法律視角，規(guī)范人資數(shù)據(jù)管理

文/方智和

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已運(yùn)用到各行各業(yè)，成為新時(shí)代的特征，特別是隨著現(xiàn)代企業(yè)智能智造、智慧工廠的大力推廣和建立，大數(shù)據(jù)廣泛運(yùn)用到企業(yè)管理和生產(chǎn)運(yùn)營中，是企業(yè)提高競爭力的必要因素。

大數(shù)據(jù)作為一種信息資源在人力資源管理中也得到了充分開發(fā)和運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了人力資源的管理創(chuàng)新，也由此衍生出數(shù)據(jù)的安全性和正當(dāng)性等諸多方面的問題。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理特征

●數(shù)據(jù)使用的共享性

信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，社會(huì)萬物互聯(lián)，各類數(shù)據(jù)信息層出不窮，共享共贏，互通有無，大大提高了人們工作的便捷性和工作效率。在人力資源管理過程中，無論是招聘、培訓(xùn)、績效考核，還是日常的人事管理，都充分利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布、收集、匯總、分析相關(guān)信息數(shù)據(jù)。尤其是招聘和培訓(xùn)，由于有專門的服務(wù)機(jī)構(gòu)，對互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用更是爐火純青。近年來，越來越多的企業(yè)在招聘、搜索簡歷、視頻面試和在線授課、網(wǎng)上考試等環(huán)節(jié)融入大數(shù)據(jù)，而且通過抖音、微信、QQ、小程序等自媒體即時(shí)發(fā)布相關(guān)招聘信息和教學(xué)課程，共享信息的廣度、深度、速度都達(dá)到了前所未有的程度。

●數(shù)據(jù)使用的隨意性

信息數(shù)據(jù)無處不在，正因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的便捷性，也就造成使用過程的隨意性。比如個(gè)人簡歷信息的公開發(fā)布，有些通過自媒體方式自我推薦，盡管快捷但無隱私可言。企業(yè)內(nèi)部員工個(gè)人檔案信息、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、績效薪酬分析數(shù)據(jù)等在部門、員工之間分享傳閱，同時(shí)還要向上級部門、金融機(jī)構(gòu)、認(rèn)證咨詢機(jī)構(gòu)、客戶等外部相關(guān)單位提供企業(yè)人力資源信息數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)外部的流動(dòng)隨意性大，涉及人員多，分布面廣，很多企業(yè)缺乏嚴(yán)格意義上的有效控制。

●數(shù)據(jù)使用的關(guān)聯(lián)性

企業(yè)人力資源方面的信息數(shù)據(jù)并不局限于企業(yè)和員工本身，還會(huì)涉及家庭、婚姻、子女、財(cái)產(chǎn)、社會(huì)關(guān)系等廣泛的社會(huì)方面，這些數(shù)據(jù)有可能被社會(huì)上相關(guān)機(jī)構(gòu)通過大數(shù)據(jù)分析平臺(tái)運(yùn)用到銷售、消費(fèi)、貸款、教育等行業(yè)領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)功能強(qiáng)大，不僅算力強(qiáng)，定位精準(zhǔn)，而且視角廣，分析細(xì)，再加上信息網(wǎng)絡(luò)四通八達(dá)，防不勝防，數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)度也越來越高。

●數(shù)據(jù)使用的平臺(tái)系統(tǒng)化

為了加強(qiáng)人力資源管理，確保信息數(shù)據(jù)共享，提高工作效率，很多企業(yè)都引進(jìn)或獨(dú)立開發(fā)了人力資源管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，比如考勤系統(tǒng)、EHR 系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)、SSC系統(tǒng)等將人力資源管理信息化、系統(tǒng)化和平臺(tái)化，使人力資源管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，對于企業(yè)精簡人員、節(jié)約成本、提高效率，專業(yè)化運(yùn)作發(fā)揮了重要作用，但同時(shí)也使人力資源數(shù)據(jù)的使用更加集中化、規(guī)?；凸蚕砘?/p>

