智慧城市背景下智慧檔案館功能框架分析?

劉澤禹 任越

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

0 引言

1990年，美國(guó)的一次國(guó)際性會(huì)議中首次提出了“智慧城市”這一概念。經(jīng)過(guò)近二十年的發(fā)展，2008年IBM公司提出“智慧地球”這一理念，隨后進(jìn)一步提出對(duì)“智慧城市”的愿景[1]。智慧城市通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新，尤其是物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和人工智能等第三代信息技術(shù)，突破治理障礙，實(shí)現(xiàn)資源共享。通過(guò)多維度協(xié)同治理提高服務(wù)效率，優(yōu)化資源分配，改善民生質(zhì)量，促進(jìn)城市的可持續(xù)發(fā)展。智慧城市作為一種新的發(fā)展理念逐步進(jìn)入各國(guó)學(xué)者的視野，引發(fā)包括北美、歐洲等全球范圍的大力推廣，其研究理念、實(shí)踐思想逐步得到深化，多個(gè)國(guó)家出臺(tái)了相應(yīng)的發(fā)展設(shè)計(jì)規(guī)劃。2013年，我國(guó)公布首批90個(gè)智慧城市試點(diǎn)，截至2021年，我國(guó)已經(jīng)初步完成智慧城市建設(shè)規(guī)劃共計(jì)58座，重點(diǎn)集中在蘇杭、廣州的華東與華南地區(qū)[2]，智慧城市實(shí)踐試點(diǎn)工作已初見(jiàn)成效。

智慧城市建設(shè)背景下，“智慧”這一理念滲透各個(gè)領(lǐng)域，智慧社區(qū)、智慧醫(yī)療、智慧政府等產(chǎn)業(yè)相繼出現(xiàn)。2012年，美國(guó)圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)學(xué)者Wheaton在文章中率先引入并分析了智慧圖書(shū)館建設(shè)[3]，我國(guó)檔案界隨后也開(kāi)始探討“智慧檔案館”的概念。作為智慧城市背景下所衍生出的新類(lèi)型的檔案館，其相關(guān)問(wèn)題的研究，正在被我們所重視。

1 問(wèn)題的提出

近年來(lái)，智慧檔案館研究已在學(xué)術(shù)界引起反響，眾多學(xué)者圍繞此話(huà)題進(jìn)行了深入研究。筆者通過(guò)分析近十年CNKI上關(guān)于智慧檔案館的高頻引文，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的研究重點(diǎn)主要集中在其概念、特征、宏觀(guān)建設(shè)思路以及國(guó)內(nèi)的具體實(shí)踐。

1.1 智慧檔案館的概念與特征

經(jīng)過(guò)將近十年的深入討論，學(xué)界對(duì)智慧檔案館的確切定義尚未形成一致意見(jiàn)。不同學(xué)者從各自的視角，對(duì)智慧檔案館概念進(jìn)行了精辟的闡述和分析：在理論形態(tài)視角下目前主要有兩種對(duì)立觀(guān)點(diǎn)。一種是將智慧檔案館視為數(shù)字檔案館發(fā)展的新形態(tài)[4]，它們之間主要在發(fā)展理念和建設(shè)目標(biāo)上有所不同[5]，經(jīng)歷了從數(shù)字檔案館到智能檔案館，再到智慧檔案館的演進(jìn)[6]。而另一種觀(guān)點(diǎn)則強(qiáng)調(diào)智慧檔案館與數(shù)字檔案館截然不同，認(rèn)為兩者應(yīng)獨(dú)立發(fā)展，但可以相輔相成，智慧檔案館向數(shù)字檔案館提供便捷和智慧的服務(wù)，而數(shù)字檔案館則為智慧檔案館提供數(shù)據(jù)支持[7]；從技術(shù)角度出發(fā)，李樺提出智慧檔案館應(yīng)用新興技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行深入挖掘，提升“館藏?cái)?shù)字化、管理智能化”等功能，從而為公眾提供豐富、全面的檔案服務(wù)[8]。同時(shí)，畢娟更是用一個(gè)公式對(duì)其進(jìn)行了定義，即智慧檔案館=檔案館+物聯(lián)網(wǎng)+智慧化設(shè)備+智能館舍+信息資源+人力資源[9]；在資源整合視角下，傅榮校強(qiáng)調(diào)智慧檔案館應(yīng)通過(guò)高新技術(shù)整合多元檔案信息資源，并建立信息共享機(jī)制，這是智慧服務(wù)的前提與基礎(chǔ)[10][11]；在智慧檔案館特征分析視角下，傅榮校進(jìn)一步指出，智慧檔案館應(yīng)具有全面感知、泛在互聯(lián)、智能融合和持續(xù)創(chuàng)新四大特征[10]。同時(shí)楊桂明則強(qiáng)調(diào)智慧檔案館的核心在于“智慧”，即強(qiáng)調(diào)認(rèn)知、分析和解決問(wèn)題的能力，并具體表現(xiàn)在管理對(duì)象和手段上[6]。

