財務(wù)共享模式下集團企業(yè)費用報銷集中支付模式研究

馬麗曉

［摘 要］隨著財務(wù)共享服務(wù)在集團企業(yè)中的推廣和應(yīng)用，對企業(yè)資金進行集中統(tǒng)一管理得到了廣泛的應(yīng)用。文章通過分析A集團共享費用報銷對私付款流程中存在的問題，分別對集中支付管理、方案保障措施、預(yù)期效果和風(fēng)險評估等方面進行探討，分析實現(xiàn)費用報銷集中支付管理的必要性，為集團企業(yè)資金管理的轉(zhuǎn)型升級提供新思路。

［關(guān)鍵詞］財務(wù)共享；費用報銷；資金管理；集中支付

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.17.013

［中圖分類號］F275 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）17-0044-04

0? ? ?引 言

自2014年集團財務(wù)共享費用報銷模塊上線運行以來，所有分子公司費用報銷業(yè)務(wù)已全面納入財務(wù)共享中心集中處理，在規(guī)范核算、統(tǒng)一標準、流程優(yōu)化和再造方面發(fā)揮了巨大作用。隨著大智移云物等新技術(shù)的快速應(yīng)用，費用報銷系統(tǒng)和支付流程持續(xù)進行了智能化、自動化優(yōu)化升級，整體運行質(zhì)量與效率較之前大幅提高。但受內(nèi)外部客觀條件限制和影響，該系統(tǒng)依然存在較多問題和較大提升空間。為此，本文提出對共享服務(wù)費用報銷資金支付流程進行統(tǒng)一賬戶集中支付的方案，探索進一步提升報銷對私支付效率，降低企業(yè)資金運營成本，持續(xù)提高資金管控效能的可行性。

1? ? ?財務(wù)共享費用報銷模塊運行現(xiàn)狀

A集團作為跨領(lǐng)域全球化集團企業(yè)，境內(nèi)外擁有數(shù)百家下屬分公司和數(shù)十萬名員工。傳統(tǒng)方式的費用報銷模式是在集團總部的財務(wù)會計制度規(guī)范框架下根據(jù)不同板塊、不同行業(yè)、地域、規(guī)模等因素，由各分子公司制定適合本企業(yè)的具體報銷規(guī)定和執(zhí)行標準，各類企業(yè)間差異較大，審批和內(nèi)控要求復(fù)雜多樣，資金管理及支付方式也大相徑庭。

1.1? ?共享費用報銷資金支付流程

企業(yè)報銷人在費用報銷系統(tǒng)提交申請，按流程企業(yè)審核后，由共享中心費用報銷業(yè)務(wù)部進行財務(wù)初審、掛賬、企業(yè)資金計劃審批、支付導(dǎo)出處理、付款憑證制單處理。目前，費用報銷系統(tǒng)中所有的對私資金支付業(yè)務(wù)均采用先掛賬、后支付模式。

（1）資金計劃確認。共享中心對報銷業(yè)務(wù)進行初審并核定掛賬制單后，由企業(yè)根據(jù)本單位的資金計劃對準備支付的金額進行確認或申請，并將足額的資金轉(zhuǎn)入銀行費用報銷專戶。

（2）支付處理導(dǎo)出。支付處理由共享中心出納對企業(yè)已確認資金計劃的報銷支付業(yè)務(wù)，根據(jù)不同支付方式完成對私付款。目前主要有兩類：一是采用“銀企直聯(lián)”支付方式的報銷單，先要分批分戶確認各報銷專戶資金余額充足后，再將業(yè)務(wù)提交到支付指令提交系統(tǒng)，再經(jīng)復(fù)核及支付導(dǎo)出后，由開戶銀行通過小額系統(tǒng)完成同行（跨行）公轉(zhuǎn)私匯款和清算。二是對現(xiàn)金、支票、POS機、網(wǎng)銀等其他支付方式的報銷申請，企業(yè)已在線下自行支付的，由共享中心通過線下打包支付確認后進入到付款憑證制單環(huán)節(jié)。

（3）付款憑證編制。在費用報銷系統(tǒng)，根據(jù)支付指令提交系統(tǒng)返回支付成功信息的業(yè)務(wù)，按照各企業(yè)的核算要求進行付款憑證的編制。

