基于管理和服務(wù)的企業(yè)檔案“單套制”管理運(yùn)用研究

席克平 劉百慧 凡 琳 胡楊潛

（1.合肥市軌道交通集團(tuán)有限公司，安徽合肥 230001；2.訊飛智元信息科技有限公司，安徽合肥 230088）

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近幾年，我國開展了一系列電子檔案“單套制”實(shí)踐與探索，所謂的“單套制”，指的是檔案按照電子文件形式進(jìn)行接收、管理、保存、利用，不需要轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案。

企業(yè)應(yīng)從管理與服務(wù)的雙重視角下著手研究，發(fā)揮“單套制”的作用與價(jià)值，挖掘電子檔案管理與保存的優(yōu)勢(shì)，豐富企業(yè)電子檔案資源，使企業(yè)檔案工作在管理與服務(wù)之間取得平衡。

1 管理和服務(wù)雙重視角下“單套制”優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理選取了“雙套制”的模式，此種模式難以和文件電子化的趨勢(shì)相適應(yīng)，也不利于提升檔案管理質(zhì)量。沿用“雙套制”模式的企業(yè)，在具體工作中產(chǎn)生了大量的待歸檔文件和數(shù)據(jù)，提升了歸檔管理工作難度。與此同時(shí)，“無紙化辦公”已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，所以企業(yè)應(yīng)該結(jié)合具體情況，創(chuàng)新與優(yōu)化檔案管理工作，并在企業(yè)的檔案管理與服務(wù)中引進(jìn)“單套制”模式，順應(yīng)“無紙化辦公”的趨勢(shì)。

1.1 提升檔案歸檔規(guī)范性

“單套制”理念的融入，對(duì)數(shù)字化環(huán)境的創(chuàng)設(shè)提出了嚴(yán)格要求，促進(jìn)數(shù)據(jù)歸檔的應(yīng)用更加具備規(guī)范性。不同種類的電子檔案在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)中生成、流轉(zhuǎn)以及歸檔，具備科學(xué)與完整的生命周期，避免了傳統(tǒng)檔案管理因缺少文件保存意識(shí)而出現(xiàn)的文件漏歸問題。并且“單套制”背景下，檔案的歸檔呈現(xiàn)一定的科學(xué)性，以信息化的形式優(yōu)化檔案管理平臺(tái)，可減少文件不規(guī)范而引發(fā)的退檔現(xiàn)象[1]。

1.2 減少檔案保存成本

在企業(yè)的檔案管理中采用“單套制”模式，可以優(yōu)化歸檔流程，企業(yè)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)執(zhí)行歸檔操作。檔案歸檔流程簡(jiǎn)化，減少了檔案歸檔耗費(fèi)的時(shí)間，節(jié)約了檔案管理中的人力成本和溝通成本，有利于企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)。企業(yè)的檔案管理人員也得以從以往繁雜的紙質(zhì)檔案管理工作中解放出來，節(jié)省了自身的時(shí)間與精力。同時(shí)，“單套制”管理模式下，檔案管理人員的統(tǒng)籌能力得到了培養(yǎng)。

1.3 充分發(fā)掘檔案的價(jià)值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案利用方式比較單一，且難以發(fā)揮檔案深層次的價(jià)值。因此，需引進(jìn)“單套制”模式，通過全文查詢利用、音視頻檔案數(shù)據(jù)化、大數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理等技術(shù)充分挖掘、展現(xiàn)檔案的價(jià)值。相關(guān)人員借助電子檔案可以分析企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展面臨的問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持。

1.4 促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化管理

“單套制”是推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)的有效手段，有利于提升企業(yè)管理的效率和整體成效，減少人工成本，有助于對(duì)業(yè)務(wù)、人員、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等方面進(jìn)行統(tǒng)籌管理。同時(shí)，可以緩解檔案管理人員的工作壓力，更好地推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)期、穩(wěn)定發(fā)展。

2 企業(yè)檔案“單套制”管理問題

新時(shí)期下進(jìn)行檔案“單套制”管理，是檔案跟隨時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，然而檔案保存的安全性和內(nèi)容完整性依舊面臨挑戰(zhàn)，所以要重視管理問題，改善“單套制”管理的困境。

