高校后勤綜合類合同歸口管理探索與實(shí)踐——以清華大學(xué)后勤管理處為例

韋 京 張帆行 鄒彥寧

高校后勤綜合類合同歸口管理探索與實(shí)踐——以清華大學(xué)后勤管理處為例

韋 京 張帆行 鄒彥寧

[清華大學(xué)]

清華大學(xué)后勤管理處基于合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)“歸口管理、防范風(fēng)險(xiǎn)、兼顧效率”原則，建立了一套高校后勤綜合類合同歸口管理體制和工作機(jī)制。通過(guò)明確合同歸口管理主體，將合同歸口管理工作分解成合同的審核、合同的簽署、合同的履行與合同的存檔四個(gè)環(huán)節(jié)，制定相關(guān)合同歸口管理制度并建設(shè)信息化系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)合同管理工作的風(fēng)險(xiǎn)可控、規(guī)范高效，降低學(xué)校合同經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)，保障學(xué)校合法權(quán)益和聲譽(yù)，具有一定的推廣應(yīng)用價(jià)值。

合同；歸口管理；制度；信息化

合同是高校參加市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要載體。其中，后勤綜合類合同所涉及的工程、貨物、服務(wù)直接關(guān)乎校內(nèi)民生，因此，加強(qiáng)與完善后勤綜合類合同管理工作，是全面推進(jìn)依法治校、建設(shè)現(xiàn)代學(xué)校制度的需要，對(duì)于防范學(xué)校的法律風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。[1][2][3]

清華大學(xué)后勤服務(wù)保障工作的主體承擔(dān)部門包括后勤管理處、學(xué)生社區(qū)管理服務(wù)中心、飲食服務(wù)中心、修繕校園管理中心、接待服務(wù)中心等校內(nèi)二級(jí)單位。2017年以前，各二級(jí)單位擁有合同自主管理權(quán)，具有直接對(duì)外簽訂合同的資格，該管理模式流程少、效率高，但二級(jí)單位數(shù)量多，都有對(duì)外簽訂合同的權(quán)力，難免存在以下問(wèn)題：合同管理水平參差不齊且缺乏監(jiān)管；合同文本不規(guī)范；審核程序不統(tǒng)一，部分合同把控不嚴(yán)；倒簽、被動(dòng)補(bǔ)簽合同多；合同歸檔管理不完善。這些問(wèn)題無(wú)疑增加了學(xué)校的合同經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、履行風(fēng)險(xiǎn)、違約風(fēng)險(xiǎn)和爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)。二級(jí)單位應(yīng)對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)的能力不足，可能導(dǎo)致學(xué)校被動(dòng)承擔(dān)連帶責(zé)任，增加學(xué)校利益和聲譽(yù)受損的風(fēng)險(xiǎn)。

2017年起，根據(jù)學(xué)校的要求，后勤管理處增加了學(xué)校后勤綜合類合同的歸口管理職責(zé)，依據(jù)“歸口管理、防范風(fēng)險(xiǎn)、兼顧效率”的原則，建立了一套合同歸口管理工作機(jī)制并組織實(shí)施，封堵管理問(wèn)題漏洞、化解法律風(fēng)險(xiǎn)和提升管理效率，守護(hù)學(xué)校核心合法權(quán)益和學(xué)校聲譽(yù)。本文基于清華大學(xué)后勤管理處合同歸口管理實(shí)踐進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，具有一定的借鑒意義。

一、歸口管理機(jī)制建構(gòu)

（一）歸口管理主體

學(xué)校后勤系統(tǒng)有簽署合同需求并實(shí)際承擔(dān)合同履行義務(wù)的二級(jí)單位，稱為合同承辦單位。后勤管理處為后勤機(jī)關(guān)，是后勤系統(tǒng)對(duì)上對(duì)下的聯(lián)絡(luò)紐帶，也是對(duì)內(nèi)對(duì)外的溝通橋梁，具體承擔(dān)著后勤系統(tǒng)組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查等管理工作，適合作為學(xué)校后勤綜合類合同的歸口管理主體部門。合同管轄范圍主要包括后勤管理單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)涉及的裝維修工程、貨物采購(gòu)、物業(yè)服務(wù)等。

