建筑企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化思路研究

王帥華

辦公室是建筑企業(yè)的關(guān)鍵部門，辦公室行政管理工作水平的高低對(duì)企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展起著重要作用。建筑企業(yè)辦公室行政管理工作內(nèi)容多、體量大，因此對(duì)管理人員的工作能力提出了更高的要求，精細(xì)化已成為當(dāng)前企業(yè)行政管理的重要發(fā)展趨勢。本文介紹了現(xiàn)階段建筑企業(yè)辦公室行政管理的基本原則和存在的問題，詳細(xì)分析了落實(shí)精細(xì)化行政管理工作中的思路和方法。

在建筑企業(yè)中，辦公室行政管理部門承擔(dān)著內(nèi)部溝通與聯(lián)系的功能，是企業(yè)的重要中樞部門。辦公室工作內(nèi)容涉及辦文、辦會(huì)、辦事、參謀、督辦、協(xié)調(diào)、服務(wù)等方面，精細(xì)化管理的理念是實(shí)現(xiàn)行政管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的重要思路，有利于以高質(zhì)量的工作水平保障企業(yè)健康、穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。精細(xì)化的行政管理對(duì)降低企業(yè)的經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)同樣也具有重要的意義，警醒著管理人員在辦公室行政管理的職能規(guī)劃方面要加強(qiáng)重視，有效提升各崗位工作人員的責(zé)任意識(shí)。

一、建筑企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的基本原則

所謂辦公室精細(xì)化管理就是在工作中以精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)為核心思路，其目的是提升管理水平，優(yōu)化運(yùn)行效率。通過將精細(xì)化管理理念融入辦公室工作，可以為建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供保障。以下就針對(duì)辦公室行政管理精細(xì)化的重要原則展開分析。

（一）可細(xì)化、可量化原則

可細(xì)化、可量化管理科目主要是指以整體行政管理為對(duì)象，將抽象的行政管理分解為若干模塊，通過將不同的模塊進(jìn)行分類，量化、分配以及管控，從而達(dá)到優(yōu)化工作流程，推動(dòng)工作效率的目的。這種作用主要表現(xiàn)在企業(yè)可以通過行政管理工作量化以及監(jiān)測相關(guān)指標(biāo)來幫助行政工作人員把控全局，提升相關(guān)工作人員對(duì)于細(xì)節(jié)問題的處理能力，使其可以將問題隱患消除在萌芽狀態(tài)。與此同時(shí)，通過業(yè)務(wù)量化、流程細(xì)化以及協(xié)調(diào)機(jī)制優(yōu)化，解決傳統(tǒng)工作存在的缺陷問題，將刻板的工作任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化的管理模式。把行政管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)榭杉?xì)化、量化的內(nèi)容，能夠更好地為落實(shí)績效考核管理提供有效參考，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)辦公室行政管理的工作效率與質(zhì)量。

（二） 標(biāo)準(zhǔn)化、流程化原則

標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理模式更有利于實(shí)現(xiàn)工作的對(duì)接、排序，這和辦公室行政管理工作的特點(diǎn)之間有十分密切的聯(lián)系。辦公室行政管理在企業(yè)內(nèi)部溝通聯(lián)系上具有十分重要的作用，許多業(yè)務(wù)工作都需要和相應(yīng)的部門展開協(xié)作，標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的工作方式更有利于形成科學(xué)的企業(yè)內(nèi)部工作制度，且在工作標(biāo)準(zhǔn)上有明確的規(guī)定要求，確保每項(xiàng)工作的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行都有據(jù)可依。管理人員在日常工作中可以將復(fù)雜的目標(biāo)進(jìn)行拆解，形成更適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部工作流程的分項(xiàng)內(nèi)容，在具體執(zhí)行中也能夠保證其銜接的合理性。

（三）協(xié)同化、合作化原則

協(xié)同工作是企業(yè)辦公室工作的重要特點(diǎn)，高效率的交流能夠有效減少工作內(nèi)耗的現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)推進(jìn)、增效創(chuàng)收等具有重要意義。在以往的工作中，由于各部門之間的業(yè)務(wù)相互較為獨(dú)立，溝通協(xié)調(diào)較少，工作中產(chǎn)生內(nèi)耗，不利于企業(yè)整體業(yè)務(wù)開展。而辦公室可以充分利用自身“橋梁紐帶”的作用，及時(shí)收集各方面、各層面的指令和信息，并對(duì)其進(jìn)行落實(shí)執(zhí)行、分解傳輸、綜合反饋、聯(lián)絡(luò)溝通等處置工作，能夠有效平衡、調(diào)整和改善相關(guān)業(yè)務(wù)部門及其人員之間的關(guān)系，確保目標(biāo)一致、行動(dòng)統(tǒng)一，能夠提高效能、減少內(nèi)耗，推動(dòng)企業(yè)工作順利開展。

