加強(qiáng)血站檔案管理之我見(jiàn)

◇內(nèi)江市中心血站 高 望

血站是不以營(yíng)利為目的，采集、提供臨床用血的公益性衛(wèi)生機(jī)構(gòu)。血站檔案管理主要是指從采血到供血的整個(gè)過(guò)程中，通過(guò)對(duì)具有價(jià)值的文字資料、圖像、聲像等材料建立檔案進(jìn)行保存的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括業(yè)務(wù)檔案、文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和特殊載體檔案等。不斷加強(qiáng)和提高血站檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案有效利用，進(jìn)一步促進(jìn)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)健康快速發(fā)展，切實(shí)保障人民群眾身體健康，是當(dāng)今各級(jí)血站檔案管理工作的實(shí)際需要，也是努力實(shí)現(xiàn)國(guó)家“十四五”規(guī)劃提出建設(shè)“健康中國(guó)”宏偉目標(biāo)的迫切要求。

1 血站檔案管理工作的重要性

1.1 法律法規(guī)要求

《獻(xiàn)血法》規(guī)定要保證醫(yī)療臨床用血需要和安全，保障獻(xiàn)血者和用血者身體健康，發(fā)揚(yáng)人道主義精神，促進(jìn)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)；《血站管理辦法》第二十八條規(guī)定：“獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少保存十年”；《血站質(zhì)量管理規(guī)范》明確規(guī)定：“血站應(yīng)建立、實(shí)施記錄管理程序和檔案管理程序，記錄并保存采供血過(guò)程中產(chǎn)生的結(jié)果和數(shù)據(jù)，使其具有可追溯性，以保證質(zhì)量體系有效運(yùn)行并滿足特定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”。

1.2 事業(yè)發(fā)展需要

血站檔案真實(shí)、完整地記錄了從獻(xiàn)血者宣傳招募、征詢體檢、初篩、采血、成分制備、檢測(cè)、儲(chǔ)存發(fā)血及血液質(zhì)量控制等全過(guò)程，是采供血機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是血站各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作有效開(kāi)展的有力保障，為血站領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供歷史數(shù)據(jù)和決策依據(jù)。近年來(lái)醫(yī)療糾紛和法律糾紛中舉證倒置責(zé)任的實(shí)施，使血站檔案及相關(guān)醫(yī)療原始檔案成為處理此類問(wèn)題的關(guān)鍵證據(jù)，完整合規(guī)的血站檔案資料必將成為分辨和證明涉血各方責(zé)任的重要依據(jù)。血站檔案也是血液方面科學(xué)研究的可靠依據(jù)，血站科研工作者可以通過(guò)查閱檔案獲得豐富可靠的第一手材料。血站檔案更是血站文化建設(shè)的傳承載體、無(wú)償獻(xiàn)血宣傳教育的生動(dòng)素材。

2 血站檔案管理普遍存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理規(guī)章制度缺失

盡管對(duì)于采供血工作國(guó)家已有一套較為成熟的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系，但僅在《血站管理辦法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》中對(duì)采供血過(guò)程的原始記錄要求作了簡(jiǎn)要描述，對(duì)歸檔文件的鑒定、整理和利用缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有可行的統(tǒng)一管理制度，導(dǎo)致血站檔案管理難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。

2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)欠佳

血站從事檔案管理的工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，上崗前未接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，且多數(shù)檔案工作人員身兼數(shù)職，無(wú)法全身心地投入到檔案管理工作中。各直接產(chǎn)生文件資料的科室沒(méi)有指定專人兼管檔案的收集、整理和移交工作，即使指定了專人管理，也常常出現(xiàn)人員頻繁更替、培訓(xùn)不到位等情況，在一定程度上影響了檔案的歸檔質(zhì)量。盡管血站每年會(huì)組織對(duì)相關(guān)崗位人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，但培訓(xùn)內(nèi)容主要針對(duì)檔案管理制度的培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的系統(tǒng)性培訓(xùn)。

2.3 檔案管理工作資金投入不夠

多數(shù)血站業(yè)務(wù)辦公用房?jī)H能滿足正常采供血業(yè)務(wù)工作，檔案沒(méi)有安排放置在單獨(dú)統(tǒng)一寬敞的場(chǎng)所進(jìn)行有效管理與使用，檔案管理的軟硬件設(shè)施設(shè)備也達(dá)不到理想狀態(tài)，隨著采供血業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，檔案資料越來(lái)越多，普遍面臨檔案存放困難的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作良性發(fā)展缺少必要的硬件條件。受預(yù)算資金緊缺所限，存放檔案的設(shè)施設(shè)備得不到及時(shí)更新和增加，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期采供血檔案的存放要求。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)也需要大量資金投入，用于檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用和基礎(chǔ)設(shè)施的配置，資金投入不足也成為制約血站檔案管理信息化發(fā)展的重要因素。

2.4 檔案信息資源利用程度較低

目前血站檔案管理往往只滿足于檔案的收集、整理、保管，而忽視了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。雖然血站的檔案資源面向本單位開(kāi)放，但前來(lái)查閱、借閱檔案的卻是寥寥無(wú)幾，僅有的編研成果也只停留在“大事記”和“組織沿革”等檔案參考資料，編研選題范圍小，形式單一，對(duì)采供血業(yè)務(wù)工作具有參考和指導(dǎo)作用的編研成果不多，檔案整體利用程度處于較低水平。

