職業(yè)院校教學(xué)診斷與改進(jìn)檔案建設(shè)及管理研究

張海濤

（廣西國際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 人文教育學(xué)院，廣西 南寧 530007）

職業(yè)院校教學(xué)工作診斷與改進(jìn)制度（以下簡稱“教學(xué)診改”）的推進(jìn)和實(shí)施，是我國根據(jù)職業(yè)教育的特點(diǎn)，為從根本上解決技術(shù)技能人才培養(yǎng)質(zhì)量問題而實(shí)施的國家策略、國家行動。職業(yè)院校在教學(xué)診改過程中，要想實(shí)現(xiàn)內(nèi)部質(zhì)量保證體系的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須以“診”為基礎(chǔ)（發(fā)現(xiàn)問題）、“改”為目標(biāo)（解決問題），加強(qiáng)過程性管理，通過相關(guān)檔案材料來記錄診改過程，反饋診改結(jié)果，這給教學(xué)診改檔案的建設(shè)提供了根本遵循。

一、職業(yè)院校教學(xué)診改檔案概念界定及研究實(shí)踐

（一）概念界定

教學(xué)診改是指職業(yè)院校根據(jù)自身辦學(xué)理念、辦學(xué)定位、人才培養(yǎng)目標(biāo)，聚焦人才培養(yǎng)工作要素，查找不足與完善提高的工作過程［1］。因此，教學(xué)診改檔案是指職業(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系建設(shè)過程中，直接形成的對學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄［2］。目前，部分職業(yè)院校對教學(xué)診改檔案概念的理解存在一個(gè)誤區(qū)，即認(rèn)為教學(xué)診改檔案就是教學(xué)檔案。職業(yè)院校教學(xué)診改是以“大教學(xué)工作”為對象，教學(xué)診改檔案不能簡單地等同于教學(xué)檔案。教學(xué)檔案主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐兩大類，而教學(xué)診改檔案還涉及辦學(xué)條件、學(xué)校管理、制度體系、人才培養(yǎng)質(zhì)量等方面；教學(xué)檔案是常規(guī)檔案，教學(xué)診改檔案是專題檔案。

（二）研究實(shí)踐

筆者在中國知網(wǎng)（CNKI）數(shù)據(jù)庫、維普中文期刊服務(wù)平臺分別以“教學(xué)診斷與改進(jìn)檔案”“教學(xué)診改檔案”以及“教學(xué)診斷與改進(jìn)”“教學(xué)診改”“診改”“診斷”“內(nèi)診”并含“檔案”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，發(fā)現(xiàn)針對教學(xué)診改研究的論文有很多，但暫未發(fā)現(xiàn)與教學(xué)診改檔案相關(guān)的研究成果（數(shù)據(jù)截至2022年9月22日），說明目前針對教學(xué)診改檔案的研究還基本處于空白狀態(tài)。

二、職業(yè)院校教學(xué)診改檔案建設(shè)的意義

（一）記錄診改過程，反映人才培養(yǎng)動態(tài)軌跡

提高人才培養(yǎng)質(zhì)量是現(xiàn)代職業(yè)教育的核心，但由于各種原因，職業(yè)院校在人才培養(yǎng)過程中存在一定的問題或瓶頸。因此，教育部2015年開始推動建立職業(yè)院校教學(xué)工作診斷與改進(jìn)制度，依據(jù)目標(biāo)鏈和標(biāo)準(zhǔn)鏈，對標(biāo)人才培養(yǎng)要求，通過對人才培養(yǎng)動態(tài)過程進(jìn)行全面全程監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決問題，形成診改的常態(tài)化周期循環(huán)。教學(xué)診改檔案是職業(yè)院校開展“自主檢查—自主診斷—自主反饋—自主改進(jìn)”工作不斷循環(huán)往復(fù)過程的規(guī)范記錄，其完整記錄了整個(gè)診改過程，是人才培養(yǎng)動態(tài)運(yùn)行軌跡的真實(shí)呈現(xiàn)。

（二）收集數(shù)據(jù)信息，為質(zhì)量監(jiān)控提供參考依據(jù)

