗(yàn)，建議檔案信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)由高校信息化專職部門統(tǒng)籌，納入學(xué)校信息化年度項(xiàng)目預(yù)算，這樣能充分體現(xiàn)“一盤棋”意識(shí)，最大限度做到信息化技術(shù)設(shè)備等資源共享，有效推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)進(jìn)程。

3高校檔案信息化建設(shè)的工作舉措

高校檔案信息化管理是學(xué)校內(nèi)部管理工作的重要一環(huán)，是優(yōu)化人力資源管理、提高工作效率、規(guī)范工作流程和期末檢查部門工作成果的有效措施，是推動(dòng)高校教育高質(zhì)量發(fā)展的新生力量。在實(shí)際的工作中，高校管理層應(yīng)當(dāng)把檔案信息化工作納入高校信息化建設(shè)體系，切實(shí)落地檔案管理“三納入、四同步”制度，形成自上而下的合力。筆者從以下3個(gè)方面探索高校檔案信息化建設(shè)的基本流程。

3.1概念

檔案管理：檔案是現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)管理各類信息的重要手段，也是各類資源信息流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)的重要媒介，對(duì)文明的發(fā)展和人類社會(huì)的進(jìn)步有著非常重要的作用。高校是培養(yǎng)人才和各類高端技術(shù)的匯集地，既是科研場(chǎng)所，也是社會(huì)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著人力資源檔案和各類信息技術(shù)檔案管理工作，這就要求高校必須做好檔案管理，不斷提高檔案信息化水平，確保檔案管理科學(xué)、完備，防止檔案丟失問題出現(xiàn)。

檔案管理信息化：在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，形成管理效率和安全系數(shù)高、查閱流轉(zhuǎn)便捷的檔案管理模式，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

新時(shí)代的檔案信息化管理“強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案信息的前端控制、全過程管理、資源化管理、知識(shí)化管理、集約化管理、科學(xué)化管理，確保檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)量同步增長(zhǎng)”［2］，主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等5個(gè)方面的內(nèi)容。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，要處理好各種類型的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)的硬件和軟件以及數(shù)字化的檔案信息資源庫(kù)三者之間的關(guān)系，而檔案信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。

檔案信息資源建設(shè)要堅(jiān)持“存量數(shù)字化，增量電子化”工作方向，主要包括：一是館藏實(shí)體檔案數(shù)字化，就是利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)館藏紙質(zhì)類等原有存在的檔案（存量檔案）進(jìn)行數(shù)字化加工，生成與實(shí)體檔案相對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)，并實(shí)行檔案“雙套制”管理；二是“將前端辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)中新形成的電子文件歸檔保存，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享”［3］。由于電子檔案與紙質(zhì)等實(shí)體檔案的保管方式不同，兩者具有功能互補(bǔ)和不可替代性的特點(diǎn)，為了保證檔案原始記錄的完整性、真實(shí)性、安全性，最終達(dá)到利用、服務(wù)的目的，筆者認(rèn)為在現(xiàn)階段，增量電子檔案仍有必要實(shí)行紙質(zhì)與電子載體并舉的“雙軌制”管理。

3.2檔案信息化管理工作機(jī)制

高校要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，將檔案信息化建設(shè)工作作為學(xué)校科學(xué)構(gòu)建管理結(jié)構(gòu)、有效提升管理效能的高度進(jìn)行部署，增強(qiáng)在高校教育管理工作中的整體性、系統(tǒng)性、協(xié)同性，同時(shí)在檔案預(yù)立卷制度的保障下推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作有序開展。

高校立卷主體單位與網(wǎng)絡(luò)信息化部門協(xié)同辦公是檔案信息化時(shí)代檔案立卷工作的新內(nèi)容，形成“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理與服務(wù)”新的工作模式。在推進(jìn)工作建設(shè)進(jìn)程中，要有圍繞大局服務(wù)中心的大局觀，以滿足師生需求為工作目標(biāo)，通過調(diào)研分析，檔案管理部門制定和完善檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限內(nèi)容。同時(shí)，保障檔案數(shù)據(jù)信息安全和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享是高校網(wǎng)絡(luò)信息化部門擔(dān)負(fù)的建設(shè)“智慧校園”的重要工作職責(zé)。當(dāng)前，大部分用于高校檔案管理的服務(wù)器在網(wǎng)絡(luò)信息化部門托管，這源于該部門的專業(yè)技術(shù)和專業(yè)設(shè)施可提供有效的安全和運(yùn)行保障，在此情況下，高校檔案管理部門與網(wǎng)絡(luò)信息化部門協(xié)同合作成為必然。由此可見，高校中教學(xué)、科研、管理、招生、就業(yè)等部門產(chǎn)生的檔案電子數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)信息化部門搭建的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，均有可能實(shí)現(xiàn)在線立卷、接收、保存和利用等檔案工作任務(wù)。

