祁安旭/文
事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的工作,包括科學(xué)、醫(yī)療、教育等。事業(yè)單位依靠固定資產(chǎn)為社會(huì)公眾提供各項(xiàng)服務(wù)。固定資產(chǎn)屬于國(guó)有資產(chǎn)的范疇。事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理水平不僅決定了其服務(wù)水平,也決定了國(guó)有資產(chǎn)管理水平。在我國(guó)公共管理體系不斷改革的背景下,事業(yè)單位管理要求也在不斷提高。事業(yè)單位只有建立內(nèi)部控制機(jī)制,才能有效防范風(fēng)險(xiǎn)。固定資產(chǎn)作為事業(yè)單位為社會(huì)提供各項(xiàng)公共服務(wù)的基礎(chǔ),起著至關(guān)重要的作用。在資產(chǎn)管理中,要充分重視財(cái)政資金投入產(chǎn)生的效果,確保資金在使用過(guò)程中符合要求。文章對(duì)事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制進(jìn)行分析,探討如何基于內(nèi)部控制視角優(yōu)化單位的固定資產(chǎn)管理流程。
內(nèi)部控制 事業(yè)單位 固定資產(chǎn)
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,事業(yè)單位資產(chǎn)規(guī)模日益擴(kuò)大。本文通過(guò)對(duì)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理進(jìn)行探討,論述事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理流程中的重點(diǎn)環(huán)節(jié),認(rèn)為事業(yè)單位只有不斷改進(jìn)固定資產(chǎn)管理體系,才能提高管理水平,降低風(fēng)險(xiǎn),為各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。
當(dāng)前,很多事業(yè)單位在開(kāi)展固定資產(chǎn)管理工作的過(guò)程中,沒(méi)有形成規(guī)范的管理組織,對(duì)管理工作的要求沒(méi)有進(jìn)行細(xì)化分解,員工不了解自己在資產(chǎn)管理中的具體工作任務(wù)和要求。由于資產(chǎn)管理職責(zé)沒(méi)有落到實(shí)處,沒(méi)有組建專門(mén)的組織進(jìn)行管理,所以資產(chǎn)管理工作任務(wù)難以得到嚴(yán)格執(zhí)行。
固定資產(chǎn)管理流程中各環(huán)節(jié)存在一定的風(fēng)險(xiǎn),但部分單位對(duì)風(fēng)險(xiǎn)不夠重視,忽視了管理流程中存在的風(fēng)險(xiǎn),等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之后才“亡羊補(bǔ)牢”,可能遭受不必要的損失。
固定資產(chǎn)管理流程包括從預(yù)算到處置的全流程,是內(nèi)部控制工作中最重要的組成部分。部分單位的資產(chǎn)管理流程存在漏洞,關(guān)鍵管理環(huán)節(jié)的工作要求落實(shí)不到位,給單位的正常管理帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。
部分單位在開(kāi)展固定資產(chǎn)管理工作時(shí),信息管理水平較低,無(wú)法借助信息技術(shù)有效監(jiān)控固定資產(chǎn)管理狀態(tài)。
部分單位在固定資產(chǎn)管理過(guò)程中,未建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制,無(wú)法第一時(shí)間應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部發(fā)生的各類(lèi)管理問(wèn)題,不利于動(dòng)態(tài)優(yōu)化固定資產(chǎn)管理流程。
提高固定資產(chǎn)管理人員的素養(yǎng)
事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理是由單位內(nèi)部的全體成員共同配合完成的,并非某一部門(mén)可以獨(dú)立完成的工作。開(kāi)展固定資產(chǎn)管理工作,要求全體員工緊密配合,認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)管理的必要性和重要性,讓員工之間形成相互配合、緊密協(xié)作的體系,全方位關(guān)注單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,從而為單位的固定資產(chǎn)管理提供必要的支持。
