水利工程項(xiàng)目檔案資料管理探析

任學(xué)梅

(甘肅省疏勒河流域水資源利用中心，甘肅 玉門(mén) 735211)

1 水利工程檔案資料的重要意義

水利工程檔案是指水利工程在科研、設(shè)計(jì)、實(shí)施及驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些信息資料直接或間接反映著水利工程的規(guī)劃目標(biāo)、管理過(guò)程、試運(yùn)行等各階段的實(shí)施方式或質(zhì)量情況。其完整性是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。

2 當(dāng)前水利工程項(xiàng)目檔案資料管理中存在的問(wèn)題

2.1 建設(shè)管理不到位，管理者疏于檔案資料管理

由于水利工程受自然條件和興利用水的影響，其工期一般較長(zhǎng)，而實(shí)際有效工期較短，因此在施工高峰期，管理者的工作重心主要在進(jìn)度、投資、實(shí)體質(zhì)量和時(shí)間節(jié)點(diǎn)目標(biāo)把控等方面。然而，對(duì)各類(lèi)質(zhì)量資料的形成和整理檢查的重視程度不夠，往往是施工完成后才進(jìn)行資料的補(bǔ)寫(xiě)，導(dǎo)致資料拖沓滯后、填寫(xiě)潦草、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)寫(xiě)回憶錄、拼湊等情況。此外，參建人員因工作關(guān)系調(diào)整、更換等客觀因素影響，也導(dǎo)致資料交接不規(guī)范，遺失嚴(yán)重，部分資料還出現(xiàn)代簽字的現(xiàn)象。因此，這樣的質(zhì)量資料無(wú)法對(duì)工程的驗(yàn)收和質(zhì)量等級(jí)評(píng)定提供指導(dǎo)意義。

2.2 用人單位人才培養(yǎng)片面，管理人員知識(shí)架構(gòu)不平衡

項(xiàng)目檔案資料形成于工程建設(shè)全過(guò)程，與水利工程建設(shè)進(jìn)程同步。水利工程專(zhuān)職的檔案人員較少，且知識(shí)層面單薄，一般都不具備工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)于收集上的資料多以裝訂分卷、分冊(cè)的合理性和外觀進(jìn)行評(píng)判，資料是否完整、是否符合印證關(guān)系，無(wú)法甄別。而現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員又不具備檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，兩者對(duì)于檔案資料整編存在不同程度的偏差。對(duì)工程建設(shè)過(guò)程檔案資料形成起不到綜合性的指導(dǎo)作用。在工程建設(shè)過(guò)程中，形成的原始資料格式及書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、影像資料收集不齊全等現(xiàn)象也普遍存在，使得本應(yīng)形成的資料欠缺而后期難以補(bǔ)救，大幅降低歸檔資料的實(shí)際利用價(jià)值。此外，用人單位在人才培養(yǎng)方面也存在片面性，對(duì)于檔案管理方面的培訓(xùn)多以檔案管理人員為主，而工程技術(shù)培訓(xùn)多以工程技術(shù)人員為主，造成了人才知識(shí)架構(gòu)的不平衡，進(jìn)而影響到項(xiàng)目檔案資料管理的全面開(kāi)展。

2.3 現(xiàn)行的項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化還有待進(jìn)一步完善

