基于大數(shù)據(jù)視域的檔案管理工作變革研究

摘 要：人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，相伴而來(lái)的是大量的數(shù)據(jù)資源。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，必然會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)深遠(yuǎn)影響。如何做好大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，成為廣大檔案工作者必須面對(duì)的一個(gè)問(wèn)題。本文基于大數(shù)據(jù)視角，從簡(jiǎn)要分析新時(shí)代背景下的大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與特點(diǎn)入手，說(shuō)明了加強(qiáng)大數(shù)據(jù)研究對(duì)進(jìn)一步深化檔案管理工作具有重要意義，進(jìn)一步指出了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作改革需要重點(diǎn)關(guān)注三個(gè)方面，希望能對(duì)進(jìn)一步強(qiáng)化我國(guó)的檔案管理工作有所裨益。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；關(guān)注方向

由于數(shù)據(jù)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人類社會(huì)將經(jīng)歷巨大的變革，數(shù)據(jù)將成為世界發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力，相伴而來(lái)的是大量的數(shù)據(jù)資源。檔案管理工作，無(wú)論在政策的制定上、方法的改進(jìn)上、技術(shù)的提升上，還是設(shè)備的配置上、人員的結(jié)構(gòu)適應(yīng)上，都或多或少地受到大數(shù)據(jù)的影響。如今的檔案使用者對(duì)信息的需求呈現(xiàn)出多樣化、個(gè)性化、高效化、異地化的特點(diǎn)，檔案管理工作者一邊要面對(duì)蜂擁而至的大量數(shù)據(jù)，一邊又要精準(zhǔn)地為利用者提供需要的檔案資料信息。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我國(guó)的檔案管理工作需要在新的理念的指導(dǎo)下，以創(chuàng)新的模式不斷改革，更好地適應(yīng)時(shí)代的需求。

1 新時(shí)代背景下的大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與特點(diǎn)

1.1 大數(shù)據(jù)概念的淵源

自古以來(lái)，人類一直苦于處理各種各樣數(shù)量龐大而毫無(wú)規(guī)律的數(shù)據(jù)。人們?yōu)榱私鉀Q這些大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的困擾可謂是想盡了辦法。19世紀(jì)末，美國(guó)著名的統(tǒng)計(jì)學(xué)家赫爾曼·霍爾瑞斯在處理1890年美國(guó)人口普查數(shù)據(jù)的過(guò)程中發(fā)明了能夠識(shí)別卡片的電動(dòng)機(jī)器。這臺(tái)機(jī)器的發(fā)明使得原本需要8年才能夠完成的工作在1年的時(shí)間內(nèi)就被完成了?？梢哉f(shuō)，這一事件標(biāo)志著人類社會(huì)進(jìn)入到數(shù)據(jù)處理的新紀(jì)元[1]。后來(lái)，計(jì)算機(jī)的誕生和萬(wàn)維網(wǎng)的建立，進(jìn)一步提高了人類處理信息的能力。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日新月異，電子存儲(chǔ)設(shè)備的功能越來(lái)越強(qiáng)大，體積變得越來(lái)越小，而加起來(lái)的存儲(chǔ)成本卻不到當(dāng)初的一億分之一，使較低成本地存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)成為可能[2]。1997年，美國(guó)的兩位研究員邁克爾·考克斯和大衛(wèi)·埃爾斯沃斯為了對(duì)超級(jí)計(jì)算機(jī)所產(chǎn)生的超過(guò)主存儲(chǔ)器所能存儲(chǔ)的，甚至遠(yuǎn)程磁盤(pán)都無(wú)法承載的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行描述，最早地提出了“大數(shù)據(jù)”這一概念[3]。

信息技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)深入到人類生活的方方面面。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的出現(xiàn)，奠定了大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，人們對(duì)于數(shù)據(jù)的分析和使用的技術(shù)也日趨成熟起來(lái)[4]。與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)搜集所不同的是，數(shù)據(jù)挖掘具有實(shí)時(shí)性。大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)以前的數(shù)據(jù)搜集需要人們先擬定出調(diào)查問(wèn)卷，然后逐一發(fā)放問(wèn)卷調(diào)查再回收的方式進(jìn)行采集，最后耗費(fèi)大量人力對(duì)回收的調(diào)查問(wèn)卷進(jìn)行分析，才能得出調(diào)查的結(jié)論。此時(shí)的結(jié)論是否科學(xué)合理，是否符合客觀實(shí)際是很難保證的。因?yàn)橛袃蓚€(gè)弊端無(wú)法完全避免，一是調(diào)查問(wèn)卷設(shè)置的合理性和科學(xué)性，二是無(wú)法及時(shí)對(duì)所搜集到的信息進(jìn)行分析、處理。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)應(yīng)了大數(shù)據(jù)具有“數(shù)量大、來(lái)源廣、實(shí)時(shí)性”這三大特點(diǎn)，很好地解決了這兩個(gè)弊端，因此越來(lái)越受到人們的歡迎，成為重要的分析預(yù)測(cè)工具。根據(jù)特定的算法，計(jì)算機(jī)可以對(duì)數(shù)量龐大的、毫無(wú)聯(lián)系的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)分析，以揭示這些數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，從而判斷出其發(fā)展趨勢(shì)。也就是說(shuō)，人們可以通過(guò)對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，根據(jù)數(shù)據(jù)所體現(xiàn)出的規(guī)律和趨勢(shì)做出決策判斷[5]。

