財務(wù)視角下公立醫(yī)院科研經(jīng)費管理問題及對策

顧 娟

玉溪市人民醫(yī)院

在科技創(chuàng)新引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的大環(huán)境下，科研創(chuàng)新與發(fā)展已成為公立醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，2021 年國家公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展促進行動對三級醫(yī)院的科研水平提出了更高的要求，要求實施臨床科研提升行動。國家三級公立醫(yī)院績效考核中將每百名衛(wèi)生技術(shù)人員科研項目經(jīng)費及每百名衛(wèi)生技術(shù)人員科研成果轉(zhuǎn)化金額納入績效考核指標(biāo)體系，重點考核醫(yī)院的科研創(chuàng)新能力及醫(yī)院去規(guī)?；蛣?chuàng)新成果應(yīng)用能力，并要求指標(biāo)值要逐步提高。從醫(yī)院層面來看，隨著公立醫(yī)院的科研投入不斷增長，科研經(jīng)費占公立醫(yī)院總支出的比重不斷提升，如何管好、用好科研經(jīng)費是醫(yī)院亟待解決的問題。由此可見，不管是國家層面的要求、還是醫(yī)院自身可持續(xù)發(fā)展的需要，公立醫(yī)院都應(yīng)不斷提高科研經(jīng)費管理水平，確?？蒲泄ぷ黜樌_展，提高醫(yī)院競爭力。

一、科研經(jīng)費管理存在問題

（一）預(yù)算編制粗放不合理

科研預(yù)算是科研經(jīng)費報銷和項目結(jié)題驗收的重要依據(jù)。科研經(jīng)費預(yù)算編制精細、合理，才能保證經(jīng)費實際支出與預(yù)算保持一致，但現(xiàn)實情況是項目負責(zé)人缺乏預(yù)算相關(guān)專業(yè)知識，在編制預(yù)算時多憑主觀經(jīng)驗，缺乏嚴肅性和合理性。另一方面財務(wù)人員對科研項目的研究內(nèi)容、方法、技術(shù)路線等缺乏深入了解，無法將研究計劃科學(xué)的轉(zhuǎn)化為財務(wù)指標(biāo)，不能對預(yù)算編制提出指導(dǎo)性意見，也未對預(yù)算進行嚴格審核把關(guān)，只控總額未控具體支出項目及支出標(biāo)準(zhǔn), 導(dǎo)致預(yù)算編制基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)不細化、預(yù)算科目不準(zhǔn)確、預(yù)算項目不完整，實際報銷時出現(xiàn)支出項目與預(yù)算項目口徑不一致、支出超預(yù)算或無預(yù)算開支等問題。

（二）報銷時間不及時、報銷附件不合規(guī)

科研人員對醫(yī)院財務(wù)報銷制度不熟悉，經(jīng)費開支后要么不知如何報銷費用，要么覺得報銷手續(xù)太復(fù)雜沒時間跑，往往科研項目要結(jié)題了不得不報時才集中來報銷費用，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行進度慢。再者因報銷時間拖延，很多項目負責(zé)人手中的發(fā)票開票時間甚至有一兩年前的，有的發(fā)票因保管時間太長要么找不到了要么破損了導(dǎo)致報銷不了。還有的報銷原始憑證不合格，如發(fā)票單位名稱不規(guī)范、納稅人識別號錯誤、無收款方簽章或簽章不合格、發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)不符等問題，甚至還有科研人員僅憑證一張發(fā)票，無任何附件就來報銷的情況，等到了財務(wù)審核才知道有問題報不了賬，對此科研人員往往不理解，總覺得是財務(wù)人員在故意刁難，造成雙方的不愉快。