近年來(lái)，國(guó)家及相關(guān)職能部門(mén)陸續(xù)發(fā)布和修訂了一些水利工程檔案資料管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制定，使得水利工程資料的管理更加科學(xué)、統(tǒng)一、有序。但在實(shí)際運(yùn)用中，一些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的可操作性受到工程實(shí)際情況的制約。尤其現(xiàn)行的水利行業(yè)質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定都是紙質(zhì)表格，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的評(píng)定軟件系統(tǒng)，且許多省市不允許使用電子版打印質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定資料。在工程建設(shè)高峰期，施工進(jìn)度快，每天需要形成大量的評(píng)定資料，導(dǎo)致施工、質(zhì)檢、資料員需要投入大量的時(shí)間去填寫(xiě)和整理資料。此外，評(píng)定資料填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)多以質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)和項(xiàng)目法人指導(dǎo)意見(jiàn)為主，但也不免因管理人員崗位調(diào)整等原因，人員之間的認(rèn)識(shí)不同，對(duì)填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)的理解不一致，導(dǎo)致質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定資料作廢率很高。這種現(xiàn)象造成了嚴(yán)重的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)，極大地打擊了參建單位形成資料的積極性，造成資料整編工作滯后，工作量集中在驗(yàn)收之前。后期修正的施工資料難免發(fā)生代寫(xiě)及代簽字等弄虛作假現(xiàn)象，不得不對(duì)存檔資料的真實(shí)性提出質(zhì)疑。

3 案例分析

甘肅省昌馬大型灌區(qū)“十四五”續(xù)建配套與現(xiàn)代化改造項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“昌馬大型灌區(qū)項(xiàng)目”)是全國(guó)大型灌區(qū)續(xù)建配套與現(xiàn)代化改造項(xiàng)目之一，也是甘肅省重點(diǎn)水利工程之一。工程主要建設(shè)內(nèi)容包括：改造渠道24條，總長(zhǎng)136.787km，渠系建筑物318座；維修改造灌排設(shè)施防護(hù)工程；新建渠道及渠系建筑物防護(hù)欄(網(wǎng))；維修改造水管理設(shè)施；鋪設(shè)渠旁運(yùn)維管理砂礫石道路；實(shí)施信息化建設(shè)。計(jì)劃分5個(gè)年度實(shí)施。該項(xiàng)目涉及土建、房建、金屬結(jié)構(gòu)、信息化、數(shù)字孿生灌區(qū)建設(shè)等多個(gè)領(lǐng)域，因此，與其他項(xiàng)目相比，該項(xiàng)目的檔案資料管理工作存在著更高的管理難度。為確保資料管理的順利進(jìn)行，保障工程資料能真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，確保工程資料與項(xiàng)目建設(shè)同步，昌馬大型灌區(qū)項(xiàng)目建設(shè)中采取了一些具體辦法：

3.1 成立項(xiàng)目管理專(zhuān)責(zé)機(jī)構(gòu)，落實(shí)項(xiàng)目法人首要責(zé)任

省疏勒中心在昌馬大型灌區(qū)項(xiàng)目管理中探索施行項(xiàng)目管理專(zhuān)責(zé)制，從全中心業(yè)務(wù)處室及灌區(qū)抽調(diào)業(yè)務(wù)能手成立項(xiàng)目管理專(zhuān)責(zé)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)工程全過(guò)程建設(shè)管理；要求設(shè)計(jì)單位指派設(shè)計(jì)代表對(duì)該項(xiàng)目重要隱蔽(關(guān)鍵部位)工程施工進(jìn)行全方位技術(shù)指導(dǎo)。參建各方落實(shí)主體責(zé)任，對(duì)工程進(jìn)度及工程中存在的問(wèn)題集中討論，協(xié)商解決。

3.2 加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提升管理人員綜合素質(zhì)

依托項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)，培養(yǎng)和提升專(zhuān)業(yè)人員綜合技能，達(dá)到“一年跟著干，兩年獨(dú)立干，三年成骨干”的目標(biāo)，為灌區(qū)水利工程建設(shè)管理的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。一是指派技術(shù)骨干參加國(guó)家及省級(jí)部門(mén)組織的各類(lèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，以豐富和擴(kuò)寬業(yè)務(wù)人員思想認(rèn)識(shí)；二是多次邀請(qǐng)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)、項(xiàng)目法人專(zhuān)業(yè)部門(mén)技術(shù)人員來(lái)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)資料形成，檔案資料質(zhì)量控制從源頭抓起；三是組織各參建單位開(kāi)展工程技術(shù)和項(xiàng)目檔案資料整編觀摩學(xué)習(xí)、技術(shù)交流等活動(dòng)，以溝通促學(xué)習(xí)，以交流促進(jìn)步；四是建設(shè)、監(jiān)理、施工緊密配合，對(duì)工程建設(shè)形成的原始資料隨時(shí)檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)在問(wèn)題及時(shí)糾偏，“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”指導(dǎo)。

