關于內部審計促進科研耗材管理作用探析

程曉梅

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和科技水平的提升，社會對科研質量要求越來越高?？蒲泻牟淖鳛楸ＷC科研順利開展的基礎，具有極其重要的作用。每年的科研耗材是科研院所的一項必需研發(fā)支出，因此必須做好財務和稅務方面的記錄。內部審計應對科研耗材方面的財務支出進行審查和監(jiān)督，保證科研耗材費用的準確、科學?；诖耍疚脑诤唵谓榻B了有關科研耗材的相關內容后，指出了科研耗材管理中存在的問題，并提出了有針對性的策略，以充分發(fā)揮內部審計對科研耗材管理的促進作用。

科研實力是衡量科研院所實力的重要指標。隨著科技水平的提升，國家對科研院所重視程度不斷加大，經(jīng)費投入不斷增加，并出臺相關政策，以保證科研項目的正常推進。每個科研項目的開展都離不開科研耗材的使用，但是每個項目使用到的材料不盡相同，這就需要做好整理。政府出臺“放管服”政策，為相關科研人員提供更大的科研權限。相較而言，科研人員更加注重科研過程和結果，而對科研耗材管理的專業(yè)程度不足，所以會出現(xiàn)科研經(jīng)費超支的現(xiàn)象，因此需要引入內部審計，以提升科研耗材管理水平。

一、科研耗材概述

（一）科研耗材的概念

科研耗材作為耗材的重要組成部分，是指科研人員在進行科學實驗過程中需要用到的各種試劑、培養(yǎng)基、實驗器材等材料。不同的科研實驗會用到多種不同的耗材，而科學實驗的結果會直接受到科研耗材質量的影響，因此必須做好品質控制。

（二）科研耗材的種類

各行業(yè)的順利運行都離不開耗材。耗材的涵蓋范圍極其廣泛，如辦公、科研、生產(chǎn)等領域，并且一般指需要定期使用和更換的物品?？蒲泻牟闹饕蒲许椖吭谘芯块_發(fā)過程中必須使用的各種原材料、輔助材料、成品、半成品、存儲器、元器件、陪試品和專用低值易耗品。如科研試劑、實驗器材等耗材，具有消耗快、更換頻繁、使用周期短、專業(yè)要求高、品種多樣、不確定性強等特征。

二、科研耗材管理中存在的問題

（一）對“放管服”政策的片面理解

政府出臺“放管服”政策，提出簡政放權、放管結合、優(yōu)化服務的目標，并要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化科研經(jīng)費管理手段，給予科研人員更大的自由度，調動科研人員的積極性，釋放更多的活力。針對科研耗材管理，有些科研人員更加注重科研結果，對“放管服”政策進行解讀時，存在片面理解的情況。有些科研人員會將重點聚焦在“放”“服”方面，認為國家已經(jīng)強調簡政放權和優(yōu)化服務，所以科研人員應充分調度和支配科研經(jīng)費，不愿過多接受相關部門的管理和干預。有些科研人員認為，其所在單位對于科研經(jīng)費只是“代為管理”，所以應減少審批流程，確保其經(jīng)費使用的自主權。但“放管服”政策是一個整體性的概念，放權的同時必須接受管理，避免科研工作陷入無序的狀態(tài)。優(yōu)化服務應在遵守國家法律法規(guī)的基礎上不斷提升服務水平。

對于“放管服”政策的片面理解，導致各種科研耗材經(jīng)費與其他支出欄目發(fā)生混亂，材料費歸集超出科研經(jīng)費預算，使“放管服”政策的約束能力下降?？蒲泻牟墓芾砹Χ炔蛔悖赡軙`背經(jīng)費開支合法性要求，使科研耗材預算流程存在問題，導致科研耗材項目難以實現(xiàn)正常報銷或者是盲目報銷，影響科研進度，降低科研人員的工作積極性。如何正確理解“放管服”政策，是相關人員應重點思考和解決的問題。

（二）監(jiān)督力度不足

不同科研項目對于科研耗材的種類和品質要求各不相同，哪怕是同一材料不同的生產(chǎn)廠家也會面臨不同的實驗結果。其實驗結果對科研耗材的精度和準度具有極高的要求?？蒲胸撠熑诵枰谟邢薜目蒲薪?jīng)費下采購合適的耗材，將每筆經(jīng)費用到關鍵的地方。但是科研耗材部門由于人數(shù)有限，有些在編人員并不完全具備科研經(jīng)驗，而科研耗材涉及的種類多、范圍廣以及專業(yè)性極強，所以科研耗材管理人員難免出現(xiàn)力不從心、專業(yè)程度不足的現(xiàn)象，影響科研耗材管理水平。如果實行集中采購科研耗材的管理辦法，容易導致采購質量不足的問題，難以滿足科研人員的實驗需求，影響科研進度。有些科研院所對化學藥品、有害氣體、易燃易爆等物資進行集中統(tǒng)一采購，其他材料由科研人員根據(jù)使用需求進行自主采購?？蒲泻牟牡牟少徱幸粋€完整的流程，如計劃、購買、保管、儲存等，因此需要專門的部門進行負責?？蒲腥藛T常常忙于課題研究，因此會忽略科研耗材管理，致使流程管理不到位，如將采購的材料不經(jīng)登記直接使用，造成賬實不相符、費用管理混亂的現(xiàn)象。

