我國獨立音樂院校校友信息管理的難點及思考

摘要：高校校友信息是高校校友工作開展的基礎(chǔ)保障，也是高校開展招生就業(yè)、教學(xué)改革、教學(xué)評估和人才培養(yǎng)等工作的數(shù)據(jù)支持。相較于綜合院校，我國獨立音樂院校校友工作起步較晚，在校友信息管理的水平、理念和模式都有很長的路需要探索。星海音樂學(xué)院在國內(nèi)獨立音樂院校中，其校友工作具有一定先進性和代表性，筆者梳理了在其校友信息管理工作中遇到的8個難點，如基礎(chǔ)信息不健全、缺乏統(tǒng)一標(biāo)識、海量信息甄別合并和去冗、校友信息動態(tài)跟蹤滯后、校友信息搜集管理機制不完善、校友對信息安全存在焦慮、信息維護團隊的不固定、缺少專業(yè)匹配的校友信息管理系統(tǒng)等，對以上難點逐一分析總結(jié)，結(jié)合筆者6年來的調(diào)研實踐經(jīng)驗，從搜集管理機制、觀念、開展載體、校友信息管理系統(tǒng)如何甄別采購4個方面提出了一些可行性建議和意見，希望能為同類音樂院?；蛘咂渌谛畔⒐芾磉^程中遇到同類問題的高校提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：校友信息；校友系統(tǒng)；音樂院校

引言

近年來，校友資源的開發(fā)逐漸成為我國高校建設(shè)和發(fā)展的重要一環(huán)。高校要更好地開發(fā)校友資源首先要有完善的校友信息作為支撐，而海量校友數(shù)據(jù)信息隨著校友社會履歷的更新、畢業(yè)生的增加等因素變化，其管理包括搜集、匹配、更新及高效使用既是一個繁復(fù)的工作，更是一個動態(tài)的過程。相較于大多數(shù)綜合院校，我國獨立音樂院校校友工作起步較晚，在校友信息管理的水平、理念和模式都有很長的路需要探索。星海音樂學(xué)院在國內(nèi)獨立音樂院校中，其校友工作具有一定的先進性和代表性，截至2023年7月，星海音樂學(xué)院校友（含附中、繼續(xù)教育、研究生部、國際學(xué)院）約合3.7萬人，自2017年建立校友數(shù)據(jù)庫以來，共計搜集有效數(shù)據(jù)2.4萬條。雖然現(xiàn)有有效數(shù)據(jù)量可觀，但在信息管理過程中，筆者與同事遇到了許多困難，下面將對此作歸納分析，并提出一些機制、觀念、載體、系統(tǒng)匹配等方面的新舉措希望供同類院校共同探討與借鑒。

一、校友信息管理的難點

（一）不健全的基礎(chǔ)校友信息

90年代前校友信息基本上是源于人工抄錄的畢業(yè)分配表、學(xué)籍卡或成績單，大部分存檔在檔案館、各院系等部門。由于音樂院校歸檔意識普遍較弱，學(xué)校歷經(jīng)廣州音樂學(xué)校、廣州音樂?？茖W(xué)校、廣東藝術(shù)?？茖W(xué)校（與廣東舞蹈學(xué)校合并）、廣東人民藝術(shù)學(xué)院（與廣州美術(shù)學(xué)院合并）、廣州音樂?？茖W(xué)校、廣州音樂學(xué)院再到更名為星海音樂學(xué)院等7個不同的歷史時期，隨著學(xué)校校址的變遷、辦公場所的更換、院系的分立與合并，許多載有校友信息的檔案資料、花名冊等難免出現(xiàn)遺失、錯漏或者字跡模糊等情況。同時，受限于當(dāng)時的通訊方式，部分校友在離開學(xué)校后或出國后非常容易與學(xué)校失去聯(lián)系，原始的校友信息的存儲、跟蹤和更新難度較大，為后續(xù)校友會工作人員開展校友身份比對、確認工作造成不少困難。