教學(xué)診改是職業(yè)院校查找不足與完善提高的工作過程。何處存在不足，何處需要完善，只靠某個(gè)人或某個(gè)部門的主觀判斷很難精準(zhǔn)把握，而以大量的數(shù)據(jù)信息為判斷依據(jù)可以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)“把脈”。因此，教學(xué)診改檔案建立的過程也是收集各種數(shù)據(jù)信息的過程，實(shí)時(shí)采集各個(gè)層面的數(shù)據(jù)信息并呈現(xiàn)其變化軌跡，及時(shí)掌握和分析人才培養(yǎng)工作狀況，全程監(jiān)控預(yù)警，為質(zhì)量監(jiān)控提供參考依據(jù)，為教育行政部門、學(xué)校決策施政提供參考輔助。

（三）規(guī)范檔案管理，提升學(xué)校治理能力與水平

檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案［3］。檔案工作涉及學(xué)校的歷史和根脈，是學(xué)校的重要工作。檔案工作的規(guī)范程度是衡量學(xué)校治理能力和水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。教學(xué)診改檔案記錄了學(xué)校內(nèi)部質(zhì)量保證體系的運(yùn)行情況，是學(xué)校檔案的核心和重點(diǎn)，因此規(guī)范做好教學(xué)診改檔案的收集、整理、立卷及歸檔工作，是營造學(xué)校質(zhì)量管理、質(zhì)量文化氛圍的重要途徑，也是學(xué)校治理能力和治理水平提升的重要標(biāo)志。

（四）提供檔案查詢，助力教育行政部門監(jiān)管指導(dǎo)

教學(xué)診改是職業(yè)院校自主解決問題的主動行為，教育行政部門通過對職業(yè)院校的教學(xué)診改工作抽樣復(fù)核進(jìn)行監(jiān)督管理。教學(xué)診改復(fù)核主要是組織專家組進(jìn)校聽取教學(xué)診改工作匯報(bào)、查閱教學(xué)診改工作相關(guān)檔案材料、召開座談會等方式進(jìn)行。教學(xué)診改復(fù)核的時(shí)間一般是1～2天，因?yàn)闀r(shí)間有限，在教學(xué)診改復(fù)核過程中，專家組很大層面要借助查閱教學(xué)診改檔案材料來分析、判斷、查找問題，并綜合匯報(bào)、訪談等渠道得到的信息給出復(fù)核結(jié)論（反饋意見）。因此，教學(xué)診改檔案材料的真實(shí)度、規(guī)范度、完整度、契合度、科學(xué)度對專家組給出的復(fù)核結(jié)論（反饋意見）有著至關(guān)重要的影響。

三、職業(yè)院校教學(xué)診改檔案建設(shè)與發(fā)展現(xiàn)狀

（一）思想上重視不夠

2015年教育部發(fā)布《關(guān)于建立職業(yè)院校教學(xué)工作診斷與改進(jìn)制度的通知》，2016年在部分院校開展教學(xué)診改試點(diǎn)工作，2017年全面推進(jìn)教學(xué)診改工作。到2022年也就五六年的時(shí)間，不少職業(yè)院校對如何進(jìn)行教學(xué)診改還處于探索階段，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至師生員工對教學(xué)診改檔案的建設(shè)還不夠重視，檔案管理人員對教學(xué)診改材料的歸檔問題研究不多、經(jīng)驗(yàn)不足，師生員工對診改檔案材料收集的積極性不高，二級學(xué)院及職能部門對此類檔案材料的歸檔主體不清、標(biāo)準(zhǔn)不一、雜亂無序。

（二）管理上制度缺失

在教學(xué)診改檔案的管理上，不少職業(yè)院校是參照教學(xué)檔案的管理方法進(jìn)行管理，但實(shí)際上這兩種檔案是有很大不同的。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第二十一條規(guī)定：教學(xué)類檔案主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動的文件材料［2］。首先，職業(yè)院校教學(xué)診改工作不僅僅是教學(xué)部門的事情，還涉及校辦、宣傳、人事、學(xué)工、二級學(xué)院等諸多部門；其次，該管理辦法是2008年發(fā)布的，而教學(xué)診改工作是2015年啟動的，因此《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中還無法找到適用于教學(xué)診改檔案材料歸檔的條目。不少職業(yè)院校出臺了與教學(xué)診改相關(guān)的制度措施，但是涉及檔案管理方面的內(nèi)容很少。這就意味著，職業(yè)院校在教學(xué)診改檔案歸檔范圍、保管時(shí)限、操作規(guī)程等方面還處于無章可循、無制可依的困境。

