殘聯(lián)業(yè)務檔案的規(guī)范化管理研究

劉麗芳

［摘 要］隨著社會的不斷進步與發(fā)展，有關部門對于殘疾人管理事業(yè)投入了更多的資金與資源，也對殘疾人管理工作提出了更高的要求。殘聯(lián)業(yè)務檔案作為殘疾人日常管理工作中最為基礎的材料，對于殘疾人員的康復、就業(yè)、扶貧、培訓、管理等方面具有重大作用，因此，建立完善的殘疾人保障制度應當從殘聯(lián)業(yè)務檔案的規(guī)范化管理入手。基于此，筆者就殘聯(lián)業(yè)務檔案的規(guī)范化管理展開研究與分析，對當前殘聯(lián)業(yè)務檔案管理存在問題以及優(yōu)化策略展開討論，為殘聯(lián)部門完善基礎工作提供參考。

［關鍵詞］殘聯(lián)業(yè)務檔案；規(guī)范化管理；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.049

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）15-0162-04

0? ? ?引 言

本文對殘聯(lián)業(yè)務檔案管理工作進行研究。文章分為三個部分，第一個部分就殘聯(lián)業(yè)務檔案的重要功能進行分析，并就殘聯(lián)業(yè)務檔案的管理要求進行歸納總結；第二個部分就當前殘聯(lián)業(yè)務檔案管理方面存在的現(xiàn)實問題進行總結，并就這些問題可能導致的嚴重后果展開分析；第三個部分就殘聯(lián)業(yè)務檔案的規(guī)范化管理策略展開研究與討論，希望能為殘聯(lián)部門的基礎業(yè)務提供一定的幫助。

1? ? ?殘聯(lián)業(yè)務檔案的具體功能與管理要求

1.1? ?殘聯(lián)業(yè)務檔案的具體功能

殘聯(lián)業(yè)務檔案主要記錄兩個方面的內容：一方面是殘障人員的康復狀況、訓練狀況、就業(yè)狀況以及貧困幫扶政策的落實程度；另一方面是各項工作在各個時期的相關數據、資料和文件。殘聯(lián)業(yè)務檔案的具體功能之一是為殘聯(lián)部門的工作提供指導與依據。例如，殘聯(lián)業(yè)務檔案會對在某一執(zhí)行政策下對工作的完成度、殘障人員的滿意度等進行記錄，通過分析與總結，可以對該政策的可行性與現(xiàn)實意義進行評估，為殘聯(lián)部門的政策執(zhí)行以及未來的運營方向提供數據支撐與理論依據。此外，殘聯(lián)業(yè)務檔案對于落實各項助殘工作十分有利。例如，殘聯(lián)內部針對每一位殘障人員建立單獨的檔案，并對其致殘原因、殘疾狀況、生活是否存在貧困、訓練狀況以及就業(yè)狀況等進行記錄，并根據殘障人員的實際狀況對檔案內容進行更新，不僅有利于各項助殘、護殘政策的落實，還能夠為每一位殘障人員提供恰當的服務。

1.2? ?殘聯(lián)業(yè)務檔案的規(guī)范化管理要求

對殘聯(lián)業(yè)務檔案進行規(guī)范化管理的主要目的是提高幫扶工作、培訓工作以及康復工作等相關業(yè)務的實際效率，切實為每一位殘障人員提供幫助。當前殘聯(lián)業(yè)務檔案規(guī)范化管理要求如下：對殘聯(lián)業(yè)務檔案進行妥善保管與利用；及時對殘聯(lián)業(yè)務檔案進行記錄與更新；建立“整體—個體”模式的業(yè)務檔案管理機制，提高檔案管理的效率與科學性。殘聯(lián)業(yè)務檔案包括紙質檔案，需要對其采取防盜、防火、防水、防腐蝕、防塵、防霉變等多種防護措施，可以將其保管在特制的保險柜中，延長紙質檔案的保管年限。另外，各個殘障人員的致殘原因以及身體康復狀況不盡相同，定期走訪殘障人員，并對其個人檔案信息進行記錄與更新有利于殘聯(lián)與其他社會志愿組織幫扶措施的實行。除此之外，在大數據時代，可以利用計算機技術構建殘聯(lián)業(yè)務檔案管理信息化平臺，對每一份業(yè)務檔案進行管理，提高管理效率與業(yè)務開展效率。