（二）缺乏統(tǒng)一且唯一對應(yīng)的身份標(biāo)識

無論是學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)還是人事系統(tǒng)，其管理的群體都是相對固定的，都具有系統(tǒng)性的、唯一的身份標(biāo)識。例如，對學(xué)生而言，其對應(yīng)的標(biāo)識是學(xué)號；對教職工而言，其對應(yīng)的標(biāo)識則是工號。但校友信息管理系統(tǒng)所要管理的數(shù)據(jù)可能是以上系統(tǒng)的匯總[1]。由于同一個人可能具備多重身份，譬如一名在我校附中、本科乃至研究生就讀的學(xué)生，畢業(yè)后留校擔(dān)任專任教師或者行政職務(wù)，這種情況在星海音樂學(xué)院等許多獨立音樂院校都是非常常見的。通過調(diào)研，目前我國大部分獨立設(shè)置的音樂院校各系統(tǒng)并沒有完全實現(xiàn)智能化并網(wǎng)，因此，校友會工作人員從不同的系統(tǒng)中獲取到的數(shù)據(jù)必然會發(fā)現(xiàn)其中有大量的信息重復(fù)及信息差異。

（三）海量校友信息的甄別、合并和去冗

從不同渠道搜集到的校友信息其數(shù)據(jù)類型和結(jié)構(gòu)存在多樣化，數(shù)據(jù)格式也未必一致，包含有效字段也不是固定的，而且許多信息還缺乏時效性。因此，同一位校友的信息通過多種渠道匯總到校友信息管理系統(tǒng)后，會存在重復(fù)收錄、新舊并列、錯誤信息繁多等情況，如何從海量的數(shù)據(jù)中甄別、提取、合并、去冗是一項頗為艱巨的任務(wù)。

（四）校友信息動態(tài)跟蹤存在滯后

大部分音樂院校的校友信息的跟蹤和更新仍然停留在校友會工作人員手動更新、被動更新階段[2]。一方面，校友群體龐大，且鑒于音樂院校同導(dǎo)師的校友間存在很強交流黏性，校友間的對接大多無需通過學(xué)校這一渠道。因此，學(xué)?？赡軣o法準(zhǔn)確、全面地掌握每位校友的信息；另一方面，缺乏完善的信息反饋渠道。校友們在其地域、履歷或者獲獎信息發(fā)生改變時并不會及時且主動地向?qū)W校反饋。即使通過校友信息管理系統(tǒng)、小程序、微信公眾號等多媒體傳播渠道，由于校友不同的年齡層次，以及其對電子產(chǎn)品的操作熟練度不同，校友的動態(tài)信息跟蹤、更新仍然存在滯后。

（五）校友信息搜集機制不完善

鑒于音樂藝術(shù)專業(yè)中拜師學(xué)藝的特殊模式和特點，在音樂院校中，專業(yè)導(dǎo)師和其指導(dǎo)的學(xué)生的關(guān)系尤為緊密，即使學(xué)生離開學(xué)校后，依舊會與其導(dǎo)師和同門師兄弟姐妹保持著良好而密切聯(lián)系，因此專業(yè)導(dǎo)師所掌握的校友信息動態(tài)往往是最新的、最全面的。但由于音樂院校普遍沒有健全和完善的校友信息搜集機制，大多數(shù)情況下，專業(yè)導(dǎo)師或者各個教學(xué)單位向?qū)W校校友會反饋、更新校友信息是缺乏主觀能動性的，這也導(dǎo)致了校友信息管理的低效率。

（六）校友對于信息采集安全的憂慮

由于工作人員變動、網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊、移動儲存設(shè)備因不當(dāng)操作而造成損壞或丟失等多種因素都有可能引發(fā)校友信息的誤刪、泄露和丟失，產(chǎn)生非常嚴(yán)重后果和損失。因此，沒有可控且透明的校友信息系管理制度在高科技飛速發(fā)展、信息安全事故頻發(fā)的時代下，校友們對于其個人信息的安全必然會產(chǎn)生許多擔(dān)憂和焦慮，從而增加了學(xué)校校友會工作人員開展校友數(shù)據(jù)信息的搜集、跟蹤和更新的工作難度。

（七）缺少固定的信息維護團隊

隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展以及學(xué)校對校友數(shù)據(jù)的愈發(fā)重視，部分學(xué)校開始建有自己的校友數(shù)據(jù)庫，但是受學(xué)校部門結(jié)構(gòu)設(shè)置、管理人員專業(yè)方向以及人員編制等限制，相較于有自己的信息學(xué)院、計算機工程學(xué)院的綜合院校來說，大多數(shù)音樂院校的校友會基本缺少固定的、專門的信息更新維護團隊，導(dǎo)致數(shù)據(jù)更新緩慢、即時性差。