最初，大數(shù)據(jù)技術(shù)僅僅被應(yīng)用在國(guó)家安全領(lǐng)域，后來(lái)隨著超級(jí)計(jì)算機(jī)的發(fā)明以及存儲(chǔ)技術(shù)更新和算法的日趨成熟，越來(lái)越多的領(lǐng)域開(kāi)始使用大數(shù)據(jù)[6]。近年來(lái)，我國(guó)在大數(shù)據(jù)技術(shù)領(lǐng)域發(fā)展得比較迅猛。2014年，大數(shù)據(jù)首次被寫(xiě)進(jìn)我國(guó)的政府工作報(bào)告；2019年，李克強(qiáng)總理將發(fā)展大數(shù)據(jù)、人工智能和高端制造、新能源汽車等提到了同等地位，足見(jiàn)我國(guó)對(duì)大數(shù)據(jù)發(fā)展重要性的重視程度。

1.2 大數(shù)據(jù)概念的基本內(nèi)涵

《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新、競(jìng)爭(zhēng)力和生產(chǎn)力的下一個(gè)前沿》曾提出一個(gè)大數(shù)據(jù)的概念，得到業(yè)內(nèi)多數(shù)人員認(rèn)可：大數(shù)據(jù)，通常指大小規(guī)格超越傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具抓取、存儲(chǔ)、管理和分析能力的數(shù)據(jù)群[7]。

1.3 新時(shí)代背景下的大數(shù)據(jù)特點(diǎn)

1.3.1海量化。海量化指的是計(jì)算機(jī)需要收集并分析的數(shù)據(jù)量非常的大。僅僅是在過(guò)去的3年間，我們就產(chǎn)生出人類在4萬(wàn)年時(shí)間里產(chǎn)生的信息量的總和還要多的信息量[8]。隨著數(shù)據(jù)量的不斷增大，TB、PB、EB這些計(jì)量單位將逐漸被人們所棄用，而以ZB為計(jì)量單位的時(shí)代正向我們走來(lái)。

1.3.2高速度。高速度指的是處理數(shù)據(jù)流的速度快。

1.3.3精確性。精確性指的是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性?，F(xiàn)實(shí)生活中發(fā)生的一切都與大數(shù)據(jù)所能反映出來(lái)的內(nèi)容有著密切的關(guān)聯(lián)性。數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性關(guān)系到?jīng)Q策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。數(shù)據(jù)的可信性、真?zhèn)涡?、?lái)源和信譽(yù)、有效性、可審計(jì)性都是精確性的體現(xiàn)[9]。

1.3.4多樣化。多樣化指的是大數(shù)據(jù)的類型多樣。

1.3.5易變性。大數(shù)據(jù)的生成并不是一成不變的。易變性指的是數(shù)據(jù)流的變化率高。

1.3.6關(guān)聯(lián)性。關(guān)聯(lián)性指的是數(shù)據(jù)流之間的關(guān)聯(lián)性。相對(duì)于獨(dú)立的數(shù)據(jù)，具有關(guān)聯(lián)性的數(shù)據(jù)有著更大的價(jià)值。與過(guò)去單一強(qiáng)調(diào)單個(gè)數(shù)據(jù)流價(jià)值所不同的是，大數(shù)據(jù)強(qiáng)調(diào)的是在相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)流中發(fā)現(xiàn)它們之間的相關(guān)關(guān)系，而非因果關(guān)系[10]。

1.3.7價(jià)值大。人們?cè)谔幚泶髷?shù)據(jù)的過(guò)程中雖然降低了數(shù)據(jù)的價(jià)值密度，但是數(shù)據(jù)整體價(jià)值因通過(guò)數(shù)據(jù)的交換、整合、分析，從而發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性、獲得新的發(fā)現(xiàn)而有所提高。大數(shù)據(jù)對(duì)人類社會(huì)發(fā)展和人們?nèi)粘Ｉ钣兄苤匾挠绊懀诠I(yè)、政務(wù)、教育、健康等領(lǐng)域發(fā)揮的作用將會(huì)越來(lái)越大[11]。