（4）對賬及清賬。每日對所有付款銀行賬戶進行對賬及清賬工作，目前這項工作需要在企業(yè)SAP系統(tǒng)中進行電子對賬和清賬操作，確保日清日結(jié)。

1.2? ?銀行賬戶分類及資金收付管理

目前，共享費用報銷系統(tǒng)境內(nèi)上線企業(yè)共開設(shè)銀行賬戶九百多個，涉及中、農(nóng)、工、建、交、郵儲等各大國有銀行，遍布全國所有省市區(qū)，報銷收款人銀行賬戶則涉及國內(nèi)所有股份制及商業(yè)銀行機構(gòu)。用于支付報銷款項的賬戶類型主要有兩類：基本賬戶和費用報銷專戶，大部分企業(yè)已開通銀企直聯(lián)公轉(zhuǎn)私功能來實現(xiàn)對私付款，部分新設(shè)和并表企業(yè)也還存在現(xiàn)金、網(wǎng)銀、POS機、支票等其他付款方式。A集團通過財務(wù)公司和資金集中管理系統(tǒng)已實現(xiàn)了資金全面預(yù)算和資金池統(tǒng)一管理功能，各企業(yè)日常資金是通過該資金系統(tǒng)按照資金預(yù)算進行計劃申請、項目審批、資金劃撥和收付結(jié)算，其中用于支付費用報銷款項的資金頭寸到達付款賬戶后由共享中心完成企業(yè)已確認資金計劃業(yè)務(wù)的銀企直聯(lián)支付導(dǎo)出及核算，同時通過銀企日對賬確保收支相符。

2? ? ?現(xiàn)有費用報銷系統(tǒng)和支付流程存在的問題

2.1? ?銀行賬戶多，付款效率低，共享工作量大

首先，從集團整體來看，已實施財務(wù)共享服務(wù)的企業(yè)銀行賬戶多且分散，現(xiàn)有共享端支付流程和系統(tǒng)暫不具備對所有銀行賬戶的集中管理和對資金的實時管控的功能，有悖于財務(wù)共享費用報銷流程化、自動化、標準化的初衷，導(dǎo)致可能出現(xiàn)財務(wù)監(jiān)督不到位、資金監(jiān)管不到位等風(fēng)險［1］。其次，對私支付金額小但業(yè)務(wù)量較大，特別是在業(yè)務(wù)集中提交期間，支付筆數(shù)遠遠超過支付指令系統(tǒng)的處理能力，雖經(jīng)過數(shù)次升級和更新，但在復(fù)核及支付導(dǎo)出的時候，必須要區(qū)分單位、區(qū)分賬戶、區(qū)分同行或跨行、區(qū)分時段等諸多限制因素之后才能支付成功，稍有疏忽就會導(dǎo)致付款失敗或其他滯留問題。最后，對賬人員每天要對所有銀行賬戶逐一進行電子對賬和清賬，由于對私支付業(yè)務(wù)筆數(shù)多，異常狀態(tài)和支付失敗業(yè)務(wù)占比高，因此，未達、未清項處理工作量也非常大。

2.2? ?資金流轉(zhuǎn)慢，使用效率低

由于整個資金流轉(zhuǎn)劃撥管理環(huán)節(jié)多，時間節(jié)點有較多限制，常常與共享費用報銷系統(tǒng)實際支付金額、時間存在差異，主要表現(xiàn)為兩種情形：一是賬戶有資金的當日無付款業(yè)務(wù)；二是需要及時付款的報銷業(yè)務(wù)因賬戶余額不足而延誤支付，特別是備用金借款、月末月結(jié)等緊急業(yè)務(wù)發(fā)生時，因資金撥付不及時、不到位從而影響支付時效。另外，部分上線企業(yè)為保證日常報銷支付業(yè)務(wù)的足額支付，一次性撥入較大數(shù)額資金到費用報銷專戶，完成當期付款后仍有較大資金冗余，如未及時回籠資金則會造成過夜資金或月末超限額的情況。整體來看，銀行賬戶資金余額超限、管理分散、回籠不及時等資金使用效率低的問題依然存在。