（三）內部控制約束不足

實現(xiàn)科研耗材高效化管理的重要保障，就是建立健全的內部控制約束制度。有些科研耗材管理制度會與內部控制約束機制相悖，影響耗材管理水平。例如，不同的科研耗材在管理上會存在差異性，一般金額較小的耗材可以將采購權利交給項目課題組。但是課題組會額外承擔登記、驗收等工作，票據(jù)報銷會涉及經(jīng)辦人、驗收人以及負責人的簽收工作。有時為了追趕課題進度，科研人員并未按照規(guī)章制度領用耗材，事后再補辦手續(xù)，這就容易產(chǎn)生錯賬、漏賬的現(xiàn)象，使賬面數(shù)據(jù)與實際資金不相符，給內部審計開展科研經(jīng)費的監(jiān)管增加了難度。甚至有些相關人員會利用管理上的漏洞來捏造賬目，增加科研耗材經(jīng)費支出，從而套取科研經(jīng)費。

（四）科研耗材信息化程度不足

優(yōu)化和創(chuàng)新科研耗材管理辦法是提升科研經(jīng)費管理水平的重要舉措。但是近年來科研任務呈現(xiàn)指數(shù)級增長，信息量驟增，給科研人員帶來巨大的壓力。另外，由于科研經(jīng)費有限，為了合理化使用經(jīng)費，負責部門會多次對比同一材料的價格，這也使科研人員面臨繁重的事務性工作，難以專心從事科研工作。科研耗材管理主要以人工記錄為主，從采購到材料入庫仍使用手工臺賬，對信息化利用程度相對較低，難以充分發(fā)揮信息化在科研耗材管理中的作用。傳統(tǒng)的管理辦法較為僵化和單一，管理效率不高，難以實現(xiàn)科研耗材的精細化管理。如果只依靠手工記錄信息，對于各種材料的入庫和出庫難以做到準確記憶，會在后期采購時出現(xiàn)重復采買的情況，占用科研經(jīng)費。另外，由于科研耗材信息化管理程度不高，因此難以實現(xiàn)采購部門、課題組、財務部門與審計部門的信息共享，所以部門之間會存在較高的溝通成本，影響科研效率和進度。所以，科研耗材應加強信息化管理，將計劃到驗收實現(xiàn)全流程作業(yè)，以便進行高效監(jiān)管，確保耗材信息的公開透明，提升科研耗材管理水平。

（五）科研耗材管理部門與內部審計部門的配合不到位

科研經(jīng)費管理涉及科研、財務、審計以及資產(chǎn)等多部門聯(lián)合作業(yè)，但是在科研耗材管理和內部審計的實際溝通運作中會存在一些問題?？蒲性核F(xiàn)行管理方式與科研耗材管理部門的運作會出現(xiàn)相悖的情況，機構和人員相對較為臃腫，難以充分發(fā)揮人力資源優(yōu)勢。多部門作業(yè)需要部門之間實現(xiàn)高效的聯(lián)系和溝通，但是很多部門人員的職責劃分不夠清晰，一旦出現(xiàn)問題就會互相推諉、扯皮，影響科研耗材管理效率。例如，科研部門需要負責科研項目的立項、審批與結題等工作，財務部門則負責票據(jù)報銷等工作，而內審部門需要結題后開展決算審計工作。這些部門看似都在完成各自的工作，但是忽視了部門之間的聯(lián)系和溝通，缺乏全流程的內部審計跟蹤，致使內部審計工作在科研耗材管理中發(fā)揮的作用極其有限。

三、內部審計對科研耗材管理的促進作用及優(yōu)化策略

（一）實現(xiàn)放管平衡

科研人員必須對“放管服”政策進行深入理解和精準把控，將其具體措施落實到位，確保各項工作是依法依規(guī)進行的?？蒲性核嚓P職能部門要協(xié)商和討論國家“放管服”政策的要點，并且清晰界定每位員工的職責，結合單位的實際情況，優(yōu)化服務工作。對科研人員進行定期培訓，讓科研人員了解科研耗材的范圍和報銷流程，為其樹立“放管服”理念并非完全交由其自主調用經(jīng)費，所有的工作都應在制度框架下進行，保證每項科研耗材經(jīng)費都符合審批標準。在遵守制度的前提下，科研人員可以自主行使經(jīng)費的使用權和管理權。通過實際調查可以知道，科研耗材必須實行規(guī)矩在先、責任自負的管理方式，建立權責清晰、可行性強的“放管服”制度，即制度框架搭建完畢之后，保證制度的落地執(zhí)行，之后給予科研人員耗材管理的自主權，讓科研人員樹立責任意識，確?？蒲泻牟牡目茖W使用，避免誤用、濫用。項目負責人應保證科研經(jīng)費的合理使用，自覺接受內部審計部門的監(jiān)督和審查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要及時整改，避免問題的擴大化，影響科研項目進展。