（三）操作上歸口多元

教學(xué)診改是以“大教學(xué)工作”為對象（高職院校有37個(gè)診斷點(diǎn)，中職學(xué)校有99個(gè)診斷點(diǎn)），它包含學(xué)校組織的一切有利于學(xué)生成長成才的培養(yǎng)活動，涉及學(xué)校的各個(gè)部門，因此，在實(shí)際工作中既有學(xué)校層面的檔案材料，又有職能部門和二級學(xué)院的檔案材料。再加上教學(xué)診改是每年的常規(guī)工作，因此產(chǎn)生的檔案材料數(shù)量多、種類雜，檔案文件分布碎片化，在實(shí)際操作過程中會存在學(xué)校與職能部門、二級學(xué)院歸檔責(zé)任不清楚、歸檔材料不集中、歸檔范圍不統(tǒng)一、保管期限不明確等問題。

（四）載體上形式單一

目前，教學(xué)診改檔案的載體主要是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)載體的檔案有其優(yōu)點(diǎn)，但也存在共享性不足、查找使用不便、多樣化需求不便實(shí)現(xiàn)等明顯缺點(diǎn)，因此僅靠紙質(zhì)檔案很難實(shí)現(xiàn)教學(xué)診改檔案的完整深入全覆蓋記錄。在信息化、大數(shù)據(jù)化時(shí)代，教學(xué)診改檔案的建設(shè)也要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代潮流，實(shí)現(xiàn)信息化創(chuàng)建管理的目標(biāo)。

（五）人員上專業(yè)度不夠

通過走訪調(diào)研發(fā)現(xiàn)，職業(yè)院校一般未設(shè)置專職的教學(xué)診改檔案管理人員。學(xué)校層面的檔案管理員一般是由檔案館（檔案室）的有關(guān)人員兼任，各職能部門、二級學(xué)院的檔案管理員基本上是非專業(yè)出身的秘書、辦公室人員、輔導(dǎo)員等兼職擔(dān)任。這些兼職人員大多是“半路出家”，沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過檔案學(xué)專業(yè)知識，對教學(xué)診改檔案認(rèn)識不深，建檔上缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，管理上缺少專業(yè)性的指導(dǎo)。工作人員專業(yè)素養(yǎng)的不足會直接影響教學(xué)診改檔案的建設(shè)和管理質(zhì)量，難以保證教學(xué)診改檔案的真實(shí)性和完整性，以及檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)［4］。

四、職業(yè)院校教學(xué)診改檔案建設(shè)路徑與管理策略

（一）職業(yè)院校教學(xué)診改檔案的創(chuàng)建

1.創(chuàng)建的主體。教學(xué)診改檔案涉及部門多、內(nèi)容比較廣、跨度比較久、材料總量大。受工作性質(zhì)、專業(yè)背景、業(yè)務(wù)范疇等因素影響，學(xué)校檔案館（室）工作人員和職能部門、二級學(xué)院兼職檔案管理人員對教學(xué)診改檔案的理論知識和實(shí)際業(yè)務(wù)流程了解不深，在開展編研和信息加工時(shí)困難重重［5］。因此，教學(xué)診改檔案的創(chuàng)建應(yīng)以具體診斷點(diǎn)主體責(zé)任部門為主，學(xué)校專職檔案管理人員進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)。在收集材料的過程中，校檔案館（室）、各職能部門、二級學(xué)院、教師和學(xué)生要緊密支持和配合。學(xué)校層面的教學(xué)診改檔案統(tǒng)一交由學(xué)校檔案館（室）歸檔保管，其他層面的教學(xué)診改檔案由所產(chǎn)生部門歸檔保管。

2.歸檔的范圍。職業(yè)院校教學(xué)診改檔案具有形成主體多、周期長、類型多樣、碎片化的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為可以建立教學(xué)診改專題檔案。專題檔案歸檔范圍可包含兩個(gè)方面：一方面主要是職業(yè)院校自主教學(xué)診改的全過程材料，可以參照《高等職業(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷與改進(jìn)指導(dǎo)方案（試行）》和《中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)工作診斷與改進(jìn)指導(dǎo)方案（試行）》文件中的診斷層面，每個(gè)層面下再根據(jù)具體診斷點(diǎn)進(jìn)行分門別類的材料歸檔；另一方面主要是其他與教學(xué)診改有關(guān)的材料，包括教學(xué)診改復(fù)核專家組進(jìn)校復(fù)核的過程性材料和復(fù)核意見、學(xué)校所在地區(qū)的區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會事業(yè)發(fā)展規(guī)劃等相關(guān)材料。