2.5 檔案信息化建設(shè)水平落后

多數(shù)血站主要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案目錄檢索進(jìn)行信息化管理，對(duì)于電子文件和其他特殊載體檔案尚未引起重視，大量電子文件散存在各產(chǎn)生部門，各類照片、底片、聲像（錄像帶、錄音帶）檔案也沒(méi)有得到統(tǒng)一規(guī)范保存。歷史業(yè)務(wù)檔案管理仍處在紙質(zhì)檔案階段，未能進(jìn)行數(shù)字化管理，給信息查詢帶來(lái)較大困難。同時(shí)，對(duì)血站行政、文化建設(shè)、后勤等檔案沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案管理，以上種種問(wèn)題均嚴(yán)重制約著血站檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。

3 加強(qiáng)血站檔案管理的對(duì)策

3.1 完善管理制度

各級(jí)血站應(yīng)積極呼吁有關(guān)部門盡快制訂出臺(tái)全國(guó)血站系統(tǒng)檔案管理工作的規(guī)范性文件，將檔案管理納入法制軌道，形成系統(tǒng)、完善的工作模式。單位內(nèi)部應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，其中對(duì)應(yīng)檔案的接收、保管、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定以及利用等流程都應(yīng)在檔案管理制度中做出明確規(guī)定，從而為檔案管理行為按章辦事創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各科室、采血點(diǎn)的檔案管理員職責(zé)，按照誰(shuí)形成、誰(shuí)整理的歸檔原則，各檔案形成部門收集整理本部門的檔案資料，制訂一系列行之有效的檔案管理制度和措施。制定保證血站檔案安全性的相關(guān)制度，嚴(yán)格按照規(guī)范安全保管和保存血站所有記錄，防止篡改、丟失、老化、損壞、非授權(quán)接觸、非法復(fù)制等，應(yīng)對(duì)記錄進(jìn)行分類管理，并建立檢索系統(tǒng)；建立和實(shí)施保密制度，對(duì)獻(xiàn)血者的個(gè)人資料、獻(xiàn)血信息、血液檢測(cè)結(jié)果以及相應(yīng)的血液使用信息等進(jìn)行保密，防止未授權(quán)接觸和對(duì)外泄露。

3.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

加大對(duì)高素質(zhì)專業(yè)型檔案管理人才引進(jìn)力度，引進(jìn)具備運(yùn)用各種信息、掌握專業(yè)檔案知識(shí)、熟練計(jì)算機(jī)操作等技能的先進(jìn)檔案管理工作者，通過(guò)其專業(yè)技能和管理經(jīng)驗(yàn)分享，有效帶動(dòng)檔案管理水平的提高。增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，血站檔案管理工作責(zé)任大，工作量大，作為檔案管理工作人員必須要有高度的責(zé)任心和使命感。對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行全方位檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高員工對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)認(rèn)知和掌握，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員對(duì)血站檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，去檔案管理工作做得好的單位學(xué)習(xí)，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到進(jìn)一步提高。明確分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人的工作職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)各科室兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作進(jìn)行監(jiān)管。

3.3 加大資金投入

血站檔案管理工作的開(kāi)展需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施條件做為支撐，各級(jí)血站首先應(yīng)切實(shí)保證檔案庫(kù)房用地，對(duì)于檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的必備設(shè)施，如空調(diào)、除濕機(jī)、密集架、防火、防盜、防蟲(chóng)等設(shè)施必須配備到位；將保障檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支列入到血站每年財(cái)政預(yù)算中，逐步引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，視資金情況可配備智能密集架和物流網(wǎng)等先進(jìn)設(shè)施。

3.4 促進(jìn)檔案利用

血站應(yīng)加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，在本單位積極營(yíng)造“愛(ài)護(hù)檔案、利用檔案”的良好氛圍，可充分利用單位網(wǎng)站或辦公網(wǎng)絡(luò)提供已公開(kāi)的檔案信息，結(jié)合政務(wù)公開(kāi)加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。大力推進(jìn)血站檔案文化建設(shè)，并將其作為血站文化建設(shè)的內(nèi)容之一，開(kāi)展深層次的檔案編研工作，爭(zhēng)取推出一批檔案文化精品創(chuàng)作，既可推進(jìn)檔案文化陣地工程，也可作為無(wú)償獻(xiàn)血宣傳的一種重要形式。

3.5 提高信息化水平

信息化是檔案管理工作的必然趨勢(shì)，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與完善，要求血站逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，借助先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段完成信息化管理，促進(jìn)檔案管理由紙質(zhì)時(shí)代向電子時(shí)代轉(zhuǎn)化。相關(guān)部門應(yīng)依據(jù)規(guī)劃要求，支持血站采購(gòu)血液信息管理系統(tǒng)以及電腦、掃描儀、打印機(jī)等基礎(chǔ)性管理物資，通過(guò)局域網(wǎng)建設(shè)互通有無(wú)，對(duì)信息系統(tǒng)及檔案信息安全性加以保障。盡快著手開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，可通過(guò)服務(wù)外包的形式，建立符合血站檔案工作實(shí)際的檔案信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、輔助實(shí)體管理、安全保密和系統(tǒng)維護(hù)等基本功能。檔案管理工作較為成熟的血站可逐步推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，并與單位辦公網(wǎng)絡(luò)相銜接，真正實(shí)現(xiàn)文件生命周期的過(guò)程管理，確保血站檔案的真實(shí)性和完整性。

綜上所述，血站應(yīng)完善檔案管理制度，加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及人力等方面的投入，不斷提高檔案管理信息化水平，通過(guò)有針對(duì)性地改善檔案管理工作中存在的不足，規(guī)范血站檔案管理工作，提升血站整體管理水平，有效保證血液質(zhì)量，確保臨床用血安全，最大限度地發(fā)揮檔案在血站管理當(dāng)中的重要作用，促進(jìn)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。