淺析如何優(yōu)化醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)＊

林 薇

（1.福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院，黨委辦公室院長辦公室法務(wù)部，福建福州 350005；2.福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院濱海院區(qū)國家區(qū)域醫(yī)療中心，黨政綜合辦公室，福建福州 350212）

0 引言

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”[1]。就醫(yī)院而言，醫(yī)院檔案是在醫(yī)院各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，具有不可再生性與原始性，是一種特殊的信息資源。在新時(shí)代背景影響下，信息技術(shù)與檔案工作深度融合成為主要發(fā)展趨勢，醫(yī)院開展檔案管理信息化建設(shè)工作，有利于彌補(bǔ)傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作中的弊端，確保醫(yī)院檔案的完整性，更好發(fā)揮檔案工作對醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)支撐作用。

1 醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)特點(diǎn)

1.1 精確性

傳統(tǒng)的檔案管理模式都是以紙質(zhì)為載體，統(tǒng)一收集、保管，紙質(zhì)檔案所提供的內(nèi)容直觀清晰，可以直接調(diào)閱，根據(jù)人工編號存放于固定的地點(diǎn)。這一類檔案形式與管理模式在醫(yī)院發(fā)展初期的檔案管理工作中起到了較好的作用。伴隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模越來越大，科室設(shè)置逐漸增多，新技術(shù)、新項(xiàng)目的出現(xiàn)，使醫(yī)院需要管理的文件檔案資料不斷增加，此時(shí)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式難以滿足醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展需求[2]。為了滿足當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求，提升服務(wù)質(zhì)量，就要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)結(jié)合了網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、通信技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與其他現(xiàn)代技術(shù)，將檔案信息以電子文檔的形式保存在網(wǎng)絡(luò)空間或移動(dòng)硬盤中，可以反復(fù)使用，節(jié)省了檔案保存所需的場地與空間。同時(shí)，可對檔案進(jìn)行數(shù)字化編碼、歸類，在查閱檔案時(shí)，只需在計(jì)算機(jī)中搜索檔案的題名或關(guān)鍵詞，即可快速、精確找到所需檔案。

1.2 及時(shí)性

在傳統(tǒng)的醫(yī)院綜合檔案管理中，要求各個(gè)部門或科室必須及時(shí)將最新的檔案資料提交至檔案管理部門進(jìn)行集中保管。由于檔案部門屬于不直接參與經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)出的“弱勢群體”，職能部門不重視檔案歸檔工作，檔案工作人員不便頻繁督促，長年累月容易出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案材料歸檔延遲問題，影響檔案的查閱使用，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況，使醫(yī)院遭受一定程度的損失。為了解決上述問題，可采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，將各部門在日常工作中形成的檔案文書采取信息化處理，以電子文檔的方式遞交至檔案管理部門，以實(shí)現(xiàn)綜合管理，提高檔案信息的及時(shí)歸檔率，彰顯數(shù)字化技術(shù)具備的時(shí)效性優(yōu)勢。

1.3 共享性

醫(yī)院檔案種類多、數(shù)量大，給檔案工作人員帶來很大壓力和工作負(fù)擔(dān)，使他們難以有足夠的精力對全部的檔案進(jìn)行全面細(xì)致的整理。借閱人員在查閱檔案時(shí)，需要親自前往檔案管理部門查找，并且要按時(shí)歸還，這一過程較為繁瑣，會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間和精力，在紙質(zhì)檔案的外借期間，極易遺失和破損[3]。由于檔案的性質(zhì)不同，查閱頻率也有著較大的差異性，有的檔案長時(shí)間無人問津，而有些檔案借閱頻率較高，并且一份檔案無法多人同時(shí)借閱，極大地影響了檔案的使用價(jià)值。綜合檔案管理信息化建設(shè)就是把檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，電子文檔能夠基于互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸與共享，通過建設(shè)檔案信息庫，能夠使醫(yī)護(hù)人員隨時(shí)隨地查閱需要的檔案資料，并能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)自動(dòng)歸還檔案，提升了檔案管理的靈活性，簡化了檔案查閱與歸還的步驟。醫(yī)護(hù)人員可將精力投入日常的診療中，進(jìn)而提升醫(yī)院運(yùn)行效率。

2 醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)要點(diǎn)

2.1 前期充分調(diào)研、分析、規(guī)劃

在開展綜合檔案管理信息化建設(shè)前，對制度、流程進(jìn)行梳理。根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的管理模式，對各職能部門進(jìn)行動(dòng)員，構(gòu)建上下聯(lián)動(dòng)、多方協(xié)作的格局，使檔案工作與前端業(yè)務(wù)流程緊密聯(lián)系，對各職能部門的檔案收集流程、管理節(jié)點(diǎn)、管理內(nèi)容進(jìn)行匯總梳理、充分討論，并配合信息化建設(shè)部門做好統(tǒng)籌規(guī)劃，做到逐步推進(jìn)、分步實(shí)施，推動(dòng)檔案工作向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展[4]。