（三）缺乏有效的信息共享傳遞機制，管理流程不暢通

為保障科研項目的順利開展，醫(yī)院要求凡是涉及科研項目的采購付款事項，均于第一時間專項辦理。但科研項目負責(zé)人與報銷流程中的醫(yī)工科、后勤部、財務(wù)科等職能科室缺乏信息共享機制和有效的溝通，大家各行其事、閉門造車，項目負責(zé)人清楚自己在使用科研經(jīng)費，但各職能科室不知道，從而未能在第一時間及時辦理。科研經(jīng)費支付后，科研會計在賬務(wù)處理時若支付審批單上標(biāo)注了是科研項目經(jīng)費的就從科研項目經(jīng)費列支，若未標(biāo)注的就作正常經(jīng)費列支，因項目負責(zé)人經(jīng)常漏標(biāo)記導(dǎo)致會計人員記賬不準(zhǔn)確，造成科研項目支出賬實不符，后期與科研項目負責(zé)人對賬發(fā)現(xiàn)問題后頻繁調(diào)賬，影響會計核算的規(guī)范性及準(zhǔn)確性。

（四）科研經(jīng)費管理信息化水平低

經(jīng)費報銷完全靠手工、靠人跑。報銷審批單需由經(jīng)辦人填制、經(jīng)辦科室負責(zé)人及科研管理部審核、預(yù)算歸口部門登記預(yù)算、財務(wù)科長審核、總會計師或院長審批后才完成報銷審批。往往一張付款審批單要耗時幾小時至幾天才能完成，若遇審核審批人員出差，則審批時間更長，科研人員經(jīng)常抱怨人難找字難簽。醫(yī)院預(yù)算管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等互不聯(lián)通，科研經(jīng)費預(yù)算編制、預(yù)算下達、經(jīng)費使用至賬務(wù)處理在不同的系統(tǒng)中完成，信息傳遞不及時、不共享。財務(wù)科及項目負責(zé)人難于適時掌握項目資金的支出進度，不能適時查詢經(jīng)費支出內(nèi)容，一旦需要科研項目經(jīng)費支出情況時都需財務(wù)人員手工匯總支出，費時費力且難于保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

（五）科研項目收入未計提科研間接費用

科研經(jīng)費支出內(nèi)容包括直接費用和間接費用，科研間接費用主要是醫(yī)院按科研項目收入的一定比例提取的費用，專門用于科研項目實施所發(fā)生的間接成本及績效支出，包括醫(yī)院為科研人員研究項目提供的儀器設(shè)備及房屋、水、電、氣、暖等消耗及支付給科研人員的績效。原《醫(yī)院會計制度》并未明確科研間接費用的提取標(biāo)準(zhǔn)及會計核算辦法，長期以來醫(yī)院未計提科研間接管理費用，一方面導(dǎo)致部分科研項目產(chǎn)生虛結(jié)余，另一方面醫(yī)院的業(yè)務(wù)成本未得到應(yīng)有的彌補。

（六）科研結(jié)余經(jīng)費管理不規(guī)范

部分已結(jié)題驗收后課題經(jīng)費有結(jié)余的項目，課題負責(zé)人對于結(jié)余經(jīng)費的使用往往有兩種方式，一種是激進型方式，認為課題經(jīng)費是自己的，結(jié)余經(jīng)費可以自由使用，不應(yīng)再受任何限制；另一種是保守型方式，認為項目已結(jié)束，結(jié)余經(jīng)費不敢用也不會用，任其掛賬放任不管。對于課題負責(zé)人還需要繼續(xù)使用的結(jié)余資金，因醫(yī)院對資金的用途、標(biāo)準(zhǔn)、使用期限等均無硬性規(guī)定，給財務(wù)人員的審核及管理工作帶來較大的難度。而對于課題負責(zé)人不再繼續(xù)使用的結(jié)余經(jīng)費，財務(wù)人員也無依據(jù)擅自結(jié)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致科研結(jié)余資金長期掛賬，一方面未充分發(fā)揮科研資金的作用，造成資源浪費，另一方面財務(wù)每年年終結(jié)賬時均要對掛賬資金進行清理對賬，增加了管理難度。

