高校圖書館紙本期刊信息化管理研究

摘要：期刊作為重要館藏資源，是高校知識傳播和信息傳遞的必要工具，紙本期刊由于可利用性和便捷程度不如電子期刊高，加上管理模式老舊，無法適應(yīng)信息時代的變化而走近讀者。文章從高校圖書館期刊管理工作的實際出發(fā)，分析了紙本期刊管理中存在的問題，探討了信息時代紙本期刊各環(huán)節(jié)優(yōu)化管理路徑，規(guī)范了工作流程，轉(zhuǎn)變了管理模式，通過全流程錄入?yún)R文系統(tǒng)實現(xiàn)了檢索查找，解決了讀者借閱需求，提高了期刊利用率，提升了館藏品質(zhì)。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；紙本期刊；期刊管理

中圖分類號：G25" 文獻標(biāo)志碼：A

0引言

期刊是一種連續(xù)性出版物，不僅報道及時，而且內(nèi)容廣泛。根據(jù)國家新聞出版署公布的2021年期刊出版情況，哲學(xué)、社會科學(xué)類期刊2 686種，文化、教育類期刊1 400種，文學(xué)、藝術(shù)類期刊659種，自然科學(xué)、技術(shù)類期刊5 088種，綜合類期刊 352 種 ［1］。期刊有出版周期短、刊載論文多、發(fā)行與影響面廣的特點，能及時反映國內(nèi)外科學(xué)技術(shù)的新成果、新水平、新動向。研究表明，在圖書館眾多文獻資源中，有80%的文獻信息來自中外文期刊［2］。

期刊作為高校圖書館館藏資源的重要組成部分，是師生教學(xué)科研知識傳播和娛樂生活信息傳遞的重要工具。隨著信息時代的深入，人們的閱讀習(xí)慣逐漸從紙上轉(zhuǎn)移到各類電子設(shè)備上，高校圖書館讀者的閱讀習(xí)慣也從紙本資源向紙本和電子資源兼顧轉(zhuǎn)變。期刊按出版形式可分為電子期刊和紙本期刊，期刊全文數(shù)據(jù)庫中提供的電子期刊有品種繁多、檢索靈活、存儲方便、傳播快速等優(yōu)勢，為讀者帶來了空前的便利［3］，這也是導(dǎo)致紙本期刊利用率低的實際困境。圖書館留給紙本期刊的空間逐漸減少，圖書館員該如何適應(yīng)形式的發(fā)展變化發(fā)揮期刊管理的效用？本文將從高校圖書館期刊管理工作的實際出發(fā)，探討信息時代紙本期刊各環(huán)節(jié)優(yōu)化管理路徑。

1高校圖書館紙本期刊管理中存在的問題

1.1忽視讀者需求

高校圖書館的讀者對象是師生，他們需要在教學(xué)科研和工作學(xué)習(xí)中查閱大量文獻資料，文獻資源的可利用性和便捷程度直接決定了讀者的用戶體驗滿意度。紙本期刊按出版時間可分為現(xiàn)刊和過刊，現(xiàn)刊指圖書館當(dāng)年訂購的目前正在出版發(fā)行的期刊，過刊指往年出版的、已裝成合訂本或尚未收齊、零散放在過刊架上的期刊［4］。在現(xiàn)實中，高校圖書館期刊室普遍都采用現(xiàn)場閱覽的服務(wù)模式，不能提供紙本期刊館藏數(shù)據(jù)信息，期刊的利用只能在架上，過刊下架就結(jié)束了使用價值。讀者只能親自去期刊室查閱，不能外借，也不能從書目數(shù)據(jù)庫中檢索，這些老舊的服務(wù)模式抑制了讀者對紙本期刊的需求。無法在信息時代及時貼合讀者閱讀習(xí)慣更改的需求，導(dǎo)致閱覽室閱讀率降低，逐漸遠離讀者或者淪為自習(xí)室。

1.2缺乏信息化管理

信息化管理是將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強企業(yè)競爭力的過程。電子期刊的信息化管理只需購買數(shù)據(jù)庫就能實現(xiàn)，高校圖書館讀者利用電子期刊時也不受時間地點的限制，在數(shù)據(jù)庫檢索頁面輸入題名、關(guān)鍵詞、刊名、ISSN等就能查詢到需要的刊物和文章，加之更新快捷、使用方便等特點深受讀者喜愛。紙本期刊只有適應(yīng)讀者檢索需求才能走近讀者，信息化管理是必經(jīng)之路。

