物資集中采購合同簽訂與履約管理策略

王海菊

（中交一公局第七工程有限公司，河南鄭州 451450）

0 引言

針對(duì)物資集中采購合同中存在的執(zhí)行管理不到位、進(jìn)度控制不力、質(zhì)量把控不嚴(yán)、違規(guī)轉(zhuǎn)包分包、以小拖大、違規(guī)合同變更、規(guī)避采辦管理等問題，從機(jī)制建立、流程優(yōu)化、節(jié)點(diǎn)控制、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等方面開展加強(qiáng)物資集中采購合同簽訂與履約管理的專項(xiàng)提質(zhì)措施，旨在切實(shí)提高合同全流程執(zhí)行管理效率。

1 物資集中采購合同簽訂與履約管理目標(biāo)

物資集中采購合同簽訂與履約管理目標(biāo)包括如下6點(diǎn)：一是健全物資集中采購合同執(zhí)行管理機(jī)制，完善管理制度，堵塞管理漏洞。二是理清各方工作職責(zé)，壓實(shí)各方責(zé)任，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。三是規(guī)范采購合同執(zhí)行管理流程，明確管控要點(diǎn)，強(qiáng)化執(zhí)行。四是抓好物資集中采購合同執(zhí)行的進(jìn)度控制和質(zhì)量管控，促進(jìn)供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)協(xié)同聯(lián)動(dòng)、同向發(fā)力，全力保障項(xiàng)目建設(shè)和安全生產(chǎn)。五是嚴(yán)控采購合同變更，劃清不屬于采購合同變更的范圍，嚴(yán)格界定采購合同變更的條件、管控要點(diǎn)和審批流程[1]。六是堅(jiān)決杜絕違規(guī)轉(zhuǎn)包、分包。

2 物資集中采購合同簽訂與履約管理策略

2.1 建立組織架構(gòu)，制定責(zé)任清單

2.1.1 建立組織架構(gòu)

進(jìn)一步完善各需求單位物資集中采購合同執(zhí)行管理的組織架構(gòu)，明確各單位工作范圍和責(zé)任，按正式流程設(shè)立專崗負(fù)責(zé)管理，同時(shí)要求各需求單位安排人員負(fù)責(zé)采購合同執(zhí)行管理。

2.1.2 制定物資集中采購合同執(zhí)行責(zé)任清單

對(duì)合同執(zhí)行各環(huán)節(jié)工作職范圍面進(jìn)行梳理，編制供應(yīng)商及合同執(zhí)行管理責(zé)任清單。該責(zé)任清單要明確協(xié)議訂單管理、質(zhì)量管理、合同變更、供應(yīng)商評(píng)價(jià)、履約異常供應(yīng)商處理、合同款項(xiàng)支付等合同執(zhí)行重點(diǎn)環(huán)節(jié)的責(zé)任事項(xiàng)和責(zé)任主體。

2.2 完善跟蹤機(jī)制，優(yōu)化節(jié)點(diǎn)管控

2.2.1 完善合同執(zhí)行信息填報(bào)機(jī)制

為進(jìn)一步完善采購合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，建立合同簽訂與履約管理臺(tái)賬，明確合同跟蹤的內(nèi)容和關(guān)鍵要素，在物資管理系統(tǒng)中增加計(jì)劃交貨/完工時(shí)間、實(shí)際交貨/完工時(shí)間、實(shí)際付款方式及比例、履約異常描述等功能模塊。

2.2.2 建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，識(shí)別履約風(fēng)險(xiǎn)

輕度顱腦外傷后良性陣發(fā)性位置性眩暈與特發(fā)性良性陣發(fā)性位置性眩暈的臨床特點(diǎn)比較 ………………………………………………………… 談毅，鄭云華，聶德新，等 189