數(shù)據(jù)使用存在的問題

●數(shù)據(jù)保密性

人力資源管理過程中使用的數(shù)據(jù)一般都是與員工的身份密切相關(guān)的，包括員工的姓名、性別、年齡、籍貫、地址、身份證號(hào)、學(xué)歷、職稱、學(xué)校、婚姻狀況、子女、父母、電話號(hào)碼、受教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、興趣愛好、政治面貌等等，有些企業(yè)還包括更詳細(xì)的血型、體重、星座、健康檔案、護(hù)照、銀行卡號(hào)，人工智能平臺(tái)留存的人臉、語音、指紋記錄，以及工作過程中產(chǎn)生的薪資、績效、考試、評審等得分排名數(shù)據(jù)。所有這些數(shù)據(jù)涉及員工的各個(gè)方面，大部分屬于員工的個(gè)人隱私。但這些數(shù)據(jù)又是入職員工不得不提供或在工作中不可避免會(huì)產(chǎn)生的，很多數(shù)據(jù)都會(huì)體現(xiàn)在人力資源的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表中，而且保密難度非常大，這些數(shù)據(jù)會(huì)在管理層和專職人員中遞送，數(shù)據(jù)共享的面也非常廣，何況有些數(shù)據(jù)還需要對外報(bào)送。盡管有些企業(yè)會(huì)制定相關(guān)的保密措施和制度，但實(shí)際工作中不可避免地會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露，員工隱私得不到保障等問題。

●數(shù)據(jù)安全性

人力資源管理過程中會(huì)產(chǎn)生龐大的具有人身依附關(guān)系的數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)的價(jià)值并不僅僅存在于企業(yè)內(nèi)部，還具有非常大的社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值。比如職業(yè)、性別、學(xué)歷、薪酬等通過大數(shù)據(jù)匯總可以形成人力資源分析報(bào)告、薪酬分析報(bào)告等各類研究報(bào)告，應(yīng)用于企業(yè)、行業(yè)、地區(qū)或社會(huì)分析中，體現(xiàn)出數(shù)據(jù)的價(jià)值，并轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)收益，但這些數(shù)據(jù)的使用員工并不知情，更談不上許可。正因?yàn)閱T工的數(shù)據(jù)信息是有價(jià)值的，倒賣數(shù)據(jù)從中牟利的違法犯罪事件才時(shí)有發(fā)生，比如將數(shù)據(jù)賣給保險(xiǎn)公司、房產(chǎn)公司、借貸公司、基金公司，尤甚者可能泄露給電信詐騙公司進(jìn)行騷擾、敲詐。所以，這些數(shù)據(jù)作為企業(yè)無形資產(chǎn)，雖依附于員工，卻不受員工支配，給企業(yè)員工帶來了較大的數(shù)據(jù)安全隱患。

●數(shù)據(jù)保護(hù)

正因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)的安全性越來越重要，國家也相繼出臺(tái)了《數(shù)據(jù)安全法》和《個(gè)人信息保護(hù)法》等法律法規(guī)，但這些法律更多側(cè)重于國家、社會(huì)、個(gè)體層面對數(shù)據(jù)的保護(hù)，而企業(yè)員工數(shù)據(jù)具有特殊性，是因職業(yè)工作需要而提取或提交的數(shù)據(jù)，具有流動(dòng)性和共享性，從企業(yè)或平臺(tái)內(nèi)部來講是合理、合法、正當(dāng)?shù)?，但員工并沒有數(shù)據(jù)的支配權(quán)和使用權(quán)，一般是企業(yè)專職管理人員在使用，所以這些數(shù)據(jù)來源于員工又脫離于員工，員工自身無法決定這些數(shù)據(jù)的用途、范圍和領(lǐng)域，也無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的使用是否侵犯了個(gè)人隱私，是否正在被非法使用，也就無法立即采取保護(hù)措施或提出抗議。