企業(yè)內(nèi)部的許多業(yè)務(wù)部門都需要和辦公室之間形成信息的對(duì)接交流，這也對(duì)管理人員的工作提出了一定的要求，必須能夠及時(shí)地完成信息的收集與分析，并結(jié)合實(shí)際情況做好分解、傳遞、執(zhí)行、反饋、溝通等基本工作，確保能夠合理地平衡調(diào)整企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門及人員之間的關(guān)系，確保能夠?yàn)榱烁哔|(zhì)量、高效率落實(shí)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)而努力。

二、建筑企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化中存在的問題

（一）思想認(rèn)知不足

辦公室行政管理是企業(yè)上下級(jí)之間銜接的重要崗位，承擔(dān)著重要的服務(wù)功能。辦公室工作對(duì)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展、決策落實(shí)等具有十分重要的意義，但部分管理人員在思想認(rèn)識(shí)上仍存在不足，將其視為不創(chuàng)造效益的工作崗位，在推進(jìn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化工作的過程中沒有給予相應(yīng)的支持。同時(shí)，在辦公室內(nèi)部，有些管理人員站位不高、管理意識(shí)有所欠缺，工作中只求滿足領(lǐng)導(dǎo)需求，不求精進(jìn)，缺乏對(duì)企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，導(dǎo)致辦公室行政管理工作水平不高、質(zhì)量不精。

（二）制度流程缺陷

部分建筑企業(yè)內(nèi)部管理辦法不完善，在工作制度和執(zhí)行流程上還存在一定的缺陷，無法有效覆蓋辦公室行政管理的全部工作內(nèi)容，當(dāng)遇到超出規(guī)定部分的工作內(nèi)容時(shí)則很難高效率完成，甚至可能會(huì)出現(xiàn)延誤、遺漏等問題，對(duì)工作落實(shí)帶來了一定的影響。另外，部分建筑企業(yè)盡管制定了辦公室行政管理的工作制度和管理辦法，但在具體執(zhí)行的過程中缺少實(shí)用的工作指導(dǎo)書，導(dǎo)致不同工作人員在實(shí)際工作過程中存在著標(biāo)準(zhǔn)不一、質(zhì)量參差不齊的情況，一定程度上影響了后續(xù)的業(yè)務(wù)工作開展。

（三）工作內(nèi)容繁雜

企業(yè)辦公室的工作內(nèi)容較為繁雜，大至參謀決策、細(xì)至室內(nèi)衛(wèi)生，對(duì)外調(diào)研接待、對(duì)內(nèi)跟蹤查辦，還有辦文、辦會(huì)、辦事等具體業(yè)務(wù)等等。工作的機(jī)動(dòng)性要求較高，對(duì)工作人員的綜合能力也提出了更高的要求。部分建筑企業(yè)沒有落實(shí)好辦公室行政管理精細(xì)化的工作要求，在業(yè)務(wù)內(nèi)容繁雜的情況下會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的情況，各項(xiàng)工作的完成質(zhì)量也無法得到有效保證。

（四）人員水平不高

部分建筑企業(yè)招收的辦公室工作人員的整體素養(yǎng)能力偏低，無法滿足信息時(shí)代的辦公需求。在信息處理方面還存在許多問題，這導(dǎo)致了其工作效率、質(zhì)量的不足。管理人員在開展工作分配、人員調(diào)度時(shí)缺少前瞻性，總是沿用老思想、舊辦法，導(dǎo)致管理效率偏低。企業(yè)辦公室工作人員缺少終身學(xué)習(xí)的理念，沒有主動(dòng)開展常態(tài)化的工作學(xué)習(xí)，在工作方法、思想認(rèn)知和技能水平上不能與時(shí)俱進(jìn)，企業(yè)也缺少相應(yīng)的培訓(xùn)教育活動(dòng)，有時(shí)會(huì)影響正常工作的開展。

