云計算趨勢下個人通用辦公輔助系統(tǒng)的構(gòu)建

夏 炎，杜婷婷

（銅仁學(xué)院 a.大數(shù)據(jù)學(xué)院，b.人事處， 貴州 銅仁 554300）

關(guān)鍵字：辦公平臺；云計算；系統(tǒng)設(shè)計；工作效率

信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用雖然只有短短的二三十年時間,但我們已經(jīng)感受到它使人們的辦公效率獲得了革命性的提升,這是技術(shù)與觀念的發(fā)展帶來的。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是近些年的新熱點,速度更快、數(shù)據(jù)量更大的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)已經(jīng)出現(xiàn),這將催生新一代的各種應(yīng)用出現(xiàn)。［1］

云計算是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物,從最早的租賃服務(wù)器開始,到今天各種網(wǎng)絡(luò)平臺、各種web API、各種在線應(yīng)用的普及,“云”已經(jīng)悄無聲息地活躍在每個人的生活工作中,而這僅僅是起步階段。［2～3］方便快捷、數(shù)據(jù)不易丟失、經(jīng)濟(jì)實惠、綠色環(huán)?！频倪@些優(yōu)點注定它會迎來更好的發(fā)展,把信息置于云端是未來發(fā)展的必然趨勢。在這樣的趨勢下,我們也應(yīng)該重新審視辦公系統(tǒng)的發(fā)展方向,規(guī)劃更加合理的應(yīng)用系統(tǒng)。

辦公輔助系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)該圍繞兩點進(jìn)行：首先為了創(chuàng)造舒心的工作環(huán)境,應(yīng)該簡化操作,使辦公人員可以更專心于工作內(nèi)容本身,而不是考勤、回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)消息等額外的事情；其次為了讓工作者體會到成就感,采用工作臺賬的模式是很好的選擇,當(dāng)使用者面對自己整整齊齊的工作記錄時,很容易激發(fā)成就感。［4～5］

一、目前各種辦公模式的缺點

現(xiàn)在流行的辦公方式可以分為兩大類：一是依托即時通信工具發(fā)展起來的辦公模式,二是企業(yè)單位定制的OA系統(tǒng)。

（一）以即時通信工具作為辦公輔助

QQ是即時通信工具的代表,得益于較高的普及度和良好的生態(tài)環(huán)境。QQ是非常普遍的辦公輔助軟件,具有很多優(yōu)點,如方便的群組管理,發(fā)送群文件、在線文檔等,但也有很多缺點。

1. 混雜的環(huán)境。QQ最初就是用來聯(lián)系好友的,沒有專門的工作環(huán)境,工作消息與生活好友的信息混雜在一起。還有各種娛樂應(yīng)用：QQ動態(tài)、好友生日提醒、QQ看點、小世界精選等,太多的干擾信息。［6］

2.文件的定期清除。好友發(fā)來的文件由文件助手暫存7天,7天后就無法再次下載了,經(jīng)常成為工作人員懊悔的事。

3.雞肋的待辦。QQ手機(jī)端可以把某條消息設(shè)為待辦,在屏幕上會增加一個小按鈕。但僅此而已,只是一個簡單記事,缺少專門的管理,如分類、重要等級、延期等。即便功能如此簡單,在桌面端還完全沒有該待辦功能。

4. 系統(tǒng)對外部APP不開放。如果消息和文件等留有外部程序訪問接口,那么用戶可以根據(jù)自己需要開發(fā)新的自動化程序,但缺少開放接口。

5. 缺少具體實用功能。例如教師收集電子版作業(yè),每個學(xué)生都傳送給教師,教師需要逐個處理消息,另存文件。如果文件命名不夠規(guī)范,教師還要自己修改文件命名,等等。缺少批量操作功能。

6. 信息分散,不便于梳理工作歷程。工作中來自各個同事的消息是分散的,群里面與自己相關(guān)的消息也是分散的。一旦更換設(shè)備,消息記錄可能也就丟失了。

其它以即時通信為主線的辦公輔助系統(tǒng)也存在同樣的問題。微信很多功能不如QQ適合辦公,例如查看群文件。只不過具有支付功能,人人必備,是它的優(yōu)勢。

（二）以企業(yè)視角開發(fā)OA系統(tǒng)

專門的企業(yè)管理OA系統(tǒng),用友、金蝶等開發(fā)的OA系統(tǒng),以及專門針對辦公的釘釘。這些系統(tǒng)很大程度上簡化了操作,嚴(yán)格了事務(wù)管理,如提交、審批不需要紙質(zhì)材料傳送等。［7］但是這些系統(tǒng)的設(shè)計往往從整個單位或者是管理者的角度出發(fā),這就會產(chǎn)生很多缺點。