●維權(quán)難度大

作為企業(yè)員工將全部身份信息提交給企業(yè)似乎是理所當(dāng)然的事情，企業(yè)因工作需要加以使用、加工好像也不存在問題，只要是合法合規(guī)。何況這些數(shù)據(jù)的使用也是無形的，特別是系統(tǒng)平臺(tái)上的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)追溯也很困難，有很高的技術(shù)含量和成本。所以，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露或侵權(quán)，普通員工想維權(quán)也無從查起，若沒有企業(yè)配合或司法介入，很難收集相關(guān)證據(jù)。在企業(yè)具有數(shù)據(jù)使用的正當(dāng)性的前提下，員工提供不出有力證據(jù)，要想維權(quán)難度很大。

人力資源數(shù)據(jù)的法律保護(hù)

●內(nèi)部和外部使用的法律界定

目前企業(yè)員工數(shù)據(jù)基本上是企業(yè)自主使用，哪些數(shù)據(jù)僅企業(yè)內(nèi)部使用，哪些數(shù)據(jù)可以對外發(fā)送，完全由企業(yè)決定或根據(jù)外部相關(guān)方的需要，有些企業(yè)數(shù)據(jù)外發(fā)可能需要上級領(lǐng)導(dǎo)審批，有些可能就是人事專員本人自主決定，沒有法律的相關(guān)約束，很容易造成數(shù)據(jù)的外泄，所以有必要明確哪些數(shù)據(jù)只能內(nèi)部使用，哪些可以外發(fā)進(jìn)行法律界定，一般僅允許匯總數(shù)據(jù)外發(fā)，與個(gè)體相對應(yīng)的數(shù)據(jù)不允許外發(fā)。這樣可以防止員工身份信息數(shù)據(jù)的外泄或?yàn)榉欠ǚ肿铀谩?/p>

●數(shù)據(jù)公開與保密的法律界定

企業(yè)在人力資源管理過程中對員工身份信息數(shù)據(jù)的使用完全是根據(jù)工作的需要，而不會(huì)進(jìn)行自我限制。可能有些企業(yè)會(huì)有一些保密規(guī)定，但往往從公司的角度出發(fā)加以限制，而沒站在員工的立場上予以保護(hù)。另外，員工的身份信息數(shù)據(jù)需要對哪些人保密，完全由數(shù)據(jù)處理人員自我把握，這樣沒有約束性的數(shù)據(jù)處理方式也很容易造成數(shù)據(jù)的泄露。所以，有必要對員工身份信息數(shù)據(jù)哪些可以公開，哪些需要保密，以及保密的級別進(jìn)行界定，這樣企業(yè)及其人事專員在處理數(shù)據(jù)時(shí)就會(huì)明確的使用邊界以及需要履行的責(zé)任，防止員工身份信息數(shù)據(jù)的濫用。

●數(shù)據(jù)資源權(quán)益的法律界定

員工身份信息數(shù)據(jù)的所有者是員工，而使用者是企業(yè)，在企業(yè)公共數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)上共享使用，特別是在一些服務(wù)機(jī)構(gòu)平臺(tái)上的使用，其使用的價(jià)值不僅局限于企業(yè)本身工作的需要，而且服務(wù)于社會(huì)或特定的對象。這種通過大數(shù)據(jù)分析平臺(tái)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)報(bào)告應(yīng)用于不同的行業(yè)、領(lǐng)域，給服務(wù)機(jī)構(gòu)和應(yīng)用單位創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)收益，企業(yè)作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提供方也會(huì)從中受益，但一般企業(yè)員工是感受不到權(quán)益的損害或外溢的，這實(shí)際上是對企業(yè)員工人身權(quán)益的侵害。所以，為了維護(hù)員工基于身份信息數(shù)據(jù)所享有的權(quán)益，對于有償性的數(shù)據(jù)服務(wù)一定要征得員工的許可同意，并給予相應(yīng)的補(bǔ)償，而不是任由企業(yè)機(jī)構(gòu)借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)隨意無償使用。

