采供血機構(gòu)檔案規(guī)范化管理優(yōu)化策略

■王 嬌

近年來，隨著我國醫(yī)療保障制度不斷完善和醫(yī)學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，臨床醫(yī)療機構(gòu)對血液的需求量大幅增長，2022 年河北省有近70 萬人參加無償獻血，依靠社會各界尤其是愛心人士長期的無私奉獻，無償獻血事業(yè)取得了令人矚目的成就，血液中心（站）作為公益性采供血機構(gòu)，承擔(dān)著向臨床提供充足、安全、有效血液的重任。采供血檔案涵蓋著獻血者篩選、登記、采集、制備、儲存、發(fā)放到運輸?shù)恼麄€過程，是關(guān)系廣大人民群眾切身利益的民生檔案。

一、采供血機構(gòu)檔案的利用價值

（一）采供血檔案是助力無償獻血事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要組成

在無償獻血工作中，檔案管理覆蓋采供血、檢測、科研、教學(xué)、管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項活動的各個環(huán)節(jié)。2012 年河北省血液中心成立采供血檔案管理機構(gòu)，共建立獻血者檔案200 多萬份、志愿者檔案1.3 萬份，為醫(yī)治120 多萬名患者發(fā)揮了不可替代的作用。2022 年北京冬奧會和冬殘奧會期間，招募冬奧應(yīng)急獻血隊員1761 人，其中Rh（-）獻血者128 人，達菲血型獻血者22 人，利用獻血者檔案信息系統(tǒng)，堅持實時跟蹤、定期對接，確保了隊伍的相對穩(wěn)定，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成冬奧會血液保障工作。通過對歷年獻血信息數(shù)據(jù)的全面統(tǒng)計、科學(xué)分析，為采供血機構(gòu)制定更加合理的工作計劃提供參考，為全省無償獻血工作提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。

（二）采供血檔案是血源招募和獻血者隊伍建設(shè)的重要保障

全面、真實的無償獻血者檔案信息是動員無償獻血者再次獻血的前提條件。2022 年，依托采供血檔案信息和短信發(fā)送平臺，河北省血液中心針對獻血1-6 次的成分獻血者進行預(yù)約招募，成功招募12408人，成功招募率55.2%，確保了應(yīng)急用血期間隨需隨用，避免了用而未備。完善的無償獻血者檔案針對獻血者血型、是否稀有血型、獻血次數(shù)等信息進行綜合分類，包括獻血者年齡、性別、聯(lián)系方式、家庭住址等個人和身體狀況等信息，確保在緊急情況下，能第一時間聯(lián)系到位、動員到位、采用到位。

（三）采供血檔案是維護無償獻血各方合法權(quán)益的有力支撐

采供血檔案信息從小的方面說，是保障獻血者、志愿者福利待遇的依據(jù)，河北省目前已為符合條件的獻血者發(fā)放無償獻血榮譽卡1.5 萬多張，持榮譽卡獻血者可免費游覽政府投資興辦的公園、風(fēng)景名勝區(qū)等場所，到非營利性醫(yī)療機構(gòu)就診免交門診掛號費，免費乘坐城市公共交通工具等。從大的方面說，檔案材料涉及血液安全，包括采血安全、用血安全，事關(guān)重大，直接關(guān)系著人民群眾的生命安全。對于涉及血液安全的醫(yī)療糾紛，有據(jù)可查、有源可溯的完整無償獻血檔案，可為公平公正解決糾紛，維護相關(guān)方合法權(quán)益提供強有力的證據(jù)支撐。

二、影響采供血機構(gòu)檔案規(guī)范化管理的因素

（一）思想上，重視程度不夠

檔案工作對一個單位、一個行業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要性和必要性日益凸顯，采供血檔案管理已然成為無償獻血工作不可或缺的重要組成部分。目前，部分采供血機構(gòu)對檔案管理的重要性和必要性認(rèn)識不夠，尚未真正把采供血檔案管理工作擺上桌面、納入中心，不同程度地存在檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不夠、管理制度不夠規(guī)范、“八防”設(shè)備的配套建設(shè)不到位、信息化管理水平不高等問題；有的認(rèn)為檔案工作看不見、摸不著，沒有硬性的考核機制，滿足于不泄密、不失竊、“守好攤子”；也有的對檔案工作服務(wù)大局的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為是“清水衙門”、邊緣部門，干工作滿足于按部就班、墨守成規(guī)，憑老思路、老經(jīng)驗、老辦法抓工作的多，緊緊圍繞中心，充分發(fā)揮檔案專業(yè)優(yōu)勢，精準(zhǔn)創(chuàng)新的開展檔案服務(wù)，檔案工作大有可為的認(rèn)識不高。