1.普通用戶功能體驗未被充分考慮。所有員工經(jīng)常進(jìn)行的操作,開發(fā)者難以進(jìn)行全面的調(diào)研,有些用戶功能可能存在欠缺。

2. 普通用戶的使用情感體驗差?？记诖蚩ā笏蛯徟?會讓普通員工提高工作效率,但很難讓普通員工從中獲得成就感,并感到快樂。更多的感覺是以前線下勞動,現(xiàn)在改成了完成線上任務(wù)。OA更像是監(jiān)督自己完成作業(yè)的系統(tǒng),而不是自己的助手。2020年新冠疫情暴發(fā),很多學(xué)校改為線上教學(xué),有的教師采用釘釘系統(tǒng),結(jié)果釘釘?shù)挠脩粼u分被打到了1.4的低分,屬于類似情景。

3.升級改造困難。針對企業(yè)的特定OA系統(tǒng)從大框架進(jìn)行設(shè)計,往往造成局部改動困難。例如教務(wù)系統(tǒng),如果增加一個學(xué)業(yè)預(yù)警的功能,一般需要請原設(shè)計公司進(jìn)行改造,用戶難以完成。

4. 不利于遷移。普通員工換工作,離開這家公司,那么之前所有的工作就都不可見了。而事實上有些工作是應(yīng)該延續(xù)的,例如：某教師換了一個學(xué)校工作,那么他在前一個學(xué)校提交的課程教案,沒有理由放棄繼續(xù)使用。

歸根結(jié)底,以企業(yè)管理為出發(fā)點而開發(fā)的系統(tǒng)體現(xiàn)企業(yè)的利益。而現(xiàn)在我們要設(shè)計一個人人可注冊的開放平臺,成為每個人工作的得力助手,以把工作變成樂趣為目標(biāo)。

二、系統(tǒng)設(shè)計

從使用情感出發(fā),我們把系統(tǒng)定位于用戶終身的工作助手,以把工作變?yōu)闃啡槟繕?biāo),系統(tǒng)設(shè)計的主線采用工作臺賬的記錄。

（一）系統(tǒng)主線框架

把每項工作稱為一個項目,以項目的創(chuàng)建、開展、結(jié)束為主線設(shè)計整個系統(tǒng)。系統(tǒng)中包含以下5個主要模塊：項目管理、定時提醒、聯(lián)系人管理、匯總統(tǒng)計、搜索查詢?；究蚣苋鐖D1所示。

項目管理是整個系統(tǒng)的核心。系統(tǒng)應(yīng)用主界面包含：左側(cè)欄是正在進(jìn)行中的項目列表,按時間順序排列,以類似于文件系統(tǒng)目錄樹的表現(xiàn)形式展現(xiàn)各個項目,各項目可打開展示項目詳細(xì)內(nèi)容；界面的主要區(qū)域采用選項卡方式,初始選項卡展示當(dāng)前的待辦提醒,可以對各項待辦做進(jìn)一步的處理；系統(tǒng)的其他模塊都隱藏于菜單欄。通過這樣的設(shè)計使用戶把注意力集中于當(dāng)前要處理的事務(wù)上。

右側(cè)聯(lián)系人管理有別于QQ等聊天軟件將聯(lián)系人置于主界面的做法,本系統(tǒng)聯(lián)系人只是作為項目活動的被動輸入。例如項目中要發(fā)布通知,確認(rèn)要發(fā)布給具有某個標(biāo)簽的群體,系統(tǒng)再去讀取通訊錄進(jìn)行消息傳達(dá)。其他人發(fā)來的消息也需要用戶主動點開查看,用戶不會因為消息的頻繁到達(dá)而影響當(dāng)下的工作。

（二）項目管理模塊主要內(nèi)容

一個項目可以設(shè)置以下狀態(tài)：進(jìn)行中、擱置、放棄、完成。而一件工作（稱為項目）中,有時要幾件事務(wù)同時進(jìn)行,所以系統(tǒng)中設(shè)計了每個項目可以開啟多個線程,每個線程可以開展多種活動,每個活動可以指定活動對象：特定聯(lián)系人,或者任何人可參與的開放式活動。進(jìn)行中的項目可以選擇掛起,將屏蔽相關(guān)消息提醒,使用戶專注于活動項目。項目的基本過程如圖2。

圖2 一個項目的基本過程

對線程中比較有特色的活動做以下說明。

①記事功能用于各種記錄,例如關(guān)于這項工作某個新想法,可以隨手記錄,同時具有語音轉(zhuǎn)文本的輸入功能,便于捕捉瞬時的想法。記事具有拍照與錄像功能,可以用于某些特定場合,例如會議記錄的拍照等。

