財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會計(jì)檔案管理方法研究

陳林嵐 國家管網(wǎng)集團(tuán)福建省管網(wǎng)有限公司

引言

在競爭日益激烈的現(xiàn)代市場環(huán)境下，企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量管理模式十分必要，在此過程中還可不斷降低成本、提高競爭力。尤其是在企業(yè)財(cái)務(wù)管理體系中，信息化促使共享服務(wù)模式的普遍程度不斷升高，通過應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)可以有效提高財(cái)務(wù)管理效率、降低成本消耗，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供有效動力。在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的企業(yè)中，會計(jì)檔案管理的重要性顯著提升。這主要是因?yàn)樨?cái)務(wù)共享服務(wù)模式貫穿于業(yè)務(wù)流程的全過程，各個部分的會計(jì)檔案管理水平如何將直接影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)效能。在此背景下，研究企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會計(jì)檔案管理問題并提出相應(yīng)改進(jìn)對策，有助于企業(yè)更好地把握財(cái)務(wù)共享服務(wù)的特性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理體系的良性發(fā)展。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)與會計(jì)檔案管理概念

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的特點(diǎn)是信息化和自動化。在實(shí)踐過程中，財(cái)務(wù)共享服務(wù)關(guān)注于如何提高企業(yè)流程效率、優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，以此從市場化層面為企業(yè)提供專業(yè)的管理動力。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)具有一定的創(chuàng)新性，在很大程度上是實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營資源整合的關(guān)鍵，因此已成為企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營不可或缺的重要工具。

（二）會計(jì)檔案管理的內(nèi)涵與特點(diǎn)

根據(jù)財(cái)政部與國家檔案局2015 年正式頒布實(shí)施的《會計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，會計(jì)檔案指的是企業(yè)在進(jìn)行會計(jì)核算過程中接收或形成的，具有一定經(jīng)濟(jì)價(jià)值的文字、圖表及各種會計(jì)資料。會計(jì)檔案的歸檔涉及會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告以及其他會計(jì)資料。對會計(jì)檔案進(jìn)行真實(shí)、有效的管理和保存，以便為企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)團(tuán)體提供制定決策的參考，這便是現(xiàn)代會計(jì)檔案管理的基本內(nèi)涵。會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)如下：

第一，具有關(guān)聯(lián)性。企事業(yè)單位在各會計(jì)年度中生成的會計(jì)賬冊、報(bào)表和憑證聯(lián)系較多，彼此具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，因而相關(guān)會計(jì)檔案管理十分重要。

第二，具有專業(yè)性。會計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)是專業(yè)的會計(jì)核算，會計(jì)報(bào)表賬簿的專用格式同樣提出了關(guān)于會計(jì)檔案管理水平的要求。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀與問題

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立

企業(yè)共享財(cái)務(wù)中心的建立是在遵循“先易后難”原則并考慮企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r的基礎(chǔ)上，綜合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、財(cái)務(wù)管理部的管理資源的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的。形成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)的“議事機(jī)構(gòu)”——即客戶委員會和財(cái)務(wù)職能委員會，會加入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中，企業(yè)的管理部門、業(yè)務(wù)部門以及財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將會變成一個豎向交叉的復(fù)合職能系統(tǒng)，這有助于財(cái)務(wù)共享服務(wù)高質(zhì)量運(yùn)作。在此過程中，企業(yè)傳統(tǒng)管理系統(tǒng)中總部、事業(yè)群、企業(yè)的多級“金字塔”型管理關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄交男滦拓?cái)務(wù)管理關(guān)系，更加有助于財(cái)務(wù)管理總體質(zhì)量優(yōu)化提升。

（二）會計(jì)檔案管理的進(jìn)展

1.會計(jì)檔案管理的流程

企業(yè)依據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定制定了標(biāo)準(zhǔn)化的會計(jì)檔案管理工作流程。企業(yè)憑證檔案運(yùn)營部主要完成企業(yè)原始單據(jù)的簽收、初審、掃描、質(zhì)檢、存檔等業(yè)務(wù)的派工，在實(shí)際操作過程中分為線上操作和線下操作兩部分。其中，在線操作使用FSS（財(cái)務(wù)共享服務(wù)自助系統(tǒng)）、IMS（數(shù)字影像系統(tǒng)）、FSO（財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)）操作系統(tǒng)進(jìn)行，線下手工操作則主要使用傳統(tǒng)方法對單據(jù)進(jìn)行審核并完成初步分揀整理。在實(shí)際工作過程中，會計(jì)檔案管理流程不斷完善，針對諸如財(cái)務(wù)共享緊急業(yè)務(wù)、原始資料標(biāo)準(zhǔn)化明細(xì)的制定形成了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理質(zhì)量不斷提升。

