加強(qiáng)信息化建設(shè) 提高企業(yè)經(jīng)營管理效率

吳美玲/文

隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，各種信息化系統(tǒng)爭相出現(xiàn)，并被廣泛應(yīng)用于企業(yè)發(fā)展中，深刻影響著人們的生產(chǎn)生活，也帶動了行業(yè)、社會不斷進(jìn)步。企業(yè)在應(yīng)用信息化系統(tǒng)時會考慮當(dāng)前所處的外部環(huán)境、自身實(shí)力、未來發(fā)展需求等因素，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。并且企業(yè)內(nèi)部各職能部門應(yīng)用的信息化系統(tǒng)功能各不相同，相關(guān)人員建設(shè)各系統(tǒng)前要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。然而實(shí)際上可能因為資源、技術(shù)等的限制，企業(yè)內(nèi)部建設(shè)信息化系統(tǒng)時并沒有花費(fèi)足夠的資金、精力進(jìn)行系統(tǒng)功能籌劃，也沒有對各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口進(jìn)行合理設(shè)置，延誤各職能部門信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度的同時，阻礙了企業(yè)整體發(fā)展?；诖?，文章主要研究企業(yè)信息化管理過程中存在的問題，分別從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)治理、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理、信息安全、信息化治理五個方面展開，并提出可行的信息化建設(shè)路徑，希望能夠有效推動企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)，并提高企業(yè)經(jīng)營效率。

信息化建設(shè) 經(jīng)營管理 企業(yè)發(fā)展

新時期，各種信息技術(shù)層出不窮，隨著云計算、云平臺、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的出現(xiàn)，各行業(yè)內(nèi)信息化系統(tǒng)建設(shè)理念已基本成熟，同類型企業(yè)也在學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗，逐步建設(shè)共享系統(tǒng)功能，盡可能基于自身優(yōu)勢用更低的成本建設(shè)更加成熟的軟件系統(tǒng)。各企業(yè)建設(shè)信息化系統(tǒng)并不是一朝一夕可以實(shí)現(xiàn)的，需要花費(fèi)較長時間進(jìn)行探究、分析、建設(shè)、試運(yùn)行、調(diào)試等，還需要各職能部門人員相互扶持、幫助，才能保障所建設(shè)的系統(tǒng)功能符合各崗位人員實(shí)際操作習(xí)慣，且與原有財務(wù)、業(yè)務(wù)工作流程相適應(yīng)。不同行業(yè)企業(yè)、不同規(guī)模企業(yè)在建設(shè)信息化系統(tǒng)時要做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，才能有序開展后期一系列活動。但實(shí)際上各企業(yè)建設(shè)信息化系統(tǒng)相對盲目，并沒有花費(fèi)足夠的時間和精力研究功能需求，也沒有與各層級人員深入溝通交流，以致信息化系統(tǒng)建設(shè)工作開展并不順利，從而影響系統(tǒng)功能作用的發(fā)揮。

企業(yè)信息化管理過程中存在的問題

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)治理

新時期，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展運(yùn)營過程中必須借助先進(jìn)的信息化系統(tǒng)滿足各種業(yè)務(wù)、財務(wù)管理工作的需求，如數(shù)據(jù)服務(wù)器、文件服務(wù)器、應(yīng)用型服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等。各企業(yè)內(nèi)部高層人員也意識到了信息化系統(tǒng)對各職能板塊的重要作用，紛紛在人員、組織架構(gòu)、技術(shù)、流程等方面提供幫助，以促進(jìn)基礎(chǔ)信息化設(shè)施建設(shè)，后續(xù)依據(jù)實(shí)際需求對其進(jìn)行功能更新升級。但多數(shù)企業(yè)并沒有很好地順應(yīng)時代變遷，沒有在短期內(nèi)更新內(nèi)部信息化基礎(chǔ)設(shè)施功能，依舊在使用傳統(tǒng)、老舊的信息化網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，影響后續(xù)各環(huán)節(jié)功能更新，也影響基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息發(fā)揮作用。

應(yīng)用系統(tǒng)

企業(yè)在不同發(fā)展階段，各職能部門對信息化系統(tǒng)功能的需求不同，所以會先后建設(shè)多套信息化系統(tǒng)，后續(xù)隨著實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)展需求的變化和信息化技術(shù)水平的提升，各板塊系統(tǒng)功能會逐漸被淘汰或更新升級，以便更好地滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)活動需求。一般來講，企業(yè)內(nèi)部信息化系統(tǒng)基本覆蓋業(yè)務(wù)、財務(wù)活動流程，并且具有一定的靈活性、安全性、響應(yīng)度、便捷性、可靠性，預(yù)留的升級空間較大。例如，F(xiàn) 企業(yè)內(nèi)部信息化系統(tǒng)有OA 系統(tǒng)、MES 系統(tǒng)、金蝶財務(wù)系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、文件共享服務(wù)器等，各個職能系統(tǒng)都有不同功能，且隨著實(shí)際業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)領(lǐng)域的變化，這些系統(tǒng)功能的使用權(quán)限和覆蓋面會發(fā)生變動。