3.3檔案信息化管理模式（以天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)為例）

檔案信息化管理目的是更好地為學(xué)校決策、行政管理、廣大師生需求提供有效便捷服務(wù)，同時(shí)為建設(shè)富有高校特色的檔案史料展覽，打造新型的校園檔案文化，豐富師生文化生活開辟了更廣闊空間。天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立“綜合檔案”與“特色檔案”兩大核心檔案資源庫(kù)，充分運(yùn)用系統(tǒng)功能擴(kuò)展多種管理模式，在檔案管理和服務(wù)利用方面有了新的突破。

3.3.1多用戶管理，實(shí)現(xiàn)“綜合檔案”集中統(tǒng)一管理的工作目標(biāo)

學(xué)校實(shí)行預(yù)立卷制度，檔案收集是檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是各專（兼）職檔案人員使用的功能，完成了整個(gè)系統(tǒng)的前期文件、資料的收集工作。學(xué)校下設(shè)組織機(jī)構(gòu)，分別是教學(xué)機(jī)構(gòu)、教輔機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)、黨政群團(tuán)綜合管理機(jī)構(gòu)及下屬機(jī)構(gòu)，檔案管理部門授權(quán)學(xué)校組織機(jī)構(gòu)下部門兼職檔案員相關(guān)操作權(quán)限。學(xué)校根據(jù)有關(guān)部門檔案人員職能不同操作權(quán)限亦不相同的情況，設(shè)置了部門檔案二級(jí)管理模式，檔案信息化管理操作便捷、個(gè)性化設(shè)計(jì)等特點(diǎn)在工作中發(fā)揮了優(yōu)勢(shì)。

根據(jù)檔案人員現(xiàn)場(chǎng)工作環(huán)境不同，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)在線和線下檔案收集功能。對(duì)于無法在線使用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)著錄的用戶，可以利用系統(tǒng)提供的檔案離線收集模板工具，使用此工具進(jìn)行數(shù)據(jù)的著錄，然后將著錄完畢的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)生成檔案條目，并將電子文件與之進(jìn)行關(guān)聯(lián)。后續(xù)的檔案流程包括檔案整理、歸檔接收等均在授權(quán)的情況下有序完成，同時(shí)也可以根據(jù)工作需要定義授權(quán)對(duì)象可訪問內(nèi)容的密級(jí)，以及可以進(jìn)行的操作行為。用戶登錄監(jiān)控、應(yīng)用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、監(jiān)控信息統(tǒng)計(jì)與分析多種方式，實(shí)時(shí)保障文檔的安全性和責(zé)任可追溯性。

3.3.2檔案全生命周期有序化管理

檔案管理系統(tǒng)集中統(tǒng)一且分門別類管理內(nèi)部不同類型和性質(zhì)的檔案材料，實(shí)現(xiàn)有序化管理。實(shí)際工作中結(jié)合權(quán)限管理與流程管理體系，界定相關(guān)人員的使用權(quán)限，并通過流程管理體系管控檔案從形成、發(fā)布、變更到歸檔、鑒定、銷毀等全生命周期管理。

3.3.3以問題為導(dǎo)向、任務(wù)為目標(biāo)，利用檔案信息化系統(tǒng)建立“專題檔案”數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富檔案資源結(jié)構(gòu)