首先,單位管理層要認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)管理工作的重要意義,完善管理框架。管理層要統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo),與各部門(mén)緊密配合,將資產(chǎn)管理的規(guī)范性作為管理的重點(diǎn),最大限度提升資產(chǎn)管理效率,加大對(duì)資產(chǎn)管理相關(guān)工作的資源投入力度,以提高資產(chǎn)管理水平。其次,單位要加強(qiáng)對(duì)基層人員的教育。單位的基層人員作為固定資產(chǎn)管理工作中的重要主體,要了解固定資產(chǎn)管理工作的要點(diǎn),在思想認(rèn)識(shí)方面做到與時(shí)俱進(jìn),了解最新資產(chǎn)管理要求,學(xué)習(xí)管理工作流程,提升管理能力,不斷豐富固定資產(chǎn)管理的相關(guān)知識(shí)、技能等。
建立完善的固定資產(chǎn)管理組織框架
事業(yè)單位開(kāi)展固定資產(chǎn)管理工作,要明確人員的具體分工,將管理工作任務(wù)落實(shí)到具體的人員。通過(guò)形成緊密配合、相互約束的管理體系,確保單位能夠有序落實(shí)管理要求,從而形成分級(jí)管理、緊密配合的控制模式。事業(yè)單位在開(kāi)展固定資產(chǎn)管理工作的過(guò)程中,要提升專業(yè)性、規(guī)范性,確保管理受到嚴(yán)格控制,以便對(duì)管理的每個(gè)步驟和環(huán)節(jié)作出妥善規(guī)劃與安排。通過(guò)制定科學(xué)的管理流程,確保資產(chǎn)管理盡可能全面,并科學(xué)設(shè)置資產(chǎn)管理的相關(guān)崗位,形成完善的組織分工機(jī)制。
首先,單位要搭建固定資產(chǎn)管理組織,可以在內(nèi)部成立固定資產(chǎn)管理小組,由單位負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng),財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)人員參與其中,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)固定資產(chǎn)管理工作,主動(dòng)開(kāi)展協(xié)調(diào)分工,明確固定資產(chǎn)管理工作相關(guān)責(zé)任主體的工作要求。固定資產(chǎn)管理小組要對(duì)固定資產(chǎn)管理的全環(huán)節(jié)負(fù)責(zé),監(jiān)督和約束管理活動(dòng),并制定完善的固定資產(chǎn)管理體系,做好對(duì)資產(chǎn)管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與科學(xué)控制。通過(guò)明確固定資產(chǎn)管理工作相關(guān)主體的任務(wù)要求,確保固定資產(chǎn)管理的全流程得到有效監(jiān)控。
提高對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的重視程度
在單位的固定資產(chǎn)管理中,要分析固定資產(chǎn)管理面臨的風(fēng)險(xiǎn),做好對(duì)資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)的防范,結(jié)合單位風(fēng)險(xiǎn)承受能力、風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重程度,制定科學(xué)合理的控制措施。通過(guò)全面監(jiān)控與評(píng)估各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn),結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)情況,制定科學(xué)的管理規(guī)劃,從而嚴(yán)格控制風(fēng)險(xiǎn)。
全面評(píng)估固定資產(chǎn)管理中的風(fēng)險(xiǎn)
單位在成立固定資產(chǎn)管理小組后,要由固定資產(chǎn)管理小組評(píng)估管理環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn),調(diào)研單位常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)。