數(shù)據(jù)管理

目前，各企業(yè)內(nèi)部信息化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)管理方面存在的問題有：業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)的映射有難度，主要是各職能部門間數(shù)據(jù)信息無法共享，存在嚴(yán)重的信息壁壘、信息孤島現(xiàn)象；相同內(nèi)容數(shù)據(jù)在多個系統(tǒng)中存儲，既占用系統(tǒng)內(nèi)存，又會因數(shù)據(jù)重復(fù)造成的體量大影響后續(xù)工作采集；不同職能系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、記錄標(biāo)準(zhǔn)不同，需要相關(guān)崗位人員手動進(jìn)行處理，這會產(chǎn)生一定的人工操作誤差，影響基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計質(zhì)量以及后續(xù)一系列工作開展；系統(tǒng)缺乏數(shù)據(jù)集成功能，數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入和導(dǎo)出只能通過簡單的Excel 處理；人員對數(shù)據(jù)信息的重視度不足，缺乏數(shù)據(jù)治理技術(shù)、資金投入等。

信息安全

信息化時代，各企業(yè)內(nèi)部幾乎所有的核心數(shù)據(jù)都能夠在系統(tǒng)中查詢到，所以系統(tǒng)的安全性能至關(guān)重要。各企業(yè)在應(yīng)用信息化系統(tǒng)過程中，要防范的安全問題主要有內(nèi)部和外部兩方面。從內(nèi)部講，要防范因內(nèi)部人員操作不當(dāng)或人員道德水平低造成的原始數(shù)據(jù)被刪改、被拷貝導(dǎo)出等情況；從外部講，要防范外部黑客或外網(wǎng)的非法入侵，破壞系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)內(nèi)容，或者造成企業(yè)內(nèi)部核心數(shù)據(jù)丟失，出現(xiàn)商業(yè)機(jī)密被盜取等情況。企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)信息內(nèi)容的安全防護(hù)等級低，原因可能是內(nèi)部人員缺乏信息安全防護(hù)意識；也可能是現(xiàn)有系統(tǒng)技術(shù)水平有限，無法自動識別風(fēng)險，也無法有效攔截外部非法入侵等。

信息化治理

企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)治理工作一般是由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，有實(shí)力且條件允許的情況下可以設(shè)置獨(dú)立的信息管控部門，即IT管理部門，并安排專業(yè)人員深入分析相關(guān)數(shù)據(jù)信息。整個IT 管理部門人員要統(tǒng)籌規(guī)劃各職能部門信息應(yīng)用，并發(fā)揮其戰(zhàn)略層面的作用。然而，實(shí)際上企業(yè)內(nèi)部并沒有設(shè)置獨(dú)立的IT 管理部門，也沒有安排專業(yè)人員開展數(shù)據(jù)信息應(yīng)用分析工作，所以基本上無法對系統(tǒng)中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的應(yīng)用。

企業(yè)如何建設(shè)信息化系統(tǒng)，提高經(jīng)營效率

建設(shè)信息化系統(tǒng)的必要性和基本原則

企業(yè)建設(shè)信息化系統(tǒng)是在當(dāng)前內(nèi)外部市場競爭、宏觀政策、時代變革等基礎(chǔ)上，積極響應(yīng)各行業(yè)綠色發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃方向。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前各行業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了信息化、智能化軟件滲透，各行業(yè)信息化系統(tǒng)滲透數(shù)值如圖1所示，從中可知各行業(yè)對信息化系統(tǒng)的需求度。

圖1 信息化系統(tǒng)行業(yè)滲透度數(shù)值匯總

企業(yè)建設(shè)信息化系統(tǒng)要遵循的基本原則有：戰(zhàn)略性原則（建設(shè)信息化系統(tǒng)任務(wù)要提升至戰(zhàn)略管理高度，要求得到各高層領(lǐng)導(dǎo)的全力支持）、權(quán)威性原則（預(yù)先設(shè)置的系統(tǒng)建設(shè)方案、資金預(yù)算方案要嚴(yán)格落實(shí)）、整體性原則（系統(tǒng)要覆蓋全部職能部門、全部崗位人員）、充分應(yīng)用新技術(shù)原則（盡力實(shí)現(xiàn)自動化）、全力應(yīng)用系統(tǒng)功能原則（要保障系統(tǒng)和實(shí)際財務(wù)、業(yè)務(wù)工作流程之間有較高的匹配度）、數(shù)據(jù)集成管理原則（基本實(shí)現(xiàn)OA、ERP、MES、MIS 等系統(tǒng)的連接，統(tǒng)籌安排功能建設(shè)任務(wù)）。