通過(guò)這些不同的視角和分析，我們不難發(fā)現(xiàn)，盡管智慧檔案館的定義有所不同，但其核心目標(biāo)是一致的：運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和理念，提升檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展和用戶(hù)需求。

1.2 宏觀(guān)建設(shè)途徑

在智慧檔案館的建設(shè)路徑上，學(xué)者們普遍認(rèn)同其建設(shè)核心是圍繞知識(shí)和智慧服務(wù)，依托政策法規(guī)和尖端科技，以用戶(hù)需求為中心，提供智能、知識(shí)型和個(gè)性化的服務(wù)[12]。包括利用物聯(lián)網(wǎng)、RFID等技術(shù)收集大數(shù)據(jù)，建立多維交互體系[13]，從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦觽€(gè)性化、人性化和富有人文關(guān)懷的智慧服務(wù)[14]。智慧檔案館建設(shè)還需進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，出臺(tái)相關(guān)政策法規(guī)，確保信息化試點(diǎn)工作的順利推進(jìn)[15]。同時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持“以人為本”，充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，既能提升用戶(hù)體驗(yàn)，也可以減輕檔案工作者的負(fù)擔(dān)[16]。

1.3 實(shí)踐應(yīng)用案例

2013年青島市率先提出智慧檔案館的建設(shè)概念后[17]，眾多地區(qū)檔案館緊隨其后，也投身于智慧檔案館的具體建設(shè)。紹興上虞區(qū)檔案館成功建立了核心業(yè)務(wù)管理、綜合政務(wù)服務(wù)和安全管控平臺(tái)，并創(chuàng)新推出包括一站式待辦工作處理、一鍵式數(shù)據(jù)檢索、多維度查閱服務(wù)、AI輔助的開(kāi)放審核，以及名人檔案的智慧編研服務(wù)[18]。河北大名縣檔案館設(shè)立了一套檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)，涵蓋溫濕度、空調(diào)、恒溫恒濕凈化消毒、漏水檢測(cè)報(bào)警及門(mén)禁監(jiān)控等功能，旨在極大提高庫(kù)房的安全標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案絕對(duì)安全[19]。青島市智慧檔案館建成電子檔案智慧管理、智能數(shù)據(jù)管理、智能檢索和共享服務(wù)、智能感知管理、綜合業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護(hù)與控制等六大平臺(tái)[20]。各地先行試點(diǎn)工作都將檔案館傳統(tǒng)模式向智慧化服務(wù)新模式轉(zhuǎn)變，為后續(xù)全國(guó)推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)實(shí)踐提供了參考。

2 智慧檔案館與智慧城市的關(guān)系

城市化與信息化的深度結(jié)合是實(shí)現(xiàn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是智慧城市的核心所在。智慧檔案館積極融入智慧城市建設(shè)也得到業(yè)界學(xué)者的普遍共識(shí)。然而，筆者不禁產(chǎn)生疑問(wèn)，既然智慧檔案館是檔案信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，那智慧檔案館的發(fā)展是否一定要完全受限于智慧城市建設(shè)的框架內(nèi)呢？過(guò)度融合是否會(huì)導(dǎo)致檔案事業(yè)的核心價(jià)值發(fā)生偏移？筆者認(rèn)為，智慧檔案館與智慧城市并非簡(jiǎn)單的從屬關(guān)系。例如，智慧城市的發(fā)展需要跨行業(yè)的連接和整合，服務(wù)涵蓋政府、企業(yè)和民生等多個(gè)領(lǐng)域。然而，由于檔案館的獨(dú)特性，許多檔案因未達(dá)到開(kāi)放期限等因素，不能完全整合到其他行業(yè)中，這種檔案本身特殊的保密需求與其他部門(mén)有顯著區(qū)別。智慧檔案館的建設(shè)如全部依附智慧城市，思路將會(huì)過(guò)于局限，檔案的機(jī)密性與數(shù)據(jù)安全也將面臨極大的挑戰(zhàn)，自身準(zhǔn)確的社會(huì)定位也會(huì)造成一定的影響。

2.1 智慧檔案館是智慧城市的重要資源庫(kù)

