檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及策略

劉璐

［摘 要］新時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案管理部門工作提出了更高的要求，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，檔案管理部門必須加強(qiáng)改革與創(chuàng)新，同時(shí)還要加大信息化建設(shè)力度。一方面，要增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性；另一方面，要提升檔案信息應(yīng)用價(jià)值，以最大限度發(fā)揮檔案的重要作用?；诖耍恼率紫确治鰴n案信息化建設(shè)中存在的主要問題，其次對(duì)檔案信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行分析，最后對(duì)具體的建設(shè)途徑進(jìn)行探究，以供參考。

［關(guān)鍵詞］檔案；信息化建設(shè)；現(xiàn)代科技

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.065

［中圖分類號(hào)］G270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）18-0200-03

0? ? ?引 言

檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展的必經(jīng)之路，能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。但就發(fā)展現(xiàn)狀來看，我國(guó)很多單位和部門在開展檔案管理工作的過程中，依然沿用傳統(tǒng)的工作模式和思路，檔案信息化的應(yīng)用范圍以及建設(shè)水平還有待擴(kuò)大和提升。鑒于上述情況，在今后發(fā)展過程中，相關(guān)部門必須轉(zhuǎn)變工作思路和方法，積極應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，最大限度發(fā)揮出檔案的重要作用和價(jià)值。

1? ? ?檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題

首先，對(duì)檔案管理工作的重視程度比較低。很多檔案管理部門在實(shí)際工作中都未能認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要價(jià)值和作用，不能在檔案管理工作中投入充足的人力、物力和時(shí)間，導(dǎo)致檔案管理缺乏必要的資源保障，信息化建設(shè)更是無從談起，只不過是簡(jiǎn)單地配備計(jì)算機(jī)用于檔案信息的儲(chǔ)存和記錄，并不能有效挖掘與發(fā)揮檔案信息價(jià)值。由于部門領(lǐng)導(dǎo)層重視程度不高，很多檔案管理人員也受到一定的影響，出現(xiàn)了工作熱情、創(chuàng)造性和主動(dòng)性不足的情況，甚至對(duì)信息化建設(shè)工作的開展造成了一定的阻礙。此外，在外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日漸加劇的情況下，檔案信息價(jià)值逐漸凸顯，信息化更是成為有效挖掘與利用檔案信息的關(guān)鍵所在，但就實(shí)際發(fā)展情況來看，很多檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)并不能滿足信息化建設(shè)基本要求，而部門又未能對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理信息化缺乏相應(yīng)的人才保障，難以持續(xù)推進(jìn)，更無法將信息化的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。

其次，為支持檔案信息化建設(shè)，國(guó)家相關(guān)部門頒布了相關(guān)實(shí)施綱要和標(biāo)準(zhǔn)，在軟硬件建設(shè)方面作出了明確規(guī)定，這對(duì)于檔案信息化水平的提高很有幫助。因此，相關(guān)部門在檔案信息化建設(shè)的過程中，必須結(jié)合自身實(shí)際情況，選擇相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，而這也是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。但就發(fā)展現(xiàn)狀來看，市場(chǎng)中與現(xiàn)代檔案管理相關(guān)的軟硬件種類繁多，質(zhì)量參差不齊，這會(huì)增加相關(guān)管理軟件的篩選難度，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。例如，很多軟件產(chǎn)品價(jià)格較高，使用需要投入較多的成本。還有很多產(chǎn)品在生產(chǎn)和制造過程中粗制濫造，與實(shí)際宣傳效果嚴(yán)重不符，很多部門在應(yīng)用這些軟件的過程中，雖然前期運(yùn)行狀態(tài)良好，但隨著應(yīng)用深度的提升，其中的各種問題逐漸凸顯出來，再加上技術(shù)維護(hù)和更新相對(duì)滯后，導(dǎo)致軟件難以長(zhǎng)時(shí)間平穩(wěn)、高效運(yùn)行，大大降低了檔案信息化水平［1］。

最后，在檔案管理信息化建設(shè)工作中，要有與之相應(yīng)的管理方式和方法，但我國(guó)很多部門在應(yīng)用檔案信息系統(tǒng)的過程中，受到多方面因素的影響，還未能與公眾平臺(tái)以及其他系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，難以實(shí)現(xiàn)信息共享，同時(shí)也不能為檔案管理工作提供便捷服務(wù)。與此同時(shí)，檔案價(jià)值也無法被充分挖掘和利用，這在很大程度上打消了檔案管理人員的工作熱情和積極性，長(zhǎng)此以往，還會(huì)形成惡性循環(huán)，不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。具體問題包括以下幾個(gè)方面：第一，個(gè)別單位和部門在歸檔工作方面存在不完整、不及時(shí)等問題，這對(duì)檔案管理時(shí)效性和系統(tǒng)性產(chǎn)生了直接的影響。第二，檔案管理出現(xiàn)數(shù)據(jù)流失、監(jiān)管責(zé)任未能妥善落實(shí)到位的情況，導(dǎo)致很多關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息丟失。第三，很多單位和部門在開展檔案管理工作的過程中仍然采用傳統(tǒng)模式和觀念，致使海量信息資源被閑置，降低了檔案信息的應(yīng)用效率，同時(shí)也阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程［2］。

