通過ERP 再造企業(yè)財務管理流程的路徑研究

高應雄

江門市華粵鼎數(shù)據(jù)技術有限公司

ERP 是隨著信息技術高速發(fā)展產(chǎn)生的，能夠優(yōu)化企業(yè)資源配置，改善企業(yè)效率。通過對各類資源進行合理配置的方式，讓企業(yè)能夠掌握各環(huán)節(jié)的工作要求，并結合企業(yè)的實際特點讓企業(yè)工作得到全環(huán)節(jié)優(yōu)化。

一、ERP 與業(yè)務流程再造

ERP 作為一種先進的管理工具，自從誕生開始就成為企業(yè)重要的管理機制。ERP 能夠整合企業(yè)的資金管理、往來管理、庫存管理，讓不同環(huán)節(jié)的功能實現(xiàn)一體化銜接，確保ERP 管理體系能夠適應企業(yè)發(fā)展的要求。

在對ERP 應用之前，要對自身的工作流程及管理機制進行分析，將ERP 運用到企業(yè)各環(huán)節(jié)中，全面分析各項業(yè)務流程的特點，并對業(yè)務流程進行重構，結合ERP 的實際情況分析哪些業(yè)務流程繼續(xù)保留，哪些業(yè)務流程需要重構。例如，對于采購流程而言，傳統(tǒng)的采購流程是由各部門根據(jù)材料使用歷史情況提出申請，并經(jīng)過部門負責人審批之后提交給財務部門，財務部門再向供應商提出采購需求，并將驗收通過的貨物和發(fā)票交至采購部門。傳統(tǒng)企業(yè)采購環(huán)節(jié)中采購主要是基于歷史經(jīng)驗預測，未結合市場的實際情況，容易導致采購工作不合理，甚至產(chǎn)生采購的材料成為廢料的問題。為了解決這一問題，通過ERP 管理能夠使各部門信息實現(xiàn)有效銜接。采購之前，企業(yè)要分析市場的情況，合理確定企業(yè)采購的方案，并對整個工作流程中的各項數(shù)據(jù)進行及時傳遞。具體而言，企業(yè)通過ERP 對業(yè)務流程進行再造要經(jīng)過以下步驟：

第一，企業(yè)要掌握ERP 管理的相關理論。企業(yè)的管理層作為執(zhí)行ERP 的主體，在ERP 管理的環(huán)節(jié)中要對ERP 流程有基礎了解，有效指導各項工作的開展。管理層要對ERP 的操作模式及流程形成認識，并對各項工作要求進行分析，確保企業(yè)在執(zhí)行管理的環(huán)節(jié)中，各項工作能夠得到有效控制。

第二，準備ERP 所需要的各項基礎數(shù)據(jù)。ERP的基礎數(shù)據(jù)準備是一項工作量大、涉及范圍廣的工作，直接決定了企業(yè)是否能夠有效開展管理。若準備工作管理不足，那么后續(xù)ERP 數(shù)據(jù)準確性將會受到影響，甚至導致業(yè)務流程再造失敗?；A數(shù)據(jù)包括客戶、供應商名稱、納稅人識別號等基礎信息及企業(yè)產(chǎn)品型號、代碼等信息，還包括企業(yè)的成本情況等相關信息。

第三，對ERP 建設需求進行分析。企業(yè)在建設ERP 之前要分析業(yè)務流程存在的瓶頸，通過對員工進行調(diào)研，分析執(zhí)行ERP 能夠給企業(yè)帶來的影響，結合員工實際特點設置個性化的開發(fā)機制，充分關注員工的需求，對系統(tǒng)進行不斷升級和優(yōu)化，從而確保系統(tǒng)符合企業(yè)的應用實際。在明確哪些功能能夠實現(xiàn)之后，對ERP 進行體系構建。

第四，進行系統(tǒng)的設置。在開展ERP 體系的建設之后，要對各模塊參數(shù)以及控制措施進行設置，優(yōu)化ERP 的方案。ERP 幾乎涉及企業(yè)所有的管理流程，包括供產(chǎn)銷、人力資源管理、往來管理、固定資產(chǎn)管理等環(huán)節(jié)的工作。在管理的模塊中，要針對各模塊的關鍵控制點及人員操作權限進行設置。