近年來(lái)，智慧檔案館引起了業(yè)界的廣泛關(guān)注，其建設(shè)方法和路徑成為學(xué)者熱議的話(huà)題。但不論采用何種建設(shè)方式，檔案館的核心職能—收集、整理、保管和利用卻始終不變。智慧檔案館與智慧城市服務(wù)對(duì)象的一致性在于它們都致力于提高政府效率、增加企業(yè)利益和改善公共服務(wù)。當(dāng)前，數(shù)字檔案館掌握著豐富的民生檔案和政府決策數(shù)據(jù)，這使它能為智慧城市的管理和服務(wù)提供強(qiáng)有力的支撐。智慧檔案館作為社會(huì)記憶財(cái)富的象征，是社會(huì)各類(lèi)知識(shí)的集中體現(xiàn)，它在一個(gè)城市乃至國(guó)家向未來(lái)智慧發(fā)展演進(jìn)中扮演著一個(gè)極為關(guān)鍵的角色。智慧檔案館一旦建成，智慧城市在此基礎(chǔ)上可以更好地融合物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新興技術(shù)，深度融合智慧政務(wù)、共享應(yīng)用、智慧醫(yī)療等多層次寬領(lǐng)域的區(qū)域協(xié)同發(fā)展，突破行業(yè)間的壁壘，構(gòu)建匯集政府、民生等多個(gè)領(lǐng)域的虛擬化大平臺(tái)。

2.2 智慧城市為智慧檔案館的建設(shè)提供了動(dòng)力

智慧檔案館的核心使命是利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、RFID等先進(jìn)技術(shù)，主動(dòng)識(shí)別用戶(hù)需求，并通過(guò)智能收集和深入分析，構(gòu)建綜合的知識(shí)體系，提供高質(zhì)量的知識(shí)服務(wù)，以滿(mǎn)足人們的需求[6]。然而，要發(fā)展這些前沿技術(shù)，單憑檔案行業(yè)的力量是不夠的。在全國(guó)范圍內(nèi)，能夠初步完成智慧檔案館建設(shè)規(guī)劃的城市主要集中在華東和華南地區(qū)，這些地區(qū)在智能化技術(shù)設(shè)備、新興技術(shù)人才、智能管理理念和管理手段等方面仍存在較大差距。因此，智慧檔案館的廣泛普及還面臨著長(zhǎng)期的挑戰(zhàn)。在此背景下，智慧城市能夠?yàn)橹腔蹤n案館提供所需的高端技術(shù)和強(qiáng)大支持。此外，智慧城市的先進(jìn)理念和管理方法也為智慧檔案館的發(fā)展提供了寶貴的借鑒和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，例如通過(guò)派遣人員到其他更成熟的機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，培養(yǎng)高水平人才。

2.3 與智慧城市相比，智慧檔案館更具有專(zhuān)業(yè)性

智慧城市的構(gòu)建重點(diǎn)在于促進(jìn)各主體間的協(xié)作和保障，它服務(wù)于國(guó)家治理體系，促進(jìn)跨部門(mén)的合作協(xié)同，旨在創(chuàng)建一個(gè)廣泛共享、多領(lǐng)域的虛擬平臺(tái)，以滿(mǎn)足智慧城市的多元化需求。相比之下，智慧檔案館的工作焦點(diǎn)更專(zhuān)注于如何“智慧化”地開(kāi)發(fā)和利用檔案資源。首先，智慧檔案館努力實(shí)現(xiàn)對(duì)人類(lèi)需求的主動(dòng)感知，這是其“智慧”屬性的核心。通過(guò)使用先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析和人工智能技術(shù)，智慧檔案館能夠預(yù)測(cè)和響應(yīng)個(gè)人和社會(huì)的信息需求，提供定制化的服務(wù)。其次，智慧檔案館還需要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，謹(jǐn)慎處理檔案的開(kāi)放問(wèn)題，確保信息的安全和準(zhǔn)確性，保護(hù)個(gè)人隱私和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。雖然智慧城市和智慧檔案館都依賴(lài)于高級(jí)的信息技術(shù)，如人工智能和物聯(lián)網(wǎng)，但智慧檔案館的建設(shè)目標(biāo)更為專(zhuān)一，更加強(qiáng)調(diào)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性。這不僅體現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用的深度和精度上，還體現(xiàn)在對(duì)檔案工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)踐的深入理解和應(yīng)用上。因此，盡管智慧檔案館是智慧城市體系的一個(gè)組成部分，但它在專(zhuān)業(yè)性和職能上具有獨(dú)特性。