制定采購合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案和風(fēng)險(xiǎn)管控措施，保障合同履約目標(biāo)。重大合同落實(shí)到人，細(xì)化到每個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。關(guān)鍵設(shè)備采購合同跟蹤要延伸到供應(yīng)商原材料采購等供應(yīng)鏈前端，把各項(xiàng)工作做實(shí)、做細(xì)[2]。對(duì)于關(guān)鍵設(shè)備采購，在源文件中應(yīng)明確將招標(biāo)人對(duì)設(shè)備制造涉及的主要原材料管控要求告知投標(biāo)人，并將相關(guān)要求在合同中進(jìn)行約定，主要內(nèi)容如下。

第一，投標(biāo)人/乙方應(yīng)在實(shí)施原材料采購前，將上游供應(yīng)商資料提供給招標(biāo)人/甲方，包括但不限于上游供應(yīng)商的生產(chǎn)制造與研發(fā)能力、經(jīng)營業(yè)績、主要客戶等信息資料。第二，招標(biāo)人/甲方有權(quán)視情況安排專業(yè)技術(shù)人員與投標(biāo)人/乙方共同對(duì)上游供應(yīng)商的生產(chǎn)情況進(jìn)行駐廠檢查，并要求上游供應(yīng)商針對(duì)存在的問題進(jìn)行整改。第三，如有必要，招標(biāo)人/甲方有權(quán)委托具備資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)對(duì)原材料進(jìn)行檢驗(yàn)檢測，并根據(jù)檢測結(jié)果選擇合同終止或要求承包商整改[3]。給招標(biāo)人/甲方造成經(jīng)濟(jì)損失的，由投標(biāo)人/乙方承擔(dān)。

2.3 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理流程

為進(jìn)一步將合同執(zhí)行管理制度落實(shí)、落地、落細(xì)，在制度正式發(fā)布后統(tǒng)一組織培訓(xùn)，確保制度執(zhí)行落地。同時(shí)，為確保物資供應(yīng)鏈信息流通暢，有效實(shí)現(xiàn)采、收、發(fā)、存一體化運(yùn)行，規(guī)范管理流程很關(guān)鍵。需要及時(shí)準(zhǔn)確掌握物資類合同交貨執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)于加工和運(yùn)輸類合同，定期從系統(tǒng)導(dǎo)出合同執(zhí)行信息數(shù)據(jù)，根據(jù)“計(jì)劃完工時(shí)間”梳理出截止到上月末已完成執(zhí)行的合同清單。

2.4 完善審核審批管理，堵塞管理漏洞

進(jìn)一步加強(qiáng)審核審批管理，審核審批事項(xiàng)應(yīng)涵蓋合同條款、合同簽訂、合同變更、合同驗(yàn)收及合同支付等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，明確審核審批要點(diǎn)和關(guān)鍵要素，避免出現(xiàn)審核不嚴(yán)、違反程序?qū)徟驅(qū)徟笔У膯栴}，堅(jiān)決杜絕違反規(guī)定審批、虛假審批等。

2.4.1 合同審批

一是在現(xiàn)有物資集中采購合同簽訂與履約管理細(xì)則基礎(chǔ)上，進(jìn)一步梳理合同審批流程與審批責(zé)任清單，夯實(shí)合同簽訂與履約管理責(zé)任。二是建立品類協(xié)議審核審批事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，明確品類協(xié)議合同初稿、合同會(huì)簽階段的審核審批要點(diǎn)和關(guān)鍵要素。