（二）合同的審核

合同審核是合同簽署前的重要環(huán)節(jié)，也是防范法律風(fēng)險(xiǎn)的第一道防線，具有舉足輕重的作用。合同的審核實(shí)行跨部門聯(lián)審制。合同承辦單位完成本單位內(nèi)部合同審核程序后，報(bào)后勤管理處審查，后勤管理處原則上應(yīng)于3個(gè)工作日內(nèi)反饋審查意見(jiàn)。主要審查內(nèi)容如下。

1. 前置審批手續(xù)

合同所涉事項(xiàng)如需履行前置審批手續(xù)的，需提交相關(guān)證明材料。如根據(jù)學(xué)校采購(gòu)與招標(biāo)相關(guān)規(guī)定，需履行采購(gòu)與招標(biāo)程序的，應(yīng)履行相應(yīng)手續(xù)；根據(jù)國(guó)家及學(xué)校有關(guān)規(guī)定，應(yīng)辦理校內(nèi)、校外事項(xiàng)審批手續(xù)的，須履行相應(yīng)程序。

2. 關(guān)聯(lián)關(guān)系

關(guān)聯(lián)關(guān)系情況實(shí)行承辦單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人本人聲明承諾制。如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與合同相對(duì)方存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的，由后勤管理處采取組建獨(dú)立于雙方的評(píng)審組進(jìn)行評(píng)審，將關(guān)聯(lián)交易信息在學(xué)校網(wǎng)站公示的方式，進(jìn)行關(guān)聯(lián)交易評(píng)價(jià)。

3. 合同相對(duì)方資格

合同相對(duì)方是否具有合法有效的資質(zhì)證照，如企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)文件、相應(yīng)的資質(zhì)證明文件等。

4. 合同文本

合同文本是否合法合規(guī)、形式完整、內(nèi)容清晰、權(quán)責(zé)明確，是否不違反法律法規(guī)或?qū)W校相關(guān)規(guī)定、不存在可能對(duì)學(xué)校利益產(chǎn)生不利影響的情形。原則上應(yīng)優(yōu)先使用國(guó)家、行業(yè)或?qū)W校相關(guān)的合同示范文本。

5. 倒簽

合同實(shí)際履行或?qū)嶋H簽訂時(shí)間應(yīng)不早于向后勤管理處提交審查的時(shí)間。原則上除出現(xiàn)突發(fā)事件、事故和緊急情況等無(wú)法立即簽署合同的情形外，不允許倒簽合同。

6. 會(huì)簽

后勤管理處認(rèn)為必要的，可以提請(qǐng)校內(nèi)相關(guān)職能部門會(huì)簽。

（三）合同的簽署

合同簽署所涉的簽字與用印須跨部門完成。經(jīng)后勤管理處審核通過(guò)的合同，由合同承辦單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作為學(xué)校授權(quán)代表在合同文本上簽字，提交后勤管理處備案。由后勤管理處按照當(dāng)年備案合同自然順序依次編號(hào)，并加蓋學(xué)校合同專用章。在簽署多頁(yè)合同時(shí)應(yīng)加蓋騎縫章。

（四）合同的履行

合同承辦單位對(duì)其承辦的合同承擔(dān)履行責(zé)任。在合同生效后，承辦單位自身應(yīng)依法依約全面履行合同，并及時(shí)督促合同相對(duì)方嚴(yán)格按照合同約定履行各項(xiàng)義務(wù)。后勤管理處有權(quán)對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。合同承辦單位應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行的進(jìn)度與結(jié)果，必要時(shí)向后勤管理處匯報(bào)。

合同相對(duì)方不履行合同或喪失履行合同能力的，合同承辦單位應(yīng)及時(shí)解除合同。對(duì)于因欺詐、脅迫等原因訂立的合同，存在顯失公平、重大誤解的合同以及因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致學(xué)校利益受損的合同，合同承辦單位應(yīng)及時(shí)主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施，并積極變更或解除合同，及時(shí)簽署書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議變更原合同條款，或簽署合同解除協(xié)議。