3 面向智慧城市的智慧檔案館功能定位

3.1 泛在互聯(lián)功能

智慧檔案館的泛在互聯(lián)功能通過(guò)集成物聯(lián)網(wǎng)和RFID無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案、用戶(hù)與查檔平臺(tái)之間的無(wú)縫對(duì)接，構(gòu)建了一個(gè)高效、互動(dòng)的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。這種技術(shù)應(yīng)用使得政府、事業(yè)單位及民生相關(guān)的檔案信息能與智慧檔案館系統(tǒng)進(jìn)行即時(shí)的數(shù)據(jù)連接和互動(dòng)交流，使檔案館能夠?qū)嵤┚珳?zhǔn)監(jiān)控，并從宏觀(guān)層面對(duì)潛在問(wèn)題進(jìn)行快速調(diào)整和優(yōu)化。這不僅大幅提升了查檔等業(yè)務(wù)辦理的效率，還通過(guò)“檔館互聯(lián)”和“人檔互聯(lián)”實(shí)現(xiàn)用戶(hù)體驗(yàn)的提升。此外，智慧檔案館與智慧城市的緊密結(jié)合也展現(xiàn)了其泛在互聯(lián)的另一重要層面。通過(guò)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)挖掘和深入分析，智慧檔案館能夠及時(shí)地將關(guān)鍵檔案信息分享給智慧城市體系中的其他分支機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效共享。同時(shí)，其他機(jī)構(gòu)分享的數(shù)據(jù)也可被智慧檔案館用于進(jìn)一步的分類(lèi)、挖掘和分析，從而優(yōu)化信息的應(yīng)用和服務(wù)。與傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館的泛在互聯(lián)功能使得館員和用戶(hù)之間的互動(dòng)更加高效，與智慧城市的無(wú)縫融合也為其他分支機(jī)構(gòu)的決策制定和行動(dòng)實(shí)施提供了極大便利。

3.2 智慧環(huán)境體系功能

智慧檔案館的智慧環(huán)境體系功能是通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)和系統(tǒng)，創(chuàng)造一個(gè)高度互動(dòng)、自適應(yīng)且用戶(hù)友好的環(huán)境，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理和服務(wù)的最優(yōu)化。這一功能主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：首先，通過(guò)環(huán)境監(jiān)控技術(shù)，如傳感器網(wǎng)絡(luò)和智能分析工具，智慧檔案館可以實(shí)時(shí)監(jiān)控和調(diào)整館內(nèi)的溫度、濕度、光照和其他關(guān)鍵因素，確保檔案的物理狀態(tài)得到最佳保護(hù)。其次，安全系統(tǒng)，包括生物識(shí)別和先進(jìn)的監(jiān)控設(shè)備，為檔案的安全提供了多層保障，有效減少意外或人為破壞的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，智慧環(huán)境體系還通過(guò)自助服務(wù)終端、在線(xiàn)查詢(xún)系統(tǒng)、虛擬參觀(guān)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)，提供豐富而直觀(guān)的用戶(hù)體驗(yàn)。這些技術(shù)一方面讓訪(fǎng)客能夠更方便快捷地獲取他們需要的檔案信息，另一方面還能通過(guò)虛擬展示和互動(dòng)教育程序，更深入地了解檔案的背景和歷史價(jià)值。最后，通過(guò)數(shù)據(jù)分析和人工智能，智慧檔案館可以更精準(zhǔn)地理解訪(fǎng)客的需求和偏好，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)，并不斷優(yōu)化館藏資源的管理和展示方式。

3.3 智慧服務(wù)功能

傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館的工作模式往往停留在一種被動(dòng)式的服務(wù)層面：用戶(hù)主動(dòng)發(fā)起需求，通過(guò)檢索系統(tǒng)定位檔案實(shí)體。而智慧檔案館通過(guò)信任計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了服務(wù)模式的根本性轉(zhuǎn)變，是技術(shù)和服務(wù)理念的革新。智慧檔案館通過(guò)數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)用戶(hù)的查詢(xún)行為和偏好進(jìn)行深入分析，預(yù)測(cè)用戶(hù)的潛在需求。基于這些洞見(jiàn)，智慧檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)主動(dòng)服務(wù)，即通過(guò)多樣化的智慧服務(wù)手段，主動(dòng)向用戶(hù)推送與其需求和興趣高度匹配的檔案信息。其次，智慧檔案館提供多樣化的交互方式，包括語(yǔ)音查詢(xún)、圖像搜索和在線(xiàn)咨詢(xún)等，這些交互方式不僅使服務(wù)更為便捷，也使得各類(lèi)用戶(hù)，包括視障人士和老年人，都能輕松地獲取所需信息。同時(shí)，智慧檔案館還能夠通過(guò)構(gòu)建線(xiàn)上線(xiàn)下融合的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案館與智慧檔案館的無(wú)縫對(duì)接。用戶(hù)可以通過(guò)線(xiàn)上平臺(tái)預(yù)約檔案材料、參與線(xiàn)上展覽和講座，也可以線(xiàn)下親臨檔案館進(jìn)行實(shí)物檔案的查閱和研究。最后，智慧檔案館注重用戶(hù)體驗(yàn)和反饋，通過(guò)收集用戶(hù)意見(jiàn)、定期進(jìn)行滿(mǎn)意度調(diào)查和分析用戶(hù)行為數(shù)據(jù)，不斷優(yōu)化服務(wù)流程和內(nèi)容，確保服務(wù)質(zhì)量持續(xù)提升。

4 智慧檔案館功能框架的構(gòu)建

在分析歸納智慧檔案館功能的基礎(chǔ)上，本文提出以物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、信息安全等高新技術(shù)為基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)采集、處理、服務(wù)、交互為核心，國(guó)家頂層設(shè)計(jì)、政策法規(guī)、隱私保護(hù)、管理理念為保障，構(gòu)建一體化的智慧檔案館功能框架，如圖1所示。