二、對策

（一）提高科研預(yù)算編制的科學(xué)、規(guī)范、完整

科研管理部設(shè)置專職科研預(yù)算管理員，預(yù)算管理員上崗前需至財務(wù)部預(yù)算管理崗位學(xué)習(xí)1-2 月，熟悉并掌握預(yù)算編制業(yè)務(wù)，并能獨立完成預(yù)算編制，在科研預(yù)算編制中承擔(dān)橋梁作用，負責(zé)將項目負責(zé)人的科研要求與財務(wù)科預(yù)算編制要求進行銜接，在與項目負責(zé)人充分溝通的前提下編制經(jīng)費預(yù)算，編制預(yù)算過程中與財務(wù)科充分溝通，保證科研預(yù)算既能符合項目的實際情況，又符合財務(wù)管理要求?？蒲蓄A(yù)算編制由專職人員來做，既保證了預(yù)算的科學(xué)合理，又解放了科研人員的雙手，還減輕了財務(wù)科的審核壓力。進一步細化科研預(yù)算項目，如設(shè)備費預(yù)算需細化到設(shè)備臺（件）及相關(guān)技術(shù)指標(biāo)，咨詢費、出版印刷費、會議費等其他費用細化到各費用的數(shù)量、單價、金額、用途。所有預(yù)算項目均設(shè)計為標(biāo)準(zhǔn)化表格，提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和規(guī)范性?？蒲许椖款A(yù)算編制由粗放轉(zhuǎn)為細致，有效避免了預(yù)算編制時因考慮不周導(dǎo)致的后期有支出無預(yù)算、有預(yù)算無支出、支出與預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)不一致等情況的發(fā)生。

（二）完善科研經(jīng)費管理制度，加強制度宣傳培訓(xùn)

完善科研經(jīng)費管理制度，明確差旅費、勞務(wù)費、咨詢費、會議費等報銷內(nèi)容及報銷標(biāo)準(zhǔn)，并詳細規(guī)定每一類財務(wù)報銷事項所需提供的材料清單。業(yè)務(wù)招待費要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后才能接待，報銷時要提供接待人員及陪餐人員信息，接待人數(shù)10 人以下的陪餐人數(shù)不超過3 人，接待人數(shù)10 人以上的，陪餐人數(shù)不得超過十分之三。對于一些沒有發(fā)票的報銷費用也詳細規(guī)定了需提供的報銷憑證，如支付專家勞務(wù)費要有專家邀請函、專家培訓(xùn)課件、專家授課時間表、還需提供專家職稱信息、身份證信息及銀行卡信息；支付給課題組臨時聘用人員的勞務(wù)費，需自制勞務(wù)費發(fā)放表，提供課題組和臨時聘用人員簽訂的勞務(wù)協(xié)議，提供臨時聘用人員工作時間及工作內(nèi)容的證明等。財務(wù)科將開具發(fā)票的規(guī)范信息制作成文本下發(fā)科研人員，包括單位名稱、納稅人識別號、開戶銀行、銀行賬號及其他注意事項，報銷人員在開票時可提供給開票方，避免收到不合格的發(fā)票。嚴格規(guī)定科研經(jīng)費報銷時限，要求項目負責(zé)人在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后一個月內(nèi)啟動報銷流程，報銷完成期限不得超過發(fā)票開具日期兩個月，超過報銷時限的不得報銷。通過科研項目微信交流群、現(xiàn)場培訓(xùn)等方式定期向科研人員傳達醫(yī)院科研經(jīng)費管理制度，財務(wù)報銷制度等規(guī)章制度，通過各種方式讓科研人員主動或被動地了解相關(guān)的規(guī)章制度，讓科研人員從不會報銷變?yōu)檩p松報銷。

（三）建立信息共享傳遞機制

規(guī)范科研經(jīng)費采購申請單、材料物資出入庫單及報銷審批單，采購申請單及出入庫單上增設(shè)“資金來源”必選項，凡是科研項目資金均需在“資金來源”選項勾選為科研資金，以保證采購項目從采購、入庫、出庫至付款全過程均有“科研項目”明顯標(biāo)識，保證各流程均第一時間專項辦理，縮短采購付款時間。設(shè)置科研項目資金報銷審批單，報銷審批單需填寫科研項目的項目名稱、項目總預(yù)算、報銷事項及金額等事項，審批單使用錯誤的不予審批，保證科研項目資金使用及會計核算的準(zhǔn)確性。

