企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題及創(chuàng)新路徑分析

陳曉琛

［摘 要］近年來(lái)，各行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，企業(yè)需要及時(shí)調(diào)整自身發(fā)展方向，在大力發(fā)展自身業(yè)務(wù)的同時(shí)重視各項(xiàng)管理工作的完善，不斷壯大企業(yè)的綜合發(fā)展實(shí)力，從而在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更大的發(fā)展空間。檔案管理是企業(yè)管理體系中的重要內(nèi)容，在信息時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)積極展開(kāi)檔案管理的信息化建設(shè)工作，注意結(jié)合檔案管理工作中的具體問(wèn)題，采取有效措施展開(kāi)管理創(chuàng)新，積極探索檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑，從而為企業(yè)整體發(fā)展機(jī)制的健康運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力保障。文章首先針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義展開(kāi)分析，其次提出檔案管理信息化建設(shè)工作中面臨的主要問(wèn)題，最后針對(duì)創(chuàng)新檔案管理、加強(qiáng)信息化建設(shè)的有效路徑展開(kāi)研究，希望能夠?yàn)槲覈?guó)企業(yè)的轉(zhuǎn)型與長(zhǎng)效發(fā)展提供一定參考。

［關(guān)鍵詞］企業(yè)檔案管理；信息化技術(shù)；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.064

［中圖分類號(hào)］F272；G270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）18-0197-03

0? ? ?引 言

近年來(lái)，信息技術(shù)飛速發(fā)展，目前各種以信息技術(shù)為依托的專項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行業(yè)中，一度成為人們工作、生活與學(xué)習(xí)中不可或缺的內(nèi)容。企業(yè)在信息化環(huán)境中也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立完善的檔案管理信息化體系，借此實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息收集、整合、分析以及儲(chǔ)存等處理工序的快速、高效落實(shí)，從而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供更加強(qiáng)大的力量支撐。但是，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)各地企業(yè)在檔案管理工作的信息化建設(shè)實(shí)際情況來(lái)看，仍存在一定的問(wèn)題，限制了檔案信息在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)用優(yōu)勢(shì)的全面發(fā)揮。基于此，企業(yè)在自身管理工作創(chuàng)新過(guò)程中還需針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)展開(kāi)更加深入的研究，并結(jié)合具體問(wèn)題及時(shí)采取有效措施對(duì)檔案管理信息化路徑展開(kāi)優(yōu)化與創(chuàng)新，從而更好地助力企業(yè)健康發(fā)展。

1? ? ?企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1? ?符合時(shí)代發(fā)展要求

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日益完善，企業(yè)在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)與日常工作管理中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，企業(yè)需要對(duì)這些信息進(jìn)行規(guī)范化管理，借此為自身各項(xiàng)決策的制定、發(fā)展方向的調(diào)整及管理機(jī)制的優(yōu)化等提供可靠的信息支持。與此同時(shí)，在信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)與各行業(yè)專項(xiàng)工作進(jìn)行了深度融合，切實(shí)推進(jìn)了我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)力水平的提高。而檔案管理作為現(xiàn)代化企業(yè)管理工作的重要組成部分，傳統(tǒng)的人工管理方式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展要求，企業(yè)只有緊跟時(shí)代的發(fā)展方向，通過(guò)信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新才能夠順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)綜合實(shí)力的提高提供更加有利的條件［1］。

1.2? ?實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的簡(jiǎn)單化

傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理是以人工的方式進(jìn)行紙質(zhì)信息的收集、處理、分析及儲(chǔ)存等，工作量大且工序煩瑣，而企業(yè)針對(duì)檔案管理工作建立專項(xiàng)的信息化管理操作平臺(tái)可以有效簡(jiǎn)化信息處理流程，在提高檔案管理效率的同時(shí)還可以通過(guò)電子檔案的方式避免紙質(zhì)檔案因受環(huán)境影響而失真或者丟失等，可更加有效地保證檔案信息的完整性［2］。