合同履行過(guò)程中發(fā)生較大爭(zhēng)議的，合同承辦單位應(yīng)積極處理并及時(shí)向后勤管理處匯報(bào)。后勤管理處將協(xié)助合同承辦單位處理合同爭(zhēng)議。爭(zhēng)議處理過(guò)程中，經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致的，承辦單位應(yīng)及時(shí)簽訂書(shū)面合同，固定證據(jù)，厘清各方當(dāng)事人責(zé)任；無(wú)法協(xié)商解決或經(jīng)協(xié)商不能達(dá)成一致的，合同承辦單位應(yīng)及時(shí)向?qū)W校法治與法務(wù)辦公室報(bào)告，必要時(shí)提起訴訟或仲裁。

（五）合同的存檔

合同文本及相關(guān)文件資料是學(xué)校對(duì)外活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，合同承辦單位和后勤管理處均應(yīng)妥善保管合同檔案。在合同發(fā)生爭(zhēng)議或糾紛時(shí)，能及時(shí)提供原始證據(jù)，依據(jù)相關(guān)資料進(jìn)行分析并做出應(yīng)對(duì)決策，以降低學(xué)校承擔(dān)不利后果的風(fēng)險(xiǎn)。

合同承辦單位應(yīng)自合同訂立之日起建立合同檔案，妥善保管合同相關(guān)文件資料，存檔期限不少于五年。合同相關(guān)文件資料包括但不限于合同正本、批準(zhǔn)文件、會(huì)議記錄、授權(quán)文件、信件、履行材料等。

后勤管理處應(yīng)對(duì)合同備案相關(guān)文件進(jìn)行存檔，統(tǒng)一合同編號(hào)并建立合同臺(tái)賬，妥善保管合同原件等資料，存檔期限不少于五年。

二、歸口管理制度建設(shè)

通過(guò)建構(gòu)合同歸口管理模式、分解歸口管理工作、制定相關(guān)管理制度，能有效實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)防控的目標(biāo)。健全合同管理制度體系，加強(qiáng)內(nèi)部控制和全過(guò)程監(jiān)督，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益是合同歸口管理的主要任務(wù)。后勤管理處于2017年制定了有關(guān)合同歸口管理辦法，加強(qiáng)統(tǒng)籌銜接，有序組織實(shí)施，順利過(guò)渡確保平穩(wěn)轉(zhuǎn)段。以制度的形式扎實(shí)推動(dòng)建立常態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化的合同歸口管理工作機(jī)制，明確合同承辦單位、歸口管理部門的不同分工、協(xié)同配合及責(zé)任承擔(dān)，使合同歸口管理工作得以落地實(shí)施、有效運(yùn)行。后勤管理處在組織實(shí)施合同歸口管理工作過(guò)程中，根據(jù)學(xué)校法治與法務(wù)辦公室和合同承辦單位的意見(jiàn)與建議，不斷優(yōu)化完善合同歸口管理辦法，于2020年完成制度修訂工作。通過(guò)制定歸口管理制度，有助于加強(qiáng)對(duì)合同承辦單位合同審核、簽署、履行及存檔的監(jiān)督管理，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校后勤綜合類合同歸口管理工作，有利于降低合同風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)有效維護(hù)好、保障好學(xué)校合法權(quán)益。

三、信息化系統(tǒng)建設(shè)