（二）專業(yè)上，業(yè)務(wù)能力有待提高

檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化開展離不開一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍。血液中心（站）是采集、提供臨床用血的機構(gòu)，在血液產(chǎn)品實現(xiàn)過程中形成了大量的文字、圖表、數(shù)據(jù)記錄，檔案門類廣，載體多，專業(yè)性強。由于采供血工作流程環(huán)節(jié)復(fù)雜，信息數(shù)據(jù)繁多，在具體的工作中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)資料不完整、查實效果不佳等問題。近年來，采供血機構(gòu)檔案工作已向規(guī)范化邁進，但受制于規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，檔案工作的整體質(zhì)量不高。同時，采供血檔案管理人員多為兼職，精力主要放在本職工作上，而對兼職的檔案工作重視程度不夠，業(yè)務(wù)能力有待提高。

（三）手段上，檔案信息化水平還不能滿足發(fā)展需要

采供血檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化是大勢所趨，是實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必由之路。目前，依托河北省采供血信息網(wǎng)絡(luò)報銷平臺，省血液中心和設(shè)區(qū)市血站之間實現(xiàn)了信息共聯(lián)共享，全省已普及用血后血費出院聯(lián)網(wǎng)即報，各設(shè)區(qū)市之間也實現(xiàn)了異地報銷，采供血檔案信息化建設(shè)已取得了明顯成果。同時，河北與山東兩省血液中心簽訂了血液聯(lián)動調(diào)劑保障協(xié)議，但僅限于應(yīng)急用血調(diào)配支援等方面，省市之間的采供血信息連接尚未實現(xiàn)，異地網(wǎng)上報銷更是遙遙無期，對照人民群眾的需要，對照其他行業(yè)信息化建設(shè)成就，采供血檔案管理信息化還有很長的路要走。

三、加強采供血機構(gòu)檔案規(guī)范化管理的幾點思考

（一）健全完善檔案管理的規(guī)章制度

目前，國家對無償獻血、采供血檔案管理尚沒有成型的業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，只是在2005 年衛(wèi)生部發(fā)布的《血站管理辦法》第二十八條規(guī)定，獻血、檢測和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少保存10 年，且至今未修訂該標(biāo)準(zhǔn)，已不能滿足當(dāng)前形勢發(fā)展的需要。按我國城鄉(xiāng)居民人均預(yù)期壽命78 歲計算，若獻血者18 周歲獻血，有60 年左右的潛在用血期，該獻血者獻血記錄及既往血費報銷記錄，都需要較長時間的檔案信息追溯。建立統(tǒng)一的、科學(xué)的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)是采供血檔案信息的收集、整理和發(fā)揮效能的前提。應(yīng)順應(yīng)形勢、放眼長遠(yuǎn)、立足當(dāng)下，不斷加強檔案制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)工作流程，做到有章可循、依章辦事，實現(xiàn)采供血檔案管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）擴大檔案收集歸檔范圍

“血液安全無小事”，2006 年，國家衛(wèi)生部相繼頒布了《血液中心質(zhì)量管理規(guī)范》和《血液中心實驗室質(zhì)量管理規(guī)范》，作為血液中心質(zhì)量管理的基本準(zhǔn)則，質(zhì)量管理規(guī)范內(nèi)容包括：血液中心質(zhì)量管理職責(zé)、質(zhì)量體系監(jiān)控和持續(xù)改進的具體內(nèi)容；對血液質(zhì)量可能會產(chǎn)生影響的組織與人員、建筑、設(shè)施與環(huán)境、設(shè)備、物料、安全與衛(wèi)生相關(guān)內(nèi)容；采供血具體流程，即獻血服務(wù)、血液檢測、血液制備、血液隔離與放行、血液保存、發(fā)放與運輸、血液庫存管理、血液收回等；獻血后質(zhì)量追蹤，即血液的標(biāo)識及可追溯性、投訴與輸血不良反應(yīng)報告。由此形成了大量的質(zhì)量管理體系原始資料，覆蓋采供血業(yè)務(wù)所有流程、步驟和環(huán)節(jié)，有重要的參考借鑒價值及憑證作用。血液中心檔案部門應(yīng)擴大這部分檔案的收集、歸檔范圍。以河北省血液中心為例，凡保管期限超過5 年的質(zhì)量管理體系檔案均移交綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，為血液質(zhì)量與獻血服務(wù)的持續(xù)改進發(fā)揮最大效能，為血液訴訟提供證據(jù)。