2.會計(jì)檔案管理的做法

在落實(shí)會計(jì)檔案管理的時(shí)候，企業(yè)有以下主要做法：

第一，對于會計(jì)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)的應(yīng)用過程中，為進(jìn)一步提高會計(jì)檔案管理水平，企業(yè)針對性地建立了會計(jì)檔案管理規(guī)范，比如《財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)操作規(guī)范》《會計(jì)檔案管理暫行辦法》。

第二，建立可共享的檔案資源平臺。在現(xiàn)代信息技術(shù)的加持下，企業(yè)會計(jì)檔案管理的數(shù)字化能力不斷提升，通過建立企業(yè)級可共享的檔案資源平臺能夠更加方便地在線查詢不同部門、不同會計(jì)年度的報(bào)表以及會計(jì)電子資料，在需要索取紙質(zhì)單據(jù)時(shí)，支持查看原始紙質(zhì)資料。通過網(wǎng)絡(luò)對共享服務(wù)中心進(jìn)行管理，使得企業(yè)會計(jì)檔案資源的共享在很大程度上得以實(shí)現(xiàn)，提高了部門協(xié)同能力。

第三，利用ERP 技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)公文管理系統(tǒng)的在線歸檔集成。企業(yè)ERP 系統(tǒng)與合同系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理軟件以及公文系統(tǒng)在數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，能夠完成與業(yè)務(wù)模塊和內(nèi)容管理平臺之間的信息監(jiān)控、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和業(yè)務(wù)規(guī)則協(xié)調(diào)，從而使得會計(jì)電子文件歸檔集成得以提高。

（三）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會計(jì)檔案管理的困難

1.復(fù)雜的會計(jì)檔案流程管理

由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的復(fù)雜性，從而導(dǎo)致會計(jì)檔案流程也變得復(fù)雜，這主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和操作平臺復(fù)雜化方面。比如在標(biāo)準(zhǔn)化管理流程體系中，會計(jì)檔案業(yè)務(wù)管理包括服務(wù)申請直到整理的多項(xiàng)內(nèi)容，線上線下操作的程序繁多，往往需要依次經(jīng)過FSS（財(cái)務(wù)共享服務(wù)自助系統(tǒng)）、FSO（財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)）、ERP 系統(tǒng)等多種類系統(tǒng)的復(fù)合處理。而在業(yè)務(wù)完成后，最終需要建立會計(jì)檔案索引并歸檔，整個環(huán)節(jié)十分復(fù)雜。可以看出，由于增加了線上操作的業(yè)務(wù)流程，使得會計(jì)檔案管理流程體系更加復(fù)雜，涉及的職能崗位進(jìn)一步增加且大部分具有職責(zé)交叉的情況，這也使得會計(jì)檔案管理更加復(fù)雜。

2.會計(jì)檔案管理監(jiān)督難度加大

當(dāng)前有兩種會計(jì)檔案管理模式十分常見，第一是依托財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)會計(jì)賬冊和憑證的登記歸檔；第二則是企業(yè)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行自主掃描后歸檔處理。這兩種方式在具體操作過程中存在諸多差異，比如企業(yè)自行掃描過程中，相關(guān)會計(jì)文件的收集處理需要嚴(yán)格注意監(jiān)督管理。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在會計(jì)檔案文件初審及賬務(wù)處理過程中也往往需要對資料的合法合規(guī)性情況進(jìn)行審核，這在很大程度上導(dǎo)致會計(jì)檔案監(jiān)管責(zé)任的重復(fù)與交叉，繼而使得會計(jì)檔案管理的責(zé)任變得模糊、監(jiān)督難度加大。