（四）提高科研經(jīng)費信息化管理水平

1.構(gòu)建醫(yī)院綜合運營管理系統(tǒng)（HRP），其中預(yù)算管理系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)、物流系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)等相互聯(lián)通，突破信息系統(tǒng)孤島難題?？蒲袌箐N數(shù)據(jù)實時更新、動態(tài)共享，實現(xiàn)對科研資金從預(yù)算編制至使用全過程的信息化監(jiān)督管理。在預(yù)算管理系統(tǒng)中完成預(yù)算編制、下達、執(zhí)行登記，最后通過資金支付系統(tǒng)付款后聯(lián)動預(yù)算管理系統(tǒng)核銷預(yù)算?？蒲许椖控撠?zé)人登陸HRP 系統(tǒng)中項目負責(zé)人查詢模塊，即能隨時查到本人科研經(jīng)費的使用情況，包括固定資產(chǎn)購置、耗材領(lǐng)用及其他支出，適時掌握科研經(jīng)費使用進度。科研會計通過HRP 科研項目輔助賬可以查詢到具體的經(jīng)費支出數(shù)據(jù)，財務(wù)數(shù)據(jù)由手工轉(zhuǎn)為自動，管理效率得到提高。

2.構(gòu)建多種形式的智慧報銷系統(tǒng)，科研人員外出培訓(xùn)、公務(wù)、會議等活動的財務(wù)報銷在“公務(wù)之家”移動報銷APP 端進行。報銷人員在“公務(wù)之家”中填寫事項申請（如出差申請單、會議申請單等），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在公務(wù)之家平臺入駐的商戶訂購機票、車票及酒店等，交易完成后供應(yīng)商將對應(yīng)的電子發(fā)票及票據(jù)自動推送到公務(wù)之家平臺，平臺將發(fā)票歸集到報銷人電子票據(jù)夾。報銷人在平臺發(fā)起報銷申請時，系統(tǒng)自動將各類電子發(fā)票整理到報銷申請單中作為附件，并自動計算報銷金額，會計核定報銷金額，出納審核后將相關(guān)信息推送至直聯(lián)銀行還款至報銷人員的公務(wù)卡。在整個報銷流程中報銷人不用找領(lǐng)導(dǎo)、找財務(wù)進行紙質(zhì)簽批，審批領(lǐng)導(dǎo)移動互聯(lián)網(wǎng)辦公，可隨時隨地審批業(yè)務(wù)縮短審批時間，財務(wù)人員通過平臺進行票據(jù)驗真驗重，可以有效避免票據(jù)造假、報銷違規(guī)的風(fēng)險。其他報銷事項如勞務(wù)費、咨詢費、出版印刷費等可在醫(yī)院智慧政務(wù)協(xié)同工作平臺的財務(wù)支出模塊進行線上審批，科研報銷人員取得報銷附件后，登陸移動端審批系統(tǒng)，通過拍照等方式上傳報銷附件后將紙質(zhì)報銷單交至財務(wù)科，之后在移動端按設(shè)定好的流程順序完成預(yù)算登記、單據(jù)審核、審批，審批完成后會計人員打印出審批單，連同報銷人員交回的報銷紙質(zhì)附件交出納付款，完成報銷流程。整個報銷流程科研人員“只跑一次”，大大提高了報銷效率。