3? ? ?報銷系統(tǒng)實現(xiàn)集中支付管理的目標定位及模式選取

針對費用報銷資金支付流程工序重復(fù)度高、金額小業(yè)務(wù)量大、同質(zhì)化程度高的特點，共享業(yè)務(wù)系統(tǒng)已逐步進行智能化、自動化升級，同時也利用RPA技術(shù)實現(xiàn)了業(yè)務(wù)批量自動處理，共享服務(wù)運營質(zhì)量和效率均有了大幅的提升。同時，通過同一企業(yè)集中代付等流程優(yōu)化措施，已在省級公司層面實現(xiàn)了報銷資金的集中管理和實時監(jiān)控，進一步提高了資金管理效益、降低資金運營成本和強化風(fēng)險管控效果。例如目前某省公司及下屬21家地市分公司僅開立了一個總公司級的費用報銷專戶，全公司的員工報銷款都從此賬戶進行支付，月底統(tǒng)一進行各地市的資金補平核算。在此基礎(chǔ)上，本文對在共享費用報銷流程中開設(shè)總部級銀行集中支付賬戶（以下簡稱“集中賬戶”），為全集團范圍內(nèi)上線企業(yè)的員工報銷款項統(tǒng)一墊資集中代付并實現(xiàn)自動清算的管理模式進行探討。

3.1? ?目標定位

通過財務(wù)共享服務(wù)平臺，對集中賬戶進行統(tǒng)一的管理和控制，將現(xiàn)金流與業(yè)務(wù)流高效地銜接起來，實現(xiàn)資金的自動劃撥、資金憑證的自動生成和銀企自動對賬，建立財務(wù)共享服務(wù)費用報銷資金統(tǒng)一管理目標［2］。

（1）加強銀行賬戶管理，提高資金使用效率。通過對集中賬戶報銷資金的統(tǒng)一規(guī)劃和管控，有利于強化銀行賬戶管理，夯實銀行賬戶管理基礎(chǔ)，在嚴格賬戶銀行用途管理和結(jié)算管理以及嚴格執(zhí)行存款日限額規(guī)定方面將發(fā)揮重要作用。集中賬戶資金實行統(tǒng)一調(diào)度和集中支付后，資金的歸集方式變得簡單有效，資金實時監(jiān)控分析更高效，限額管理執(zhí)行更徹底，資金流轉(zhuǎn)支付效率更快，集團整體資金池收益率進一步提高。

（2）方便獲取營運資金現(xiàn)金流量信息。通過集中賬戶的銀企直聯(lián)功能，確保了共享中心處理支付數(shù)據(jù)的及時性和準確性。通過系統(tǒng)權(quán)限定義，總部和各企業(yè)資金管理人員可以隨時從資金管理系統(tǒng)中提取營運資金流量數(shù)據(jù)，及時了解不同時段的實時資金支付情況，詳細掌握各時點資金存量狀況。

（3）強化資金風(fēng)險管理。通過對集中賬戶設(shè)定額度與風(fēng)險管控規(guī)則，業(yè)務(wù)審批層及決策層可根據(jù)提示實時了解風(fēng)險信息清單，謹慎審批資金流出。截斷了人為干預(yù)的渠道，資金隨意劃撥和支付的風(fēng)險得到了有效控制，集中賬戶的透支和實時清算避免了資金到位不及時、資金沉淀和冗余等問題。

3.2? ?報銷集中支付管理模式具體實施方案探討

共享費用報銷集中支付賬戶管理，是實現(xiàn)報銷資金集中支付的主要載體。該模式對提高資金使用效益，實現(xiàn)總部對上線企業(yè)資金的實時監(jiān)管、降低資金使用風(fēng)險和運營成本，提高企業(yè)整體管理水平方面意義重大［3］。綜合考慮共享報銷支付流程以及資金管理方面的主要因素，本文提出由總部層面在合作銀行建立若干個費用報銷資金集中支付銀行賬戶，開通賬戶的“銀企直聯(lián)”和“法人賬戶透支”功能，由共享中心負責(zé)支付處理上線企業(yè)對私報銷支付業(yè)務(wù)的統(tǒng)一支付方案。