3.會計(jì)檔案中數(shù)據(jù)的可靠性受到影響

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在很大程度上使得會計(jì)檔案管理環(huán)境更加精細(xì)、規(guī)范。在實(shí)踐中，通過多主體會計(jì)業(yè)務(wù)的集中并運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)進(jìn)行記賬和報(bào)告。這雖然提高了會計(jì)檔案管理的效率，但也在一定程度上加劇了數(shù)據(jù)的可靠性風(fēng)險(xiǎn)。比如財(cái)務(wù)共享中心對會計(jì)檔案的管理使用影像系統(tǒng)來進(jìn)行，通過將單據(jù)進(jìn)行影像掃描后傳遞至中心，待處理完畢后將憑證打印出來加以整理即可。這在一定程度上加長了會計(jì)檔案的形成鏈條，收集會計(jì)檔案數(shù)據(jù)、影像化、審核、傳遞、稽核以及歸檔整理等不同崗位角色的出現(xiàn)，使得原本容易暴露在屬地的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)被延后至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心歸檔后才可能被發(fā)現(xiàn)，甚至無法發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的可靠性下降。此外，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心大規(guī)模應(yīng)用的背景下，對影像系統(tǒng)的過度依賴也容易受到時(shí)下會計(jì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)的影響，出現(xiàn)檔案合規(guī)性方面的問題，同樣使得數(shù)據(jù)可靠性受到一定影響。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會計(jì)檔案管理的優(yōu)化措施

（一）確立與財(cái)務(wù)共享相適應(yīng)的會計(jì)檔案管理邏輯

第一，明確科學(xué)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)觀念。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的顛覆性顯著，主要體現(xiàn)在對財(cái)務(wù)管理組織體系和流程的重構(gòu)方面。相應(yīng)地，管理理念也要從以往遵循制度安排轉(zhuǎn)向尊重市場、建立以服務(wù)需求為主導(dǎo)的會計(jì)檔案共享體系。如財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與企業(yè)簽訂會計(jì)檔案服務(wù)協(xié)議，對于服務(wù)內(nèi)容和績效標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行明確，進(jìn)一步完善服務(wù)范圍、方式以及價(jià)格，對服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行妥善處置。在企業(yè)表示出財(cái)務(wù)共享服務(wù)的相應(yīng)需求后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心立即啟動數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的處理模式，通過對服務(wù)指標(biāo)進(jìn)行量化，提高對財(cái)務(wù)管理服務(wù)工作質(zhì)量、效率的服務(wù)能力，同時(shí)提高業(yè)務(wù)全程的監(jiān)控與管理，保證會計(jì)檔案共享服務(wù)能夠滿足企業(yè)的要求。

第二，全方位電子化會計(jì)檔案管理模式的形成。數(shù)字化背景下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)將推動會計(jì)檔案管理全面現(xiàn)代化，傳統(tǒng)手工記賬會計(jì)的管理理念已經(jīng)落后于時(shí)代，而新型網(wǎng)絡(luò)化管理體系需要不斷創(chuàng)新。全面推進(jìn)電子化會計(jì)檔案管理理念要以國家相關(guān)政策為基礎(chǔ)，重點(diǎn)參考財(cái)政部和國家檔案局頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》，明確數(shù)字化會計(jì)檔案管理的可行性，在此基礎(chǔ)上制定本企業(yè)的數(shù)字化檔案管理規(guī)范，明確財(cái)務(wù)共享模式下電子數(shù)據(jù)制定的相關(guān)制度規(guī)范，從制度層面推動會計(jì)資料無紙化和電子檔案的普及。此外，在電子化會計(jì)檔案管理技術(shù)方面，進(jìn)一步完善FSS系統(tǒng)和影像系統(tǒng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)接口自動傳遞，共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)查詢權(quán)限，通過會計(jì)檔案電子化管理推動檔案信息的收集、傳遞、保存、利用一體化，促進(jìn)企業(yè)會計(jì)檔案信息共享，以及使得會計(jì)檔案管理效率有所提高。

