機關(guān)文檔管理中心

管先海 李興利

李興利（河南焦作市檔案館）：《中國檔案》2019年第6期刊發(fā)了李艷蘭、卜鑒民的《機關(guān)文檔管理中心建立實踐與探討——以蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心為例》。機關(guān)文檔管理中心是個新實踐，也是個老話題。我國第一個文件中心——永靖縣文件中心成立于1988年。從聯(lián)合檔案室、文件中心，再到機關(guān)文檔管理中心，蘇州等地檔案部門結(jié)合實際，貫徹執(zhí)行《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》提出的“有條件的地方要對機關(guān)檔案機構(gòu)和人員進(jìn)行有效整合，進(jìn)一步降低行政成本，提高工作效能”。本期沙龍，請各位同行圍繞蘇州案例，談?wù)勚袊轿募行牡睦碚摵蛯嵺`。

孫大東（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院）：文件中心是世界各國公認(rèn)的保存半現(xiàn)行文件的最經(jīng)濟(jì)、最令人滿意的現(xiàn)代新型檔案機構(gòu)。從定位和職能看，文件中心是為半現(xiàn)行文件最終處置之前進(jìn)行廉價儲存、保管和利用的一種機構(gòu)。國外的文件中心本質(zhì)上類似于我國近幾年出現(xiàn)的檔案寄存中心。從相關(guān)情況介紹和分析看，蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心亦不是真正意義上的文件中心，但其做法有很多值得稱道之處：其一，其管理對象是同類型機關(guān)的檔案，即同質(zhì)性較強，可最大限度地提升管理的專業(yè)化程度;其二，其將降低成本、提高效益作為重要目標(biāo)，符合文件中心的精髓;其三，其整體管理達(dá)到了經(jīng)濟(jì)實用、交接簡便、服務(wù)快捷、安全保管、保證質(zhì)量等效果，具備了文件中心的主要優(yōu)越性。因此我認(rèn)為，蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心是文件中心本土化發(fā)展的一次成功嘗試。

梁艷麗（河南新鄉(xiāng)市檔案館）：蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心的建立突出了三個特點：一是結(jié)合實際確有所需。蘇州市市級機關(guān)大院辦公的部分單位普遍存在人手少、辦公場地緊張、檔案保管設(shè)備設(shè)施配置不齊等問題。二是積極籌劃未雨綢繆。面對問題，蘇州市檔案局積極籌劃成立中心，并得到市委支持、市編辦批復(fù)。三是抓住時機解決場所。2015年，蘇州市市級機關(guān)大院西擴工程竣工，2016年底，中心順利入駐新辦公大樓。中心的實踐可以用三個詞概括：收得來，管得好，方便用。截至2019年上半年，26家機關(guān)單位已有24個完成檔案移交接收工作，接待利用滿意率為100%。中心的建立也留給我們?nèi)c思考：第一，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員少與需指導(dǎo)單位多的矛盾問題。中心的建立基本解決了在機關(guān)大院辦公單位的檔案管理問題，但在他處辦公的應(yīng)進(jìn)館立檔單位的檔案指導(dǎo)、監(jiān)督力度自然相對較弱。第二，檔案工作能否納入績效考核并成為年度評價考核優(yōu)秀“否決項”問題。機構(gòu)改革后，履行檔案行政職能人員減少，做好一個地方檔案工作，關(guān)鍵要靠各單位切實履行相關(guān)職責(zé)。第三，檔案工作人員繼續(xù)教育問題。切實抓好檔案人員專業(yè)培訓(xùn)，提升專業(yè)技能，激發(fā)自身活力，才能從根本上解決各單位檔案工作存在的種種問題。

王偉英（河南鶴壁市不動產(chǎn)登記中心）：看了蘇州同行的做法，我有幾點感想：一是基層單位檔案管理工作存在諸多問題，蘇州經(jīng)驗提供了解決問題的有效途徑。以我所在的市級自然資源部門為例，機關(guān)綜合檔案室設(shè)施設(shè)備相對齊全，但因庫房面積有限僅存放了文書檔案和會計檔案，各類業(yè)務(wù)檔案則分散在各科室保管，設(shè)施簡陋，管理不規(guī)范，還存在安全隱患。如果基層單位的各類檔案能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一管理，并每年移交到市級機關(guān)文檔管理中心，將有效解決上述問題。二是強化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)功能，是提升檔案管理整體水平的基礎(chǔ)。蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心承擔(dān)了檔案局的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)當(dāng)作服務(wù)來做，一對一、手把手，有針對性，這樣的業(yè)務(wù)指導(dǎo)基層單位很期盼。三是將檔案工作納入年度綜合考評目標(biāo)，是改進(jìn)和提升檔案整體管理水平的關(guān)鍵。對于這個問題，我同意梁艷麗“將檔案工作納入績效考核并成為年度考核優(yōu)秀否決項”的看法。如果能將檔案工作納入考核目標(biāo)，定能促進(jìn)一個地市檔案管理整體水平提升。