（五）計提科研項目間接費用

財務(wù)科及科研管理部結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有科學(xué)研究條件，制定科研項目間接費用管理辦法，規(guī)定科研間接費用的計提比例及開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)?？蒲虚g接費用根據(jù)科研項目總額及研究周期長短，按照項目收入的10%-20%計提。間接費用開支內(nèi)容包括醫(yī)院管理費、科研人員績效、其他間接費用三類。管理費主要是醫(yī)院為研究提供的房屋設(shè)備維修費，日常水、電、氣消耗，按照間接費用的10%提取后按月定額使用。其他間接費用占間接費用的20%，支付無法在直接費用中列支的課題審計費、業(yè)務(wù)接待費、專利維護費、倫理審查費等，其他間接費用在發(fā)生時使用?；隗w現(xiàn)科研人員價值，充分發(fā)揮績效支出的激勵作用的目的，間接費用的70%用于支出科研績效，科研績效在項目結(jié)題后使用。

按照政府會計制度，醫(yī)院在收到科研項目收入時提取間接費用，財務(wù)會計借記“業(yè)務(wù)活動費用或單位管理費用- 科研項目間接費用”科目，貸記“預(yù)提費用- 科研項目間接費用”科目，預(yù)算會計借記“非財政撥款結(jié)轉(zhuǎn)-項目間接費用”科目，貸記“非財政撥款結(jié)余- 項目間接費用”科目。實際支出間接費用時，財務(wù)會計借記“預(yù)提費用- 科研項目間接費用”科目，貸記“銀行存款”等科目。因在計提間接費用時并不清楚間接費用實際支出的內(nèi)容，計提科目不能反映間接費用的真實支出，所以在使用間接費用時要根據(jù)實際支出科目調(diào)整計提費用科目，此處同時借記“業(yè)務(wù)活動費用或單位管理費用-科研項目間接費用”（紅字）科目，借記“業(yè)務(wù)活動費用或單位管理費用- 水電費或績效工資”等科目。預(yù)算會計借記“事業(yè)預(yù)算支出- 水電費或績效工資”等科目，貸記“資金結(jié)存”科目。期末結(jié)轉(zhuǎn)后，財務(wù)會計沖減“本期盈余”科目，預(yù)算會計沖減“非財政撥款結(jié)余”科目。

（六）制定科研結(jié)余資金管理制度，規(guī)范管理結(jié)余資金

制定科研結(jié)余資金管理制度，年度結(jié)余資金進行分類管理。已通過正常結(jié)題驗收的項目結(jié)余資金在1 年內(nèi)的，且撥款單位無明確要求的由項目負責(zé)人提出申請后重新編制預(yù)算，經(jīng)科研管理部審批后可繼續(xù)使用結(jié)余資金，結(jié)余資金必須用于科研相關(guān)支出，經(jīng)費的使用與管理要符合國家相關(guān)法律、法規(guī)及財務(wù)制度的規(guī)定；若使用1 年后結(jié)余資金仍有剩余的，將交回醫(yī)院統(tǒng)籌安排使用。如項目負責(zé)人未提出申請的，結(jié)余資金將轉(zhuǎn)為醫(yī)院科研發(fā)展基金，由醫(yī)院統(tǒng)籌安排用于科研發(fā)展相關(guān)支出。未通過結(jié)題驗收、整改后通過結(jié)題驗收、因故終止執(zhí)行、依法撤銷等項目，結(jié)余資金按撥款單位的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；沒有明確規(guī)定的，由醫(yī)院統(tǒng)統(tǒng)籌安排使用，充分發(fā)揮結(jié)余資金的價值。

三、總結(jié)

科研經(jīng)費的管理除了規(guī)章制度、管理系統(tǒng)等軟硬件條件外，還需配備一批高素質(zhì)的復(fù)合型管理人才，通過外出培訓(xùn)、院內(nèi)交流、自學(xué)等多種渠道不斷提升財務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力及自我素養(yǎng)，培養(yǎng)既懂財務(wù)管理，又具備科研理念的多樣手，能融會貫通財務(wù)管理要求及科研業(yè)務(wù)要求，對科研項目實施全程有效的監(jiān)督，對項目資金使用的準(zhǔn)確、合法、合規(guī)加強審核，提高科研經(jīng)費使用效率和效果，從而為科研人員研究帶來極大便利，激發(fā)科研人員的研究熱情，最終實現(xiàn)科研興院的目標(biāo)。