2.1 電子文件內(nèi)容缺少憑證

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，電子檔案的安全性無法從根本上得到保障，一些企業(yè)在開展電子檔案管理過程中，面臨著一定風(fēng)險(xiǎn)。因電子檔案有著較強(qiáng)開放性的特征，其內(nèi)容丟失或者被修改的情況比較常見。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案被修改后難以在原本文件上充分體現(xiàn)出來，造成文件內(nèi)容缺少相關(guān)憑證。若開展檔案“單套制”管理工作，相關(guān)人員需要全方位思考檔案內(nèi)容的原始性，可采用CA 認(rèn)證、電子簽名簽章技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行認(rèn)證與憑證管理，這也是處理問題的關(guān)鍵點(diǎn)。

2.2 電子檔案利用受閱讀器軟件影響

通過信息技術(shù)進(jìn)行檔案保存時(shí)，需要利用相關(guān)閱讀器軟件瀏覽檔案內(nèi)容，主要涉及音頻檔案、視頻檔案、三維模型檔案或者專業(yè)軟件中提取到的相關(guān)檔案等。檔案閱讀環(huán)境會(huì)在先進(jìn)技術(shù)性能的更新下發(fā)生變化，全新的軟件常有無法完全兼容歷史版本的現(xiàn)象，出現(xiàn)引出數(shù)據(jù)信息無法利用或者數(shù)據(jù)可利用信息不全面等問題，對(duì)檔案保存的有效性帶來挑戰(zhàn)。通常來講電子文件歸檔的操作，應(yīng)將其對(duì)應(yīng)的閱讀器軟件或工具一并歸檔，賦予電子檔案可讀性。

2.3 電子檔案安全性無法有效保障

在電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和時(shí)效性共享的過程中，面臨著“單套制”網(wǎng)絡(luò)安全管理風(fēng)險(xiǎn)，因電子檔案不僅會(huì)受到計(jì)算機(jī)病毒的影響，特別是防火墻等安全設(shè)備的性能不佳，還會(huì)帶來檔案數(shù)據(jù)泄漏的可能?；诰W(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子檔案的管理難度逐步增加，文件內(nèi)容不是通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的形式進(jìn)行傳遞，而是按照點(diǎn)對(duì)面的形式進(jìn)行傳遞，增加了檔案數(shù)據(jù)被破壞、泄密的可能性。與此同時(shí)，因電子檔案的保存依賴信息系統(tǒng)，若信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障，且數(shù)據(jù)未能順利、有效恢復(fù)，勢(shì)必帶來檔案“單套制”管理的安全性問題。可以配備檔案離線存儲(chǔ)設(shè)備，通過數(shù)據(jù)離線備份提高電子檔案的安全性。

3 基于管理與服務(wù)雙重視角的“單套制”運(yùn)用要點(diǎn)

3.1 以政策與機(jī)制保障運(yùn)用

在企業(yè)中貫徹“單套制”的基本原則，企業(yè)管理者應(yīng)將此種模式作為檔案管理創(chuàng)新的根本，關(guān)聯(lián)國家制定的政策方針，科學(xué)運(yùn)用“單套制”模式，促進(jìn)企業(yè)規(guī)范化建設(shè)[2]。從國家政策角度來看，電子檔案在我國《中華人民共和國檔案法》中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，且圍繞信息化建設(shè)和安全管理也構(gòu)建了專門的模塊，這為“單套制”在企業(yè)中的實(shí)行和推廣提供了有力的保障。從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)角度來看，“單套制”模式與文件歸檔、格式規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)息息相關(guān)，企業(yè)推行“單套制”必須創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，明確技術(shù)規(guī)范。因此，企業(yè)在檔案管理實(shí)踐工作中，應(yīng)遵循既定的國家方針，明確管理效果，制定與“單套制”適應(yīng)的管理方案，基于頂層規(guī)劃設(shè)定方案、創(chuàng)設(shè)試點(diǎn)和總結(jié)歸納相關(guān)要素，構(gòu)建適應(yīng)本企業(yè)特色的“單套制”管理體系，更好地解決歸檔范圍、歸檔方式、檔案管理與利用等方面的問題，為“單套制”在企業(yè)中順利推行奠定基礎(chǔ)。