（八）采用了不匹配、不專業(yè)的校友信息管理系統(tǒng)

為了購入合適的校友信息管理系統(tǒng)，筆者在2017-2020年間調(diào)研了許多國內(nèi)不同品牌的校友信息管理系統(tǒng)的功能、開發(fā)情況以及在不同高校的使用體驗，歸納了普遍存在的3個問題。其一，部分研發(fā)校友信息管理系統(tǒng)的公司原先主要是研發(fā)高校財務(wù)、教務(wù)、人事管理或者學(xué)生工作等系統(tǒng)，對高校校友工作政策、流程和機制了解不深，大多只是在上述業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)上對前端界面、名稱等基礎(chǔ)內(nèi)容做調(diào)整，實際使用起來非常困難，且完全無法適應(yīng)日新月異的校友工作發(fā)展；其二，部分校友系統(tǒng)的基礎(chǔ)框架拓展性非常弱，是無法根據(jù)校友工作的業(yè)務(wù)需要進行再次升級，大大削弱了校友信息管理系統(tǒng)的可持續(xù)使用效果：其三，部分高校出于節(jié)省成本、扶持校友企業(yè)的理由，或者校友為反哺母校，讓原本不是主要研究開發(fā)校友信息管理系統(tǒng)的校友企業(yè)進行贊助，雖然校友企業(yè)研發(fā)是好意，但是在筆者的調(diào)研和實踐過程中發(fā)現(xiàn)，這種模式的售后服務(wù)和升級的推進是非常困難的，哪怕修改一個系統(tǒng)故障也需要消耗大量的人際溝通成本，與采取該方式的初衷可謂背道而馳，因此這類高校在近2年來大多需要再次更換可拓展的、專業(yè)的校友信息管理系統(tǒng)。

二、校友信息管理的針對性舉措

（一）建立健全分級校友信息跟蹤反饋機制及團隊

校友會雖然是校友信息管理的主力軍，但孤掌難鳴，要切實提高校友信息管理效率離不開學(xué)校內(nèi)、外多個環(huán)節(jié)、職能部門和人員的協(xié)同配合。首先，要依托學(xué)校內(nèi)的支持和配合，如檔案館、招生與就業(yè)指導(dǎo)中心、教務(wù)部、學(xué)生工作部、各院系及各級專業(yè)導(dǎo)師等，可以通過智能化并網(wǎng)或者開通各級校友信息端口為載體，促進彼此的信息共享和工作協(xié)同，有利于擴大搜集的范圍，提高甄別處理的精準(zhǔn)度[3]。其次，各二級校友會（包括院系聯(lián)誼會、地方校友會）應(yīng)設(shè)校友信息專員（專員可以是所在聯(lián)誼會、校友會的秘書長）對所在地、所在專業(yè)的校友進行跟蹤服務(wù)，使每個校友在固定周期內(nèi)能夠與母校進行互動，便于校友及時反饋；其三，校友會工作人員要組織志愿者團隊定期對收到的反饋信息進行梳理、去冗，避免長期和大量的校友信息積壓，從而降低校友反饋信息的積極性。

（二）合理利用多種載體開展信息搜集

直接索要校友信息雖是最有效率、最直觀的，但是筆者認為，缺少溫度和人性化溝通的搜集會令許多校友反感和憂慮，與服務(wù)學(xué)校、校友的初衷背道而馳。因此，針對不同年齡、職業(yè)、性格、電子產(chǎn)品使用偏好的校友應(yīng)采取不同的方式。例如，針對具有一定代表性的優(yōu)秀校友，建議采取定期走訪、主動跟蹤更新的方式，既表現(xiàn)了尊重，也保持了與優(yōu)秀校友的良好溝通。又如，針對較為年輕的，或herddHyWZVxFAZkkY9AbO2vlFlq/yEHDGkoYtOoeQO0=者熱愛且能自主熟練地操作電子產(chǎn)品的校友，我們可以依托校友信息管理系統(tǒng)的前端平臺，通過推廣電子校友卡、發(fā)放實體校友卡、云跑團、新春頭像、線上嘉年華、抽獎等豐富多彩的線上、線下活動，在強化校友服務(wù)、愉悅校友的同時我們也能以更為合理、順暢的表現(xiàn)形式去搜集校友信息，打通校友心理防線的最后一公里。