第一，物資類采購合同/訂單驗(yàn)收。由招標(biāo)方統(tǒng)一編制驗(yàn)收單模版并組織驗(yàn)收，明確驗(yàn)收內(nèi)容包括且不限于外觀、質(zhì)量檢驗(yàn)、數(shù)量、附件等（包括圖紙、合格證等資料）的確認(rèn)。倉儲(chǔ)管理人員依據(jù)采購合同（訂單）等對(duì)物資數(shù)量和附件進(jìn)行驗(yàn)收，質(zhì)檢人員依據(jù)合同規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，驗(yàn)收人員填寫《物資進(jìn)場驗(yàn)收單》，并存檔備查。同時(shí)，對(duì)驗(yàn)收不合格的情形進(jìn)行明確規(guī)定。第二，加工和運(yùn)輸類采購合同/訂單驗(yàn)收。應(yīng)制定統(tǒng)一模板的《加工和運(yùn)輸合同驗(yàn)收單》，明確該表格的提綱內(nèi)容，并將該驗(yàn)收單作為統(tǒng)一的合同附件。各需求單位可根據(jù)標(biāo)的物特點(diǎn)和內(nèi)容自行按照合同約定的驗(yàn)收條件對(duì)涉及的關(guān)鍵性驗(yàn)收內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，在合同內(nèi)容結(jié)束后嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行驗(yàn)收。如果涉及加工和運(yùn)輸設(shè)計(jì)、材質(zhì)報(bào)告、檢驗(yàn)檢測報(bào)告及施工報(bào)表等完工資料，也應(yīng)作為驗(yàn)收支持材料一并提供[4]。

2.4.3 強(qiáng)化合同付款審批

明確要求將驗(yàn)收材料作為合同付款的必要支持材料，需求單位和財(cái)務(wù)共享中心在進(jìn)行付款審批時(shí)，應(yīng)對(duì)照合同約定的驗(yàn)收條件和驗(yàn)收材料進(jìn)行查驗(yàn)與審核。涉及供應(yīng)商履約責(zé)任的應(yīng)及時(shí)提報(bào)履約異常報(bào)表，涉及需求單位責(zé)任的，應(yīng)嚴(yán)肅按相關(guān)規(guī)定處理。

2.5 嚴(yán)格供應(yīng)商資質(zhì)、能力審查

2.5.1 嚴(yán)把供應(yīng)商資質(zhì)、能力審核關(guān)

結(jié)合具體情況，對(duì)于重要的物資/設(shè)備和加工/運(yùn)輸類采購需求，在供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)明確資質(zhì)、能力，避免不符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商承攬合同。在進(jìn)行供應(yīng)商前期調(diào)研和資格預(yù)審時(shí)要求供應(yīng)商提供行業(yè)資質(zhì)和安全資質(zhì)、體系認(rèn)證、業(yè)績材料、主要生產(chǎn)設(shè)備品牌及照片等資料，并在源文件中進(jìn)一步明確要求，作為商務(wù)/技術(shù)評(píng)標(biāo)項(xiàng)；涉及特殊工種的，還應(yīng)提供如電氣焊、司索、吊車司機(jī)等人員證件。不涉及供應(yīng)商推薦的，應(yīng)在技術(shù)要求中明確以上各項(xiàng)要求，并作為符合性檢查材料或商務(wù)/技術(shù)評(píng)標(biāo)項(xiàng)。

2.5.2 履約環(huán)節(jié)嚴(yán)格審查關(guān)鍵人員信息

統(tǒng)一設(shè)計(jì)《關(guān)鍵人員信息復(fù)核表》，并將該表格作為涉及現(xiàn)場施工采購合同的附件，并在合同中明確規(guī)定：“如涉及現(xiàn)場施工的，甲方在合同執(zhí)行期間將嚴(yán)格對(duì)照供應(yīng)商應(yīng)答文件中提供的關(guān)鍵人員及設(shè)備信息進(jìn)行復(fù)核（包括關(guān)鍵人員社保信息）。該《關(guān)鍵人員及設(shè)備信息復(fù)核表》是合同付款的必要支持文件之一，不可或缺”。各物資需求單位和財(cái)務(wù)共享中心在進(jìn)行付款審核時(shí)應(yīng)仔細(xì)審核《關(guān)鍵人員及設(shè)備信息復(fù)核表》，通過以上措施避免出現(xiàn)中標(biāo)后資質(zhì)掛靠的問題。如果涉及重要大宗物資采購或關(guān)鍵設(shè)備制造的重大采辦合同，應(yīng)視情況通過駐廠監(jiān)造或供應(yīng)商提報(bào)進(jìn)度報(bào)表的方式對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行管控，并可結(jié)合具體需求實(shí)施現(xiàn)場審核，確認(rèn)供應(yīng)商提供的設(shè)備是否與應(yīng)答文件相符，避免執(zhí)行合同能力不足[5]。同時(shí)，要嚴(yán)格對(duì)供應(yīng)商使用的原材料及上游供應(yīng)商進(jìn)行管控，避免以次充好等情況發(fā)生，確保產(chǎn)品質(zhì)量。