一是在采購(gòu)環(huán)節(jié),由于采購(gòu)之前沒(méi)有進(jìn)行有效溝通,所以資產(chǎn)采購(gòu)回來(lái)之后難以得到高效使用。在采購(gòu)部分資產(chǎn)之前,沒(méi)有編制具體的預(yù)算表,資產(chǎn)管理計(jì)劃不科學(xué),沒(méi)有全面分析資產(chǎn)的各類(lèi)要素,導(dǎo)致資產(chǎn)預(yù)算管理不合理,出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買(mǎi)、資源浪費(fèi)等問(wèn)題。在資產(chǎn)購(gòu)置完成之后,若未對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確登記,就可能發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)這類(lèi)風(fēng)險(xiǎn),單位要編制固定資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算,并嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃。完成購(gòu)置之后,要第一時(shí)間登記固定資產(chǎn)賬目信息,確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確,確保驗(yàn)收環(huán)節(jié)的資產(chǎn)質(zhì)量符合要求,保障所有資產(chǎn)都能夠被充分使用。
二是資產(chǎn)領(lǐng)用環(huán)節(jié),主要風(fēng)險(xiǎn)在于未對(duì)領(lǐng)用的資產(chǎn)進(jìn)行核實(shí),資產(chǎn)管理的責(zé)任界定不清晰。針對(duì)這一問(wèn)題,在領(lǐng)用科室提出領(lǐng)用申請(qǐng)時(shí),應(yīng)登錄單位的信息平臺(tái)查看資產(chǎn)配置情況,確保其確實(shí)需要領(lǐng)用,辦理交接手續(xù),登記領(lǐng)用臺(tái)賬。領(lǐng)用完成之后,及時(shí)更新資產(chǎn)信息,并對(duì)信息進(jìn)行維護(hù)。
三是資產(chǎn)日常使用環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)在于資產(chǎn)浪費(fèi),降低了資產(chǎn)使用價(jià)值。針對(duì)這一風(fēng)險(xiǎn),在資產(chǎn)的日常使用過(guò)程中,要形成標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度,明確具體的維修、養(yǎng)護(hù)標(biāo)準(zhǔn)以及管理要求,將資產(chǎn)效用發(fā)揮到最大。
四是在資產(chǎn)清查環(huán)節(jié),部分單位沒(méi)有制定規(guī)范的清查制度,在清查時(shí)應(yīng)付了事,沒(méi)有形成詳細(xì)的固定資產(chǎn)清查報(bào)告。針對(duì)這一風(fēng)險(xiǎn),單位要制定完善的清查方案,并及時(shí)登記清查結(jié)果,建立固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表,針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,要及時(shí)明確成因并落實(shí)責(zé)任。
五是資產(chǎn)處置環(huán)節(jié),包括資產(chǎn)管理小組未認(rèn)真核實(shí)資產(chǎn)報(bào)廢、損壞等情況,存在無(wú)價(jià)值資產(chǎn)長(zhǎng)期閑置不予處置的問(wèn)題。針對(duì)這一風(fēng)險(xiǎn),要建立規(guī)范的處置流程,明確處置的條件,確保資產(chǎn)處置符合要求。
優(yōu)化預(yù)算管理
事業(yè)單位作為依賴財(cái)政資金發(fā)展的組織,購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)也依賴財(cái)政撥款。在資產(chǎn)管理環(huán)節(jié),要重視資產(chǎn)管理和預(yù)算管理相結(jié)合的機(jī)制,明確資金使用工作的安排。通過(guò)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行分析,明確所需要編制的固定資產(chǎn)預(yù)算,確保預(yù)算科學(xué)、合理。在編制固定資產(chǎn)預(yù)算時(shí),應(yīng)該由固定資產(chǎn)管理小組與單位各部門(mén)參與其中進(jìn)行溝通和交流,結(jié)合資產(chǎn)清查結(jié)果,分析資產(chǎn)的具體配置規(guī)劃和安排。在編制預(yù)算時(shí),不僅要作出細(xì)化的預(yù)算安排,編制資產(chǎn)配置申請(qǐng)表,還要詳細(xì)安排資產(chǎn)管理的具體任務(wù)規(guī)劃,包括明確具體資產(chǎn)采購(gòu)名稱、采購(gòu)環(huán)節(jié)人員安排等信息。在資產(chǎn)預(yù)算編制完成之后,由財(cái)務(wù)部門(mén)匯總,并經(jīng)過(guò)審批方可執(zhí)行。