（三）探索檔案開發(fā)利用的新模式

采供血工作流程繁多，檔案內(nèi)容龐雜，科學(xué)合理的分類分層歸檔范圍、保管期限、管理權(quán)限是檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。新形勢下的采供血檔案管理要與時俱進，運用網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代新技術(shù)對檔案信息資源進行深度開發(fā)利用。依托采供血檔案數(shù)據(jù)資源，運用大數(shù)據(jù)、云計算、智慧采供血等高科技手段以及微信、APP 等網(wǎng)絡(luò)平臺為獻血者、臨床醫(yī)療機構(gòu)及社會公眾搭建“橋梁”，實現(xiàn)“一網(wǎng)查詢、多方聯(lián)動”。

依托龐大的采供血檔案數(shù)據(jù)資源，運用大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等高科技手段為獻血者、臨床醫(yī)院以及社會公眾搭建溝通聯(lián)系的橋梁，讓有獻血意向的愛心人士通過微信平臺就能知曉采供血機構(gòu)每日血液需求計劃、采血點布局及獻血人員密集度，進行預(yù)約獻血；讓臨床醫(yī)院通過血液貯存類檔案信息，及時了解當(dāng)日各血型庫存情況，把控血液用量，合理用血；讓獻血者享受簡單快捷的獻血后服務(wù)，即獻血者本人或直系親屬用血后，只需一部手機幾分鐘內(nèi)就可發(fā)起血費報銷申請，血液中心通過電子檔案進行身份甄別，并根據(jù)獻血量計算報銷額度，審核通過后，錢款自動入賬?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式提升了采供血機構(gòu)的服務(wù)水平，增加了社會各界對采供血機構(gòu)的認(rèn)可度。

（四）確保無償獻血者隱私不受侵犯

血液中心檔案真實記錄了采供血工作全過程，為精準(zhǔn)采血及獻血服務(wù)提供重要參考，是保障用血安全的重要憑據(jù)，獻血者類檔案涵蓋了獻血者的姓名、血型、有效身份證件、聯(lián)系電話、血液檢測結(jié)果等大量個人信息，涉及獻血者的隱私，做好保密工作至關(guān)重要。無償獻血者檔案中的一些事項，應(yīng)當(dāng)由其本人填寫，并注意保持其私密性，不能隨意泄露。要加強用血各環(huán)節(jié)的保密措施，應(yīng)嚴(yán)格按權(quán)限設(shè)定血液信息查閱范圍，相關(guān)信息從采集檢測開始就進入保密流程，為每袋血液分配唯一條碼，此條碼應(yīng)至少在60 年內(nèi)不重復(fù)，隨后血袋和標(biāo)本放進冰箱低溫保存，當(dāng)血液被發(fā)往醫(yī)院用于治療患者的時候，醫(yī)療機構(gòu)對血袋標(biāo)簽進行掃碼，查看核對被授權(quán)的、必要的血液信息，然后根據(jù)相關(guān)操作流程嚴(yán)格進行血液的保存、發(fā)放、使用。這時所顯示的血液信息只包含醫(yī)療所需的血型等必要信息，獻血者的個人信息和其他非必要的血液信息則被保護，能有效避免個人隱私的泄露。檔案部門應(yīng)完善健全檔案保密制度的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化明確采供血和用血各環(huán)節(jié)的查閱權(quán)限并嚴(yán)格執(zhí)行，做到“不該看的不看、不該用的不用”，確保獻血者隱私不受侵犯。

無償獻血是一項持續(xù)性的社會公益活動，怎樣做好這項工作沒有固定模式，檔案部門應(yīng)不斷增強創(chuàng)新意識、服務(wù)意識、大局意識，充分挖掘檔案信息資源，助力提升血液保障能力，為全面推進采供血事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展貢獻檔案力量。