3.3 實(shí)施和應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)參建單位參與積極性

一是對(duì)省疏勒河中心在建項(xiàng)目參建單位開(kāi)展“重諾守信項(xiàng)目部”評(píng)選活動(dòng)。將工程質(zhì)量提升、工程資料與進(jìn)度同步等作為評(píng)價(jià)的重要元素；二是鼓勵(lì)參建單位質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先，對(duì)獲得先進(jìn)和工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定為優(yōu)良的企業(yè)，在今后參與省疏勒河中心建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)活動(dòng)時(shí)，同等條件下予以適當(dāng)支持。這種正向激勵(lì)的做法可以引導(dǎo)參建單位優(yōu)質(zhì)履約、守信自律，同時(shí)也有力保障了項(xiàng)目檔案資料的形成和整編質(zhì)量。

3.4 工程建設(shè)中質(zhì)檢資料形成采取的一些具體措施

近年來(lái)，水利工程實(shí)行工程質(zhì)量責(zé)任終身制。質(zhì)檢資料作為實(shí)體工程施工過(guò)程的記載憑證，不僅是保證工程質(zhì)量的重要文件，也是參建人員自身的“保險(xiǎn)單”。如果忽視質(zhì)檢資料管理，造成質(zhì)檢資料的不完整或不準(zhǔn)確，將直接影響其作用的發(fā)揮。因此，加強(qiáng)質(zhì)檢資料管理至關(guān)重要。

3.4.1質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)和項(xiàng)目劃分隨招標(biāo)順序逐次辦理

該項(xiàng)目由甘肅省水利廳質(zhì)安中心進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，項(xiàng)目投資大，總體工期長(zhǎng)。工程于2021年開(kāi)工建設(shè)，分年度、分批次進(jìn)行招、投標(biāo)和簽訂合同文件。項(xiàng)目法人按照招標(biāo)的時(shí)間順序和建設(shè)內(nèi)容隨即辦理了質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)，逐批次報(bào)備質(zhì)量監(jiān)督備案資料，并按程序進(jìn)行項(xiàng)目劃分報(bào)批。

3.4.2開(kāi)工初期檢測(cè)頻次的制定

吸取部分水利建設(shè)項(xiàng)目在驗(yàn)收中因檢測(cè)頻次達(dá)不到規(guī)范要求而不得已進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)降級(jí)評(píng)定的教訓(xùn)，昌馬大型灌區(qū)項(xiàng)目專(zhuān)責(zé)機(jī)構(gòu)在開(kāi)工初期組織各參建方根據(jù)設(shè)計(jì)、合同文件、相關(guān)規(guī)范和工程質(zhì)量控制要點(diǎn)，分標(biāo)段制定出工程建設(shè)中所用到的原材料、中間產(chǎn)品、土工試驗(yàn)、金屬結(jié)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備等的施工復(fù)檢、監(jiān)理平行抽樣檢測(cè)、項(xiàng)目法人過(guò)程抽檢頻次對(duì)照表，在工程建設(shè)過(guò)程中根據(jù)施工完成的實(shí)際工程量對(duì)照檢查送檢頻率。