（二）加大審計監(jiān)督力度

由于科研實驗的特殊性加上各單位對人員精簡的要求，科研院所將在采購門檻下的耗材自主權交由項目課題組負責，這有利于實現(xiàn)簡政放權、高效管理的目標。強化科研耗材管理的關鍵，在于正確處理監(jiān)督與被監(jiān)督的關系。

第一，建立科研耗材出入庫登記與管理制度。構建完整的科研耗材管理流程，明確科研耗材驗收是極為重要的工作，這是保證耗材品質的關鍵環(huán)節(jié)，因此相關部門應做好驗收工作，隨機抽查采購的耗材，檢查其是否符合國家質量標準，完善驗收流程。

第二，強化采購和驗收管理質量，確保采購、批準與驗收等崗位不存在職能交叉的問題，各自行使監(jiān)督與審查權利。科研耗材管理部門應設置專門的采購人員、驗收人員與資產(chǎn)管理人員等，在采購完成之后將耗材集中統(tǒng)一實現(xiàn)入庫管理，并經(jīng)物資管理人員簽字之后再進行財務報銷。資產(chǎn)管理部門要對相關人員進行定期培訓，增強其職業(yè)道德，培養(yǎng)其廉潔奉公的思想，避免出現(xiàn)以權謀私的現(xiàn)象。

第三，強化內部審計監(jiān)督機制。內部審計部門應對科研耗材的流程進行全方位跟蹤和審查，加強日常檢查結果監(jiān)督。從科研項目立項開始，內部審計人員就予以介入，審查項目預算編制中科研耗材是否能適應科研工作的需要，可操作性是否可行，是否符合財務管理制度。從源頭上堵塞漏洞，同時也可以避免出現(xiàn)一些“先天不足”的事情。加強事中控制，定期對科研項目進行檢查，及時查明科研耗材的使用效率，有利于項目及時采取措施糾正偏差，改善管理，保證科研項目順利實施。項目完成后，通過事后審計，對已發(fā)生的科研耗材經(jīng)濟業(yè)務的真實性、合法性、效益性做出全面的評價。

（三）建立和健全內部控制約束制度

科研院所在進行科研耗材管理時，要在內部控制約束制度的框架下進行。內部控制約束制度是自上而下的，涵蓋財務制度、內部審計制度、人力資源管理制度等內容，各個制度之間相互協(xié)作、穩(wěn)定運行，從而為科研耗材管理制度的落實和執(zhí)行提供保障。例如，相關人員應做好科研耗材臺賬登記，對于檢查不合格的材料不得入庫，將所有采購到的耗材分類歸檔、登記造冊?？蒲腥藛T在進行材料領用時，要做好交接手續(xù)，確保領用手續(xù)完備，實現(xiàn)賬實相符。內部審計部門應對耗材臺賬進行定期抽查，將出庫臺賬和實驗室使用耗材數(shù)量進行比對，確保數(shù)據(jù)無誤。內部審計部門可以和財務部門進行聯(lián)合作業(yè)，抽查賬目，圍繞抽查中發(fā)現(xiàn)的共性問題進行深入延伸審計，并對相關問題進行綜合分析和總結，建立完善的內部控制約束體系。

（四）強化科研耗材信息化建設程度

隨著信息化程度的不斷加深，科研耗材管理應開發(fā)和引進信息化系統(tǒng)，以規(guī)范日常工作，實現(xiàn)對耗材信息的高度共享，用信息系統(tǒng)完成對完整流程的錄入和管理。隨著信息系統(tǒng)的建設，金額較小的科研耗材可能會存在盲區(qū)，所以應將其納入信息化建設的重點內容，并通過公開交易平臺進行競價購買科研耗材，降低采購成本?？蒲腥藛T在進行耗材申購時，除了科研課題組內部審核通過之外，還需要通過項目主管部門、采購合同管理部門審核。統(tǒng)一平臺不僅可以將耗材價格控制在合理的范圍內，還可以對耗材的使用實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)管和信息采集，確保采購的科學性和合理性。

（五）建立內審和外部資源相互配合機制

科研院所內部審計人員資源有限，所以為了保證對科研項目審計工作的順利開展，需有效調配人力資源，除專職審計人員，可聘請法律、合規(guī)、財務、采購等業(yè)務專家，組建高水平、高素質的內部審計隊伍，亦可聘請專業(yè)會計師事務所，確保對科研項目審計的專業(yè)性。內部審計難以對科研耗材實現(xiàn)全面的監(jiān)督和管理，因此還需接受外部審計。內部審計和外部審計相互配合，制訂和優(yōu)化實施細則，明確各崗位人員的職能，形成完善嚴密的科研耗材管理體系。

結語：

科研耗材是保證科研項目順利開展的重要工具，其具有鮮明的特征。但是在科研耗材管理過程中會因不合理的流程和操作導致科研經(jīng)費超支，所以需要對經(jīng)費運作進行審查和監(jiān)督。開展內部審計可以提升科研耗材管理水平，優(yōu)化管理流程，實現(xiàn)增速提效。