建設(shè)信息化的目標(biāo)和愿景

愿景即在未來能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)。企業(yè)建設(shè)信息化系統(tǒng)的愿景是企業(yè)內(nèi)部所有環(huán)節(jié)信息化建設(shè)的總體指導(dǎo)方針。企業(yè)信息化建設(shè)的目標(biāo)一般是圍繞長期性戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)、經(jīng)營目標(biāo)等來確定的，信息化建設(shè)目標(biāo)的設(shè)定，需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)人員改變傳統(tǒng)思維，探索可行的變革路徑，借助信息化系統(tǒng)幫助企業(yè)探索可行的信息化建設(shè)路徑，改進(jìn)傳統(tǒng)運(yùn)營模式，使其有助于創(chuàng)造價值、提升企業(yè)競爭力，同時提升產(chǎn)品自主研發(fā)能力，不斷提升產(chǎn)品的市場認(rèn)可度，增強(qiáng)品牌效應(yīng)。

例如，筆者所在的企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，是基于實(shí)際崗位職責(zé)需求制定的，即需要設(shè)置比較完善的財務(wù)管控系統(tǒng)，而且任意一個會計憑證都是一個完整的業(yè)務(wù)流。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)人員十分重視信息化系統(tǒng)建設(shè)，自2007年成功入駐中國市場后，先后搭建了SAP 系統(tǒng)、MM 采購系統(tǒng)、FI 財務(wù)核算系統(tǒng)、ROM 門店前端采購下單系統(tǒng)、WMS 倉庫管理系統(tǒng)、加盟系統(tǒng)、EC 系統(tǒng)等，并且在各系統(tǒng)中詳細(xì)設(shè)計了訪問人員操作權(quán)限，其中ROM、WMS、加盟系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息結(jié)果會直接傳至SAP 系統(tǒng)。后續(xù)為了更便捷地使用系統(tǒng)，滿足各環(huán)節(jié)管理需求，逐漸完成了“借用商品”“采購資金預(yù)測表”“門店績效”等系統(tǒng)的開發(fā)、上線應(yīng)用。

其中，“借用商品”系統(tǒng)的上線應(yīng)用能夠更精準(zhǔn)地劃分責(zé)任，能夠更清晰地記錄現(xiàn)有賬目，使整個業(yè)務(wù)活動流程越來越清晰?！安少徺Y金預(yù)測表”系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用采用了新思路，能夠提前把各供應(yīng)商付款條件匯總在系統(tǒng)中，后續(xù)綜合考量下訂單時間、交期貨情況，精準(zhǔn)計算到期應(yīng)付款，財務(wù)付款審核時沖減已付款，這樣未付款詳情也會一目了然。“門店績效”系統(tǒng)側(cè)重于記錄全部過程，而不只是呈現(xiàn)一個直觀的結(jié)果。該系統(tǒng)的建設(shè)難點(diǎn)在于業(yè)務(wù)場景較復(fù)雜，系統(tǒng)要結(jié)合績效管控政策、業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)計縝密的計算邏輯，這樣既能夠減少因人為因素理解績效政策不到位造成的誤差，又能避免各種手動計算錯誤的出現(xiàn)。由于系統(tǒng)能夠進(jìn)行分段審批，如崗位等內(nèi)容可以交由HR 審批，指標(biāo)可以由銷售經(jīng)理審批，特別調(diào)整由銷售中心審核，有利于聚焦審批點(diǎn)，減輕員工手動工作量。