3.2 以信息化技術(shù)支撐運(yùn)用

“單套制”貫徹于電子檔案管理的收集、整理、保存、利用等操作流程中，新時(shí)期下信息化技術(shù)的更新迭代提升了電子檔案管理的效能，可以借助搭建企業(yè)數(shù)字檔案管理平臺(tái)的契機(jī)，提升電子檔案歸檔與保存的能力，使“單套制”模式得以升級(jí)及轉(zhuǎn)型[3]。在運(yùn)用信息技術(shù)促進(jìn)“單套制”模式發(fā)展時(shí)，一方面，要圍繞信息技術(shù)保障文件生產(chǎn)與歸檔過程的真實(shí)性與完整性，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理中，要事先分析前端業(yè)務(wù)的內(nèi)容，保持提前介入的態(tài)度，對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行明確，研究電子檔案歸檔推送的基本規(guī)則和接口規(guī)范，促進(jìn)電子檔案綜合化管理。及時(shí)通過信息技術(shù)進(jìn)行電子簽章管理和日志管理，研究文件檔案的歸檔效果，增強(qiáng)“單套制”模式下電子檔案管理的真實(shí)性與完整性。另一方面，在保存檔案時(shí)要關(guān)注信息技術(shù)的安全性與可用性，企業(yè)的檔案管理者要對(duì)電子檔案進(jìn)行格式化處理，明確電子檔案的格式，完善檔案信息結(jié)構(gòu)，通過安全檢測(cè)、安全審計(jì)以及數(shù)據(jù)備份等技術(shù)，提升電子檔案的安全性與可用性，實(shí)現(xiàn)安全管理、長(zhǎng)期保存電子檔案的目標(biāo)。

3.3 以優(yōu)化實(shí)施環(huán)境推動(dòng)運(yùn)用

首先，為將“單套制”的管理理念融入電子檔案管理戰(zhàn)略布局，管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的重視[4]，規(guī)劃多個(gè)資源之間的配合，以推進(jìn)“單套制”。管理者應(yīng)該與上下游供應(yīng)商以及參研單位進(jìn)行有效互動(dòng)，引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部工作人員之間進(jìn)行有效的溝通與交流，深層次了解一線業(yè)務(wù)單位的工作情況，掌握電子檔案基本形成模式，以更好地在企業(yè)內(nèi)部推廣“單套制”的模式。其次，企業(yè)管理者要為“單套制”模式的運(yùn)用提供充分的資金支持，重視先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的采購，為“單套制”運(yùn)用提供軟硬件環(huán)境，從技術(shù)層面提高電子檔案管理的科學(xué)性，真正保障檔案信息化管理效率。最后，為了更好地運(yùn)用“單套制”模式，檔案管理工作者不但要擁有先進(jìn)的理論知識(shí)，也要能熟練地操作各項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)，引導(dǎo)檔案工作者參與培訓(xùn)活動(dòng)，為工作者提供大量的實(shí)踐機(jī)會(huì)，促進(jìn)優(yōu)秀人才隊(duì)伍的組建和培養(yǎng)。