郭東升（山東臨清市檔案館）：蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心這一創(chuàng)舉，首先是市委、市政府的決策與強有力的支持，但領(lǐng)導(dǎo)支持的背后必定是蘇州市檔案局艱辛付出、擔(dān)當(dāng)負(fù)責(zé)與勇于創(chuàng)新。我們許多檔案部門往往習(xí)慣于埋怨領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，卻忘記自己的部門是領(lǐng)導(dǎo)這一業(yè)務(wù)工作的參謀長，檔案工作不被擺上領(lǐng)導(dǎo)工作日程，首先就是參謀長的責(zé)任。所以，蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心建設(shè)給我們的一個重要啟示，就是蘇州市檔案局善于運籌帷幄，并把其運籌成果轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)決策。如今，市縣檔案局館機構(gòu)職責(zé)完全分離，館對外沒有指導(dǎo)歸檔職能，局又都掛在黨委內(nèi)部機構(gòu)，人少事多，機關(guān)檔案管理就非常需要檔案管理中心這類機構(gòu)，其推廣意義十分重大。

丁曉琴（河南洛陽市檔案館）：蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心的做法，我認(rèn)為有五個方面的好處：一是提高了檔案工作效能。一個統(tǒng)一的文檔管理中心代替了26個機關(guān)檔案室，使機關(guān)檔案員承擔(dān)的很多職責(zé)轉(zhuǎn)移到文檔管理中心。二是改善了檔案保管條件。26個機關(guān)單位檔案集中在文檔管理中心集中保管，可以運用各種措施和設(shè)備，達(dá)到檔案館的保管條件。三是有利于檔案資源共享。文檔管理中心的建立打破了單位限制，不僅可以本機關(guān)利用，外單位和老百姓也可以利用。四是提高了檔案管理水平。文檔管理中心可以提供統(tǒng)一培訓(xùn)，統(tǒng)一檔案接收檢查標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量和電子檔案質(zhì)量，有助于提高檔案管理集約化、現(xiàn)代化水平。五是有助于提高檔案質(zhì)量。文檔管理中心集業(yè)務(wù)指導(dǎo)和接收于一身，提高了進(jìn)館檔案的質(zhì)量，等于提高了館藏檔案的質(zhì)量。

余厚洪（浙江麗水學(xué)院）：機關(guān)文檔管理中心是在電子文件數(shù)量激增的推動下，順應(yīng)電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心，其建設(shè)與發(fā)展，應(yīng)致力于解決電子文件利用面臨的兩大矛盾：一是電子文件非科學(xué)管理與利用需求的矛盾;二是電子文件網(wǎng)絡(luò)化利用趨勢與信息安全的矛盾。從目標(biāo)定位來看，機關(guān)文檔管理中心，應(yīng)成為：（1）現(xiàn)行電子文件的利用中心。電子文件中心收集范圍應(yīng)是具有利用價值的現(xiàn)行電子文件，主要工作就是負(fù)責(zé)電子文件的報送、接收和利用。（2）永久保管電子檔案的基地。機關(guān)文檔管理中心是檔案館的有機組成部分，其核心目標(biāo)在于保證電子文件完整、真實、有效和長久可用。（3）信息資源體系的子系統(tǒng)。機關(guān)文檔管理中心是一個承擔(dān)集中、分散、異構(gòu)、可擴充、可集成、有統(tǒng)一數(shù)據(jù)模型、有多種角度視圖的、可交換的和安全可靠的復(fù)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是信息資源體系的重要組成部分。（4）電子政務(wù)建設(shè)的好幫手。機關(guān)文檔管理中心是對電子政務(wù)系統(tǒng)功能的重要補充，在電子政務(wù)和檔案館之間擔(dān)當(dāng)“承上啟下”的角色，具有協(xié)助打造透明政府等方面的功能。