3.創(chuàng)建的時(shí)限。教學(xué)診改是為了調(diào)整糾偏的持續(xù)性工作，上一年度教學(xué)診改中發(fā)現(xiàn)的問題要納入下一年度的教學(xué)診改中，是一個(gè)成“8字形質(zhì)量改進(jìn)螺旋”持續(xù)改進(jìn)的動態(tài)調(diào)整過程。因此，教學(xué)診改檔案貫穿職業(yè)院校辦學(xué)過程的始終，要區(qū)分不同的價(jià)值，劃分不同的保管期限，重要的檔案要永久保管，它是一個(gè)學(xué)校發(fā)展、辦學(xué)質(zhì)量不斷調(diào)整提高的歷史見證。

（二）職業(yè)院校教學(xué)診改檔案的管理策略

1.提高思想認(rèn)識。職業(yè)院校學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、教師、學(xué)生都要充分認(rèn)識教學(xué)診改檔案對增強(qiáng)學(xué)校質(zhì)量責(zé)任主體意識、形成有學(xué)校特色的校園質(zhì)量文化的重要作用。通過提高學(xué)校人員的思想認(rèn)識，形成以上率下、人人有責(zé)、人人行動的良好氛圍，不斷提升學(xué)校教學(xué)診改檔案收集、整理、分類、管理、利用的水平。

2.健全管理制度。完善的制度保障是職業(yè)院校教學(xué)診改檔案規(guī)范化建設(shè)和管理的基礎(chǔ)。在《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)要求的框架下，職業(yè)院?？梢越Y(jié)合校情特色，因地制宜地制定教學(xué)診改檔案管理規(guī)章制度。該規(guī)章制度一定要明確教學(xué)診改檔案的創(chuàng)建主體、創(chuàng)建范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限等關(guān)鍵問題，同時(shí)還要明確各職能部門、二級學(xué)院在教學(xué)診改檔案建設(shè)中的職責(zé)，明確責(zé)任主體和歸口管理部門，確保教學(xué)診改檔案在收集和管理過程中有據(jù)可依、有制可循。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息化平臺是教學(xué)診改信息的重要來源，也是專家組進(jìn)校進(jìn)行教學(xué)診改復(fù)核的必核內(nèi)容。教學(xué)診改相當(dāng)于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的全面“體檢”，涉及學(xué)校人才培養(yǎng)的各個(gè)維度，需要強(qiáng)大的信息智能化平臺對學(xué)校、專業(yè)、課程、教師、學(xué)生等層面的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集分析。因此，職業(yè)院校需要購買或自主開發(fā)建設(shè)信息化診斷平臺，將學(xué)校的人事管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、招生就業(yè)系統(tǒng)等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與教學(xué)診改預(yù)警平臺相互貫通，消除數(shù)據(jù)“孤島”，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集、開放共享，服務(wù)于教學(xué)診改。最終依托平臺利用數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)警、自動診斷、自動生成教學(xué)診改報(bào)告，形成教學(xué)診改實(shí)體檔案與電子檔案的有益互補(bǔ)。

4.提高業(yè)務(wù)能力。教學(xué)診改檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)對教學(xué)診改檔案的收集、整理、歸檔起著至關(guān)重要的作用，因此提高管理人員的業(yè)務(wù)能力顯得尤為重要。一是可以采用“派出去，請進(jìn)來”的方式，即定期邀請檔案專家開展專題講座、輸送相關(guān)人員參加檔案管理培訓(xùn)班的模式，提高教學(xué)診改檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。二是通過定期考核或不定期抽查教學(xué)診改檔案建設(shè)情況的方式，鼓勵工作人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，將考核結(jié)果納入評先評優(yōu)或績效考核，以此激勵相關(guān)工作人員提高自己的業(yè)務(wù)水平。三是工作人員變動時(shí)要做好教學(xué)診改檔案的交接和業(yè)務(wù)傳承，保證教學(xué)診改檔案工作的延續(xù)性和連貫性。

總之，教學(xué)診改檔案見證了學(xué)校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)改革發(fā)展的全過程，記錄了學(xué)校成長發(fā)展的歷史，既是學(xué)校迎接教學(xué)診改復(fù)核的重要憑證，也是學(xué)校質(zhì)量文化氛圍營造的重要載體，更是學(xué)校歷史發(fā)展路徑中最有價(jià)值的原始證明材料。因此，一定要重視教學(xué)診改檔案的價(jià)值，通過提高全校的思想認(rèn)識、健全管理制度、加強(qiáng)信息化建設(shè)、提高工作人員的業(yè)務(wù)能力等手段，讓教學(xué)診改檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。