圖1 智慧檔案館功能框架

4.1 智慧檔案館功能實(shí)現(xiàn)的技術(shù)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈和信息安全技術(shù)已廣泛應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)化智慧檔案館中數(shù)據(jù)間以及人與數(shù)據(jù)的連接，使信息傳遞、識(shí)別和管理更為便捷；大數(shù)據(jù)技術(shù)助力檔案數(shù)據(jù)采集，并擴(kuò)展至智慧城市其他分支的廣泛數(shù)據(jù)收集和分析；人工智能技術(shù)將檔案服務(wù)從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館的核心“智慧”；RFID技術(shù)促進(jìn)智慧檔案館與檔案實(shí)體的緊密結(jié)合，推動(dòng)檔案智能化管理的實(shí)現(xiàn)；信息安全技術(shù)對(duì)抵御智慧檔案館可能面臨的威脅至關(guān)重要，特別是在智慧城市背景下，數(shù)據(jù)安全引發(fā)了眾多學(xué)者的關(guān)注，如魯俊杰所指出，當(dāng)社會(huì)各核心部門(mén)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享時(shí)，信息安全將成為政府和社會(huì)頭上懸著的堰塞湖[21]。最后，區(qū)塊鏈技術(shù)不僅能打破智慧城市業(yè)務(wù)間的壁壘、促進(jìn)數(shù)據(jù)共享，還能有效應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)管理和交互中的安全挑戰(zhàn)。

4.2 感知層－數(shù)據(jù)采集

傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館和智慧檔案館都將數(shù)據(jù)采集作為基礎(chǔ)工作，但智慧檔案館具有獨(dú)特的全面感知功能。它的數(shù)據(jù)采集范圍更廣，包括各地區(qū)、各層級(jí)的國(guó)家機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位、高校和社會(huì)組織等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。按照其來(lái)源劃分，數(shù)據(jù)可分為內(nèi)部數(shù)據(jù)和外部數(shù)據(jù)。內(nèi)部數(shù)據(jù)一般包括部門(mén)工作中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如政府各級(jí)各類(lèi)職能部門(mén)的公務(wù)文書(shū)、政府決策、業(yè)務(wù)往來(lái)、職能履行方面的文本與數(shù)據(jù)內(nèi)容；事業(yè)單位中的人事檔案，如個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證明材料，各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門(mén)在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的歷史記錄；各級(jí)各類(lèi)高校教職工數(shù)據(jù)、學(xué)生數(shù)據(jù)、招生數(shù)據(jù)、升學(xué)數(shù)據(jù)、教育經(jīng)費(fèi)等。普遍具有真實(shí)性和權(quán)威性，采集和處理相對(duì)簡(jiǎn)潔。外部數(shù)據(jù)采集主要涉及智慧城市各分支部門(mén)的共享數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)信息。例如，通過(guò)分析網(wǎng)絡(luò)社交和媒體數(shù)據(jù)，網(wǎng)頁(yè)瀏覽量和公眾關(guān)注度等，政府可以以此預(yù)測(cè)輿論趨勢(shì)，做出相應(yīng)調(diào)整，進(jìn)行正確的輿論引導(dǎo)。也可以更好地了解公眾的困難與需求，及時(shí)做出工作調(diào)整。

在數(shù)據(jù)采集過(guò)程中，智慧檔案館要突出全面感知的特點(diǎn)，依托物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)等高新互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，廣泛、全面采集檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)也要盡可能確保檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性，為接下來(lái)的分析層打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。各級(jí)智慧檔案館應(yīng)明確好自身定位，有計(jì)劃，有目的進(jìn)行廣泛數(shù)據(jù)采集，為其他部門(mén)提供真實(shí)、全面、客觀(guān)的檔案數(shù)據(jù)，力求成為智慧城市結(jié)構(gòu)中至關(guān)重要的“交通樞紐”。

無(wú)論是內(nèi)部數(shù)據(jù)還是外部數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)中結(jié)構(gòu)類(lèi)型劃分也十分必要，具體可分為結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)具有權(quán)威性，處理較為簡(jiǎn)單，主要包括政府公務(wù)文書(shū)、人事檔案等歸檔文件；半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)更加靈活，包括HTML文檔、簡(jiǎn)歷、email、日志等；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)較為分散，今后檢索較為復(fù)雜，主要包含公眾號(hào)、抖音、微博等app所產(chǎn)生的音像、視頻、圖像等。

4.3 分析層－數(shù)據(jù)處理

智慧檔案館在感知層采集的海量?jī)?nèi)外部數(shù)據(jù)后，將進(jìn)入到分析層進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，通過(guò)數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析，進(jìn)行合理歸檔，形成智慧檔案館館藏資源建設(shè)。相較于數(shù)字檔案館，智慧檔案館在館藏資源建設(shè)方面更加突出智慧化功能。