（1）賬戶設(shè)立和支付流程。由集團或委托共享公司在合作銀行開立總部級報銷集中支付賬戶，同時申請開通銀企直聯(lián)和法人賬戶透支功能，獲取集中賬戶的日間透支服務(wù)。該賬戶僅用于費用報銷系統(tǒng)的支付業(yè)務(wù)，所需資金可以在預(yù)先設(shè)定的額度范圍內(nèi)先行透支支付，也可以由集團總部財務(wù)部根據(jù)各分子公司上報的資金計劃批準后撥付（推薦前一種方式，即透支模式）。共享中心每日打包企業(yè)確認資金計劃后的付款業(yè)務(wù)，通過支付指令提交系統(tǒng)直接從集中賬戶中支付；通過對支付規(guī)則的設(shè)定，實現(xiàn)付款業(yè)務(wù)同行自動匹配支付、款項實時到賬并返回信息、付款憑證自動生成的理想狀態(tài)。

（2）日間清算流程。對于集中賬戶提前透支支付的情況，每日設(shè)定結(jié)算時點，由系統(tǒng)自動對當日所有發(fā)生支出的項目進行清算，統(tǒng)一由集團總部指定賬戶的資金自動補平各個報銷集中賬戶的日間透支支出，同時生成對各企業(yè)的資金撥款憑證，集中賬戶的每日余額為零。共享中心對各個報銷專戶進行電子對賬清賬，實現(xiàn)日清日結(jié)。

（3）用款額度管理。用款額度是集團總部財務(wù)部根據(jù)資金計劃審批各成員單位的支付額度，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)通知銀行，對各企業(yè)在集中賬戶的支付（透支）限額進行控制，共享中心根據(jù)該額度執(zhí)行各企業(yè)的報銷對私付款業(yè)務(wù)。

4? ? ?實現(xiàn)報銷集中賬戶管理的預(yù)期效果和保障措施

4.1? ?預(yù)期效果

報銷集中賬戶的實施，可以有效地將資金流與業(yè)務(wù)流結(jié)合在一起，把銀行賬戶管理制度和實際執(zhí)行整合起來，使信息數(shù)據(jù)處理實時并且高效，資金管理更加科學(xué)規(guī)范。

（1）大幅度提高共享報銷支付效率。實現(xiàn)報銷集中賬戶管理后，可以避免目前各家企業(yè)存在的資金不足或冗余問題，以及銀行大量跨行業(yè)務(wù)不能及時反饋支付結(jié)果的弊端。共享中心可以及時支付當日確認計劃的報銷款項，同時通過系統(tǒng)自動同行匹配支付，大幅度提高了支付效率，實時到賬，實時反饋支付結(jié)果，實時處理支付失敗業(yè)務(wù)。

（2）進一步夯實銀行賬戶管理基礎(chǔ)工作。集中賬戶實施后，強化了集團對銀行賬戶實行統(tǒng)一管理制度的落實，減少了各企業(yè)單獨開立報銷專戶的數(shù)量，提高了系統(tǒng)自動化處理程度，可以有效避免違規(guī)操作或不符合內(nèi)控制度要求問題的出現(xiàn)。對嚴格銀行賬戶用途管理、嚴格賬戶結(jié)算管理和存款日限額管理有積極的推動作用。

（3）有效提升資金管理水平，降低運營成本。按照預(yù)先設(shè)置好的資金預(yù)算及每日資金計劃安排，對上線企業(yè)的報銷現(xiàn)金需求量進行統(tǒng)籌分配，在集團內(nèi)部資金池內(nèi)合理調(diào)撥，實現(xiàn)在上線企業(yè)報銷支付資金的快速流轉(zhuǎn)和補充。同時由于減少銀行開戶數(shù)量，也大幅縮減了分賬戶的銀行手續(xù)費和管理費支出，而支付業(yè)務(wù)歸集到集中賬戶來處理，可以爭取到合作銀行更加優(yōu)惠的銀行業(yè)務(wù)端收費，進一步降低資金的運營成本。