優(yōu)化固定資產(chǎn)采購(gòu)與驗(yàn)收流程
在固定資產(chǎn)采購(gòu)環(huán)節(jié),要建立嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制,避免監(jiān)督不力。單位的固定資產(chǎn)管理小組要明確具體的采購(gòu)程序,按照規(guī)定步驟采購(gòu)。對(duì)于大型固定資產(chǎn)的采購(gòu),要向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)備,由政府組織招標(biāo),規(guī)范采購(gòu)流程。針對(duì)小額零星采購(gòu),單位要特別重視,由單位安排人員進(jìn)行全過(guò)程跟蹤和監(jiān)督,以確保采購(gòu)流程合法合規(guī)。在采購(gòu)的固定資產(chǎn)到達(dá)單位之后,單位要形成規(guī)范的驗(yàn)收流程,逐一核對(duì)資產(chǎn)的相關(guān)信息,按照合同、發(fā)貨憑證等相關(guān)材料檢查資產(chǎn)是否符合要求。對(duì)于大型固定資產(chǎn)采購(gòu),應(yīng)組織第三方驗(yàn)收,并且在驗(yàn)收之后進(jìn)行試運(yùn)行,確保資產(chǎn)的質(zhì)量符合要求才能完成登記,對(duì)于驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格的資產(chǎn),要退貨或更換。
重視資產(chǎn)使用過(guò)程的維護(hù)
在固定資產(chǎn)日常使用過(guò)程中,要健全固定資產(chǎn)登記制度,準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的各類(lèi)信息,明確使用過(guò)程中的各責(zé)任主體要求,規(guī)范記錄資產(chǎn)存放地點(diǎn)、管理情況等方面的信息,確保資產(chǎn)在后續(xù)可查找、可追溯,并客觀反映資產(chǎn)的價(jià)值,包括資產(chǎn)變動(dòng)情況等信息。在資產(chǎn)管理環(huán)節(jié),只有確保各類(lèi)信息都得到準(zhǔn)確登記和整理,才能形成科學(xué)的維護(hù)機(jī)制。在整理完資產(chǎn)信息之后,單位要對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行分類(lèi),結(jié)合不同資產(chǎn)的使用效率、使用要求等,對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行全面分析,明確資產(chǎn)的具體維護(hù)計(jì)劃。同時(shí),單位要制定完善的資產(chǎn)維修規(guī)定,定期檢查設(shè)備,并聘請(qǐng)專人維護(hù),確保資產(chǎn)能夠正常使用并延長(zhǎng)使用壽命。單位在使用資產(chǎn)時(shí),要按照資產(chǎn)的實(shí)際情況形成具體的保養(yǎng)方案,明確資產(chǎn)保養(yǎng)計(jì)劃和資產(chǎn)日常使用規(guī)范。對(duì)于在日常使用過(guò)程中出現(xiàn)故障的資產(chǎn),要及時(shí)處理;對(duì)于頻繁維修的資產(chǎn),應(yīng)格外關(guān)注,明確出現(xiàn)問(wèn)題的原因。若資產(chǎn)頻繁出現(xiàn)問(wèn)題是由于人員操作失誤,則要對(duì)人員進(jìn)行追責(zé)。
健全固定資產(chǎn)清查機(jī)制
固定資產(chǎn)清查作為資產(chǎn)管理工作中的重要環(huán)節(jié),單位資產(chǎn)賬實(shí)不符在很大程度上是由于清查不到位。清查能夠讓單位對(duì)資產(chǎn)形成正確的認(rèn)識(shí),并針對(duì)資產(chǎn)使用問(wèn)題和閑置情況制定相應(yīng)的措施。在清查資產(chǎn)時(shí),單位要妥善安排資產(chǎn)清查工作,制訂周密的計(jì)劃,明確資產(chǎn)清查的具體工作任務(wù)和要求。
首先,單位的固定資產(chǎn)管理小組應(yīng)和各資產(chǎn)使用部門(mén)人員聯(lián)合開(kāi)展資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)工作,并且在此過(guò)程中,財(cái)務(wù)部門(mén)人員要進(jìn)行監(jiān)盤(pán)。在開(kāi)展清查工作時(shí),全體成員應(yīng)主動(dòng)配合清查工作。其次,要按類(lèi)別和歸屬責(zé)任開(kāi)展固定資產(chǎn)清查工作,逐一核對(duì)固定資產(chǎn)卡片、登記簿、明細(xì)賬等數(shù)據(jù),不僅要檢查資產(chǎn)實(shí)物情況,還要檢查資產(chǎn)的資料、檔案情況。最后,在完成清查之后,要編制固定資產(chǎn)清查報(bào)告,由單位固定資產(chǎn)管理小組、財(cái)務(wù)部門(mén)、資產(chǎn)使用人員簽字,確保資產(chǎn)清查報(bào)告真實(shí)、可靠。若發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈或盤(pán)虧問(wèn)題,則要明確成因,并制定處理方案。