在數(shù)據(jù)篩選階段，智慧檔案館工作重心應(yīng)多放在篩選外部數(shù)據(jù)上，外部數(shù)據(jù)的采集種類(lèi)更加繁雜且數(shù)量龐大，其真實(shí)性和一致性有待考證。其次，用戶(hù)在智慧檔案館中辦理業(yè)務(wù)所生成的數(shù)據(jù)，也可以進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選，并適當(dāng)做出工作調(diào)整，以滿(mǎn)足用戶(hù)需求，形成良性循環(huán)。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)階段，一方面要做到檔案庫(kù)房安全，安裝智能化硬件設(shè)備，可以實(shí)時(shí)控制電子檔案和紙質(zhì)檔案庫(kù)房的濕度、溫度以及空氣質(zhì)量，另一方面運(yùn)用RFID頻射識(shí)別技術(shù)將檔案做好標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和數(shù)字檔案虛擬化，使用戶(hù)進(jìn)行檔案查找和定位時(shí)更加準(zhǔn)確和便捷。在保障檔案實(shí)體安全的同時(shí)，可以為接下來(lái)的檔案挖掘與分析階段打下基礎(chǔ)，進(jìn)而提升高質(zhì)量的知識(shí)服務(wù)水平。

在數(shù)據(jù)挖掘與分析階段，檔案資料的整合與利用是其實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，其水平的提升依托于檔案信息的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能。數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析可以將多種分類(lèi)的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整合，是下一階段主動(dòng)為用戶(hù)提供服務(wù)功能實(shí)現(xiàn)的前提?，F(xiàn)階段由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案館難以處理海量的檔案信息，大量檔案以文檔、音頻、圖像等形式存儲(chǔ)在數(shù)字檔案館庫(kù)房中，難以對(duì)其進(jìn)行有效的挖掘與分析，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的堆積，前期的投入不能換來(lái)有效的成果輸出，逐步成為“檔案垃圾”。智慧檔案館能夠依托智慧城市下的大數(shù)據(jù)、人工智能等高新技術(shù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)挖掘模型，將海量數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分類(lèi)，構(gòu)建系統(tǒng)性、廣泛性、統(tǒng)一性的檔案數(shù)據(jù)關(guān)系，努力打造專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化的檔案信息服務(wù)。

此外，服務(wù)層主動(dòng)為用戶(hù)提供服務(wù)后所留下的數(shù)據(jù)痕跡可以進(jìn)行數(shù)據(jù)再加工，形成獨(dú)特的以用戶(hù)為基礎(chǔ)的反饋機(jī)制，這是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館所不具備的。智慧檔案館是以用戶(hù)為核心，努力為用戶(hù)打造優(yōu)質(zhì)服務(wù)的檔案機(jī)構(gòu)，其完善的用戶(hù)反饋機(jī)制十分必要，用戶(hù)在辦理業(yè)務(wù)時(shí)留下的數(shù)據(jù)痕跡通過(guò)數(shù)據(jù)分析可以了解用戶(hù)的檔案需求，在檔案信息資源建設(shè)的過(guò)程中可以對(duì)此進(jìn)行適當(dāng)參考，主動(dòng)分析用戶(hù)偏好并做好總結(jié)，深度挖掘用戶(hù)潛在需求，進(jìn)而對(duì)自身的核心資源建設(shè)和數(shù)據(jù)服務(wù)形式進(jìn)行積極優(yōu)化。此外，完善的反饋機(jī)制也可以為用戶(hù)提供見(jiàn)地獨(dú)特、別出心裁的優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，體現(xiàn)智慧服務(wù)的功能屬性。

4.4 服務(wù)層－用戶(hù)服務(wù)

服務(wù)層是智慧檔案館實(shí)現(xiàn)“智慧”之所在，是智慧檔案館功能框架的核心層級(jí)。與傳統(tǒng)數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館服務(wù)形式發(fā)生了根本改變：由傳統(tǒng)的用戶(hù)去查證平臺(tái)獲取檔案的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾?lài)計(jì)算機(jī)對(duì)于用戶(hù)查證行為的分析功能挖掘用戶(hù)潛在的檔案需求，進(jìn)而為用戶(hù)提供精準(zhǔn)的主動(dòng)服務(wù)。在人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的保障下，服務(wù)層通過(guò)數(shù)據(jù)加工從服務(wù)形式、服務(wù)手段、服務(wù)內(nèi)容提供以用戶(hù)需求為核心的檔案智慧服務(wù)功能，為用戶(hù)提供全方位、寬領(lǐng)域、多層次的人性化服務(wù)，從根本上解決結(jié)構(gòu)單一、查檔繁瑣、信息缺失等問(wèn)題，增強(qiáng)用戶(hù)的服務(wù)體驗(yàn)。