1.3弱化溝通協(xié)作

目前，高校圖書館仍按文獻類型設(shè)置工作部門，以淮陰師范學(xué)院圖書館（以下簡稱“該館”）為例，涉及紙本期刊管理的有采編部和流通部兩個部門，招標(biāo)、采購、錄入系統(tǒng)、典藏等環(huán)節(jié)由采編部負責(zé)，簽收、上架閱覽、下架裝訂、過刊借閱是流通部負責(zé)。管理流程在兩部門間分割交叉較多，并不是每個環(huán)節(jié)都能實現(xiàn)信息化管理，溝通交流不及時，遺留下了較多問題，如期刊信息不完整、期刊加工過程所處狀態(tài)不明確、過刊檢索不全等。

通常，一種刊走完所有流程時間跨度長達1～2年，途中涉及人員較廣，除了有圖書館員溝通聯(lián)系，還要求供貨商、外包加工人員、物流人員、裝訂人員等協(xié)調(diào)合作，任何一個環(huán)節(jié)交接不到位就會影響下一個環(huán)節(jié)的工作。

1.4不能統(tǒng)籌兼顧

有些圖書館或資料室不裝訂過刊，有些圖書館過刊裝訂成冊后但只放在過刊室閱覽，不能外借，降低了館藏數(shù)量。后疫情時代，受整體經(jīng)濟大環(huán)境的影響，各行各業(yè)經(jīng)費都不足，在經(jīng)費限制時館藏期刊易走向兩種極端：一是紙本期刊的入藏保持了連續(xù)性，保證了館藏質(zhì)量，卻沒有針對性地根據(jù)學(xué)科變動及時調(diào)整期刊種類分布；二是受學(xué)科評估、讀者推薦等因素的影響及時調(diào)整了期刊種類，卻造成了館藏期刊沒有連續(xù)性。

2高校圖書館紙本期刊信息化管理流程

紙本資源的不同用紙和翻閱手感帶來的特殊閱讀體驗正是其在圖書館歷史中存在的價值。紙本期刊想要在信息時代電子期刊的沖擊下繼續(xù)發(fā)揮價值，只有調(diào)整服務(wù)模式，才能提高讀者滿意度。高校圖書館期刊管理不能因循守舊，要與時俱進，既要重視服務(wù)端各流程的交流與合作，又要重視需求端讀者的各類需求。在兼顧經(jīng)費、學(xué)科平衡等限制條件的同時，提升館藏質(zhì)量。該館對期刊管理全流程做了信息化規(guī)范調(diào)整，明確了期刊加工流程各單位部門責(zé)任分工，期望做到有目標(biāo)的協(xié)調(diào)管理和有針對性的精準服務(wù)，如表1所示。

高校圖書館想要實現(xiàn)紙本期刊信息化管理，首先要投入財力購買期刊和管理軟件，其次要有充足的人力構(gòu)建期刊管理每個流程的信息數(shù)據(jù)，最后還要長期跟蹤完善線上線下館員和讀者反饋的信息數(shù)據(jù)。期刊管理工作時間跨度長、接手人員多、易受外界其他因素的干擾，因此對圖書館員的溝通協(xié)作能力要求高。