通過(guò)建設(shè)合同歸口管理信息化系統(tǒng)，使歸口辦理流程可視化、信息化、便利化，合同管理工作的組織和執(zhí)行更加高效。[4][5]后勤管理處根據(jù)合同歸口管理任務(wù)節(jié)點(diǎn)，明確后勤綜合類合同歸口管理信息化系統(tǒng)流程（圖1）。經(jīng)過(guò)一年的積極籌備，信息化系統(tǒng)于2020年初正式上線，當(dāng)時(shí)正值新型冠狀病毒感染疫情初期。后勤管理處主動(dòng)識(shí)變應(yīng)變，利用合同歸口管理系統(tǒng)的信息化優(yōu)勢(shì)作為基礎(chǔ)、條件和能力，主動(dòng)把握戰(zhàn)“疫”主動(dòng)權(quán)，明確“疫情防控不放松、合同辦理不停步”的目標(biāo)。在教職工居家辦公期間基本不見(jiàn)面的情況下，合同事項(xiàng)申請(qǐng)、審批等關(guān)鍵環(huán)節(jié)并未因疫情受到影響，還能減少教職工送審紙質(zhì)合同的次數(shù)。通過(guò)建設(shè)歸口管理信息化系統(tǒng)，優(yōu)化了合同辦理流程，真正實(shí)現(xiàn)了合同在線申報(bào)、審核留痕、實(shí)時(shí)提醒、云端存檔、電子臺(tái)賬等功能。后勤管理處反饋審查意見(jiàn)時(shí)效基本由原來(lái)的2～3個(gè)工作日縮減至1個(gè)工作日，與建立合同歸口管理模式之前的效率持平，合同承辦單位線下“只跑一次”即可完成蓋章備案手續(xù)，極大地提高了合同管理工作效率和服務(wù)滿意度。近三年實(shí)踐充分證明，建設(shè)合同歸口管理信息化系統(tǒng)是正確的、科學(xué)的、有效的。

圖1 后勤綜合類合同歸口管理信息化系統(tǒng)流程圖

四、效果評(píng)價(jià)

后勤管理處于2017年起開(kāi)始統(tǒng)籌推進(jìn)學(xué)校后勤綜合類合同歸口管理工作，年均審查合同623份（返回修改率約30%），合同金額2.54億元，各年度合同備案情況統(tǒng)計(jì)見(jiàn)圖2。合同管理信息化系統(tǒng)于2020年正式上線，年均通過(guò)線上審查的合同數(shù)量占比99%，合同辦結(jié)效率基本縮減至1個(gè)工作日。截至目前，攔截違反法律法規(guī)的合同1份，攔截違反學(xué)校相關(guān)規(guī)定的合同18份，無(wú)合同訴訟或仲裁的情形發(fā)生。

圖2 后勤綜合類合同備案情況統(tǒng)計(jì)

后勤管理處依據(jù)“歸口管理、防范風(fēng)險(xiǎn)、兼顧效率”的原則，通過(guò)建構(gòu)合同歸口管理體制和工作機(jī)制，把握住了防范和控制合同風(fēng)險(xiǎn)的主動(dòng)權(quán)；通過(guò)建設(shè)合同歸口管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了合同辦理效率提升的目標(biāo)。合同歸口管理工作是一場(chǎng)后勤管理處與合同承辦單位的協(xié)作配合戰(zhàn)，旨在共同兜住學(xué)校經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)底線，最大程度地減少合同潛在風(fēng)險(xiǎn)對(duì)學(xué)校權(quán)益和聲譽(yù)帶來(lái)的影響。學(xué)校是最終的受益者，不僅實(shí)現(xiàn)了合同目標(biāo)，也實(shí)現(xiàn)了合同事務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)可控、規(guī)范高效。

[1]李強(qiáng).基于內(nèi)部控制視角的高校合同管理研究[J].會(huì)計(jì)師,2022(15):80-83.

[2]王彬.內(nèi)控視角下規(guī)范高校合同管理探究[J].會(huì)計(jì)師,2021(12):76-77.

[3]王琰,孔雯,王瑞瓊.政府會(huì)計(jì)制度背景下高校經(jīng)濟(jì)合同管理探析[J].財(cái)經(jīng)界,2021(01):81-83.

[4]范佳寧.基于內(nèi)控理論的H高校經(jīng)濟(jì)合同管理問(wèn)題研究[D].河北大學(xué),2018.

[5]徐穎,黃素芳,章晨等.高校合同管理信息化建設(shè)探索與實(shí)踐[J].科學(xué)新聞,2020,No.564(03): 139-144.

（責(zé)任編輯：胡新龍）