2? ? ?檔案信息化建設(shè)的意義

2.1? ?有利于檔案的現(xiàn)代化發(fā)展

進(jìn)入信息化時(shí)代，社會(huì)各領(lǐng)域都在加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，檔案管理領(lǐng)域也不例外，檔案管理信息化建設(shè)能夠加快檔案現(xiàn)代化發(fā)展步伐。各種信息技術(shù)與檔案管理的融合，可以產(chǎn)生良好的管理效果，促進(jìn)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的充分發(fā)揮，為用戶提供更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、專業(yè)的服務(wù)。例如，在管理檔案時(shí)，檔案管理人員可借助信息技術(shù)存儲(chǔ)檔案信息，不僅能夠豐富檔案資源存儲(chǔ)形式，同時(shí)也能促進(jìn)了信息資源的優(yōu)化共享［3］。

2.2? ?有利于提高檔案管理水平

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，還有助于檔案管理水平的提升。實(shí)踐中，相關(guān)管理部門可借助光盤技術(shù)、掃描技術(shù)等，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)方式，同時(shí)還能節(jié)約大量存儲(chǔ)成本，在無形之中創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益。此外，檔案信息化建設(shè)還能加快信息資源的優(yōu)化共享和高效傳輸，既促進(jìn)了檔案資源的優(yōu)化配置，又提高了其應(yīng)用效率。這種方式還能減少檔案管理人員的工作量，提升工作效率，最終達(dá)到提高檔案管理水平的目的［4］。

2.3? ?有利于提高檔案信息檢索效率

傳統(tǒng)的檔案管理以人工操作為主，不僅工作效率低，同時(shí)還會(huì)產(chǎn)生較高的人工成本，通過檔案信息化建設(shè)能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，最重要的是能夠提高檔案信息檢索效率，幫助人們從海量數(shù)據(jù)庫(kù)中找到自己所需要的資源，大大提高檔案資源的應(yīng)用效率，具有傳統(tǒng)檔案管理所不具備的優(yōu)勢(shì)［5］。

3? ? ?檔案信息化建設(shè)的有效途徑

新時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案管理部門工作提出了更高的要求，因此，檔案管理部門要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，這樣才能更好地滿足時(shí)代發(fā)展要求。相關(guān)單位和部門在開展檔案信息化建設(shè)工作的過程中，首先要提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，確保各項(xiàng)工作的順利開展。其次，要結(jié)合自身實(shí)際情況，建立起完善的檔案信息化管理體系。最后，要打造一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，以更好地適應(yīng)檔案信息化建設(shè)要求。

3.1? ?提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度

為提高檔案信息化建設(shè)水平，相關(guān)部門及工作人員要從思想上加以轉(zhuǎn)變，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，這樣才能為建設(shè)工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)［6］。作為檔案管理部門，必須對(duì)檔案信息化建設(shè)的價(jià)值有明確、清晰的認(rèn)識(shí)，并以此為基礎(chǔ)，創(chuàng)新檔案管理人員的思想觀念，形成良好的管理意識(shí)，只有這樣，才能推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，提高管理工作質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案管理部門還要加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，制定出完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，還要在統(tǒng)一性原則和規(guī)范化原則的引導(dǎo)之下，提高檔案建設(shè)規(guī)范性，逐漸形成完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。例如，某單位檔案管理部門在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，首先就是從思想入手，高度重視該工作的開展，并在工作實(shí)踐過程中大力提高建設(shè)水平，使檔案管理和應(yīng)用效率得到極大的提升。此外，該部門還十分注重對(duì)外部先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和借鑒，并通過實(shí)地考察的方式學(xué)習(xí)最新方法，開闊眼界和思路。這些都為檔案信息化建設(shè)工作的順利開展提供了強(qiáng)大支撐。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)能夠充分發(fā)揮檔案的重要作用和價(jià)值，為單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。因此，各部門在檔案信息化建設(shè)的過程中，要提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，這樣才能為后續(xù)相關(guān)工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)，提高檔案信息化水平［7］。