優(yōu)化資產(chǎn)處置管理
在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)要形成科學(xué)的處置制度,確保閑置或低效資產(chǎn)得到及時(shí)處置,避免出現(xiàn)資產(chǎn)被擱置的問(wèn)題。首先,事業(yè)單位要建立嚴(yán)格的資產(chǎn)處置審核制度,監(jiān)督資產(chǎn)處置情況。其次,在處置資產(chǎn)的過(guò)程中,對(duì)于報(bào)廢處置,要建立嚴(yán)格的監(jiān)督程序,分析報(bào)廢的具體原因。如果報(bào)廢是資產(chǎn)損耗導(dǎo)致的,則要通過(guò)報(bào)廢程序報(bào)廢;若是人為因素導(dǎo)致的,則要追責(zé)。
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展,越來(lái)越多的事業(yè)單位借助信息技術(shù)優(yōu)化自身管理體系。事業(yè)單位在管理固定資產(chǎn)的過(guò)程中,要充分借助信息技術(shù)提升管理效率。在固定資產(chǎn)預(yù)算、采購(gòu)、使用、維護(hù)、清查、處置等環(huán)節(jié),都要通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)管理,實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。例如,在資產(chǎn)狀態(tài)發(fā)生改變時(shí),要通過(guò)信息系統(tǒng)第一時(shí)間錄入相關(guān)信息,為單位提供更加標(biāo)準(zhǔn)、高效的管理服務(wù)。同時(shí),單位要重視信息共享,避免出現(xiàn)“信息孤島”問(wèn)題。
一方面,事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理流程中要形成嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制,由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)資產(chǎn)管理全流程進(jìn)行監(jiān)督,從而提升內(nèi)部控制的有效性。而沒(méi)有內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的單位,應(yīng)該組建內(nèi)部監(jiān)督小組,由其他部門(mén)人員參與其中,負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)管理全流程進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督資產(chǎn)管理情況,有助于強(qiáng)化人員的責(zé)任意識(shí),避免人員工作不當(dāng)產(chǎn)生重大風(fēng)險(xiǎn)。
另一方面,事業(yè)單位在內(nèi)部監(jiān)督的基礎(chǔ)上,要主動(dòng)接受上級(jí)主管部門(mén)和財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、監(jiān)察部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督。通過(guò)主動(dòng)接受外部主體的監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理流程中存在的問(wèn)題,提升管理工作的有效性。
本文以事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理為研究對(duì)象,重點(diǎn)探討了內(nèi)部控制視角下事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理措施。固定資產(chǎn)管理是事業(yè)單位管理中的重要環(huán)節(jié),相關(guān)管理人員要認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)管理的重要意義,通過(guò)健全固定資產(chǎn)管理體系,解決固定資產(chǎn)管理中存在的各類(lèi)問(wèn)題,幫助單位提高固定資產(chǎn)管理水平,防范風(fēng)險(xiǎn)。