二、企業(yè)財務管理的常見問題

第一，核算流程再造不完善。傳統(tǒng)的企業(yè)核算工作主要是在經(jīng)濟業(yè)務事項發(fā)生之后，對經(jīng)濟業(yè)務事項記錄、核算，工作存在明顯滯后性，無法準確掌握業(yè)務工作執(zhí)行狀態(tài)，也無法為企業(yè)管理者提供支持。

第二，存在信息孤島。在傳統(tǒng)管理流程中企業(yè)不同信息系統(tǒng)之間存在信息孤島，各項信息系統(tǒng)可能沒有建立完善的接口，不同系統(tǒng)之間各自為政，無法實現(xiàn)有效共享，不利于提高企業(yè)信息的共享力度，導致企業(yè)信息系統(tǒng)無法全方位反映出管理工作中存在的問題。

第三，內(nèi)部管理體系存在不足。在內(nèi)部管理體系中，部分企業(yè)財務工作流程存在明顯的薄弱之處，財務流程中的各項事項無法實現(xiàn)集成，在管理業(yè)務工作中的問題也無法被財務及時控制，內(nèi)部控制的效率相對偏低。同時部分企業(yè)在執(zhí)行預算管理的流程中，預算主要由手工編制，導致工作流程的及時性大打折扣。此外，在傳統(tǒng)管理流程模式下，崗位工作以手工操作為主，無法借助信息系統(tǒng)完成各項工作。

第四，財務與業(yè)務的配合不足。傳統(tǒng)的企業(yè)管理流程中財務和業(yè)務的工作各自為政，無法實現(xiàn)對各項工作的集成管理。由于財務和業(yè)務各環(huán)節(jié)的工作信息存在明顯的信息孤島，工作流程中的相關數(shù)據(jù)無法得到銜接，影響了企業(yè)管理體系的優(yōu)化及工作流程的轉型。

三、通過ERP 對企業(yè)財務管理流程再造的路徑

（一）核算流程再造

傳統(tǒng)的財務管理功能主要是對經(jīng)濟業(yè)務事項的變動流程進行核算，傳統(tǒng)核算方式中由于財務與業(yè)務之間相互分離，核算數(shù)據(jù)無法了解企業(yè)管理全環(huán)節(jié)的情況，僅能夠了解業(yè)務工作的結果。ERP 管理的模式下，所有數(shù)據(jù)都來源于企業(yè)的業(yè)務模塊，財務人員對相關數(shù)據(jù)進行簡單操作之后就能夠生成記賬憑證，以此大幅降低人員的工作量，并通過對憑證進行自動登記的方式，能夠最大限度地減少傳統(tǒng)手工記賬所帶來的問題，以此實現(xiàn)對業(yè)務流程的有序管理。在發(fā)生業(yè)務活動之后，系統(tǒng)能夠將業(yè)務信息反映到企業(yè)的核算中，實現(xiàn)財務和業(yè)務的一體化控制以及對財務人員活動進行監(jiān)控的目標[1]。

（二）消除信息孤島

ERP 最基本的目的是實現(xiàn)資源整合，對分散的各類信息進行集成。通過建立數(shù)據(jù)交換平臺，實現(xiàn)提高信息質(zhì)量的目的。在傳統(tǒng)管理模式下，在各類信息系統(tǒng)建設過程中，信息系統(tǒng)的開發(fā)商不同，導致企業(yè)采購、銷售、財務、人力等不同部門的信息系統(tǒng)各自為政，未形成統(tǒng)一的信息化管理機制，信息處于混亂的狀態(tài)。由于信息流轉不暢，導致企業(yè)的財務無法及時調(diào)配各類資源，影響了企業(yè)管理工作的執(zhí)行。ERP能夠滿足信息共享以及合理調(diào)配資源的需求，通過ERP 的數(shù)據(jù)集成功能關聯(lián)企業(yè)的不同系統(tǒng)，讓企業(yè)的人力流、信息流、資金流等形成一體化整合，幫助企業(yè)達到對工作流程全方位控制的目標。