學(xué)生學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生管理工作的重要組成部分，學(xué)校檔案管理部門制定了學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度和工作機(jī)制，規(guī)范了檔案的收、管、用操作流程。加強(qiáng)在校學(xué)生學(xué)籍檔案管理，是上級(jí)主管單位對(duì)高校學(xué)生管理工作的要求。學(xué)校目前在校生超過13 000人，畢業(yè)生近1 500人，在完成年度歸檔范圍的“綜合檔案”任務(wù)之外，檔案管理部門積極開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)功能，建立“專題檔案—學(xué)生學(xué)籍檔案”信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校長(zhǎng)期留存的自學(xué)生入學(xué)、在校期間個(gè)人檔案的接收、保管和利用的工作任務(wù)?！皩ｎ}檔案”數(shù)據(jù)庫(kù)的建立為突出學(xué)校特色辦學(xué)、重大事件等檔案管理工作構(gòu)建了信息化管理平臺(tái)，形成了學(xué)校重點(diǎn)工作開展到哪里，檔案工作就服務(wù)、跟進(jìn)、延伸到哪里的局面。

3.3.4對(duì)接學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)電子公文“文檔一體化”目標(biāo)

習(xí)近平總書記曾指出，檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的任務(wù)。《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)》規(guī)定，開展電子文件歸檔工作是參與評(píng)價(jià)的必備條件，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理是學(xué)校檔案工作中需要解決的重點(diǎn)任務(wù)。在“智慧校園”建設(shè)進(jìn)程中，學(xué)校現(xiàn)有信息化管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換是信息共享的技術(shù)手段，學(xué)校檔案管理部門協(xié)同辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)人員在網(wǎng)絡(luò)信息化辦公室的支持下，完成兩個(gè)系統(tǒng)之間接口授權(quán)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)接收、接口認(rèn)證等功能，初步實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用的高度集成化和信息化，豐富學(xué)校電子檔案資源建設(shè)，為進(jìn)一步推進(jìn)申報(bào)“數(shù)字檔案室”工作夯實(shí)了基礎(chǔ)，完成了階段性任務(wù)，同時(shí)為學(xué)校其他應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對(duì)接和電子檔案移交積累了寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)。天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)檔案管理信息化基本工作流程如圖1所示。

4結(jié)語(yǔ)

天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)自2015年啟動(dòng)檔案信息化管理至今，通過規(guī)范操作流程、提供個(gè)性化服務(wù)等舉措，拓展檔案管理系統(tǒng)功能，豐富了檔案服務(wù)方式，檔案價(jià)值得以進(jìn)一步彰顯。

2020年檔案管理部門升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用信息化管理方式初步實(shí)現(xiàn)了檔案遠(yuǎn)程服務(wù)模式：一是利用信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)校內(nèi)線上查詢借閱檔案功能；二是啟動(dòng)虛擬專用網(wǎng)（VPN）遠(yuǎn)程服務(wù)功能，開通校友學(xué)籍檔案查詢專門通道，制定查詢流程及服務(wù)指南，全天候?yàn)閺V大校友提供檔案查詢利用服務(wù)。至此，檔案管理部門在制度允許的范圍內(nèi)最大限度地合理利用館藏檔案，利用檔案管理信息化功能基本上適應(yīng)和滿足了疫情下部門校內(nèi)外在線、離線立卷、歸檔，校外師生線上、線下檔案查詢利用的需求，推動(dòng)了“檔案移動(dòng)服務(wù)”多元化的工作進(jìn)程。

隨著檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，倡導(dǎo)“智慧校園”建設(shè)勢(shì)在必行，為創(chuàng)新性開展檔案工作提供了廣闊空間。檔案信息化管理在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐下，檔案價(jià)值的開發(fā)利用得以最大限度地發(fā)揮。高校作為各類檔案存儲(chǔ)和流轉(zhuǎn)的重要組織機(jī)構(gòu)，應(yīng)及時(shí)完善和升級(jí)檔案管理的信息化建設(shè)工作，上下合力推動(dòng)高校提升人才培養(yǎng)和產(chǎn)教研融合高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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（編輯編輯李春燕）

Exploration on the application of informationization system construction"in university archives management

Yin" Zhiwei

（Tianjin Sino-German University of Applied Sciences， Tianjin 300350， China）

Abstract：" Under the overall requirements of the construction of smart campuses in universities， constructing a problem oriented archive information management system is a breakthrough in promoting the high-quality development and innovative service measures of archive work. Starting from the basic concepts and construction content of informationization in university archives management， combined with work practice， the article summarizes how to improve the efficiency of archive services and promote the modernization process of university archives management by updating archive management concepts， enhancing top-level design， enriching and optimizing archive resource structure， and innovating service models.

Key words： college archive; digital archive construction; archive management informatization