（4）簡化配置工作，提高上線效率。在實施報銷集中賬戶統(tǒng)一管理后，企業(yè)新上線共享費用報銷系統(tǒng)，無須再單獨設(shè)立報銷專戶，從而簡化了銀行報批手續(xù)和相關(guān)配置流程，資金和ERP系統(tǒng)中相應(yīng)功能和權(quán)限的申請、配置和調(diào)整工作等也大幅度提速，對企業(yè)、項目組和共享三方高效完成上線前各項準備工作將起到積極作用。

4.2? ?評估和保障措施

財務(wù)共享模式下的集中賬戶支付管理體系要想實現(xiàn)有效、順暢運行，提高資金使用效率，提高財務(wù)管理效率，防范各種資金風(fēng)險，必須做好以下幾個方面的保障工作。

（1）優(yōu)化和評估具體實施方案。首先要由總部牽頭，由業(yè)務(wù)主管部門、財務(wù)公司、合作銀行、軟件系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)、共享上線企業(yè)以及共享中心的相關(guān)人員共同參與商討具體的實施方案，綜合評估執(zhí)行步驟，規(guī)避可能帶來的風(fēng)險和不確定性，確保實施方案能夠平穩(wěn)、安全、高效落實。

（2）系統(tǒng)開發(fā)方案論證。針對方案涉及的資金管理系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)、企業(yè)ERP系統(tǒng)以及現(xiàn)有其他系統(tǒng)，需要綜合考慮開發(fā)計劃，本著程序結(jié)構(gòu)小調(diào)整、大優(yōu)化的原則，盡量在已有系統(tǒng)中增加和融合新功能，包括自動同行匹配支付、透支賬戶自動清算、資金預(yù)算及計劃控制、賬戶額度管理、自動生成資金撥款憑證、實時現(xiàn)金流信息查詢等相應(yīng)模塊，為整個支付清算流程提供功能強大、邏輯清晰、安全高效、操作便捷的系統(tǒng)保障。

（3）風(fēng)險防范及完善內(nèi)控。根據(jù)實施方案，要及時完善和更新支付環(huán)節(jié)的內(nèi)控流程、控制節(jié)點、權(quán)限分配及潛在風(fēng)險點的防范措施，同時結(jié)合服務(wù)水平協(xié)議（SLA）將企業(yè)和共享的責(zé)任權(quán)限明確分清，建立費用報銷系統(tǒng)資金統(tǒng)一支付風(fēng)險管控體系。

（4）前期測試及試點方案。為保證報銷統(tǒng)一支付系統(tǒng)開發(fā)實施工作穩(wěn)步推進，必須在正式上線前對新增系統(tǒng)功能進行大量的前期測試，及時發(fā)現(xiàn)并解決運行中出現(xiàn)的各類問題，力求信息流通暢、數(shù)據(jù)流安全、反饋信息及時、業(yè)務(wù)處理精準，還要對支付系統(tǒng)進行壓力測試和峰值測試，以保證處理海量業(yè)務(wù)的能力。在通過測試驗收后選擇部分共享正式上線企業(yè)先進行試點，并持續(xù)優(yōu)化和提升系統(tǒng)功能，最終正式上線后達到資金安全有保障，款項支付無滯留，會計核算無差錯，整體經(jīng)濟效益最大化的效果。

5? ? ?結(jié)束語

A集團實施統(tǒng)一支付方案后，可以從多個層級對企業(yè)乃至集團報銷資金的整體情況進行直觀的了解和分析，實時掌握共享企業(yè)的現(xiàn)金流狀況，更加便于總部對上線企業(yè)和共享中心執(zhí)行有關(guān)銀行賬戶管理規(guī)定和資金管理制度進行監(jiān)督和考核，亦可設(shè)定相應(yīng)的績效考核指標對具體執(zhí)行情況進行評估，不斷促進和推動共享服務(wù)質(zhì)量水平的提高。

主要參考文獻

［1］麥志航.財務(wù)共享模式下集團企業(yè)資金集中支付管理優(yōu)化對策探討［J］.財務(wù)管理研究，2021（6）：132-136.

［2］秦小艷.財務(wù)共享模式下費用報銷優(yōu)化探討［J］.商業(yè)會計，2019（13）：74-76.

［3］朱應(yīng)偉.集團公司財務(wù)共享資金管理問題及對策探討［J］.中國集體經(jīng)濟，2021（22）：123-124.