2? ? ?當前殘聯(lián)業(yè)務檔案管理存在的問題

2.1? ?檔案管理人員專業(yè)素質不高

當前殘聯(lián)業(yè)務檔案管理存在的嚴重問題之一是檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)低下，無法妥善管理殘聯(lián)業(yè)務檔案。部分檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)技能，在檔案管理過程中未能根據檔案內容、檔案日期等因素進行分類管理，導致殘聯(lián)業(yè)務檔案出現(xiàn)混亂，相關工作人員在調用紙質檔案時，需要耗費大量時間進行查找。此外，部分檔案管理人員綜合素養(yǎng)低下，工作態(tài)度不夠嚴謹負責，對于檔案分類與整理工作較為敷衍。例如，殘聯(lián)部門會定期探望殘障人員，對其身體狀況以及家庭貧困狀況進行調查，走訪結束，需要業(yè)務檔案管理人員對相應的殘障人員的檔案信息進行填寫或更新，部分業(yè)務檔案管理人員為減少檔案查找與整理的工作量，會集中對殘障人員的業(yè)務檔案信息進行填寫與更新，這就極有可能導致信息錯漏現(xiàn)象的產生，這對于殘聯(lián)業(yè)務與殘障人員都是極為不負責的。除此之外，根據殘聯(lián)工作對于紙質業(yè)務檔案的管理規(guī)范要求，檔案管理人員應當定期對紙質檔案進行防護處理，但部分檔案管理人員存在偷工現(xiàn)象，私自降低紙質檔案的養(yǎng)護處理頻率，對紙質業(yè)務檔案保護不力，導致部分紙質業(yè)務檔案出現(xiàn)受潮、受塵、受腐蝕等問題。

2.2? ?檔案管理手段較為落后

部分區(qū)域殘聯(lián)部門的檔案管理手段較為落后，甚至將紙質保管作為檔案管理的唯一形式，致使檔案管理工作效率低下以及殘障人員幫扶工作效率低下。紙質業(yè)務檔案容易受潮、受腐蝕、被蟲子啃噬，隨著時間的推移，會出現(xiàn)字跡模糊、紙質泛黃等現(xiàn)象，十分不利于保管。紙質業(yè)務檔案無法建立高效率的檢索機制，當需要對檔案信息進行更新時，只能建立新的表格內容，十分不利于業(yè)務檔案的整理與更新。部分殘聯(lián)部門雖然利用計算機信息系統(tǒng)對業(yè)務檔案進行管理，但是未建立穩(wěn)定、高效的檢索機制，檢索條件單一且信息查詢效率低下，在同一時間段對檔案進行多次訪問時，可能會出現(xiàn)宕機現(xiàn)象，計算機信息管理系統(tǒng)亟待更新。

2.3? ?缺乏完善的檔案管理體系

當前不同地區(qū)的殘聯(lián)部門未就業(yè)務檔案管理建立統(tǒng)一且完善的管理規(guī)范，致使各個地區(qū)業(yè)務檔案內所收錄的信息項并不相同，當殘障人員易地搬遷或者外出時，會產生諸多不便。例如，不同地區(qū)的殘聯(lián)對于殘障人員的幫扶政策有所不同，當殘障人員的長期居住地出現(xiàn)變更時，其享受到的幫扶政策會有所不同，這會對殘障人員的實際生活狀況以及身體康復狀況產生直接影響，這與殘聯(lián)的創(chuàng)設理念是相違背的。由于殘聯(lián)部門對于業(yè)務檔案管理未設立統(tǒng)一的標準，部分地區(qū)的殘聯(lián)部門對于所有的檔案信息未經篩選都統(tǒng)一進行記錄，統(tǒng)一保存，導致業(yè)務檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)信息冗雜現(xiàn)象，不僅加重了檔案管理人員的業(yè)務負擔，還極有可能導致業(yè)務檔案出現(xiàn)混亂，影響調研工作與幫扶工作的開展與落實［1］。