2.2 人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的保證

黨的二十大報(bào)告指出，“科技是第一生產(chǎn)力，人才是第一資源，創(chuàng)新是第一動(dòng)力”。醫(yī)院要加強(qiáng)對兼職檔案員的管理，調(diào)動(dòng)其積極性，提高其專業(yè)能力。同時(shí)，加強(qiáng)復(fù)合型高質(zhì)量人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，選聘具備檔案管理、信息技術(shù)與信息管理等專業(yè)技能的綜合型人才。另外，增加檔案管理人員數(shù)量，保障檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，為檔案管理工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。

2.3 檔案信息化安全體系建設(shè)

進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺開展檔案管理工作，在享受便利的同時(shí)，也出現(xiàn)了較高的安全風(fēng)險(xiǎn)。在醫(yī)院綜合檔案管理中要加強(qiáng)安全體系建設(shè)，選擇有資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案數(shù)字化管理人員，對檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行全程監(jiān)控，確保質(zhì)量數(shù)據(jù)可視化。除此之外，醫(yī)院要采購正規(guī)的系統(tǒng)應(yīng)用平臺，通過防火墻設(shè)置、水印技術(shù)、遮蓋功能、分析閱讀條目等措施，強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識，減少檔案利用過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理的有效性和安全性。

2.4 檔案信息化資源體系建設(shè)

根據(jù)醫(yī)院發(fā)展新形勢和各方面對檔案利用的要求，建立對網(wǎng)頁記錄、社交媒體、新聞宣傳報(bào)道等多種數(shù)字資源的接收機(jī)制，豐富檔案資源體系，構(gòu)建多元化庫藏資源，為醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)工作的長遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。拓寬檔案信息服務(wù)領(lǐng)域，開展醫(yī)院檔案網(wǎng)站建設(shè)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息可以為醫(yī)院經(jīng)營管理提供調(diào)控和決策依據(jù)[5]。

3 醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化建議

3.1 建立完善的檔案管理信息化平臺

目前，醫(yī)院行政、臨床等正朝著信息化方向過渡，力求通過信息化建設(shè)，滿足醫(yī)療深化改革的要求，使醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量得以提升。同時(shí)，借助信息化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源信息共享與利用，以促進(jìn)醫(yī)學(xué)科學(xué)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。醫(yī)院需要意識到檔案管理信息化建設(shè)在醫(yī)院現(xiàn)代化管理中的重要作用以及對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的影響，加大對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注，增加檔案信息化建設(shè)方面的投入，創(chuàng)建完善的醫(yī)院檔案管理信息化平臺，創(chuàng)建理想的醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展環(huán)境。在醫(yī)院檔案管理信息化平臺的具體構(gòu)建過程中，需要考慮醫(yī)院在現(xiàn)階段發(fā)展中對檔案管理提出的需求，加強(qiáng)檔案管理信息化硬件設(shè)備的更新，如檔案管理服務(wù)器、終端計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、信息安全硬件設(shè)備與檔案管理專用局域網(wǎng)等。檔案管理信息化平臺軟件開發(fā)，要從醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際需要出發(fā)，從檔案的歸納、錄入、審核、整理、統(tǒng)計(jì)、保管與使用等需求出發(fā)，開發(fā)檔案管理信息化平臺專用系統(tǒng)。應(yīng)用信息技術(shù)自動(dòng)化、智能化優(yōu)勢代替復(fù)雜的人工操作，提升檔案管理效率，如智能審核檔案資料內(nèi)容、驗(yàn)證檔案內(nèi)容是否完整、驗(yàn)證是否達(dá)到檔案格式規(guī)范要求等。值得注意的是，雖然信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化操作，能夠解決檔案管理工作中大量的事務(wù)性工作，但是作為一名檔案管理工作人員，仍要對自己的工作內(nèi)容保持負(fù)責(zé)任的態(tài)度，嚴(yán)格遵循檔案管理的根本原則與一般性方法，確保檔案管理信息化平臺能夠得到合理、正確的使用。

3.2 打造統(tǒng)一的檔案管理信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

首先，進(jìn)行信息控制，嚴(yán)格按照檔案保密制度進(jìn)行管理，鑒定檔案價(jià)值、保密范圍、密級劃分，開放存取檔案資源訪問權(quán)限。醫(yī)院要著眼長遠(yuǎn)發(fā)展，在檔案管理信息化建設(shè)中，打破檔案信息“孤島”，保證檔案的有效利用。其次，可以聯(lián)合構(gòu)建云端檔案數(shù)據(jù)庫，上傳可共享的文件至云端檔案數(shù)據(jù)庫，為合作單位開放查閱權(quán)限。但在此過程中需要注意，關(guān)聯(lián)單位之間要制定檔案管理信息技術(shù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如檔案信息數(shù)據(jù)存儲格式、傳輸格式、加密方式等，避免在檔案分享與查閱中產(chǎn)生阻礙，真正推動(dòng)醫(yī)院檔案的共享，使數(shù)字化檔案在共享體系中能夠發(fā)揮出最大的作用[6]。