3.4 以電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范運(yùn)用

在企業(yè)電子檔案的管理中應(yīng)用“單套制”模式，應(yīng)強(qiáng)調(diào)規(guī)則層管理、流程層管理和工具層管理。首先，規(guī)則層管理是指在實(shí)施“單套制”模式的起始階段，工作者要參與方案策劃和方案制定工作，基于相關(guān)規(guī)則和檔案管理要點(diǎn)進(jìn)行分析，探究“單套制”管理規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，延長(zhǎng)電子檔案安全保存時(shí)間[5]。其次，流程層管理是指保障流程再造，企業(yè)管理者落實(shí)“單套制”模式過程中，需要重點(diǎn)加強(qiáng)流程可靠性工作。檔案工作者應(yīng)立足全局，思考和整合電子檔案管理過程，細(xì)致分析電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)和重要操作，應(yīng)用科學(xué)有效的業(yè)務(wù)體系實(shí)施流程再造處理，即在檔案管理中引進(jìn)電子檔案流轉(zhuǎn)的所有步驟，凸顯電子檔案全生命周期管理的效果。最后，工具層管理是指為“單套制”模式的實(shí)施提供相應(yīng)的工具支持，貫徹電子檔案的“單套制”模式，信息手段是必要的媒介。在企業(yè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，引進(jìn)CA 認(rèn)證、電子簽名與簽章、文件格式轉(zhuǎn)換、四性檢測(cè)等技術(shù)，獲得電子檔案的憑證價(jià)值，借助信息化方式保證電子檔案的安全性，達(dá)到長(zhǎng)期保存的目標(biāo)。

3.5 在檔案管理的各環(huán)節(jié)落實(shí)運(yùn)用

首先，重視前端管理以及全面管理。企業(yè)開展電子檔案歸檔管理工作時(shí)，應(yīng)按照電子檔案長(zhǎng)期保存格式匹配元數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行實(shí)踐工作，為前端管理以及全面管理工作提供必要條件。檔案工作者應(yīng)從檔案管理的全生命周期入手，管理和控制電子檔案的歸檔流程[6]。同時(shí)，檔案工作者也應(yīng)發(fā)揮監(jiān)督者的職能與檢驗(yàn)者的責(zé)任，對(duì)檔案形成單位的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行統(tǒng)籌，使任何檔案管理操作具備追溯性。

其次，業(yè)務(wù)管理與檔案管理互相結(jié)合。企業(yè)貫徹“單套制”的理念，應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)項(xiàng)目和檔案管理進(jìn)行關(guān)聯(lián)，將電子檔案以業(yè)務(wù)的形式保存在檔案體系內(nèi)，全部的過程都可以表現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值。在開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，高度重視歸檔接口的開發(fā)，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)進(jìn)行銜接，從而將電子檔案過程性管理價(jià)值呈現(xiàn)出來。

另外，對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范整合?，F(xiàn)階段，企業(yè)管理者應(yīng)在“單套制”模式運(yùn)用中，將元數(shù)據(jù)作為電子檔案的重要組成部分，可以將元數(shù)據(jù)封裝在電子檔案中，或者把元數(shù)據(jù)保存在信息系統(tǒng)中，按需對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和打包[7]。在進(jìn)行電子檔案封裝操作時(shí)，應(yīng)思考如何保障文件和元數(shù)據(jù)的完整性，給予電子檔案進(jìn)行自描述、自證明的信息保障，實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全保存與有效利用，給企業(yè)的管理和服務(wù)提供有效支持。

最后，電子檔案?jìng)浞莶僮?。為防止各種因素造成電子檔案內(nèi)容丟失情況的發(fā)生，應(yīng)采取同地備份和異地備份，同地備份是在相同區(qū)域中對(duì)電子檔案進(jìn)行備份保存，異地備份是對(duì)電子檔案信息備份保存在其他區(qū)域。即使異地備份對(duì)于部分企業(yè)來講存在較大困難，但是對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定安全運(yùn)營有重要價(jià)值?；诖?，企業(yè)管理者運(yùn)用“單套制”模式，及時(shí)備份電子檔案，突破檔案管理時(shí)空約束，全面保障電子檔案的安全性。

4 結(jié)語

立足于“單套制”的發(fā)展背景，企業(yè)管理者要強(qiáng)調(diào)管理和服務(wù)的平衡化體現(xiàn)，在管理中融入服務(wù)的思想，在服務(wù)中貫徹管理的理念，全面轉(zhuǎn)變以往“雙套制”的管理思路，挖掘“單套制”模式的優(yōu)勢(shì)，改進(jìn)企業(yè)檔案管理的方案和管理流程，利用“單套制”模式為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和建設(shè)帶來最大化價(jià)值。