1.3? ?實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢的便捷化

企業(yè)通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)不但能夠提高相關(guān)工作效率與質(zhì)量，同時(shí)還開(kāi)設(shè)了線上的檔案信息查詢通道，實(shí)現(xiàn)了檔案信息查詢的便捷化。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，想要完成檔案信息的精準(zhǔn)查詢，需要花費(fèi)大量時(shí)間在眾多紙質(zhì)文件中篩選和查找。而通過(guò)建立電子檔案，相關(guān)工作人員只需登錄企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，按照特定路徑檢索即可快速完成檔案信息的精準(zhǔn)查詢。而針對(duì)企業(yè)的重要檔案信息，在信息化建設(shè)過(guò)程中會(huì)增設(shè)加密處理工序，只允許企業(yè)高層或者特定工號(hào)的工作人員進(jìn)行查詢，能夠避免重要檔案信息泄露。

1.4? ?實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化

企業(yè)的檔案信息與企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、人員管理及企業(yè)發(fā)展等均有著直接的聯(lián)系，需要通過(guò)規(guī)范化的檔案管理來(lái)保證材料應(yīng)用價(jià)值的充分發(fā)揮。檔案管理信息化建設(shè)可以快速分類歸檔保存檔案信息，明確標(biāo)記所有檔案的整理日期等信息，并且針對(duì)各類文件的調(diào)用、文件數(shù)據(jù)分析等制定相應(yīng)規(guī)則，如檔案信息資料查詢權(quán)限設(shè)置、登錄者的身份驗(yàn)證等，能夠大大提高檔案信息管理的規(guī)范性，降低人為誤差的發(fā)生率。

2? ? ?企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

2.1? ?對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

部分企業(yè)管理層針對(duì)檔案管理信息化對(duì)于企業(yè)良性發(fā)展的重要意義缺乏合理的認(rèn)知，對(duì)該項(xiàng)工作不夠重視，片面追求經(jīng)濟(jì)效益而忽略了檔案管理工作的優(yōu)化與革新，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量與效率始終無(wú)法得到提高，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展及經(jīng)營(yíng)管理均產(chǎn)生一定的影響。甚至還有些企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，并將該部門(mén)歸為精簡(jiǎn)部門(mén)的行列，試圖借此來(lái)降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成本、擴(kuò)大效益空間，那么在這種管理思維下想要完成檔案管理信息化建設(shè)的可能性更低。

2.2? ?信息化建設(shè)缺乏足夠的資金支持

檔案管理信息化體系的建設(shè)需要足夠的資金用于專項(xiàng)設(shè)備及技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用維護(hù)等，在信息化管理體系中，無(wú)論是軟件系統(tǒng)，還是硬件設(shè)施，均必不可少，二者的結(jié)合也是檔案資料信息化管理工作實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。但是，當(dāng)前我國(guó)仍有很多企業(yè)尚處于初級(jí)發(fā)展階段，一方面，由于資金短缺而很難負(fù)擔(dān)信息化建設(shè)的成本投入；另一方面，企業(yè)對(duì)資金投入的分配不合理，對(duì)于檔案管理改革方面的資金投入無(wú)法滿足信息化建設(shè)的實(shí)際需求，這就給信息化設(shè)備及技術(shù)的引進(jìn)增加了很大的難度。

2.3? ?工作人員綜合素養(yǎng)有待提升

相比于傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作，新型信息化檔案管理需要工作人員在掌握檔案管理基礎(chǔ)工作理念及基本技能的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)檔案資料的信息化管理工作需求提高自身信息技術(shù)素養(yǎng)。但是，就目前來(lái)看，在企業(yè)普遍展開(kāi)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的環(huán)境下，很多在崗的管理人員的信息化操作技術(shù)水平較低，限制了信息化檔案管理系統(tǒng)實(shí)際作用的全面發(fā)揮，不但無(wú)法保證檔案管理工作效率，同時(shí)也在一定程度上造成了企業(yè)資源的浪費(fèi)。