陳瑩瑩（河南信陽市浉河區(qū)檔案館）：從理論上講，機關(guān)文檔管理中心的成立是探索檔案管理的新方式，文檔中心相當(dāng)于是機關(guān)檔案室與綜合檔案館之間的一個中介，得到大多數(shù)人的肯定。但在實踐上，還有許多待解決的問題。文檔中心成立之后，機構(gòu)的管理定位、機構(gòu)隸屬、經(jīng)費來源、人員編制、職責(zé)定位等都存在一系列問題。蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心是在蘇州市委、市政府大力支持下成立的，蘇州市編辦對機關(guān)文檔管理中心機構(gòu)和人員配置給予正式批復(fù)，蘇州市財政撥款建立專門的檔案館庫，并配置專業(yè)檔案保管設(shè)施設(shè)備，隸屬蘇州市檔案局，檔案局專門設(shè)置機關(guān)文檔管理處加強管理，從市檔案局及市工商檔案管理中心調(diào)配7名長期從事檔案業(yè)務(wù)工作的業(yè)務(wù)骨干，招聘檔案專業(yè)人員，從而解決了文檔中心管理以及人財物問題，確定了工作基礎(chǔ)。以上實踐上給我們探索檔案管理新模式以啟發(fā)，地方檔案工作的加強，一是要爭取當(dāng)?shù)攸h委、政府的重視和支持;二是要因地制宜，探索適合本地的檔案管理模式;三是加強檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)，改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理方式，促使新形勢下檔案工作的轉(zhuǎn)型和升級。

程媛媛（河南焦作市檔案館）：蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心的成立，有效緩解了機構(gòu)改革后，基層館、室銜接存在的三大矛盾：一是標(biāo)準(zhǔn)的矛盾。中心同時將“接收”和“指導(dǎo)”納入職責(zé)清單，有效統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)問題，檔案工作必將事半功倍。二是規(guī)范管理的矛盾。蘇州的做法，通過集中設(shè)置檔案庫區(qū)，緩解了26個機關(guān)單位檔案庫房面積不足問題;通過調(diào)配7名長期從事檔案業(yè)務(wù)工作的專業(yè)骨干開展中心工作，緩解了基層指導(dǎo)不足問題;通過財政撥款統(tǒng)一建設(shè)專門館庫，配置專業(yè)保管設(shè)施設(shè)備，緩解了這些機關(guān)單位經(jīng)費不足而導(dǎo)致的檔案安全管理的問題……為檔案館接收夯實了基礎(chǔ)。三是業(yè)務(wù)質(zhì)量矛盾。目前，檔案購買服務(wù)已經(jīng)成為越來越多立檔單位的選擇，但其業(yè)務(wù)質(zhì)量問題很難把握且具有隱蔽性，真正發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題可能要到20年或10年之后依據(jù)《檔案法》向檔案館移交之時，但是發(fā)現(xiàn)問題誰來“埋單”？是立檔單位還是“中介機構(gòu)”，抑或是檔案行政管理部門？但蘇州中心前期的規(guī)范指導(dǎo)，打破10年接收一次，實現(xiàn)一年一接收的做法，有效規(guī)避了這些矛盾。

黃琥（中原油田分公司檔案管理中心）：中原油田經(jīng)過多年探索，實行了“區(qū)域化管理、專業(yè)化服務(wù)”的檔案管理模式，即將油田各單位按照地理位置的相鄰性分為若干區(qū)域，一個區(qū)域設(shè)一個檔案室，一個檔案室選派若干專職檔案員，負(fù)責(zé)集中收集、保管、提供利用本區(qū)所有單位的檔案。我以為這種做法與蘇州市的做法有異曲同工之妙。以油田機關(guān)為例，1994年油田成立機關(guān)檔案室后，由10余名專職檔案人員集中管理這70余家處部室及事業(yè)單位檔案，其檔案工作質(zhì)量被納入油田精神文明建設(shè)考核。20余年的深耕細(xì)作，機關(guān)檔案工作經(jīng)歷了由散亂到集中、由無序到規(guī)范、由搞突擊到常態(tài)化的歷程，徹底改變了機關(guān)檔案工作一盤散沙、各自為政、效率低下的局面。事實證明，新時代產(chǎn)生新挑戰(zhàn)，新形勢孕育新問題，雖然從沒有一種工作方法可以一勞永逸，但只要肯動腦、敢嘗試，就沒有解決不了的難題、邁不過去的坎兒。