（三）內(nèi)部體系再造

第一，借助ERP 對財務管理的流程進行控制。ERP 通過將企業(yè)的各類模塊數(shù)據(jù)實現(xiàn)銜接方式，達到對各類信息進行全方位整合的目的，讓信息實現(xiàn)高度統(tǒng)一，能夠為企業(yè)決策提供有價值的信息。在ERP 系統(tǒng)中，會計系統(tǒng)不僅能夠反映出貨幣信息，還能夠反映出非貨幣信息，能夠實現(xiàn)對全環(huán)節(jié)信息的全過程控制，以達到優(yōu)化內(nèi)部控制流程，改善企業(yè)管理效率的目標。在實施ERP 環(huán)境下，企業(yè)通過設置關鍵控制點，對各控制點的財務流程進行追蹤的方式，分析工作環(huán)節(jié)的情況。企業(yè)通過設置關鍵控制點，分析企業(yè)工作流程中關鍵控制點的相關信息，并通過對應賬款、應付賬款的模塊生成自動導數(shù)的方式，每發(fā)生一筆業(yè)務就會生成相應的記賬憑證，通過這一方式能夠強化對應收和應付的有效跟蹤和管理，讓企業(yè)實現(xiàn)對流程進行有效控制的目標，幫助企業(yè)降低人為操作的偏差問題。

第二，借助ERP 實現(xiàn)滾動預算。滾動預算作為永續(xù)預算，是現(xiàn)代化的預算管理的方法。滾動預算會對原有預算數(shù)據(jù)進行不斷調(diào)整，并逐步向后滾動，讓預算始終保持在一個固定期間。通過這一方式能夠解決傳統(tǒng)定期預算的數(shù)據(jù)無法適應瞬息萬變市場環(huán)境的問題。在企業(yè)預算管理的流程中，滾動預算作為一個不斷補充預算的機制，能夠確保預算更具完整性和持續(xù)性，讓企業(yè)在預算管理流程中掌握企業(yè)管理工作的情況，把控企業(yè)的未來。同時通過對企業(yè)經(jīng)營管理全過程考慮及全盤計劃，能夠保障企業(yè)工作有序執(zhí)行，實現(xiàn)對管理體系的指導作用。但是滾動預算的工作量較大，且每月都需要更新信息，因此滾動預算在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式下難以得到有效實施。通過借助ERP 體系對各類數(shù)據(jù)進行及時匯總，并設置相應的數(shù)據(jù)接口，能夠實現(xiàn)對各項數(shù)據(jù)的取數(shù)，及時完成預算編制，大幅提高預算管理工作效率。

第三，對員工進行培訓。ERP 作為一種現(xiàn)代的管理方法，通過對企業(yè)各類資源進行高效配置，來達到促使管理流程優(yōu)化的方法。當前，ERP 成為推動企業(yè)預算管理體系改善的方法，通過ERP 能夠對企業(yè)工作的全流程信息進行整合，確保ERP 對企業(yè)的業(yè)務流程進行再造。在實施ERP 過程中，要對員工的思想理念及操作機制進行重構，使員工認識到ERP 對企業(yè)的意義及具體的操作方法[2]。通過對員工進行培訓，讓員工形成對ERP 的充分了解，加強對員工宣傳，讓員工了解ERP 對企業(yè)的價值，并通過科學的措施調(diào)動員工參與學習的積極性，讓員工掌握各項工作的具體操作方式與技能。