具體優(yōu)化路徑

完善數(shù)據(jù)治理機(jī)制

首先，全面梳理當(dāng)前業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)信息，并設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，如物料、員工、采購單、營銷報價等都要使用同一的編碼規(guī)則，具體規(guī)則由各相關(guān)環(huán)節(jié)人員自行提出，并經(jīng)過逐層審核評價。其次，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整理共享，減少重復(fù)錄入。進(jìn)行數(shù)據(jù)共享時可能用到的工具有計算引擎、數(shù)據(jù)開發(fā)、數(shù)據(jù)治理等。最后，成立數(shù)據(jù)管理部門，并匹配與崗位職責(zé)要求一致的數(shù)據(jù)管理人員，梳理新舊系統(tǒng)功能，在舊數(shù)據(jù)編碼基礎(chǔ)上改進(jìn)、優(yōu)化，形成一套適合新功能系統(tǒng)應(yīng)用的全新編碼規(guī)則，為后續(xù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的集中管控奠定基礎(chǔ)。經(jīng)過上述一系列準(zhǔn)備工作，基本實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各職能部門數(shù)據(jù)信息的規(guī)范化記載，實(shí)現(xiàn)了對數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一管控，借助數(shù)據(jù)共享職能，有效加強(qiáng)了跨部門人員間的聯(lián)絡(luò)。有了數(shù)據(jù)共享功能，各部門人員能夠更好地從全局考慮，了解其他部門的運(yùn)營情況，從而作出正確的經(jīng)營決策，對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展而言，也有較大的價值創(chuàng)造作用。

健全部門協(xié)同機(jī)制

首先，強(qiáng)化項目信息化流程管控。企業(yè)開展任何項目都要遵循PDCA 循環(huán)原則，在各部門人員的積極輔助下依次規(guī)劃、執(zhí)行、檢查、處理工作內(nèi)容，其中成功的管理經(jīng)驗可納入標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)則中，為后續(xù)類型項目管理提供參考依據(jù)。其次，建設(shè)一體化項目管控。利用現(xiàn)有的信息化功能實(shí)現(xiàn)各職能部門間信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)通道，以便相關(guān)人員能夠更便捷地獲得所需的數(shù)據(jù)信息，也能夠更科學(xué)地作出決策，有利于提升項目整體質(zhì)量和效率。

信息化建設(shè)的保障措施

首先，組織層面的保障。企業(yè)內(nèi)部信息化建設(shè)工作是全部職能部門、全部崗位人員共同的工作內(nèi)容。為推動信息化系統(tǒng)建設(shè)工作高效、有質(zhì)量地完成，需要設(shè)置相應(yīng)的管理層級全權(quán)管控，要求企業(yè)適當(dāng)調(diào)整現(xiàn)有的組織架構(gòu)框架，在各職能部門層級增設(shè)信息化管理部門。有了專業(yè)的信息化管理部門，還要有專業(yè)的人才任職各崗位。企業(yè)可以高薪外聘同行業(yè)內(nèi)信息化管理人才，也要著手培養(yǎng)熟悉自身財務(wù)、業(yè)務(wù)流程的信息化管理人才，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各職能部門間信息系統(tǒng)的完美對接，打破以往信息壁壘、部門孤島的局限。其次，制度層面的保障。企業(yè)建設(shè)信息化系統(tǒng)需要全體人員共同參與，涉及全部財務(wù)業(yè)務(wù)工作流程。為此，須建立健全各種與工作內(nèi)容匹配的制度體系來引導(dǎo)、約束相關(guān)崗位人員的日常工作行為，常規(guī)制度有培訓(xùn)制度、績效管理制度、安全防范管控制度等。最后，資金層面的保障。企業(yè)建設(shè)信息化系統(tǒng)，更新升級各職能部門信息系統(tǒng)需要足夠的資金作后盾。為此，企業(yè)可以設(shè)置信息化建設(shè)專項資金，各種系統(tǒng)功能更新升級涉及的硬件、軟件等支出都在專項資金中支取。要合理利用專項資金，數(shù)據(jù)庫維護(hù)、硬件系統(tǒng)更新、服務(wù)器功能升級等費(fèi)用要有預(yù)算方案并通過審批，且要為重要服務(wù)器購買保險服務(wù)，減少后續(xù)可能存在的巨大系統(tǒng)風(fēng)險造成的企業(yè)損失。使用專項資金還要有完善的制度體系作保障，嚴(yán)格約束各環(huán)節(jié)人員的操作行為，重視專項資金申請、審批、使用等全過程管控，最大限度利用專項資金建設(shè)信息化系統(tǒng)，嚴(yán)禁各種不規(guī)范、違法違紀(jì)等行為的出現(xiàn)。

企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，企業(yè)高層管理者應(yīng)充分利用各種有效資源，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，輔助企業(yè)內(nèi)部各職能部門建設(shè)信息化系統(tǒng)，與各層級人員共同努力，為企業(yè)創(chuàng)造價值。本文對企業(yè)信息化建設(shè)問題進(jìn)行了分析，經(jīng)過查閱大量的資料文獻(xiàn)、總結(jié)經(jīng)驗等，提出了科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒ㄔO(shè)方案，希望能夠為企業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)和自動化業(yè)務(wù)運(yùn)營提供一定的參考。