2.1招標(biāo)：篩選優(yōu)質(zhì)服務(wù)供應(yīng)商

期刊的采購可以通過招標(biāo)進行，供應(yīng)商提供的優(yōu)質(zhì)服務(wù)是保證圖書館期刊借閱和館藏服務(wù)的首要前提條件，如何篩選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商是對招標(biāo)方提出的考驗，只有專業(yè)采購期刊的圖書館和經(jīng)驗豐富的招標(biāo)處強強聯(lián)合才能事半功倍。高校圖書館期刊招標(biāo)同各類圖書館相似，首先，招標(biāo)方擬定需求和要求，如預(yù)計招標(biāo)金額、年限、期刊的類型、發(fā)行地點、語種等，投標(biāo)方需提供哪些資格證明材料，以及承諾能夠提供哪些專業(yè)服務(wù)，如何參與投標(biāo)、評審方式、結(jié)果公示等信息，在高校招標(biāo)采購網(wǎng)上公開發(fā)起招標(biāo)公告。其次，供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)，按招標(biāo)公告的要求提供標(biāo)書參與投標(biāo)。再次，招標(biāo)方審核標(biāo)書里供貨商的各種資質(zhì)證明，確認參與評標(biāo)資格。最后，由專業(yè)評審委員會綜合考察報價、征訂品種保證率、全年到刊率、MARC服務(wù)、缺刊損刊的處理、投寄規(guī)范、主動服務(wù)等，評審出價低質(zhì)優(yōu)信譽良好的供應(yīng)商，并在規(guī)定時間內(nèi)簽訂期刊采購合同。

2.2征訂：廣采各類讀者需求

近年來，受疫情影響全球經(jīng)濟下行，各類高校文獻資源建設(shè)費不增反減，然而，數(shù)據(jù)庫報價卻在逐年攀升。由于電子資源使用便捷，更新較快，深受師生喜愛，因此，高校會把經(jīng)費的壓力擠壓到紙本文獻資源建設(shè)上［5］，既要頂住經(jīng)費的壓力，又要滿足讀者的需求，對紙本期刊征訂工作提出了挑戰(zhàn)。學(xué)院每年有學(xué)科評估的需要，當(dāng)然希望針對本學(xué)科的期刊種類越多越好，每個學(xué)科的期刊種類一般是固定的，學(xué)院的需求具有穩(wěn)定性的特點。讀者個人希望需要某本期刊時都能在圖書館找到，最好是紙質(zhì)的和電子的都有，隨時根據(jù)需求取用，個人的需求較為多變，具有個性化的特點。圖書館員作為讀者和期刊之間溝通的橋梁，既要為每位讀者找到需要的期刊，又要為每本期刊找到需要的讀者。在經(jīng)費有限的前提下，圖書館與各院系積極開展合作，綜合考慮讀者需求和館藏需求，降低紙本期刊的副本率，通過紙本期刊和電子期刊互相補充提高期刊種類的覆蓋率，根據(jù)高校學(xué)科分布和學(xué)科發(fā)展趨勢均衡期刊種類配比，不斷與各類讀者溝通，及時反饋期刊調(diào)整才能做好期刊征訂工作。

2.3訂購：錄入訂單詳細信息

電子期刊可以隨時購買，紙本期刊只能提前預(yù)訂，一般會在下一年期刊發(fā)行前兩月進行，校內(nèi)征訂工作完成后，向供應(yīng)商發(fā)出訂購信息，供應(yīng)商收到訂單后與圖書館及各學(xué)院、部門確認訂購目錄、種數(shù)、金額等。不同于電子期刊只要購買了數(shù)據(jù)庫就能檢索到館藏信息，紙本期刊的館藏呈現(xiàn)“多而散”的局面，為打破結(jié)構(gòu)性弊端，圖書館員需要逐條逐項添加期刊信息。該館使用的是匯文文獻信息服務(wù)系統(tǒng)5.6版本，連續(xù)出版物模塊單獨存在，訂購訂單可添加的信息有征訂號、刊名、刊號、ISSN、出版社、出版頻率、價格、館藏地、訂戶、訂數(shù)、經(jīng)費來源等；訂單添加后可關(guān)聯(lián)已有館藏MARC信息或創(chuàng)建新MARC。紙本期刊的付款方式也有別于電子期刊，分為預(yù)付款和尾款，預(yù)付款在訂購時依據(jù)圖書館匯文系統(tǒng)發(fā)訂清單付大部分，尾款在期刊全部到齊后依據(jù)到貨清單付清，停休刊、缺漏等另附情況說明。

2.4現(xiàn)刊簽收上架：完善期刊條目信息，添加簽收狀態(tài)卡片

采編部前期訂單管理工作做得越規(guī)范詳細，流通部后續(xù)現(xiàn)刊管理工作才能更有效率。期刊到館后交由期刊借閱室館員核驗缺損、蓋館藏章、貼條碼、修改訂購中無法完善的信息，尤其要注意碼洋變化對后續(xù)尾款結(jié)算有重要影響。各類碼洋變化原因有：因調(diào)價從某期后更改、增刊加價、合訂本變價、停休刊等，需視具體情況修改，遇到改名、改ISSN等需及時反饋到采編部修改MARC信息，所有步驟都完成后方能在匯文系統(tǒng)中簽收上架進入流通閱覽。內(nèi)地中文期刊到貨較快，進口期刊路途遙遠審核煩瑣到貨較慢，簽收過程一般會持續(xù)1～2年，特殊情況甚至更久。