庫俊平（河南濮陽市規(guī)劃建筑設(shè)計研究院）：蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心的成功做法，無疑值得全國各地同行學(xué)習(xí)借鑒，我也深受啟發(fā)，在此也就如何建立機關(guān)文檔管理中心談三點看法。其一，在機關(guān)辦公相對集中的區(qū)域建立機關(guān)文檔管理中心。比如濮陽市，綜合辦公大樓集中了10多家機關(guān)單位，市委辦公樓和市政府辦公樓也集中了多家機關(guān)單位，還有各個民主黨派的辦公地點也相對集中，可否考慮在這些機關(guān)辦公相對集中的地方建立機關(guān)文檔管理中心，對本辦公區(qū)域機關(guān)單位檔案實行“七個統(tǒng)一”，即統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一指導(dǎo)、統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一接收、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一利用、統(tǒng)一移交，以確保檔案質(zhì)量、提高利用效果。其二，在機關(guān)性質(zhì)相近的系統(tǒng)牽頭單位建立機關(guān)文檔管理中心。比如住建系統(tǒng)由住建局牽頭建立機關(guān)文檔管理中心，農(nóng)業(yè)系統(tǒng)由農(nóng)業(yè)農(nóng)村局牽頭建立機關(guān)文檔管理中心，教育系統(tǒng)由教育局牽頭建立機關(guān)文檔管理中心，等等，對本系統(tǒng)機關(guān)單位檔案實行“七個統(tǒng)一”。其三，檔案行政管理部門應(yīng)加強與機關(guān)文檔管理中心、檔案館的溝通與協(xié)調(diào)。主要協(xié)調(diào)機關(guān)文檔管理中心人員培訓(xùn)、宣傳教育、政策執(zhí)行、指導(dǎo)監(jiān)督、檔案移交等事宜。

李宗富（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院）：我認(rèn)為當(dāng)前政府機關(guān)文檔管理服務(wù)中心建設(shè)的實踐基礎(chǔ)和條件已經(jīng)逐步具備，而蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心已經(jīng)做出了積極而又成功的嘗試。隨著我國政府機構(gòu)改革的深入，越來越多的地方政府推出的“最多跑一次”“一網(wǎng)通辦”“一站式服務(wù)”等網(wǎng)上服務(wù)大廳和綜合政務(wù)服務(wù)中心等改革實踐既是當(dāng)前政府機關(guān)文檔管理服務(wù)中心建立的時代背景和實踐需要，也為機關(guān)文檔管理中心的建立積累了堅實的實踐基礎(chǔ)和有益的參考經(jīng)驗。因此，我認(rèn)為蘇州市市級機關(guān)文檔管理中心的建立為當(dāng)前我國的政府機關(guān)文檔管理服務(wù)中心建設(shè)提供了一種很好的思路和方案。其他各地在積極學(xué)習(xí)他們的成功建設(shè)思路和經(jīng)驗之外，如何結(jié)合本地需求、特色和實際情況等，積極探索建立滿足當(dāng)?shù)匦枨蟮臋C關(guān)文檔管理服務(wù)中心不僅是當(dāng)務(wù)之急，而且需要各級檔案局館相關(guān)人員和其他檔案同行共同深入思考和探討。

亓?xí)匀A（河南濮陽市檔案館）：當(dāng)前市縣檔案機構(gòu)改革進(jìn)入關(guān)鍵階段，局館機構(gòu)職責(zé)完全分離，市縣檔案局形成了人少事多的局面，我認(rèn)為成立機關(guān)文檔管理中心可以及時有效地解決檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員少與需指導(dǎo)單位多的矛盾。第一，成立機關(guān)文檔管理中心可以做到歸檔及時，更有利于檔案的齊全完整。機關(guān)文檔管理中心保管的是機關(guān)需要歸檔的文件，一般在機關(guān)文件歸檔后的第二年移交到機關(guān)文檔管理中心保管，具有長期保存價值的檔案在機關(guān)文檔管理中心保存10～20年后再向檔案館移交。第二，成立機關(guān)文檔管理中心可以做到集中統(tǒng)一管理檔案，達(dá)到精簡高效的作用。機關(guān)文檔管理中心建立后，對集中辦公的各機關(guān)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，使用于機關(guān)檔案管理的資源從分散式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s式，起到了“精簡、高效”的作用。第三，成立機關(guān)文檔管理中心可以降低管理成本，保證檔案安全。機關(guān)文檔管理中心建立后，統(tǒng)一配置檔案保管設(shè)備設(shè)施，既降低了管理成本，又保證了檔案安全，還能夠更好地為利用者服務(wù)。

（來稿日期：2019-08-11）

注：本文系根據(jù)“檔案專題沙龍微信群”中的跟帖發(fā)言整理，觀點僅供有興趣者參考。