智慧檔案館的服務(wù)形式更加多樣化，由最初的用戶(hù)→檢索系統(tǒng)→檔案實(shí)體的單一服務(wù)形式轉(zhuǎn)變?yōu)椤皺n檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)”的智慧服務(wù)形式[22]，打通用戶(hù)與檢索的單向壁壘。智慧檔案館通過(guò)分析層的數(shù)據(jù)處理，以用戶(hù)需求為核心，適時(shí)為用戶(hù)提供經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理的多模塊專(zhuān)題檔案等信息資源讓用戶(hù)按需擇優(yōu)挑選。相反，用戶(hù)在辦理查檔業(yè)務(wù)時(shí)可登錄個(gè)人賬戶(hù)，在辦理業(yè)務(wù)時(shí)可將所需檔案進(jìn)行個(gè)性化標(biāo)注并保留歷史記錄，以便下次查檔利用更加便捷。

在服務(wù)手段方面主要表現(xiàn)為以智慧檔案館提供主動(dòng)服務(wù)與智慧城市背景下高新技術(shù)的結(jié)合。與數(shù)字檔案館僅做到到館查檔等單一手段不同，智慧檔案館服務(wù)的手段更多體現(xiàn)在具體的應(yīng)用場(chǎng)景中，一些典型場(chǎng)景如下：（1）智慧識(shí)別。無(wú)論是智慧檔案館實(shí)體還是利用物聯(lián)網(wǎng)虛擬傳感技術(shù)，都能夠通過(guò)人臉識(shí)別等多重方式完成身份驗(yàn)證，同時(shí)連接檔案館庫(kù)門(mén)禁系統(tǒng)、查檔系統(tǒng)等，使用戶(hù)能夠便捷、無(wú)障礙地完成業(yè)務(wù)操作，提升業(yè)務(wù)能力辦事效率，增強(qiáng)用戶(hù)實(shí)際體驗(yàn)。（2）智慧導(dǎo)航。利用AR技術(shù)與GPS精準(zhǔn)定位系統(tǒng)，用戶(hù)可通過(guò)app對(duì)應(yīng)自身在館內(nèi)具體位置。同時(shí)app將實(shí)時(shí)推送區(qū)域內(nèi)設(shè)施簡(jiǎn)介、導(dǎo)航等信息，方便用戶(hù)進(jìn)行實(shí)時(shí)參考和咨詢(xún)。（3）智慧推送。通過(guò)分析層數(shù)據(jù)再加工，利用人工智能算法對(duì)用戶(hù)的資料、查檔數(shù)據(jù)、行為數(shù)據(jù)等進(jìn)行數(shù)據(jù)建模，為用戶(hù)提供適當(dāng)、精準(zhǔn)、智能的推送服務(wù)。（4）智慧庫(kù)管。利用實(shí)體機(jī)器人管理檔案信息資源，包括檔案庫(kù)房管控、導(dǎo)航和咨詢(xún)服務(wù)等。通過(guò)計(jì)算機(jī)編程模擬人工操作，將一些較簡(jiǎn)單與常規(guī)化的工作轉(zhuǎn)為機(jī)械化，有效簡(jiǎn)化檔案工作人員日常大量枯燥的工作，從而有更多時(shí)間去做一些操作性強(qiáng)的工作。

在服務(wù)內(nèi)容方面，智慧檔案館由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體服務(wù)與檔案信息服務(wù)逐步向檔案知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)發(fā)展，智慧檔案館在功能上發(fā)生轉(zhuǎn)變，以“知識(shí)流”為基礎(chǔ)，注重知識(shí)挖掘與知識(shí)創(chuàng)新，以用戶(hù)知識(shí)需求為核心提供知識(shí)服務(wù)。

5 智慧檔案館功能實(shí)現(xiàn)的保障

5.1 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，避免信息孤島

智慧檔案館建設(shè)是一個(gè)龐大且系統(tǒng)的工程，需要國(guó)家層面出臺(tái)相應(yīng)的政策，統(tǒng)籌考慮智慧檔案館的整體發(fā)展方向以及各區(qū)域間的發(fā)展差異，為發(fā)展較緩慢的地區(qū)制定相應(yīng)政策支持，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、確定格局，使之成為各地建設(shè)智慧檔案館的基本遵循。頂層設(shè)計(jì)如果欠缺，各地的試點(diǎn)工作將變得更難開(kāi)展，地區(qū)之間數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)“五花八門(mén)”，難以做到信息協(xié)同，如“閉門(mén)造車(chē)”，不僅會(huì)造成信息孤島的出現(xiàn)，更難以符合智慧城市的發(fā)展要求。因此，國(guó)家層面應(yīng)盡早做好智慧檔案館的頂層設(shè)計(jì)，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，同時(shí)也要將智慧城市發(fā)展的方向脈絡(luò)考慮在內(nèi)，制定各個(gè)時(shí)期嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌l(fā)展規(guī)劃，確?？沙掷m(xù)發(fā)展。