3.3 應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理信息技術(shù)水平

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)越來越重視醫(yī)療檔案信息的利用和管理，而大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)則為醫(yī)院的檔案管理提供了全新方向。大數(shù)據(jù)在檔案管理中有著顯著的應(yīng)用優(yōu)勢，醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)中，要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值，提升醫(yī)院檔案管理的信息技術(shù)水平。在大數(shù)據(jù)存儲技術(shù)方面，可應(yīng)用New SQL、No SQL 和分布式文件系統(tǒng)，以達(dá)到醫(yī)院檔案管理中大數(shù)據(jù)存儲的目的。醫(yī)院應(yīng)注重對數(shù)據(jù)庫技術(shù)的研究，并將其與醫(yī)院管理相結(jié)合，使醫(yī)院檔案管理信息化水平得到進(jìn)一步提升。例如，在醫(yī)院管理中，常用的大數(shù)據(jù)技術(shù)有情報(bào)檢索、數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析、可視化分析，專家系統(tǒng)等技術(shù)。在醫(yī)院的信息化檔案管理中，結(jié)合多種大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以更好地適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療行業(yè)信息化發(fā)展趨勢，提高管理水平和工作效率。醫(yī)院可以根據(jù)各類檔案特點(diǎn)，結(jié)合信息分析的需要，將不同大數(shù)據(jù)分析技術(shù)運(yùn)用其中，為醫(yī)院的臨床工作、科研工作以及醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)提供更多有價(jià)值的借鑒與決策依據(jù)[7]。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理

在數(shù)字化時(shí)代背景下，在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等平臺開展數(shù)字化檔案服務(wù)，可能會(huì)面臨一定高程度的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，由于缺乏相應(yīng)的管理制度，為數(shù)字化檔案信息安全帶來一系列隱患。因此，醫(yī)院要對信息安全風(fēng)險(xiǎn)時(shí)刻保持警惕，有必要強(qiáng)化信息安全的管理手段，從組織結(jié)構(gòu)、制度框架、安全保護(hù)以及員工培訓(xùn)等方面實(shí)施有效的預(yù)防和控制措施。在開發(fā)檔案管理信息化平臺時(shí)，要挑選有豐富業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)以及高質(zhì)量技術(shù)人員，對實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化平臺的開發(fā)過程進(jìn)行全程監(jiān)控，同時(shí)建立完善的保密管理制度和嚴(yán)格的保密工作機(jī)制，確保檔案管理信息化平臺的安全性。為確保檔案的安全使用，采用安全可信賴的系統(tǒng)應(yīng)用和服務(wù)，利用水印技術(shù)、遮蓋功能和分區(qū)查看條目等多項(xiàng)保密技術(shù)防止關(guān)鍵或隱私信息泄露。加強(qiáng)保密防護(hù)體系建設(shè)，醫(yī)院任何員工在調(diào)用檔案資料時(shí)，必須經(jīng)過身份認(rèn)證、權(quán)限認(rèn)證等多種線上審核流程，通過驗(yàn)證后方可調(diào)取自己權(quán)限內(nèi)的檔案資料。在構(gòu)建檔案信息安全體系的過程中，高度重視隔離和訪問控制，實(shí)施多維度的授權(quán)審查模式，定期對信息基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行檢測監(jiān)控和安全評估管控，不斷完善和升級安全防范體系。重視檔案資源保護(hù)，加強(qiáng)電子文件的管理，建立完整有效的數(shù)字化檔案歸檔制度和保管機(jī)制。高度關(guān)注組織內(nèi)的信息安全，加強(qiáng)檔案管理人員的安全教育，并提高他們的安全意識。檔案管理人員做好加密備份，定期對信息化檔案系統(tǒng)進(jìn)行檢查并更新系統(tǒng)功能，修復(fù)系統(tǒng)中的漏洞。加強(qiáng)機(jī)房標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，做好設(shè)備機(jī)房的安全巡查和整體管控，建立完善的檔案安全應(yīng)急機(jī)制，在醫(yī)院應(yīng)急管理體系中增添檔案管理相關(guān)事項(xiàng)，以預(yù)防為主，制定應(yīng)急方案，提升安全應(yīng)急管理水平。

4 結(jié)語

展望未來，醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)是智慧醫(yī)院建設(shè)的必由之路，同時(shí)也是提升檔案管理工作水平的必要方式與重要手段。醫(yī)院要重視綜合檔案管理信息化建設(shè)工作，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的價(jià)值，要從檔案管理信息化平臺、信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用等各方面出發(fā)，提高醫(yī)院檔案管理信息技術(shù)水平。