2.5過刊下架裝訂：按需分類處理過刊

每種期刊到齊后第二年會在匯文系統(tǒng)中做下架處理，部分有館藏價值的過刊再進入裝訂環(huán)節(jié)。期刊借閱室的圖書館員會根據(jù)期刊的厚度、讀者閱讀體驗、裝訂價格等綜合考量，在匯文系統(tǒng)中制定詳細的裝訂清單，打包好交由裝訂公司加工；部分無須館藏的過刊下架后可以捐贈讀者或另作他用。

2.6過刊驗收典藏：再加工館藏過刊

來到采編部繼續(xù)典藏加工的過刊有兩種：一種是單獨成冊的單刊，直接進入單刊典藏；另一種是裝訂好的過刊合訂本，先驗收合訂本裝訂是否與系統(tǒng)裝訂單一致，無誤后再典藏。典藏加工后賦予了過刊財產(chǎn)號和索書號，此時過刊納入館藏統(tǒng)計數(shù)據(jù)計入館藏期刊冊數(shù)［6］。以前未完全信息化管理的過刊典藏后只能按回溯計入，而此部分又與期刊計數(shù)重復(fù)，影響統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性。全流程信息化管理下的過刊典藏后在系統(tǒng)中按新入藏期刊計入，便于后續(xù)統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)。

2.7過刊再流通：發(fā)揮過刊外借價值

典藏加工后過刊回到流通部進入再流通環(huán)節(jié)，增加館藏的同時繼續(xù)發(fā)揮文獻價值，讀者可以隨時在本地館藏書目檢索系統(tǒng)中檢索借閱，查詢途徑有財產(chǎn)號、分類號、索書號、刊名、ISSN、責(zé)任者和主題詞等。經(jīng)費充足的圖書館還可以與外部技術(shù)合作，可以做好封面、封底和目錄頁的數(shù)字化，探索數(shù)字化新模式，檢索頁面能提供電子版便于讀者瀏覽篩選，進一步提高紙本館藏信息的效率和準確率。

3轉(zhuǎn)變管理模式，提升服務(wù)質(zhì)量

做好紙本期刊的信息化管理工作后，圖書館員的工作還不能停步，更不能被動地等著讀者上門詢問，要轉(zhuǎn)變工作方向，主動挖掘讀者的潛在需求，最大化發(fā)揮紙本期刊的價值。

3.1引進設(shè)施設(shè)備改善閱讀環(huán)境

智能圖書盤點機器人可實現(xiàn)迎賓接待、業(yè)務(wù)引導(dǎo)、信息查詢、人臉追逐識別等功能，在圖書館中既能承擔(dān)總服務(wù)臺部分接待引導(dǎo)工作，還能幫助流通館員分擔(dān)分揀、盤點工作，引入RFID后借助讀寫工具能更高效地實現(xiàn)清點，期刊借閱后位置錯亂時，也能迅速確定存放位置，為讀者指明方向［7］。除了盤點機器人，該館還引入了自助借還機、座位預(yù)約系統(tǒng)、自助打印復(fù)印機、共享充電寶、朗讀亭等，便于讀者充分利用時間靈活安排各項活動，豐富知識世界。期刊管理中還可引入屏幕廣告機滾動宣傳館藏期刊新動態(tài)，觸屏閱讀機幫助不同使用習(xí)慣的讀者閱讀，促進資源獲取。

3.2機器學(xué)習(xí)提升管理效率

機器學(xué)習(xí)是一門人工智能的科學(xué)，是對能通過經(jīng)驗自動改進的計算機算法的研究。高校圖書館本就自帶海量大數(shù)據(jù)：購買和自建的各類數(shù)據(jù)庫利用信息、館員工作信息、讀者借閱信息、讀者自習(xí)信息等。利用機器學(xué)習(xí)能更有效率地分析評價館內(nèi)各類資源利用，在充分了解讀者當(dāng)前需求的情況下，為讀者提供個性化定制服務(wù)，實時推送定制化內(nèi)容，幫助讀者在圖書館眾多文獻資源中篩選貼合需求的期刊。