（二）對于會計(jì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)督和防控進(jìn)行完善處理

第一，加強(qiáng)會計(jì)檔案質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管控。會計(jì)檔案管理過程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)通常出現(xiàn)在對會計(jì)文件和數(shù)據(jù)的多步驟加工處理過程中。在保證會計(jì)檔案服務(wù)質(zhì)量的前提下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心要以會計(jì)檔案線上線下操作過程中涉及檔案存儲、保管質(zhì)量的環(huán)節(jié)為重點(diǎn)，提高對企業(yè)端會計(jì)檔案業(yè)務(wù)操作的指導(dǎo)服務(wù)質(zhì)量。諸如在《財(cái)務(wù)共享服務(wù)水平協(xié)議》的基礎(chǔ)上提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的標(biāo)準(zhǔn)化體系，以標(biāo)準(zhǔn)化促服務(wù)質(zhì)量提升成為新的要義。在此過程中，加強(qiáng)對企業(yè)會計(jì)數(shù)據(jù)、憑證和報(bào)表相關(guān)使用者的標(biāo)準(zhǔn)化管理有助于降低風(fēng)險(xiǎn)。

第二，強(qiáng)化會計(jì)檔案實(shí)物管理風(fēng)險(xiǎn)的防控。在會計(jì)檔案管理的關(guān)鍵部分，如增值稅發(fā)票的附件管理上需要形成專人專管制度，實(shí)現(xiàn)相關(guān)會計(jì)文件資料的接收寄送、單據(jù)清點(diǎn)、簽收移交等過程全程可視、責(zé)任完全可追溯。同時(shí)，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中逐步取消實(shí)物單據(jù)郵寄，提高電子單據(jù)的應(yīng)用水平，減少實(shí)物單據(jù)的管理風(fēng)險(xiǎn)。

第三，實(shí)時(shí)動態(tài)監(jiān)控。企業(yè)針對會計(jì)檔案管理的提醒功能將十分必要，對于延期未處理的會計(jì)檔案提高處理效率，在業(yè)務(wù)待辦及處理異常時(shí)及時(shí)作出應(yīng)對。

（三）構(gòu)筑標(biāo)準(zhǔn)化電子會計(jì)檔案管理體系

第一，制定標(biāo)準(zhǔn)化水平高的電子檔案管理制度。企業(yè)需要將電子檔案管理項(xiàng)目作為重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行持續(xù)推進(jìn)，積極探索電子文件管理路徑，提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會計(jì)檔案管理水平。比如在企業(yè)內(nèi)部制定“財(cái)務(wù)共享服務(wù)會計(jì)檔案采集管理辦法”，明確電子檔案管理環(huán)境下的會計(jì)檔案生成、傳輸、使用及保管項(xiàng)目實(shí)施細(xì)則，以制度約束為基礎(chǔ)探索企業(yè)會計(jì)檔案管理現(xiàn)代化體系。

第二，提高財(cái)務(wù)和會計(jì)檔案管理雙系統(tǒng)有機(jī)整合。利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的便利，企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員對紙質(zhì)會計(jì)數(shù)據(jù)的依賴性下降，代之以影像文件，同時(shí)財(cái)務(wù)管理人員也將不再復(fù)雜處理會計(jì)原始憑證。這些都可以依托財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)動態(tài)在線管理，通過完善的系統(tǒng)集成，這可使得記賬核算的會計(jì)更好地與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行和諧交流，使會計(jì)影像文件的使用水平得以提高，提高會計(jì)檔案處理水平的同時(shí)也能夠提高電子會計(jì)檔案管理體系的現(xiàn)代化。

結(jié)語

財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為一種現(xiàn)代化、高效的財(cái)務(wù)管理體系已受到企業(yè)的廣泛重視，在企業(yè)發(fā)展過程中，引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心這一先進(jìn)體系對于提高會計(jì)檔案管理水平十分重要。本文立足于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)和運(yùn)轉(zhuǎn)情況，重點(diǎn)分析了其中存在的問題，得出相應(yīng)對策。研究結(jié)論顯示當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會計(jì)檔案管理問題集中體現(xiàn)在復(fù)雜的會計(jì)檔案管理流程、高難度會計(jì)檔案監(jiān)督管理、會計(jì)檔案中數(shù)據(jù)的可靠性受到影響等方面。因此，需要從確立與財(cái)務(wù)共享相適應(yīng)的會計(jì)檔案管理邏輯、完善會計(jì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督防控、構(gòu)筑標(biāo)準(zhǔn)化電子會計(jì)檔案管理體系等方面進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會計(jì)檔案管理優(yōu)化，對于提高現(xiàn)代企業(yè)會計(jì)檔案管理水平具有重要意義。