2.4? ?檔案信息安全性有待提升

結(jié)合近年來(lái)我國(guó)各類型企業(yè)的檔案信息化管理工作實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)檔案資料的安全保障體系建設(shè)仍存在一定問(wèn)題。在這種情況下，企業(yè)重要檔案資料一旦泄露，輕則為企業(yè)的發(fā)展增加阻力，重則直接關(guān)系企業(yè)的生死存亡，導(dǎo)致企業(yè)陷入巨大的風(fēng)險(xiǎn)之中。尤其是在當(dāng)前各種惡意攻擊軟件以及黑客肆意橫行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)還需結(jié)合自身檔案管理信息化系統(tǒng)所存在的問(wèn)題，及時(shí)展開(kāi)技術(shù)調(diào)整與優(yōu)化，加強(qiáng)檔案資料整個(gè)管理工作過(guò)程中的安全保障，避免受到人為因素及環(huán)境因素的干擾而造成企業(yè)重要檔案資料的丟失，避免給企業(yè)帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失［3］。

3? ? ?企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

3.1? ?提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新需要以管理理念的創(chuàng)新作為開(kāi)端，以發(fā)展的觀點(diǎn)看待檔案管理信息化建設(shè)，提高對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，并以理念的創(chuàng)新促進(jìn)信息化建設(shè)工作實(shí)踐的有序落實(shí)［4］。一方面，企業(yè)管理層應(yīng)建立企業(yè)發(fā)展大局觀，并堅(jiān)持以人為本、服務(wù)先行的檔案管理工作基本方針。另一方面，應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況及未來(lái)發(fā)展需求，全面梳理與革新當(dāng)前的檔案管理工作內(nèi)容，為信息化建設(shè)的落實(shí)奠定良好基礎(chǔ)。此外，企業(yè)管理者應(yīng)充分發(fā)揮自身對(duì)于全體員工的行為意識(shí)導(dǎo)向性作用，帶動(dòng)所有員工共同提高對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視度，這樣才能更加有效地提高各部門(mén)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的支持與配合度。

3.2? ?增加檔案管理信息化建設(shè)資金保障

足夠的資金投入是推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作有序進(jìn)行的必要條件，因此，企業(yè)需要結(jié)合自身檔案管理工作的改革需求，制訂科學(xué)的工作創(chuàng)新計(jì)劃，同時(shí)與第三方技術(shù)機(jī)構(gòu)針對(duì)專項(xiàng)管理系統(tǒng)的建設(shè)展開(kāi)詳細(xì)的協(xié)商，在滿足企業(yè)檔案管理工作各項(xiàng)要求的基礎(chǔ)上盡可能地提高資金的利用率。對(duì)于企業(yè)管理結(jié)構(gòu)尚待調(diào)整的企業(yè)，應(yīng)增加對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作的關(guān)注，并結(jié)合信息化系統(tǒng)建設(shè)要求，適當(dāng)增加資金供應(yīng)，這樣才能夠保證信息化體系的實(shí)際建設(shè)質(zhì)量。另外，檔案信息化管理系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行中還需要進(jìn)行系統(tǒng)故障的檢查與處理、技術(shù)的升級(jí)、系統(tǒng)的維護(hù)等工作的跟進(jìn)，企業(yè)還需結(jié)合該部分工作需求而提供相應(yīng)的資金支持［5］。

3.3? ?建立完善的信息化檔案資料庫(kù)