3.3建設(shè)讀者社區(qū)

靈活的服務(wù)方式體現(xiàn)在最大化地尊重讀者，該館在圖書館公眾號或微博有針對性地推出圖文和視頻介紹期刊新服務(wù)、新動態(tài)，引導(dǎo)讀者精準借閱，在線上開通超話和評論功能，不僅有助于加強讀者間的交流，還能活躍閱讀氛圍。在讀書節(jié)期間開展讀者分享會，推廣經(jīng)驗，展示成果，加強讀者和館員面對面學(xué)習(xí)交流。

3.4創(chuàng)建館際共享平臺

高校圖書館的期刊管理工作不能局限于本館，據(jù)悉，目前各大高校購買的紙本期刊逐年減少，每個高校的重點學(xué)科和研究方向不同，館藏期刊的側(cè)重點也不同，高校圖書館間形成有效聯(lián)盟能夠集聚財力、物力和人力，實現(xiàn)優(yōu)勢共享、資源互補、館際互借。

4結(jié)語

紙本期刊的發(fā)行周期和方式?jīng)Q定了期刊管理的復(fù)雜性，信息化管理更是一項復(fù)雜而長期的工作。該館圖書館員經(jīng)過多年的實踐探索，終于理清了紙本期刊信息化管理的脈絡(luò)，通過全流程錄入?yún)R文系統(tǒng)實現(xiàn)了檢索查找，雖然還不能保證每個環(huán)節(jié)都做到完美，仍需在日后的工作中逐步完善細節(jié)，不斷挖掘讀者的潛在需求，但值得肯定的是館員的努力付出提升了館藏質(zhì)量和資源利用率，提高了讀者滿意度和閱讀體驗。

參考文獻

［1］國家新聞出版署. 2021 年全國新聞出版業(yè)基本情況［EB/OL］. （2020-10-9）［2023-01-10］. https：//www.nppa.gov.cn/nppa/upload/files/2023/2/877677fb7ffba21.pdf.

［2］胡益芳.高校圖書館期刊資源的整合與期刊服務(wù)工作的拓展［J］.圖書館建設(shè)，2015（7）：34-36.

［3］劉小溪，王小琨. “十四五”時期高校圖書館期刊資源發(fā)展趨勢——以吉林大學(xué)中心圖書館為例［J］.造紙裝備及材料，2021（11）：151-154.

［4］蘭州財經(jīng)大學(xué)長青學(xué)院. 現(xiàn)刊和過刊如何區(qū)別［EB/OL］. ［2023-01-10］.http：//changqing.lzufe.edu.cn/tsg/327/list.htm.

［5］劉培紅. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下民族高校圖書館紙質(zhì)期刊的建設(shè)與管理：以中央民族大學(xué)圖書館為例［J］.黑龍江民族叢刊，2015（4）：176-181.

［6］吳衛(wèi)國. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館中文紙本期刊采購與過刊管理問題探討［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2022（22）：146-148.

［7］陳濤.數(shù)字化背景下高校圖書館交換贈送期刊管理芻議——以云南民族大學(xué)圖書館為例［J］.甘肅科技縱橫，2017（10）：74-77.

（編輯編輯姚鑫）

Research on information management of paper journals in university library：taking Huaiyin Normal University as an example

英文作者Xu" Zixian

英文作者單位（Huaiyin Normal University， Huaian 223300， China）

Abstract：" As an important collection resource， journals are necessary tools for knowledge dissemination and information transmission in universities. Paper based journals， due to their lower availability and convenience compared to electronic journals， and their outdated management models， cannot adapt to the changes of the information age and approach readers. Starting from the actual situation of journal management in university libraries， this article analyzes the problems in the management of paper based journals， explores the optimization of management paths in various aspects of paper based journals in the information age， standardizes work processes， transforms management models， and achieves retrieval and search through full process input into the Huiwen system， solving readers’ borrowing needs， improving journal utilization rate， and improving library collection quality.

Key words： university library; paper journal; journal management