●數(shù)據(jù)侵權(quán)的主體責(zé)任

大數(shù)據(jù)時(shí)代人力資源管理過程大大增加了員工身份信息數(shù)據(jù)泄露和非法使用的風(fēng)險(xiǎn)，繼而造成員工人身或財(cái)產(chǎn)損害。一旦出現(xiàn)侵權(quán)行為，如何進(jìn)行追責(zé)維權(quán)就非常重要。員工盡管是數(shù)據(jù)的所有者，但并不是使用者，甚至對使用的情況往往一無所知，同時(shí)，由于大數(shù)據(jù)平臺(tái)上數(shù)據(jù)使用的隱密性和復(fù)雜性，員工不可能完全清楚侵權(quán)者并進(jìn)行指正，企業(yè)也會(huì)有很多理由進(jìn)行搪塞。所以，明確員工身份信息數(shù)據(jù)侵權(quán)的責(zé)任非常重要，企業(yè)是員工數(shù)據(jù)使用的主體，數(shù)據(jù)使用完全不受員工本人支配，企業(yè)理應(yīng)承擔(dān)員工身份信息數(shù)據(jù)侵權(quán)的主體責(zé)任，與直接侵權(quán)行為人一起承擔(dān)連帶責(zé)任，或在找不到直接侵權(quán)行為責(zé)任人的情況下完全由企業(yè)承擔(dān)無過錯(cuò)責(zé)任。

●勞動(dòng)合同的數(shù)據(jù)保護(hù)

勞動(dòng)合同是維護(hù)企業(yè)員工權(quán)益的根本保障，在《勞動(dòng)合同法》中主要規(guī)定了對員工勞動(dòng)安全衛(wèi)生和職業(yè)病方面權(quán)益的維護(hù)，側(cè)重于員工的人身安全方面，而對基于員工身份信息的數(shù)據(jù)安全并沒有明確規(guī)定，這一方面是由于以前對數(shù)據(jù)的運(yùn)用并沒有現(xiàn)在這樣普遍智能化，另一方面是由于數(shù)據(jù)侵權(quán)相對隱晦，不容易察覺。但隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)的運(yùn)用更加普遍頻繁，數(shù)據(jù)的價(jià)值也更加重要，無處不在的數(shù)據(jù)，尤其是依附于人身關(guān)系的數(shù)據(jù)，其利用價(jià)值越來越高，員工身份信息數(shù)據(jù)侵權(quán)現(xiàn)象也隨之增多。所以，為了切實(shí)維護(hù)員工的正當(dāng)權(quán)益，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，在企業(yè)與員工簽訂的勞動(dòng)合同中明確企業(yè)對員工身份信息數(shù)據(jù)的保護(hù)責(zé)任是必要的，既符合時(shí)代潮流，又是對《民法典》中有關(guān)公民人身權(quán)益保護(hù)的踐行。

由此可見，現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理隨著時(shí)代的發(fā)展變化而不斷創(chuàng)新進(jìn)步，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，各種人力資源管理系統(tǒng)、平臺(tái)、工具的運(yùn)用，使人力資源管理更加便捷、高效、智能，同時(shí)也使員工身份信息數(shù)據(jù)面臨侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。為了維護(hù)廣大企業(yè)員工的正當(dāng)權(quán)益，相關(guān)部門也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快制定相應(yīng)的法律法規(guī)，明確人力資源管理過程中員工身份信息數(shù)據(jù)的處理方式和侵權(quán)責(zé)任，使企業(yè)人力資源管理對員工身份信息數(shù)據(jù)的運(yùn)用合法化、規(guī)范化，有效遏制侵權(quán)行為的發(fā)生。