3.4.3開(kāi)工初期的質(zhì)檢表格樣表制定

在開(kāi)工初期，專(zhuān)責(zé)機(jī)構(gòu)組織各參建單位對(duì)已開(kāi)工建設(shè)的矩形渠、鋼筋混凝土管道、各類(lèi)渠系建筑物、金屬結(jié)構(gòu)等選用的質(zhì)檢表格進(jìn)行討論。由于各施工單位檔案整理水平參差不齊，對(duì)同一張表格的填寫(xiě)有不同的見(jiàn)解，各專(zhuān)責(zé)組鼓勵(lì)大家發(fā)言，進(jìn)行群策群力的討論，以找到適合本工程實(shí)際的質(zhì)檢表格和填寫(xiě)方式。最終，意見(jiàn)進(jìn)行統(tǒng)一化，制定出統(tǒng)一的填寫(xiě)質(zhì)檢表格樣表，在進(jìn)一步通過(guò)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)審核后對(duì)質(zhì)檢樣表填寫(xiě)進(jìn)行集中培訓(xùn)。各參建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、資料員、施工員、質(zhì)檢員、監(jiān)理單位人員等均要求參訓(xùn)。進(jìn)一步指導(dǎo)參建單位及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范的形成質(zhì)檢資料，有效提升質(zhì)檢資料形成質(zhì)量，并為后續(xù)客觀、公正的進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定提供依據(jù)，從而確保今后工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)、維修、在建、改建得以有力的保障。

3.4.4信息化工程質(zhì)檢項(xiàng)目劃分及評(píng)定表的研討及制定

按照目前建設(shè)的需要和發(fā)展的趨勢(shì)，省疏勒河中心正在邁入信息化管理的現(xiàn)代化灌區(qū)，面對(duì)國(guó)家現(xiàn)行有效的規(guī)程規(guī)范對(duì)水利信息化工程暫無(wú)統(tǒng)一、規(guī)范的質(zhì)量評(píng)定表的現(xiàn)狀，通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程參與、邀請(qǐng)北京慧圖科技(集團(tuán))股份有限公司現(xiàn)場(chǎng)授課等方式梳理信息化的特點(diǎn)和重點(diǎn)，根據(jù)本工程所涉及的不同建設(shè)內(nèi)容和不同監(jiān)測(cè)和監(jiān)控系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)類(lèi)別劃分分部工程，按不同站點(diǎn)位置劃分單元工程。組織施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)發(fā)揮各自?xún)?yōu)勢(shì)，充分討論，認(rèn)為信息化項(xiàng)目建設(shè)除部分土建及附屬設(shè)施，大都以?xún)x器、設(shè)備的安裝和調(diào)測(cè)試為重，質(zhì)檢表格的制定要從儀器設(shè)備規(guī)格型號(hào)是否與合同一致，是否具有齊全的檢驗(yàn)合格證書(shū)和使用說(shuō)明書(shū)、合格證等。安裝過(guò)程應(yīng)以安裝位置、安裝正確、牢固性等方面進(jìn)行控制，安裝前要先檢驗(yàn)儀器設(shè)備外觀質(zhì)量的完整性和無(wú)損性，保證儀器安裝前質(zhì)量合格，安裝后要經(jīng)各種測(cè)試、調(diào)試，確保儀器設(shè)備運(yùn)行正常，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，傳輸無(wú)誤。加之信息系統(tǒng)工程從土建及附屬工程建設(shè)到完成設(shè)備調(diào)測(cè)試所用時(shí)間跨度大，存在結(jié)算難于施工評(píng)定同步等的因素制定出土建及附屬設(shè)施、設(shè)備安裝、設(shè)備調(diào)測(cè)試等單元工程類(lèi)別的單元工程評(píng)定表格，并通過(guò)省質(zhì)安中心的審核，通過(guò)實(shí)際應(yīng)用證明了其探索方向的正確性和可應(yīng)用性。項(xiàng)目信息化表格的制定和應(yīng)用對(duì)于參與人員既是一次全新的學(xué)習(xí)和提升，也為全灌區(qū)信息化工程質(zhì)量評(píng)定指明了方向，打破了以往信息化工程質(zhì)檢資料降低標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收的困局。