三、建筑企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的工作思路

（一）提高工作站位

辦公室工作牽動(dòng)全局，這就要求辦公室管理人員提高站位，要有“身在兵位、胸為帥謀”的工作意識(shí)。在工作中要善于站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題、開展工作，要切實(shí)發(fā)揮好“參謀助手”的作用，為企業(yè)的發(fā)展出思路、出觀點(diǎn)、出實(shí)招，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有用的依據(jù)和參考。辦公室管理人員同時(shí)要樹立牢固的大局意識(shí)。辦公室擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要任務(wù)，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的參謀助手，這就要求辦公室在開展工作時(shí)著眼于企業(yè)發(fā)展大局，緊緊圍繞大局、時(shí)時(shí)聚焦大局、處處服務(wù)大局，做到胸懷大局、登高望遠(yuǎn)、因勢而謀；把握大局、明辨方向、應(yīng)勢而動(dòng)；服務(wù)大局、切中要害、順勢而為。在開展工作時(shí)自覺想企業(yè)之所想，急企業(yè)之所急，辦企業(yè)之所需。

（二）完善制度保障

管理制度是保證企業(yè)運(yùn)營的根本，在落實(shí)辦公室行政管理精細(xì)化工作的過程中，更需要從制度層面形成有力支持?？紤]到建筑企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)，在管理制度的建立過程中需要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的開展范圍來予以制定，明確崗位責(zé)任和操作標(biāo)準(zhǔn)，制定系統(tǒng)的工作流程。如在建工企業(yè)內(nèi)的人員管理需要結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際開展，為保證企業(yè)內(nèi)部工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，可以采取動(dòng)態(tài)化管理的方式來落實(shí)各項(xiàng)行政管理的要求，充分進(jìn)行工作流程梳理，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)；同時(shí)還要制定配套的考核標(biāo)準(zhǔn)以及考核事項(xiàng)，盡可能減少施工項(xiàng)目開展帶來的影響。規(guī)范的行政管理章程更有利于提升企業(yè)內(nèi)部工作流轉(zhuǎn)與處置的效率，企業(yè)應(yīng)重視做好內(nèi)部宣傳工作，通過制度宣貫、制定工作任務(wù)指導(dǎo)書的方式來保證全體員工能夠正確領(lǐng)會(huì)工作制度的要求，為后續(xù)的績效考核與管理形成有力支持。同時(shí)也可以通過這種方式強(qiáng)化管控力度，圍繞生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)行組織管理，在建筑企業(yè)、子公司、項(xiàng)目部等設(shè)置科學(xué)的組織架構(gòu)，推動(dòng)項(xiàng)目的順利完成。

（三）優(yōu)化工作方法

辦公室行政管理是企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)聯(lián)系的重要樞紐，既具有較強(qiáng)的互通性，也存在一定的獨(dú)立性，在進(jìn)行精細(xì)化發(fā)展的過程中需要做好其工作方法的優(yōu)化處置，合理妥善地解決其業(yè)務(wù)工作內(nèi)容繁雜的問題。總體思路是“審大小而圖之，酌緩急而布之，連上下而通之，衡內(nèi)外而施之”。這就是說，要發(fā)揮辦公室的整體效能，權(quán)衡大事小事、急事緩事，抓住大事不放手，抓住急事先辦理；溝通上下左右，做到上情下達(dá)、內(nèi)外有別，使各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行，提高工作效率。另外，在辦公室行政管理工作的崗位配置上，應(yīng)當(dāng)按照具體的工作內(nèi)容來區(qū)分，有效避免任務(wù)分配的隨機(jī)性問題，減少員工之間的工作內(nèi)容重疊問題，使業(yè)務(wù)的縱向流轉(zhuǎn)更加順暢，也為企業(yè)減少人力成本的支出。許多現(xiàn)代化的工作方法對(duì)提升行政管理的效率具有重要輔助作用，管理人員可以通過建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的方式進(jìn)行工作的流轉(zhuǎn)與分配，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)工作留痕，也能使溝通交流更加及時(shí)有效，同時(shí)還踐行了無紙化辦公的要求，提升辦公室與其他業(yè)務(wù)部門工作銜接的協(xié)同度。

（四）創(chuàng)新績效考核

由于辦公室行政管理工作崗位不直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，在落實(shí)績效考核管理上存在一定的困難，也導(dǎo)致了部分工作人員思想滑坡的問題。在開展精細(xì)化管理的工作過程中，必須要做好績效考核的有效創(chuàng)新，以嚴(yán)格明確的管理辦法提升工作人員的積極性。結(jié)合建筑企業(yè)辦公室行政管理的工作特點(diǎn)，各項(xiàng)工作都應(yīng)當(dāng)有對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，通過核查工作質(zhì)量的方式來形成量化考評(píng)，更有利于保證實(shí)際工作水平?？冃Э己瞬皇菃我痪S度的考評(píng)，而是需要多層次、多角度地予以落實(shí)，確?？己私Y(jié)果的可信度，避免評(píng)價(jià)出現(xiàn)偏差而影響結(jié)果，也避免給員工的心理產(chǎn)生負(fù)面影響，阻礙辦公室工作?？冃Э己藨?yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)著企業(yè)內(nèi)部的獎(jiǎng)懲制度，有效的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)表彰等可以更好地刺激員工的積極性和主動(dòng)性。