3? ? ?殘聯(lián)業(yè)務檔案的規(guī)范化管理策略

3.1? ?對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員的專業(yè)能力與核心素養(yǎng)

殘聯(lián)部門應當重視對檔案人員進行業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)能力與核心素養(yǎng)。首先，對檔案管理人員進行檔案管理技術培訓。例如，對檔案人員開展信息檢索、檔案整理、檔案信息的記錄與更新、檔案信息搜集等方面的培訓，全面培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力。在對檔案管理人員進行信息檢索培訓過程中，可以將首字母檢索法、時間檢索法、關鍵詞檢索法等作為主要教學內容，并針對檔案管理人員的信息檢索效率進行訓練。其次，還應當對檔案管理人員就殘聯(lián)相關業(yè)務內容展開培訓，使其了解殘聯(lián)業(yè)務流程與殘障人員的實際困難。例如，殘聯(lián)部門在招聘檔案管理人員時，可以對其展開為期一周的業(yè)務培訓，由殘聯(lián)管理人員擔任培訓指導老師，為實習人員普及殘聯(lián)相關業(yè)務以及檔案管理規(guī)范。

殘聯(lián)部門還應當注重提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，殘聯(lián)部門的全體工作人員應當將“全心全意服務與愛護殘障人員”作為職業(yè)信條，檔案管理人員也不例外。例如，殘聯(lián)部門在開展相關業(yè)務時，可以帶領檔案管理人員探望殘障人員，通過近距離接觸殘障人員，能夠切實了解到殘障人員的生活境況，從內心萌發(fā)對于殘障人員的愛護之情與責任感，在業(yè)務檔案整理與分類工作中會更加嚴謹負責。檔案管理人員還負責對檔案信息的記錄與更新，因此需要對“殘障等級”“致殘原因”“貧困狀況”“康復”以及“就業(yè)”等專業(yè)名詞的界定范圍充分了解，應當由殘聯(lián)部門鑒定人員對檔案管理人員進行培訓。在培訓期結束之后，應當對檔案管理實習人員的業(yè)務能力進行考核與鑒定，通過考核并滿足殘聯(lián)業(yè)務檔案管理工作要求的實習生可以獲得轉正資質。除此之外，殘聯(lián)部門在對檔案管理機制進行優(yōu)化調整時，可以向檔案管理人員征求意見，通過讓檔案管理人員參與更高層次的檔案管理建設工作，提高其作為殘聯(lián)部門員工的歸屬感與責任感。

3.2? ?更新檔案管理手段，引進信息化管理技術

殘聯(lián)部門應當更新檔案管理手段，提高檔案的保存年限與信息檢索效率。殘聯(lián)部門應當豐富檔案管理方式，可以將計算機信息系統(tǒng)作為檔案管理的主要手段，將紙質保管作為輔助手段。例如，殘聯(lián)部門可以建立程序化業(yè)務檔案數據庫，系統(tǒng)內部設置兩個檔案條目，其中一號檔案條目用于記錄與管理殘障人員的相關信息，檔案信息項包括殘障人員的姓名、年齡、致殘原因、殘疾等級、康復狀況、就業(yè)狀況以及家庭貧困狀況等，該條目下的檔案以“1”作為編號開頭數字；二號檔案條目用于記錄與管理殘聯(lián)政策的執(zhí)行進度以及有效性，檔案信息項包括政策條目、政策執(zhí)行有效日期、政策受惠人員名單、支出明細等內容，該條目下的檔案以“2”作為編號開頭數字［2］。