2.6 杜絕違規(guī)轉(zhuǎn)包、分包

加強(qiáng)對(duì)含施工的物資供應(yīng)商的施工現(xiàn)場管理，杜絕違規(guī)轉(zhuǎn)包、分包。一是在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)仔細(xì)查驗(yàn)施工隊(duì)伍人員證件是否與應(yīng)答文件匹配，如有必要，應(yīng)進(jìn)一步核對(duì)社保信息。二是在制度中明確以下分包管理要求：（1）分包必須取得發(fā)包人的同意。（2）分包只能是一次分包，即分包單位不得再將其承包的工程分包。（3）分包的工程只能是非主體工程，主體工程不得分包。（4）分包商須具有相應(yīng)的資質(zhì)條件。（5）集團(tuán)公司列入違規(guī)供應(yīng)商名單、領(lǐng)導(dǎo)干部親屬持有股權(quán)或?qū)嶋H控制企業(yè)和離退休領(lǐng)導(dǎo)干部三年競業(yè)限制期所在企業(yè)以及失信被執(zhí)行企業(yè)，不能作為分包商。（6）禁止轉(zhuǎn)包。同時(shí)，在《加工和運(yùn)輸合同驗(yàn)收單》中明確體現(xiàn)供應(yīng)商對(duì)以上要求的符合情況，在進(jìn)行完工驗(yàn)收時(shí)應(yīng)逐項(xiàng)確認(rèn)。該驗(yàn)收單作為合同附件，是財(cái)務(wù)付款必需的支持文件之一，不可或缺。三是建立分包審批機(jī)制，審核通過后方可實(shí)施分包。四是不定期抽查供應(yīng)商項(xiàng)目管理人員及施工隊(duì)伍的以上證件信息，并根據(jù)抽查情況編寫抽查記錄，作為服務(wù)驗(yàn)收必需的支持材料，防范供應(yīng)商在合同執(zhí)行過程中更換關(guān)鍵人員或更換施工單位。對(duì)不滿足合同約定要求的應(yīng)責(zé)令整改，拒絕整改或整改不到位的除按照合同約定進(jìn)行追責(zé)。

2.7 加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的履約評(píng)價(jià)

在供應(yīng)商管理辦法中明確要求，供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)采取“一單一評(píng)”與“年度評(píng)審”相結(jié)合的方法，并按年度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行“ABCD”4 個(gè)等級(jí)的評(píng)價(jià)。一年內(nèi)平均考核高于85 分（含85 分），且最低考核分不低于70 分的為A級(jí)供應(yīng)商；一年內(nèi)平均考核在70（含70 分）～85 分（不含85 分），且考核最低分不低于60 分的為B 級(jí)供應(yīng)商；一年內(nèi)平均考核在60（含60 分）～70 分（不含70 分）的為C 級(jí)供應(yīng)商；一年內(nèi)平均考核低于60 分的為D 級(jí)供應(yīng)商。每季度匯總考核評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)以此對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)分級(jí)管理。年度平均考核評(píng)價(jià)得分低于60 分的，判定為不合格供應(yīng)商。不合格供應(yīng)商一年內(nèi)不允許合作。正在合作的供應(yīng)商，經(jīng)考核評(píng)價(jià)列為不合格供應(yīng)商的，終止合作或者限期讓步合作[6]。

2.8 規(guī)范合同變更管理，防止以小拖大、違規(guī)變更

在合同執(zhí)行管理制度中明確規(guī)定合同變更管理制度和管理流程，嚴(yán)格界定采購合同變更的條件、管控要點(diǎn)和審批流程，明確界定采購合同變更的許可范圍。通過以上措施，一是防止出現(xiàn)與合同內(nèi)容不相關(guān)，或理由不充分、依據(jù)不足的變更。二是杜絕以合同變更規(guī)避新的采購，避免連續(xù)變更或連續(xù)合同續(xù)簽導(dǎo)致“以小拖大”。