3.5 項(xiàng)目管理資料歸檔整編中的的一些辦法

在工程開(kāi)工前期，專(zhuān)責(zé)機(jī)構(gòu)與檔案管理部門(mén)溝通，制定檔案編制計(jì)劃，明確建設(shè)過(guò)程中應(yīng)收集和形成的資料大綱和要求，并指導(dǎo)參建單位分類(lèi)別整理和保管資料。同時(shí)，實(shí)行檔案資料按年度分批移交，在本年度工程通過(guò)合同完工驗(yàn)收后立即組織進(jìn)行檔案資料裝訂成冊(cè)，以資料整理積極性較高、功底較深厚的施工單位作為突破口，邀請(qǐng)檔案室管理人員進(jìn)行分類(lèi)、分卷的重點(diǎn)指導(dǎo)，以便各參建單位逐標(biāo)段成形項(xiàng)目檔案資料，并達(dá)到歸檔要求。

4 建議

4.1 項(xiàng)目劃分與質(zhì)檢表格的選用

建議同一個(gè)項(xiàng)目各標(biāo)段項(xiàng)目劃分原則要統(tǒng)一，對(duì)渠道伸縮縫填筑、設(shè)施、設(shè)備、信息化系統(tǒng)等安裝和調(diào)試施工區(qū)間跨度大，影響施工進(jìn)度與質(zhì)量評(píng)定同步性的，單獨(dú)劃分單元工程；在項(xiàng)目劃分的同時(shí)考慮單元工程評(píng)定表格的選用，對(duì)規(guī)范中不涉及的評(píng)定表格依據(jù)工程建設(shè)質(zhì)量控制要點(diǎn)進(jìn)行自制，并及時(shí)報(bào)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)審核后使用。

4.2 加強(qiáng)合同管理

建設(shè)單位在與監(jiān)理、施工等單位簽訂合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)資料形成、整編、移交做出詳盡的約定。使工程結(jié)算與資料同步、整編進(jìn)度等掛鉤，對(duì)于資料與施工進(jìn)度不同步，整編工作滯后的單位可按相應(yīng)比例暫緩結(jié)算。

4.3 進(jìn)一步探索信息化系統(tǒng)在水利工程質(zhì)量評(píng)定與檔案管理中的應(yīng)用

一是探索質(zhì)檢資料填寫(xiě)的信息化系統(tǒng)，將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入和保存，倒逼參建單位做到施工質(zhì)量評(píng)定日結(jié)月清；二是分批次進(jìn)行檔案資料整編移交。根據(jù)工程的規(guī)模和工期，制定合適的檔案整編和移交計(jì)劃，對(duì)于小型項(xiàng)目可以一次性提交所有資料；而一些工期較長(zhǎng)或者分年度實(shí)施的大型項(xiàng)目，提前擬定檔號(hào)，隨工程建設(shè)進(jìn)度分項(xiàng)或分年度逐批次移交，避免因耗時(shí)過(guò)久造成檔案遺失、損壞等，影響檔案作用的發(fā)揮。

5 結(jié)語(yǔ)

“十四五”期間，昌馬大型灌區(qū)項(xiàng)目正在進(jìn)行中。在實(shí)施中，項(xiàng)目管理和指導(dǎo)起到了非常有效的作用，不僅在項(xiàng)目檔案資料形成與施工進(jìn)度上取得了同步的效果，還提升了檔案資料的歸檔質(zhì)量。這為工程的驗(yàn)收打下了基礎(chǔ)，也為后期的檢查、維護(hù)、管理、使用、維修、改建和擴(kuò)建提供了可靠的依據(jù)和憑證。采用專(zhuān)責(zé)制管理模式，不僅提高了工程建設(shè)的效率，還提高了質(zhì)量保障的水平。同時(shí)，形成的信息化質(zhì)量評(píng)定成果性文件對(duì)全灌區(qū)工程質(zhì)量管理和項(xiàng)目檔案管理都具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用，為同類(lèi)灌區(qū)提供了可供參考借鑒的經(jīng)驗(yàn)。