同時，還應當建立業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，并將其與檔案數據庫聯(lián)通，利用計算機對檔案信息進行檢索、填寫與更新。殘聯(lián)部門可以向軟件公司定制專門的業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應當具備對檔案信息進行增刪改查、頁面訪問、信息鎖定等功能，可以采用多種檢索算法提高信息查詢的效率，如采用關鍵字檢索、首字母檢索、時間段檢索以及殘疾等級檢索等。為保障業(yè)務檔案的信息安全，應當根據檔案管理員的級別進行授權管理，對于普通檔案管理員應當予以信息查詢與頁面訪問的權限；對于高級檔案管理員應當予以信息填寫與修改的權限，且每一次信息填寫與修改都需要生成動態(tài)密鑰，提高殘聯(lián)業(yè)務檔案信息的網絡安全性。

殘障人員的親屬應當攜帶相關證明到殘聯(lián)部門進行建檔，由工作人員對相關信息核實之后建立檔案，對殘障人員的相關信息進行登記。

3.3? ?建立完善的檔案管理體系，加強對檔案的保護與利用

殘聯(lián)部門還應當對檔案管理體系進行完善，加強檔案的保護與利用，切實解決殘障人員的生活困難與就業(yè)困難［3］。例如，全國殘聯(lián)部門應當建立較為統(tǒng)一的檔案記錄與管理規(guī)范，對業(yè)務檔案所要記錄的信息項以及檔案格式進行統(tǒng)一，解決殘障人員常居地變更帶來的困難。全國殘聯(lián)部門可以采用統(tǒng)一的業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，并對其進行聯(lián)網操作。例如，可以對各個地區(qū)殘聯(lián)部門的業(yè)務檔案管理系統(tǒng)進行升級，將檔案管理機制調整為雙層管理機制，其中上層管理機制面向全國的殘聯(lián)部門，對殘障人員的相關信息以及幫扶政策的落實進行記錄與管理；下層管理機制面向區(qū)域性殘聯(lián)檔案管理工作，對當地所實行的幫扶政策進行記錄，對殘障人員的康復狀況以及就業(yè)狀況進行記錄與更新。

殘聯(lián)業(yè)務信息的準確性對于殘聯(lián)工作的開展以及具體政策的落實影響較大，因此，應當及時對殘障人員的相關信息進行更新。信息更新方式有兩種：殘障人員親屬攜帶相關證明到當地殘聯(lián)部門進行更新；殘聯(lián)部門對殘障人員進行探望，對其康復狀況、生活困難狀況以及就業(yè)狀況進行實地考察，根據考察結果對業(yè)務檔案信息進行更新。為了給殘障人員提供生活與就業(yè)上的幫助，殘聯(lián)部門可以將部分信息與其他部門或機構共享。例如，可以將殘疾鑒定信息與鐵路售票部門和景區(qū)售票部門共享，為殘障人員提供購票優(yōu)惠與其他優(yōu)待服務。除此之外，部分殘障人員存在康復的可能性，應當建立完善康復檔案管理體系，對相關工作進行落實，有利于為殘障人員提供針對性幫助。例如，殘聯(lián)部門可以和醫(yī)院建立康復檔案管理平臺，對殘疾人士的診斷狀況、治療狀況和恢復狀況等信息進行緊密追蹤，并根據相關信息對殘障人員采取不同等級的幫扶政策，合理調配公共資源。

4? ? ?結束語

殘聯(lián)業(yè)務檔案對于殘疾人員的管理、康復、訓練、就業(yè)安排以及貧困幫扶等方面具有重大作用，規(guī)范化的殘聯(lián)業(yè)務管理能夠有效提高上述工作的效率，切實為殘障人員解決醫(yī)治、復健與就業(yè)等方面的問題。在殘聯(lián)業(yè)務檔案規(guī)范化管理研究過程中，應當立足于檔案管理現(xiàn)存的實際問題，注重提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，更新檔案管理手段，利用計算機技術構建信息化檔案管理系統(tǒng)。除此之外，還應當建立完善的殘聯(lián)業(yè)務檔案管理體系，對檔案進行有效保護與利用。

主要參考文獻

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［2］李芳玲，尹達.科技計劃項目管理檔案規(guī)范化管理的措施研究：以淮安市為例［J］.蘭臺世界，2021（12）：102-106.

［3］李姍姍.新時期推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的研究［J］.蘭臺內外，2021（21）：150-151.

［收稿日期］2023-04-07