在《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中并沒(méi)有明確列出智慧檔案館在“十四五”期間具體的建設(shè)目標(biāo)和主要任務(wù)，但在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中明確指出：加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)[23]。在省級(jí)檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃中，浙江、上海等省份已經(jīng)明確出臺(tái)智慧檔案館（室）相關(guān)的建設(shè)目標(biāo)和具體措施。如《浙江省檔案館“十四五”發(fā)展規(guī)劃綱要》多次強(qiáng)調(diào)智慧檔案館建設(shè)，具體內(nèi)容包括“探索智慧庫(kù)房建設(shè)”“智慧安全管理系統(tǒng)建設(shè)”等[24]；《海南省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》明確提出，“力爭(zhēng)從數(shù)字檔案館建設(shè)轉(zhuǎn)型升級(jí)為智慧檔案館，為加快海南自由貿(mào)易港建設(shè)貢獻(xiàn)檔案智慧和力量”[25]。

5.2 貫徹以人為本的發(fā)展理念

無(wú)論是智慧檔案館還是智慧城市，以人為本、市民參與、協(xié)同共享是二者建設(shè)過(guò)程中共同的發(fā)展理念。要從公眾需求角度出發(fā)，以滿(mǎn)足用戶(hù)需求為根本目的，形成完善的檔案服務(wù)體系，加強(qiáng)用戶(hù)之間的參與度。在實(shí)踐中用戶(hù)可以隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案獲取，同時(shí)通過(guò)感知技術(shù)將用戶(hù)的偏好進(jìn)行分析，以提供個(gè)性、智慧、互動(dòng)的檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

現(xiàn)在有部分學(xué)者對(duì)于智慧檔案館建設(shè)的關(guān)注點(diǎn)集中在管理方式、新興技術(shù)手段、人才培養(yǎng)等檔案部門(mén)的建設(shè)上，忽視了以人為本發(fā)展觀(guān)念的地位。在智慧城市的建設(shè)背景下，智慧檔案館的建設(shè)離不開(kāi)信息技術(shù)的做大做強(qiáng)。但是，如果服務(wù)的對(duì)象不是公眾，那再?gòu)?qiáng)大的信息技術(shù)只會(huì)造成資源的浪費(fèi)，工作的重心逐漸也會(huì)產(chǎn)生偏差，左支右絀，買(mǎi)櫝還珠。以人為本、為人服務(wù)思想的統(tǒng)一對(duì)于智慧檔案館建設(shè)至關(guān)重要，也是一切信息技術(shù)投入使用的前提。

5.3 加強(qiáng)防范措施，重視網(wǎng)絡(luò)安全

智慧檔案館在建設(shè)獨(dú)立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及提供用戶(hù)服務(wù)的過(guò)程中，都需要與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行交互，信息和數(shù)據(jù)可能受到黑客和病毒的入侵，檔案館數(shù)據(jù)資源與用戶(hù)隱私方面將受到極大威脅。首先，在數(shù)據(jù)保護(hù)方面應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)保護(hù)政策，包括對(duì)用戶(hù)個(gè)人信息和機(jī)構(gòu)機(jī)密信息的保護(hù)。采用加密技術(shù)、訪(fǎng)問(wèn)控制和備份等方式確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。當(dāng)前，“零信任”技術(shù)因其不依賴(lài)特定信任、強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和持續(xù)驗(yàn)證而受到國(guó)內(nèi)外認(rèn)可[26]。它提出傳統(tǒng)的固定信任邊界已不再安全，個(gè)人的網(wǎng)絡(luò)位置不應(yīng)是信任的唯一標(biāo)準(zhǔn)[27]。“零信任”視信任為潛在漏洞，要求持續(xù)驗(yàn)證，永不盲信。智慧檔案館可以利用零信任客戶(hù)端確保信息管理系統(tǒng)的安全性，通過(guò)身份認(rèn)證、用戶(hù)畫(huà)像分析和安全驗(yàn)證，使訪(fǎng)問(wèn)的資源可靠，大幅降低安全風(fēng)險(xiǎn)；其次，智慧檔案館所涉及的硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行全面評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)分析，并采取相應(yīng)措施，如加強(qiáng)系統(tǒng)身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和入侵檢測(cè)等；應(yīng)急響應(yīng)方面，各地智慧檔案館應(yīng)建立完善的安全應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)應(yīng)對(duì)各種安全問(wèn)題和緊急情況，保證智慧檔案館的穩(wěn)定運(yùn)行和用戶(hù)數(shù)據(jù)的安全；最后，智慧檔案館應(yīng)加強(qiáng)與外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)或安全廠(chǎng)商合作，分享安全經(jīng)驗(yàn)和資源，共同提升智慧檔案館的網(wǎng)絡(luò)安全水平。