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，應(yīng)當(dāng)合理設(shè)置數(shù)據(jù)采集加工、信息查詢、系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)幫助及用戶權(quán)限分配等子模塊，同時(shí)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)不同部門(mén)之間的互聯(lián)，以此達(dá)到檔案信息自動(dòng)化管理的目的。在這當(dāng)中，數(shù)據(jù)采集加工模塊包括不同業(yè)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)信息，而信息查詢應(yīng)當(dāng)結(jié)合不同用戶的權(quán)限配置予以其相應(yīng)的查詢范圍，并設(shè)置簡(jiǎn)單、快捷的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)登錄入口，通過(guò)關(guān)鍵詞條的輸入即可快速完成檔案信息的精準(zhǔn)化搜索。而管理人員可以通過(guò)專項(xiàng)的入口將紙質(zhì)文件內(nèi)容掃描輸入，轉(zhuǎn)換成電子文檔，并對(duì)檔案展開(kāi)分類處理與儲(chǔ)存管理，將企業(yè)機(jī)密檔案進(jìn)行加密設(shè)置，避免其暴露在平臺(tái)的開(kāi)放頁(yè)面［6］。要想進(jìn)一步提升工作效率，就需要對(duì)傳輸文件結(jié)合批辦次序在局域網(wǎng)中進(jìn)行傳閱，同時(shí)預(yù)設(shè)催辦時(shí)間。如果文件無(wú)法按照預(yù)定時(shí)間規(guī)劃，催辦程序就會(huì)向承辦人發(fā)送提醒信息。在完成文件處理以后，系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)安排預(yù)歸檔，確保文件材料準(zhǔn)確、完整歸檔。企業(yè)檔案信息的安全性是信息化建設(shè)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，在文檔材料加密等基礎(chǔ)安全保障的前提下，還應(yīng)通過(guò)數(shù)據(jù)備份及身份認(rèn)證等方式防止黑客與病毒的入侵，以免造成重要檔案材料的丟失。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)確保硬件設(shè)施的運(yùn)行安全，定期檢查服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)，防止受外界因素影響造成數(shù)據(jù)丟失。另外，企業(yè)還應(yīng)積極采用自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)及時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，同時(shí)配合防火墻等技術(shù)提升檔案管理工作的安全性［7］。

3.4? ?提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

工作人員是企業(yè)檔案管理工作的主體，也是管理技術(shù)的載體，企業(yè)在建設(shè)檔案管理信息化體系的同時(shí)，一定要加強(qiáng)專項(xiàng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，通過(guò)對(duì)內(nèi)定期培訓(xùn)、對(duì)外吸收優(yōu)質(zhì)人才的方式促進(jìn)管理人員綜合素養(yǎng)的全面提升［8］。一方面，企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理人員開(kāi)展系統(tǒng)性的專業(yè)技能培訓(xùn)，在基礎(chǔ)工作技能培訓(xùn)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，包括計(jì)算機(jī)處理技術(shù)、信息化檔案系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)等，使管理人員掌握信息化的檔案管理理念與技術(shù)方法，這樣才能充分發(fā)揮出信息化檔案管理體系的優(yōu)勢(shì)。另一方面，企業(yè)應(yīng)對(duì)外吸收優(yōu)質(zhì)的檔案管理信息化人才，要求他們?cè)谑炀氄莆諜n案管理知識(shí)的前提下，也要知曉信息技術(shù)，并對(duì)相關(guān)法律法規(guī)具備一定的認(rèn)知，以此進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案管理人員結(jié)構(gòu)，并帶動(dòng)全體工作人員的共同成長(zhǎng)與進(jìn)步［9］。

3.5? ?建立完善的檔案管理工作制度

檔案管理信息化建設(shè)中，企業(yè)應(yīng)不斷更新檔案管理制度與機(jī)制，加強(qiáng)工作創(chuàng)新，健全與現(xiàn)代化信息相匹配的管理工作制度，做好檔案的歸檔、保存與完善工作。在檔案資料整理與保管時(shí)，要科學(xué)規(guī)范工作流程，做到按章辦事，層層落實(shí)責(zé)任。另外，要建立崗位責(zé)任制度，包括相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度。單位的領(lǐng)導(dǎo)層要率先垂范，重視制度建設(shè)并帶頭遵守制度規(guī)定，扛起第一責(zé)任人的職責(zé)，其他領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)、員工都有相應(yīng)責(zé)任，保證權(quán)責(zé)明確，實(shí)現(xiàn)用制度管人，用制度做事，營(yíng)造積極向上的企業(yè)氛圍［10］。

4? ? ?結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中獲取足夠的發(fā)展空間，一定要堅(jiān)持以發(fā)展的眼光做好自身管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新。而檔案資料作為企業(yè)發(fā)展的重要資源，需要通過(guò)科學(xué)的管理以保證檔案資源的有效利用。為進(jìn)一步滿足檔案資料管理實(shí)際需求，企業(yè)需積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，并在實(shí)踐中結(jié)合具體問(wèn)題進(jìn)行信息技術(shù)的應(yīng)用調(diào)整與優(yōu)化，充分保證檔案資料信息化管理的高效性、精準(zhǔn)性與安全性，從而為企業(yè)發(fā)展提供更大的助力。

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