2.9 保障產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量和交付進(jìn)度

對(duì)于關(guān)鍵設(shè)備采購，需求單位應(yīng)安排專業(yè)技術(shù)人員與乙方共同對(duì)上游供應(yīng)商的生產(chǎn)情況進(jìn)行駐廠檢查，并要求上游供應(yīng)商針對(duì)存在的問題進(jìn)行整改。同時(shí)應(yīng)要求乙方在合同執(zhí)行前制定生產(chǎn)計(jì)劃，需求單位通過進(jìn)度周報(bào)表或日?qǐng)?bào)表的方式進(jìn)行跟蹤督促管理。合同執(zhí)行期間，乙方應(yīng)按要求提供原材料質(zhì)檢報(bào)告、材質(zhì)報(bào)告、檢測報(bào)告等資料，需求單位應(yīng)對(duì)乙方實(shí)施駐廠監(jiān)造，乙方應(yīng)積極配合并針對(duì)存在的問題按要求整改。以上不具備駐廠檢查/監(jiān)造條件的，應(yīng)通過進(jìn)度周報(bào)表或日?qǐng)?bào)表的方式定期向需求單位反饋原材料采購情況以及相應(yīng)的檢驗(yàn)檢測報(bào)告。未經(jīng)需求單位對(duì)主要原材料的驗(yàn)收許可，不得私自下料啟動(dòng)生產(chǎn)制造。如有必要，需求單位應(yīng)委托具備資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)對(duì)原材料進(jìn)行檢驗(yàn)檢測，并根據(jù)檢測結(jié)果選擇合同終止或要求承包商整改。

為確保產(chǎn)品交付質(zhì)量，需求單位應(yīng)根據(jù)標(biāo)的物的特性，對(duì)重要的產(chǎn)品制訂質(zhì)量抽檢工作計(jì)劃。實(shí)施抽查檢驗(yàn)之前，需求單位應(yīng)制定抽檢工作方案，包括抽檢對(duì)象、抽檢批次和抽檢數(shù)量、檢驗(yàn)方式、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。質(zhì)量抽檢完成后，應(yīng)及時(shí)將抽檢結(jié)果告知被抽檢供應(yīng)商，并根據(jù)抽檢結(jié)果編制質(zhì)量抽檢報(bào)告。質(zhì)量抽檢存在問題的供應(yīng)商，應(yīng)針對(duì)存在的問題進(jìn)行整改并編寫整改報(bào)告。抽檢單位對(duì)整改報(bào)告進(jìn)行復(fù)核，制定復(fù)檢工作方案，并將抽檢結(jié)果體現(xiàn)在供應(yīng)商績效評(píng)價(jià)中[7]。將定期向各單位收集統(tǒng)計(jì)涉及駐廠檢查/監(jiān)造、質(zhì)量抽檢的合同信息，動(dòng)態(tài)更新統(tǒng)計(jì)清單。收集駐廠檢查/監(jiān)造、質(zhì)量抽檢、供應(yīng)商整改相關(guān)材料，重點(diǎn)對(duì)涉及供應(yīng)商整改的材料進(jìn)行復(fù)核，凡出現(xiàn)整改不到位的將進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果按要求實(shí)施供應(yīng)商處理。

3 結(jié)語

為有效實(shí)現(xiàn)新形勢下物資集中采購合同執(zhí)行管理效率的全面提升，開展了物資集中采購全流程合同簽訂與履約管理策略的研究。具體將制度落實(shí)、流程管理、節(jié)點(diǎn)管控、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等融入物資集中采購合同簽訂與履約管理的精細(xì)化改革實(shí)踐中，實(shí)現(xiàn)了物資采購價(jià)值最大化，促進(jìn)了物資采購工作的高質(zhì)量發(fā)展。