（三）甄別采購可靠、拓展性強的校友信息管理系統(tǒng)

校友信息管理系統(tǒng)是校友信息搜集、跟蹤、更新以及可持續(xù)提供校友服務(wù)的核心載體。好的校友信息管理系統(tǒng)應(yīng)遵循系統(tǒng)及信息安全、使用高效、智能化分析3個基礎(chǔ)性原則。因此，從筆者過去6年的調(diào)查研究和推廣實踐經(jīng)驗來看，在甄別采購校友信息管理系統(tǒng)時應(yīng)注意7個關(guān)鍵問題。一是關(guān)注校友信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)拓展性；二是在海量的校友信息進行甄別、合并和去冗的處理機制和原理；三是前后端庫網(wǎng)是否能做到分離但不影響同步，且其前后端信息同步機制是否健全；四是前后端兩臺服務(wù)器是否架設(shè)在校內(nèi)，外網(wǎng)用戶獲取信息的機制；五是該供應(yīng)商的售后服務(wù)的范圍、年限是否合理且充足；六是該供應(yīng)商是否配備本地服務(wù)團隊以及對非緊急、應(yīng)急不同類型事件的響應(yīng)時長；七是該校友信息管理系統(tǒng)在高?；蛘咄愒盒５氖褂闷占岸?。由于高普及度有利于我們在更新校友信息管理系統(tǒng)時降低個性化、定制化功能的開發(fā)成本，因此也需要我們在前期調(diào)查研究時做特別關(guān)注。

（四）理解校友信息管理的作用，更新校友信息搜集的觀念

校友信息搜集管理的概念應(yīng)融于學(xué)校校友工作的各個環(huán)節(jié)，是決定新時期新形勢下一所學(xué)校校友工作成功與否及可持續(xù)性發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。因此，筆者認為，要想做好校友信息管理應(yīng)該做到觀念先行，全校一盤棋。其一，要在全校各級職能部門、教職員工心中樹立重視校友信息的挖掘，理解校友信息搜集重要性的觀念。其二，各級部門、工作人員在校友信息搜集過程中，要注意把握“分類管理、深度挖掘”的原則。聯(lián)系方式譬如手機、固定電話、微信、郵件地址等都只是校友信息搜集的門檻，而真正有深度的校友信息應(yīng)該能從多個方面，真實地、立體化地反映一位校友現(xiàn)階段的資源、能力、需求以及境況[4]。有深度的、有效的校友數(shù)據(jù)庫不僅有利于學(xué)校對校友的現(xiàn)狀進行評估，還能對下一階段校友的需求進行預(yù)判，讓學(xué)校校友會精準(zhǔn)做好精細化、針對性服務(wù)，這才是筆者認為，真正能服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)、課程改革、教學(xué)質(zhì)量評估、招生就業(yè)等各項工作，實現(xiàn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)的“校友數(shù)據(jù)白皮書”。

結(jié)語

校友的社會成就和貢獻、社會對校友的評價都是高校社會地位和社會影響力的直觀體現(xiàn)。校友信息管理不僅是單純的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，更是一個綜合體系和機制的建設(shè)，是硬件、軟件相結(jié)合的系統(tǒng)性工程。它不僅是高校開展校友工作的前提，是高校校友信息化建設(shè)的重要組成部分，是滿足與響應(yīng)不同類型校友需求的有效抓手，更是高校校園文化、校友文化、捐贈文化的傳承基點。因此，要想做好校友信息管理絕對不能簡單地從點上考慮，僅僅滿足于校友工作的開展，而應(yīng)要將這項工作放在學(xué)校戰(zhàn)略統(tǒng)籌工作的高度上，從整體出發(fā)，分層次、分步驟系統(tǒng)性推進。筆者始終認為，建立完善“校友數(shù)據(jù)白皮書”對服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)、課程改革、教學(xué)質(zhì)量評估、招生就業(yè)等各項工作，實現(xiàn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)，提高綜合競爭力具有不可或缺的作用。

本文系中國高等教育學(xué)會“十四五”規(guī)劃專項課題、中國高等教育學(xué)會2021年度專項課題重點項目《新時代音樂院校校友工作定位及發(fā)展戰(zhàn)略研究》（項目編號：21XYD13）的研究成果。

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（作者單位：星海音樂學(xué)院）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）