3.2? ?完善檔案信息化管理體系

首先，檔案管理部門必須明確自身實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，并將規(guī)范化、客觀化作為基本原則開展各項(xiàng)工作，立足全局，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，對(duì)于實(shí)踐過程中遇到的各種問題，均可結(jié)合實(shí)際進(jìn)行處理，以免對(duì)建設(shè)完整性造成影響。與此同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過程中，為防止檔案管理部門出現(xiàn)刻板執(zhí)行的問題，要加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系與溝通，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，提高建設(shè)工作效率。其次，檔案管理部門還要積極采納其他部門的意見，并要明確國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以此為基礎(chǔ)，推動(dòng)各項(xiàng)工作的順利開展。在這一過程中，應(yīng)樹立科學(xué)發(fā)展觀，積極吸收和借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立起完善的管理制度，并全面優(yōu)化對(duì)檔案管理服務(wù)體系，真正實(shí)現(xiàn)信息共享。最后，檔案管理部門還要立足于實(shí)際，打造一體化管理系統(tǒng)，以此來進(jìn)一步凸顯檔案管理工作特色，對(duì)現(xiàn)有的信息化檔案管理手段進(jìn)行改革，引進(jìn)數(shù)字化管理理念，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性。必要情況下，還要結(jié)合相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展實(shí)際，積極應(yīng)用信息軟件，建立獨(dú)具特色的電子檔案引擎數(shù)據(jù)庫(kù)，從根本上維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)安全，提高工作效率。例如，某檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)工作中推出了智慧管理系統(tǒng)，立足于廣大群眾的基本需求，優(yōu)化管理流程，對(duì)檔案信息以及相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面規(guī)范，為群眾提供更加高效、便捷的檔案服務(wù)。通過該智慧管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)了線上線下一體化，大大提高了辦事效率和服務(wù)質(zhì)量［8］。

3.3? ?打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

第一，搭建線上人才培訓(xùn)平臺(tái)。在各企業(yè)、各單位的發(fā)展過程中，線上學(xué)習(xí)已逐漸成為人才培養(yǎng)的重要手段，對(duì)于人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高很有幫助。因此，相關(guān)檔案管理部門也可以結(jié)合實(shí)際情況，積極搭建人才線上培訓(xùn)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種線上優(yōu)質(zhì)教育資源的高效利用，如借助微博、微信公眾號(hào)等，搜索相關(guān)培訓(xùn)信息，并實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家檔案管理相關(guān)政策規(guī)定的及時(shí)獲取和正確解讀，為人才培訓(xùn)提供強(qiáng)大的政策支持。此外，在線上開展人才培訓(xùn)活動(dòng)，更容易攻克工作重點(diǎn)和難點(diǎn)，同時(shí)也能深入分析檔案信息化建設(shè)技術(shù)難點(diǎn)，獲得更加豐富的課程資源，為人才提供豐富多樣的培訓(xùn)內(nèi)容，對(duì)于培訓(xùn)質(zhì)量和效果的提升很有幫助。檔案管理人員可以利用自己的業(yè)余時(shí)間，隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)參加培訓(xùn)，掌握最新技術(shù)理念，以提高自身的檔案管理水平，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)［9］。

第二，除線上人才培訓(xùn)，還可以在線下對(duì)人才進(jìn)行定向培養(yǎng)。為了更好地貫徹落實(shí)國(guó)家相關(guān)法規(guī)，全面規(guī)范檔案信息化建設(shè)，作為檔案管理人員，必須了解檔案管理相關(guān)的先進(jìn)技術(shù)成果、理論知識(shí)。因此，檔案管理部門還要通過線下培訓(xùn)的方式，對(duì)人才進(jìn)行定向培養(yǎng)，以加強(qiáng)其對(duì)某一領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)的理解，增強(qiáng)培訓(xùn)效果。與此同時(shí)，在線下培訓(xùn)過程中，檔案管理部門還可以聘請(qǐng)業(yè)界知名專家、學(xué)者，定期開展訪問活動(dòng)、講座活動(dòng)、學(xué)術(shù)會(huì)議等，增強(qiáng)培訓(xùn)效果。例如，某檔案管理部門組織開展專題培訓(xùn)會(huì)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，同時(shí)也包括業(yè)內(nèi)最先進(jìn)的技術(shù)成果，通過類似的專題培訓(xùn)會(huì)，幫助檔案管理人員掌握最新的技術(shù)理念，提高其業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)。此外，為增強(qiáng)培訓(xùn)效果，該部門還向參與培訓(xùn)的人員發(fā)放了由專業(yè)師資團(tuán)隊(duì)編撰，涵蓋基本概念、理論的專業(yè)教材，供檔案管理人員隨時(shí)學(xué)習(xí)，這不僅有利于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，同時(shí)也能幫助其學(xué)習(xí)更多先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案信息化建設(shè)很有幫助［10］。

4? ? ?結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化、綜合性的工程，其中涉及很多環(huán)節(jié)和內(nèi)容，其重要性和價(jià)值毋庸置疑。因此，在全新發(fā)展時(shí)期，相關(guān)部門必須提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度。與此同時(shí)，還要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，建立起完善的檔案信息化管理體系，最后還要加強(qiáng)人才培訓(xùn)，打造一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。只有這樣，才能為檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，提高檔案信息化水平，最大限度發(fā)揮出檔案信息化的社會(huì)價(jià)值。

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