第四，在ERP 系統(tǒng)下對財務崗位進行調(diào)整。傳統(tǒng)的電算化僅將手工的各項工作搬到電腦上進行處理，無法實現(xiàn)及時獲取各項數(shù)據(jù)的目標，這一方式導致信息處理相對滯后，信息質(zhì)量相對較低。通過ERP建立統(tǒng)一以及規(guī)范的管理流程，企業(yè)信息能夠實現(xiàn)前移，企業(yè)的業(yè)務人員在完成工作之后，直接由信息系統(tǒng)錄入到信息平臺中，實現(xiàn)對信息的高效傳遞，讓財務人員從手工管理中解放出來，有更多時間用于改進管理流程。因此在ERP 系統(tǒng)下需要對工作流程進行調(diào)整。首先，對財務分析的工作內(nèi)容進行調(diào)整。在執(zhí)行ERP 系統(tǒng)之前，財務分析要對企業(yè)財務報表相關信息進行提取，并通過手工計算的方式開展分析。建立ERP 系統(tǒng)之后，數(shù)據(jù)發(fā)生前移，在業(yè)務部門完成各項工作之后，數(shù)據(jù)能夠通過ERP 系統(tǒng)實現(xiàn)集成，并通過預設的公式完成財務分析工作，幫助企業(yè)找到在財務工作中的問題和成因，實現(xiàn)對企業(yè)工作流程的有效控制以及對管理體系的優(yōu)化，幫助企業(yè)執(zhí)行科學的控制措施。其次，對內(nèi)部審計崗位進行調(diào)整。在傳統(tǒng)管理模式下企業(yè)沒有設置內(nèi)部審計人員，即便設置內(nèi)部審計部門，內(nèi)部審計人員也僅能夠對各類原始憑證進行審計。在建立ERP 之后，企業(yè)的各項工作能夠實現(xiàn)一體化整合，通過ERP 系統(tǒng)能夠隨時了解財務和業(yè)務的全面情況。

（四）助力業(yè)財融合

第一，借助ERP 整合財務與業(yè)務的信息。傳統(tǒng)的財務管理工作主要是對企業(yè)的經(jīng)營管理活動在發(fā)生之后的憑證進行核算和監(jiān)督，即便使用信息系統(tǒng)，也僅能停留于電算化階段，財務無法掌握業(yè)務環(huán)節(jié)中的各項數(shù)據(jù)情況，財務工作在執(zhí)行環(huán)節(jié)中，無法發(fā)揮對各項信息集成的作用。通過ERP 的應用，能夠讓財務和業(yè)務實現(xiàn)整合，將傳統(tǒng)的粗放管理轉變?yōu)榫毣芾?，讓企業(yè)的業(yè)務流程得到轉型，有助于促進企業(yè)實現(xiàn)價值最大化的目標。ERP 體系通過將企業(yè)內(nèi)部的各項系統(tǒng)形成集成方式開展管理工作，實現(xiàn)對各環(huán)節(jié)工作的有效協(xié)同。業(yè)務流程的各項數(shù)據(jù)在產(chǎn)生之后，通過ERP 能夠匯總至財務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動核算[3]。例如，企業(yè)銷售收入數(shù)據(jù)能夠及時匯集到財務模塊中，除了傳統(tǒng)基礎的銷售信息之外，能夠讓財務掌握市場狀況、銷量變動成因等方面因素，由企業(yè)的財務部門分析銷量變動的具體原因，并為業(yè)務部門的工作提供支持。又如在傳統(tǒng)的應收賬款管理流程中，僅能由財務部門開展賬齡分析，難以掌握客戶資信等方面的因素。借助ERP 讓信息實現(xiàn)集成，企業(yè)的應收賬款狀況能夠在第一時間匯集，讓財務能夠掌握管理環(huán)節(jié)中存在的問題，并分析款項沒有及時收回是由于客戶資信存在問題還是由于企業(yè)授信存在問題，并形成相應的解決方案，以幫助企業(yè)改善業(yè)務流程，為業(yè)務體系的優(yōu)化提供支持。

第二，利用多維度的數(shù)據(jù)分析功能滿足業(yè)務的需求。在傳統(tǒng)的管理體系中，財務對各項工作的支持力度相對較弱，無法保障企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得競爭力。在建立ERP 管理體系之后，讓各項數(shù)據(jù)的分析工作更加高效。企業(yè)在開展工作的流程中，通過計算機系統(tǒng)能夠開展對各項數(shù)據(jù)的處理，完成對各項管理工作的優(yōu)化整合，幫助企業(yè)的財務實現(xiàn)對工作環(huán)節(jié)中不同管理流程的全方位整合，形成以財務管理工作為核心，以業(yè)務核算為重點的工作流程，以確保企業(yè)的各項業(yè)務數(shù)據(jù)在發(fā)生之后，能夠通過財務進行多維度分析，形成相應的分析結論提供給企業(yè)的業(yè)務部門，讓業(yè)務部門能夠了解在工作中存在的不足，為企業(yè)工作流程的優(yōu)化提供支持。