②待辦用于提醒所屬線程目前進(jìn)行到了哪里,接下來要做什么。

③在線文檔與目前流行的方式基本相同,但是可以設(shè)定允許哪些人查看修改,還是任何人都具有權(quán)限。

④收集文件將大幅改進(jìn)目前常用的方式,本系統(tǒng)的用戶可以發(fā)布收集需求,其他成員提交文件。文件提交者不需要關(guān)心文件命名規(guī)則,而且可以在收集關(guān)閉前任意修改提交內(nèi)容；文件收集者可以一鍵下載所有規(guī)范整理過的文件,文件的目錄設(shè)置、規(guī)范命名都由該系統(tǒng)自動完善。

⑤采集信息是經(jīng)常會發(fā)生的辦公事務(wù),系統(tǒng)將完成類似于調(diào)查問卷的功能來進(jìn)行信息采集,提供友好的界面以便于被采集者輸入,提供良好的后臺處理支持以便于采集者匯總統(tǒng)計。

⑥在線會議將加大安全措施。目前流行的騰訊會議等,只要具有會議號和密碼,任何人都可以進(jìn)入會議,而本系統(tǒng)的會議只允許聯(lián)系人加入。

（三）其它模塊主要內(nèi)容

待辦提醒包括：聯(lián)系人消息、定時提醒。對收到的聯(lián)系人消息可以設(shè)為待辦,并可以選擇屬于哪個項目中的哪個線程。定時提醒可以設(shè)置短周期提醒（每天）、中長周期提醒（每月或每年）、單次提醒等。定時提醒的內(nèi)容由用戶設(shè)置,除了工作之外可以設(shè)置生活內(nèi)容,例如每天10點起身活動一下等。提醒方式有消息提醒,也可以設(shè)置霸屏提醒,使用戶不得不離開電腦休息。

聯(lián)系人管理采用標(biāo)簽標(biāo)識,例如為某聯(lián)系人添加：計科系、大數(shù)據(jù)學(xué)院、項目A等標(biāo)簽。采用標(biāo)簽的方式代替群組方式,方便責(zé)權(quán)管理。而群組文件等在搜索功能中用更加方便的形式實現(xiàn)。

搜索查詢模塊。在日常使用的其它軟件中搜索通常是輔助功能,但在本系統(tǒng)中搜索是重點模塊,通過關(guān)鍵字搜索,會列出詳盡的內(nèi)容,以及每個條目的簡介。

統(tǒng)計匯總模塊用以統(tǒng)計一段時間內(nèi)開展了哪些項目、進(jìn)行了哪些活動,可以設(shè)置是否自動生成月度或年度報表。統(tǒng)計匯總是整理心情、理清思路重新再出發(fā)的環(huán)節(jié),面對已完成的項目與活動易激發(fā)使用者的成就感。同時也將根據(jù)情況由機(jī)器提出一些工作建議,例如開展的項目或線程太多會降低工作效率等。

三、系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)路線

最終的系統(tǒng)將包含四部分內(nèi)容：服務(wù)器后臺、瀏覽器前端、電腦客戶端和手機(jī)客戶端,如圖3所示。其中電腦客戶端包括Windows與Linux客戶端,手機(jī)客戶端包括Android、ios和鴻蒙三種。總的工作量很大,所以需要安排合理的開發(fā)路線。

圖3 系統(tǒng)的組成部分

首先完成服務(wù)器端與瀏覽器端的設(shè)計,瀏覽器不受客戶端設(shè)備和操作系統(tǒng)的限制,具有通用性。在服務(wù)器與瀏覽器端的各部分功能完善之后,再開發(fā)windows與Android,最后開發(fā)其它操作系統(tǒng)下的客戶端。項目管理模塊中包含諸多活動,首先開發(fā)記事、待辦、上傳資料存檔這三部分,再陸續(xù)完成其它活動內(nèi)容。

整個系統(tǒng)架設(shè)在公有云上,使得該系統(tǒng)可以成為任何人的終身工作助手與工作記錄者。但是考慮到有些工作需要保密,在開發(fā)時要考慮系統(tǒng)的遷移問題,使系統(tǒng)可以遷移到任意單位的私有云上,這樣做也便于系統(tǒng)的推廣。

四、結(jié)束語

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,云計算終將成為我們未來的工作方式,所有工作的內(nèi)容終將遷至云端。目前各種辦公平臺繁多,但缺少合適的專業(yè)平臺使我們的工作更加條理。本文討論了流行辦公方式的缺點,然后以讓用戶感受工作是種樂趣為目的設(shè)計了一套新的辦公系統(tǒng)。并介紹了該系統(tǒng)基本框架與開發(fā)路線,可以為其他系統(tǒng)設(shè)計者提供參考。