（五）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

由于建筑企業(yè)辦公室行政管理工作量較大，需要有高素質(zhì)的建設(shè)團(tuán)隊(duì)才能夠保證工作質(zhì)量。因此企業(yè)在人才引進(jìn)方面可以有針對(duì)性地招收專業(yè)對(duì)口的本科生、研究生，其理論水平更加扎實(shí)，對(duì)許多信息化辦公軟件的應(yīng)用水平較好，經(jīng)過簡單的培訓(xùn)就能快速上崗。這些高學(xué)歷的專業(yè)人才是企業(yè)的重要人才儲(chǔ)備，企業(yè)要重視給予其一定的實(shí)踐空間，有針對(duì)性地展開培養(yǎng)教育，確保能夠滿足更高的工作要求。另外，企業(yè)應(yīng)重視定期開展內(nèi)部培訓(xùn)教育活動(dòng)，特別是在行政管理方面的新理論、新方法等應(yīng)加強(qiáng)主動(dòng)學(xué)習(xí)，通過員工之間的經(jīng)驗(yàn)分享實(shí)現(xiàn)個(gè)人工作能力的綜合提升，使企業(yè)的辦公室行政管理工作有更好的人才保障。此外，還可以為員工提供更加廣闊的學(xué)習(xí)平臺(tái)，鼓勵(lì)員工積極參加行業(yè)交流會(huì)、研討會(huì)等活動(dòng)，開闊個(gè)人視野，提升個(gè)人專業(yè)技術(shù)和綜合水平，為企業(yè)未來發(fā)展提供保障。

（六）深耕企業(yè)文化

企業(yè)文化是建筑企業(yè)的核心要素，科學(xué)、正確的企業(yè)文化可以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。所以在開展精細(xì)化管理的過程中，要以企業(yè)文化為基礎(chǔ)提升滲入能力。一方面，辦公室要對(duì)現(xiàn)行企業(yè)文化進(jìn)行總結(jié)和分析，并對(duì)其作用進(jìn)行研究，從而明確其真實(shí)價(jià)值。另一方面，在開展精細(xì)化管理的過程中，將理念和企業(yè)文化相融合，通過企業(yè)文化使工作人員樹立正確的思想，從而規(guī)范個(gè)人行為。良好的企業(yè)文化建設(shè)能夠有效提升員工的凝聚力與思想境界，行政管理的精細(xì)化發(fā)展也屬于企業(yè)文化的重要內(nèi)涵之一。管理人員要重視從精細(xì)化發(fā)展的價(jià)值和意義出發(fā)做好總結(jié)歸納，確保能夠在實(shí)際工作中形成重要指導(dǎo)。

管理人員可以把辦公室行政管理的工作要點(diǎn)與現(xiàn)有的企業(yè)文化之間形成有效融合，通過建立良好文化氛圍幫助員工樹立正確的工作認(rèn)知，自覺地對(duì)自身的工作職能、工作態(tài)度等形成規(guī)范，進(jìn)一步提升企業(yè)的行政管理效率。行政管理崗位是企業(yè)上傳下達(dá)過程中的重要服務(wù)保障，企業(yè)文化的建設(shè)更有利于提升員工的工作積極性，在工作中充分發(fā)揮其個(gè)人價(jià)值。

結(jié)語：

建筑企業(yè)辦公室行政管理工作直接關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展，因此，管理人員必須對(duì)行政管理精細(xì)化形成正確的認(rèn)識(shí)，做好工作的總體把控與優(yōu)化調(diào)整，有效提升行政管理的工作效率。管理人員要重視加強(qiáng)各部門、各崗位之間的協(xié)作溝通，以健全的管理機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程明確行政管理工作的規(guī)范要求。企業(yè)要加強(qiáng)專業(yè)人才的吸納與培養(yǎng)，充分結(jié)合建筑企業(yè)的行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，落實(shí)工作職責(zé)，為企業(yè)提供高質(zhì)量行政管理支持，不斷提升企業(yè)在全行業(yè)的核心競爭力。