2 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)研究對(duì)進(jìn)一步深化檔案管理工作具有重要意義

加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作研究，意義重大。第一，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，必將進(jìn)一步提高對(duì)各種類型的檔案文化資源的保護(hù)作用，保證檔案收集工作的完整性，檔案資源體系建設(shè)將得到進(jìn)一步強(qiáng)化。第二，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，使檔案業(yè)務(wù)管理工作能力得到提升。第三，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的不斷挖掘，使它們得以增值，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造效益。第四，大數(shù)據(jù)技術(shù)將進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)的職能職責(zé)，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系[12]。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作改革的重點(diǎn)方向

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)成為社會(huì)發(fā)展的主要技術(shù)。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理仍然存在著一些問(wèn)題[13]。但是，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，隨著整個(gè)社會(huì)對(duì)于信息共享需求的強(qiáng)烈，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作必然會(huì)迎來(lái)進(jìn)一步的改革。

3.1 利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的綜合管理

大數(shù)據(jù)環(huán)境下要求檔案管理工作能夠有效的完成信息價(jià)值的開(kāi)發(fā)，同時(shí)，現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展同樣也要求檔案管理工作能夠更多的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理效率，保證檔案管理的客觀性。所以說(shuō)，在未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展中，自然會(huì)越來(lái)越多的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，而應(yīng)用的方向也將逐漸豐富，也就是說(shuō)，信息技術(shù)將會(huì)滲入到檔案管理的方方面面[14]。

3.2 合理利用檔案信息的大數(shù)據(jù)價(jià)值

通過(guò)上面對(duì)大數(shù)據(jù)的基本理論的分析我們可以發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)最大的優(yōu)勢(shì)就在于將散碎的、頻繁的信息固定下來(lái)，形成相對(duì)有價(jià)值的信息，并能夠科學(xué)的運(yùn)用信息的價(jià)值，而檔案管理本身就是對(duì)已有信息載體的管理，所以自然涉及大量的流動(dòng)信息。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)就在于對(duì)掌握信息的整合。從這個(gè)角度而言，檔案管理具有先天的優(yōu)勢(shì)，所以在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理將實(shí)現(xiàn)合理利用檔案信息的大數(shù)據(jù)價(jià)值。一方面，檔案管理工作更多地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，那么就可以在云存儲(chǔ)中留下一定量的檔案信息[15]；另一方面，在固定的信息庫(kù)中，檔案管理工作人員可以通過(guò)科學(xué)的現(xiàn)代手段對(duì)信息進(jìn)行分析，進(jìn)而獲得有價(jià)值的內(nèi)容，比如在企業(yè)檔案中，可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案的動(dòng)態(tài)信息流分析出企業(yè)的財(cái)務(wù)走向，在人員檔案中可以分析出企業(yè)內(nèi)部人才的基本組成，特別是對(duì)于對(duì)企業(yè)貢獻(xiàn)大的員工，可以分析其共性，進(jìn)而在企業(yè)之后的招聘中進(jìn)而針對(duì)性的人員引入，為企業(yè)節(jié)約時(shí)間和成本，這同時(shí)也合理的利用了檔案信息的大數(shù)據(jù)價(jià)值[16]。綜上，合理利用檔案信息的大數(shù)據(jù)價(jià)值是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)[17]。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理與其它社會(huì)工作的融合

我們不斷強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息的潛在價(jià)值，所以能夠有信息聚集的地方，自然就有現(xiàn)代社會(huì)的應(yīng)用價(jià)值，而檔案管理本身是對(duì)信息的管理，一旦能夠?qū)崿F(xiàn)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化管理，那么在檔案管理工作中，就會(huì)獲得更多的信息。在這樣的情況下，檔案管理工作就會(huì)與其它社會(huì)工作融合，共同合理利用已有的信息價(jià)值，實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值的再創(chuàng)造[18]。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與其它社會(huì)工作的融合，也將是大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的一個(gè)發(fā)展方向[19]。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作在人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，必須盡快與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求[20]。即使是最為保守的檔案工作者也必然已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了一個(gè)驚人的現(xiàn)象在越來(lái)越深刻地影響著檔案管理事業(yè)的發(fā)展，那就是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展[21]。筆者結(jié)合多年檔案工作經(jīng)驗(yàn)，以大數(shù)據(jù)為視角，提醒我們的檔案工作者必須要從大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與特點(diǎn)入手，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)研究，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下要重點(diǎn)關(guān)注三個(gè)方面，一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的綜合管理，二是合理利用檔案信息的大數(shù)據(jù)價(jià)值，三是實(shí)現(xiàn)檔案管理與其它社會(huì)工作的融合。

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作者簡(jiǎn)介：逯晶，本科學(xué)歷，吉林省通榆縣職業(yè)技術(shù)學(xué)校副研究館員。